PROPOSAL

PENELITIAN PEMBINAAN/PENINGKATAN KAPASITAS

Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi

Menggunakan Metode Ward and Peppard
(Studi Kasus : Pondok Pesantren Tahfizhul Qur’an Mutiara Sunnah Bukittinggi)

PENELITI

YERIX RAMADHANI, M.KOM

NIDN. 2014068504

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTHAN THAHA SAIFUDDIN

JAMBI
1. Latar belakang
Perkembangan zaman membuat hampir semua organisasi di berbagai sektor bergantung
kepada SI/TI. SI/TI dipandang oleh organisasi tidak hanya sebagai pendukung kegiatan bisnis
tetapi juga dapat menciptakan peluang bisnis. Berikut tiga tujuan inti dari upaya penerapan
SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi
di berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen
dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki
daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan
cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).

Istilah yang sering digunakan bersamaan dengan sistem informasi dan teknologi
informasi adalah aplikasi. Pada dasarnya, aplikasi mengacu pada penggunaan SI/TI untuk
menangani aktifitas bisnis. Seperti aplikasi penjualan elektronik atau e-commerce dan aplikasi
untuk aktivitas operasional organisasi atau ERP. Aplikasi dikembangkan untuk menyediakan
fungsionalitas bisnis, dengan aplikasi dapat mempermudah menciptakan peluang-peluang
bisnis. Ini berarti bahwa SI/TI sangat berpengaruh secara signifikan dalam mencapai tujuan
bisnis.

Dibalik peningkatan kritis SI/TI terhadap bisnis atau capaian organisasi, survei terus
menunjukan bahwa sebagian besar investasi SI/TI dalam organisasi masih gagal memberikan
manfaat yang diharapkan sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. SI/TI sering
tidak berpengaruh terhadap peningkatan kapasitas kerja, perkembangan bisnis hingga
peningkatan kompetensi perusahaan. Seperti, masih sering terlewatnya peluang-peluang bisnis,
manajemen sistem yang tidak informatif, sumber daya teknologi informasi yang tidak optimal,
hingga menimbulkan konflik dalam pengelolaan SI/TI.

Roach (1994) dalam Brynjolfsson & Yan (1996) mengemukakan bahwa permasalahan
penerapan SI/TI, yaitu terjadinya paradoks produktivitas di dalam penerapan SI/TI pada suatu
organisasi ("Teknologi Informasi sebagai Sistem & Paradoks Produktivitas (1) : Paradoks
Produktivitas pada Penerapan TI", n.d). Dimana dari sisi penerapan SI/TI sudah dilakukan
secara benar, namun sisi lain seperti transparansi, keamanan, sumber daya manusia, dan lain-
lain bersifat sebaliknya. Sebuah contoh realita yang terjadi, Komisi Pemilihan Umum (KPU)
telah menginvestasikan sedikitnya Rp. 200 milyar untuk pengadaaan perangkat dan aplikasi
SI/TI dengan harapan agar penghitungan suara hasil pemilu dapat berjalan dengan cepat, akurat
dan transparan. Dalam beberapa hal penayangan hasil perhitungan suara sudah memenuhi
kriteria kecepatan yang diinginkan, namun demikian akurasi dan transparansi masih menjadi
persoalan yang berbuntut pada keraguan terhadap masih diperlukannya SI/TI dalam pemilu-
pemilu berikutnya (Wedhasmara, 2009).

Permasalahan-permasalahan tersebut di akibatkan penerapan SI/TI yang hanya

berfokus pada implementasi teknologinya saja. Organisasi tidak berfokus kepada perencanaan
dan pengelolaan SI/TI secara strategis, seperti implementasi SI/TI yang tidak didorong oleh
kebutuhan bisnis dan perencanaan kebutuhan jangka panjang organisasi. Untuk mengharapkan
penerapan SI/TI yang optimal, dibutuhkan strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis
organisasi.

Sejumlah organisasi telah berhasil menggunakan SI/TI secara optimal dalam

memperoleh keunggulan kompetitif (Benyamin, R.I., et al., 1983). Dan dalam sebuah studi
tentang isu-isu kritis dalam manajemen informasi oleh Brancheau dan Wetherbe, perencanaan
strategis sistem informasi menduduki peringkat pertama dalam 10 most critical uses facing
information systems (IS) executives (J.Karimi, 1988). Ini menunjukan bahwa penerapan
perencanaan strategis SI/TI menjadi suatu keharusan dalam mencapai tujuan bisnis organisasi.

Saat ini peningkatan minat untuk belajar ke Pondok Pesantren sangat tinggi.
Berdasarkan sumber data dari Kementerian Agama (Pangkalan Data Pondok Pesantren)
mencatat 211 pondok pesantren yang tersebar di Provinsi Sumatera Barat. Salah satunya adalah
Pondok Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah yang berlokasi di Kota Bukittinggi yang
beroperasi di bawah Yayasan Ummul Quro Khairul Huda. Pondok pesantren ini telah terdaftar
dengan izin operasional dari Kementrian Agama semenjak tahun 2020 . Dalam pelaksanaan
pendidikannya, Pondok Pesantern Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah memiliki visi dan misi
untuk mengupayakan pendidikan yang bermutu sesuai kurikulum pendidikan dan konsep
pemahaman islam. Sebagai bagian dalam pencapaian visi dan misi, maka dilakukan
peningkatkan kualitas lalayanan dengan melaksanakan perencanaan strategis sistem informasi
menggunakan metode Ward & Peppard. Sehingga hasil dari perencanaan tersebut
menghasilkan sebuah portofolio aplikasi untuk mengembangkan sistem informasi sekolah
sebagai bentuk pengembangan pondok pesentren. Dan sesuai dengan Restra Kemenag 2020-
2024 dalam hal peningkatan akses dan layanan pendidikan keagamaan.

2. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian, dapat dirumuskan permasalahanm yaitu :
1) Bagaimana situasi, kondisi dan perolehan manfaat kompetitif oleh Pondok Pesantern
Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah saat ini ?
2) Bagaimana situasi dan kondisi SI/TI dilingkungan internal dan eksternal Pondok
Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah ?
3) Bagaimana formulasi strategi perencanaan SI/TI di masa yang akan datang untuk
meningkatkan layanan pendidikan dalam mencapai manfaat kompetitif ?

3. Tujuan penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan maka tujuan yang dicapai dari
penelitian ini untuk membuat perencanaan strategis SI/TI pada Pondok Pesantren Tahfizul
Qur’an Mutiara Sunnah untuk meningkatkan layanan pendidikan sesuai dengan tujuan dan
sasaran lembaga sehingga memperoleh manfaat kompetitif. Dan perencanaan strategis SI/TI
diharapkan mendatangkan manfaat bagi Pondok Pesantern Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah
untuk pengembangan SI/TI agar optimal.

4. Kajian penelitian terdahulu yang relevan

Penelitian perencanaan strategi sistem informasi/teknologi informasi telah banyak

dilakukan sebelumnya, diantaranya perencanaan strategi SI/TI untuk meningkatkan kualitas
pengelolaan sdm pada kementerian/lembaga (Yasin, Nazief & Setiadi, 2022). Penelitian ini
menjawab bagaimana melakukan perencanaan strategis SI/TI pada organisasi yang mengelola
SDM di Kementerian atau Lembaga dengan menggunakan metode Ward and Peppard dengan
unsur analisis pada bisnis internal maupun analisis pada bisnis eksternal, analisis SI/TI internal
dan analisis SI/TI pada eksternal, sehingga didapatkan gap atau kesenjangan untuk digunakan
sebagai bahan dalam membentuk rencana strategis SI/TI bagi organisasi. Metode analisis yang
digunakan antara lain value chain, SWOT, CSFs, MacFarlan Strategic Grid, analisis trend
teknologi terkini dan analisis gap atau kesenjangan, serta penelitian ini menggunakan
pendekatan kualitatif deskriptif dengan metode pengumpulan data berupa wawancara,
observasi langsung dan studi dokumen organisasi. Penelitian ini memberikan hasil akhir berupa
strategi SI/TI dan strategi manajemen SI/TI. Objek dalam penelitian ini adalah lembaga publik
yang orientasi pencapaiannya adalah kesuksesan misi.

Berikutnya penelitian perencanaan strategi sistem informasi untuk meningkatkan

layanan pendidikan menggunakan metode Ward and Peppard. Penelitian ini akan membahas
tentang perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang akan diterapkan
pada SMK swasta dengan harapan nantinya mampu meningkatkan kualitas pelayanan serta
integritas sekolah (Widagdo, Prastiwi, Alamsyah, & Kamisutara, 2018). Cara yang digunakan
yaitu melakukan wawancara, observasi, studi kepustakaan, serta analisis menggunakan Tools
metodologi Ward and Peppard yang terdiri dari : PEST, Five Forces Competitive, Value Chain,
SWOT, Critical Success Factors, McFarlan’s Strategic Grid dan BCG. Penelitian ini
menghasilkan dokumen portofolio berupa aplikasi sistem informasi dan teknologi informasi
dalam jangka waktu hingga tahun 2024 yang nantinya bisa dimanfaatkan sebagai landasan
untuk mengembangkan layanan pendidikan melalui bantuan sumber daya teknologi. Objek
dalam penelitian ini adalah SMK swasta yang murni profit oriented.

Penelitian saat ini menggunakan pondok pesantren sebagai objek penelitian. Pondok
pesantren merupakan organisasi nirlaba yang bergerak dibidang pendidikan dan keagamaan.
Organisasi nirlaba juga mengelola keuangan dan tetapi tidak mencari keuntungan satu pihak.
Penelitian ini secara objek merupakan gabungan dari kedua penelitian sebelumnya.
Menggabungkan antara capaian kesusksesan misi dan capaian profit untuk pengembangan
dakwah keagamaan melalui pendidikan pondok pesantren. Sehingga penelitian ini
membutuhkan penyesuaian dalam tahap analisis lingkungan internal dan eksternal bisnis serta
analisis lingkungan internal dan eksternal SI/TI nya.

5. Konsep atau teori yang relevan

1) Perencanaan Strategi SI/TI

Merupakan proses merancang sebuah portofolio aplikasi sistem informasi berbasis
komputer yang akan mendukung perusahaan dalam melaksanakan aktifitas hingga
merealisasikan tujuan bisnisnya. Berbagai metode yang digunakan dalam perencanaan
strategi SI/Ti seperti metode Price Waterhouse, Anita Cassidy, B-Vissta Planning dan
Ward and Peppard (Widagdo, Prastiwi, Alamsyah, & Kamisutara, 2018). Dan pada
penelitian saat ini, peneliti menggunakan metode Ward and Peppard yang mencakup
analisis internal dan eksternal organisasi dengan sedikit penyesuaian dengan kebutuhan
pondok pesantren.

2) Metode Ward and Peppard

Metode Ward and Peppard melakukan analisis menyeluruh dari invenstasi SI/TI masa
lalu yang kurang bermanfaat hingga analisis masa depan yang menciptakan peluang
strategis bagi organisasi. Metode ini terdiri dari tahapan input dan tahapan ouput.
Tahapan input terdiri dari :
a. Analisis lingkungan bisnis internal, mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini.
b. Analisis lingkungan bisnis eksternal, mencakup aspek-aspek ekonomi dan iklim
bersaing organisasi.
 c. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari
perspektif bisnis saat ini termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat
ini.
d. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang
pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh pihak eksternal.

Sedangkan tahapan output terdiri dari :

a. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan
memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya.
b. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan
sumber daya manusia SI/TI.
c. Strategi Manajemen SI dan TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang
diterapkan melalui organisasi untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan
SI/TI yang dibutuhkan.

Untuk teknik analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada
metodologi ini, mencakup
a. Mission Model Canvas (MMC), mengidentifikasi model bisnis untuk organisasi
yang digerakkan oleh misi.
b. Analisis SWOT, membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman
dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan.
c. Analisis Five Forces Competitive, mengambangkan keunggulan aras persaingan
industriuntuk lebih memahami dimana perusahaan beroperasi.
d. Analisis Value Chain, mengklasifikasi, menganalisis dan memahami arti dari
sumber daya yang ada hingga ke tahap proses dan akhirnya menjadi suatu produk
atau layanan.
e. Analisis PEST (Politic, Economic, Social, and Technology), kerangka untuk menilai
strategi dan situasi perusahaan yang terdiri dari lima aspek, yaitu politic, economic,
social and technology
f. Metode Critical Succes Factors, kumpulan analisa dari banyak proses-proses
penentu keberhasilan.
g. Metode Balanced Scorecard, metode pengkuran hasil kerja yang digunakan
perusahaan atau biasa disebut dengan startegi manajemen.
h. Analisis Boston Consulting Group (BCG), memungkinkan perusahaan untuk
produk maupun multi divisi untuk mengelola portofolio bisnis dengan
mempertimbangkan posisi pangsa pasar relatif dan tingkat pertumbuhan industri
dari masing-masing divisi atau produk relative terhadap divisi/ produk lain dalam
organisasi.
i. McFarlan’s Strategic Grid, metode dalam menggabungkan sistem informasi yang
sudah ada, terencana dan yang berpotensi serta mengevaluasi kontribusi bisnis
masing-masing.

6. Metode dan Teknik pengumpulan data

Metodologi dalam penelitian ini menggunakan metode dari Ward and Peppard yang
disesuaikan dengan kebutuhan di Pondok Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah. Metode
Ward and Peppard akan menghasilkan data dan informasi deskriptif melalui pendekatan
kuantitatif dan kualitatif. Dalam penelitian studi kasus ini, pengumpulan data dilakukan dengan
wawancara, observasi dan studi kepustakaan.
 Tahapan mekanisme metode penelitian dapat diterapkan secara sistematis, yaitu :
1) Analisis permasalahan
Dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi kepustakaan.
2) Analisis kondisi saat ini
Dilakukan analisis internal eksternal bisnis dan analisis internal dan eksternal SI/TI.
3) Formulasi strategi
Merumuskan keluaran berupa strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI.
4) Pembuatan portofolio aplikasi
Membuat portofolio aplikasi yang akan mengelompokan aplikasi sesuai tujuan dan
sasaran yaitu strategic, high potential, key operational dan support.

7. Rencana pembahasan

Hasil wawancara, observasi dan studi keperpustakaan terhadap analisis lingkungan

internal dan eksternal adalah yang berupa data dan informasi. Berikutnya diterjemahkan dalam
bentuk berbagai analisis.
1) Lingkungan internal bisnis
a. Analisis Value Chain (VC)
Melakukan identifikasi untuk memetakan proses kerja yang terjadi di Pondok
Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah yang terbagi menjadi dua bagian,
yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Kegiatan utama terdiri dari
Inbound Logistics, Operations, Outbound Logistics, Marketing and Sales, dan
Services. Sedangkan kegiatan pendukung terdiri dari Firm Infrastructure,
Human Resources, Technology Development dan Procurement.
b. Analisis Critical Success Factor (CSF)
Analisis CSF memberikan gambaran atau rancangan pada Pondok Pesantren
Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah tentang aspek-aspek kritis apa saja di setiap
aktivitas pondok pesantren yang mempengaruhi kinerja pondok pesantren
dalam mencapai visi dan misi serta keberhasilan pengembangan sekolah
sebagai sarana dakwah islam.
c. Analisis Strength, Weaknes, Oppurtunities and Threats (SWOT).
Berdasarkan hasil wawancara, observasi dan studi perpustakaan pada Pondok
Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah melalui aktifitas yang berjalan,
dapat diketahui faktor - faktor yang menjadi kekuatan (strength), kelemahan
(weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat). Pada hasil analisis
SWOT dapat diidentifikasi strengths, weakness, opportunity, threat, strategi
WO, strategi SO, strategi ST, dan strategi WT.
2) Lingkungan internal SI/TI menghasilkan analisis Mc Farlan Strategic Grid
Analisis Mc Farlan Strategic Grid memetakan current application portofolio atau
sistem informasi maupun teknologi informasi yang ada saat ini di Pondok Pesantren
Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah.
3) Lingkungan eksternal bisnis
a. Analisis PEST
Hasil analisis PEST ini didapatkan dengan cara melakukan observasi diluar
lingkungan sekolah secara menyeluruh tentang perkiraan kondisi politic,
economic, social, and technology saat ini.
b. Analisis Five Force Competitive
 Hasil analisis Five Force Competitive diperlukan untuk menentukan posisi
Pondok Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah terhadap lingkungan
eksternal yang mempengaruhi proses aktifitas dan pengembangan sekolah
kedepannya. Analisis Five Force Competitive dapat diidentifikasi menjadi 5
kategori, yaitu : New Entry, Buyer, Substitution, Supplier dan Competitive
Rivalry.
c. Analisis BCG (Boston Consulting Grup)
Analisis Boston Consulting Group (BCG) akan menghasilkan matriks secara
grafis. Matriks BCG memungkinkan Pondok Pesantren Tahfizul Qur’an
Mutiara Sunnah untuk melakukan pengelolaan portofolio aktifitas untuk
pengembangan pondok pesantren dengan mempertimbangkan posisi pangsa
pasar relatif dan tingkat pertumbuhan pangsa pasar.
4) Lingkungan eksternal SI/TI menghasilkan analisis tren teknologi.
Hasil dari analisis eksternal SI/TI ini berasal dari studi literatur dan dari berbagai
sumber lingkungan eksternal SI/TI untuk menemukan inovasi baru tentang penerapan
SI/TI pada pondok pesantren.

Selanjutnya tahap formulasi strategi guna merumuskan strategi dari analisis-analisi yang telah
dilakukan. Formulasi strategi menghasilkan :
1) Formulasi strategi SI
Menghasilkan usulan sistem informasi yang bisa diterapkan di Pondok Pesantren
Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan,
seperti : aplikasi-aplikasi strategis.
2) Formulasi strategi TI
Menghasilkan usulan teknologi informasi yang bisa diterapkan di Pondok Pesantren
Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan,
seperti : penambahan topologi jaringan, peningkatan performa server dan lain-lain.
3) Formulasi strategi manajemen SI dan TI.
Menghasilkan usulan strategi manajemen SI dan TI, seperti : promosi secara digital,
audit SI/TI dan penambahan divisi SI/TI .

Tahap akhir dalam perencanaan strategi SI/TI adalah pembuatan portofolio aplikasi. Analisis
ini berupa tabel Mc Farlan Strategic Grid. Tabel Mc Farlan Strategic Grid yang akan
menunjukkan hasil strategi SI dan TI berupa pemetaan aplikasi yang akan diusulkan untuk
Pondok Pesantren Tahfizul Qur’an Mutiara Sunnah.

8. Pustaka Acuan/Bibliografi
J. Ward and J. Peppard, Strategic Planning for Information System. New York: John Wiley &
Sons, Inc, 2002.

Teknologi Informasi sebagai Sistem & Paradoks Produktivitas (1) : Paradoks Produktivitas
pada Penerapan TI. (N.D). Retrieved October 15, 2022, From
https://www.kompasiana.com/groupbit.mmugm59c/5518724ba333114f07b66466/teknologi-
informasi-sebagai-sistem-paradoks-produktivitas-1-paradoks-produktivitas-pada-penerapan-ti

A.Wedhasmara, “Langkah-langkah perencanaan strategis sistem informasi dengan

menggunakan metode Ward and Peppard”, Jurnal Sistem Informasi (JSI), Vol.1, Hal.14-22,
2009.
R.I.Benyamin., et all., “Information Technology : A Strategic Opportunity”, Center for
Information Systems Research Sloan School of Management Massachusetts Institute of
Technology, 1983.

J.Karimi., “Strategic Planning For Information Systems : Requirement and Information

Engineering Methods”, Jurnal Management Information Systems, Vol.4, No.4, 1988.

F.Yasin., B.AA.Nazief., F.Setiadi., “Perencanaan Strategis SI/TI Untuk Meningkatkan

Kualitas Pengelolaan SDM Pada Kementerian/Lembaga”, Jurnal Ilmiah Indonesia, Vol.7,
No.1, 2022.

S.V.Widagdo., Prastiwi., Alamsah., M.Kamisutara., “Perencanaan Strategi Sistem Informasi

Untuk Meningkatkan Layanan Pendidikan Menggunakan Metode Ward And Peppard” in
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATi), 2018.