MAJLIS AMANAH RAKYAT

(MARA)

Bahagian Sumber Manusia, Bil. MARA : MARA/BSM/10/01Klt.4(23)

Tingkat 17-18, Ibu Pejabat MARA, Bil. Pend : SUM/SPP/007
Jalan Raja Laut, Tarikh : 10 Mei 2016
50609 Kuala Lumpur.

SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN MARA BIL. 5/2016

PENAMBAHBAIKAN NOTA SERAH TUGAS

1. TUJUAN

1.1 Dimaklumkan bahawa MARA melalui Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan MARA Bil. 06/2016 bertarikh 6 April 2016 telah
bersetuju berkenaan penambahbaikan Nota Serah Tugas
dalam Perkhidmatan MARA.

2. LATAR BELAKANG

2.1 MARA telah mengeluarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan

MARA (SPPM) Bil.1/90 berkenaan Nota Serah Tugas seperti
mana yang diumumkan Kerajaan melalui Surat Edaran JPA
Bil.193/6/3-4(20) bertarikh 19 Julai 1985 ke dalam perkhidmatan
MARA.

2.2 Penyerahan dan penerimaan tugas di antara dua (2) orang

pegawai adalah sangat penting di mana berakhirnya dan
bermulanya peranan seseorang pegawai terhadap sesuatu
jawatan. Nota Serah Tugas akan menjamin kesinambungan
 jawatan tersebut dan akan digunakan sebagai bukti jika berlaku
sebarang pertikaian.

3. PELAKSANAAN

3.1 Nota Serah Tugas perlu disediakan oleh pegawai yang terlibat
dengan pertukaran sebelum tarikh kuat kuasa. Pelaksanaannya
adalah seperti berikut:

3.1.1 Adalah menjadi tanggungjawab pegawai yang

menyerahkan tugas untuk menyediakan nota yang
lengkap. Manakala pegawai yang menerima tugas
hendaklah meneliti dan memahami sepenuhnya Nota
yang diterima itu.

3.1.2 Setiap pegawai yang akan bertukar hendaklah

melengkapkan format Nota Serah Tugas seperti
Lampiran.

3.1.3 Pegawai Pengawal Pusat atau Penyelia hendaklah

memastikan urusan penyerahan tugas ini dilaksanakan
dengan lengkap dan betul.

3.1.4 Setiap pegawai yang menyerah dan menerima tugas

hendaklah menyimpan satu (1) salinan Nota tersebut
untuk dijadikan rujukan.

3.1.5 Pegawai Mengawal Pusat hendaklah menyimpan satu (1)

salinan Nota itu sebagai salinan pusat dan
mengemukakan satu (1) salinan kepada Pengarah
Bahagian Sumber Manusia dalam masa satu (1) bulan
daripada tarikh pertukaran itu berkuat kuasa.

2
3.2 Peraturan Khas Penyerahan Tugas Pegawai Mengawal Pusat
(PMP).

3.2.1 Pegawai yang akan mengambil alih jawatan Pegawai

Mengawal Pusat (PMP), hendaklah mendapatkan Nota
Serah Tugas yang lengkap dan penerangan secara
terperinci serta memahami sepenuhnya tugas-tugas dan
tanggungjawab yang diterimanya.

3.2.2 Penyerahan tugas yang melibatkan jawatan-jawatan di

Seberang laut, Sabah dan Sarawak oleh pegawai yang
akan mengambil alih tugas tersebut hendaklah terlebih
dahulu menyempurnakan proses penyerahan tugasnya
di Semenanjung sebelum berlepas ke Seberang Laut,
Sabah dan Sarawak.

3.2.3 PMP di Seberang Laut, Sabah dan Sarawak hendaklah

menyempurnakan proses penyerahan tugasnya kepada
PMP yang baru sebelum bertolak balik ke
Semenanjung. Oleh yang demikian, kedua-dua pegawai
akan membuat perjalanan sehala sahaja.

3.2.4 Sekiranya terdapat sebarang keraguan atau masalah

dalam melaksanakan peraturan penyerahan tugas ini,
pegawai yang berkenaan hendaklah berhubung dengan
Bahagian Sumber Manusia terlebih dahulu.

3.3 Format Nota Serah Tugas ditambah baik seperti di Lampiran.

3
4. PEMBATALAN

4.1 Dengan berkuat kuasanya pekeliling ini, Surat Pekeliling

Perkhidmatan MARA Bil.1/90 adalah dibatalkan.

5. TARIKH KUAT KUASA

5.1 Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA ini berkuat kuasa mulai

tarikh ia dikeluarkan.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“Membandarkan Luar Bandar”

DATUK IBRAHIM BIN AHMAD

Ketua Pengarah
MARA

“Amanah rakyat”

4
NOTA SERAH TUGAS

5
I. SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS

a. Adalah saya______(NAMA PENUH PENYERAH TUGASAN)_____ telah

memegang jawatan (JAWATAN, BAHAGIAN DAN ALAMAT PEJABAT)
dari (TARIKH MULA MENYANDANG JAWATAN) hingga (TARIKH AKHIR
MENYANDANG JAWATAN) bersama-sama ini menyertakan Nota Serah
Tugas seperti mana diarahkan oleh Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA
Bil.5/2016. Disertakan juga bersama-sama ini Fail Meja dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.

Diserahkan Oleh: Disemak Oleh:

Tandatangan: …………………………. Tandatangan: ……………………......

Nama: ………………………………….... Nama: …………………………….........
(Pegawai yang bertukar) (Ketua Bahagian/Unit)

b. Adalah saya (NAMA PENERIMA TUGASAN, JAWATAN DAN ALAMAT

PEJABAT) yang mengambil alih tugas (NAMA PENYERAH TUGASAN
JAWATAN) mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas
dan Fail Meja serta lain-lain dokumen yang berkaitan.

Diterima Oleh: Disemak Oleh:

Tandatangan: …………………………. Tandatangan: …………………….

Nama: ………………………………....… Nama: ………………………………..
(Pegawai yang akan mengambil alih (Ketua Bahagian/Unit)
tugas)

6
II. SENARAI TUGAS JAWATAN

Nama Pegawai :

Jawatan :

Bahagian :

Bertanggungjawab Kepada :

Bil. Senarai Tugas

10 Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa

7
III. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

Bil. Tugas-tugas Yang Belum Kedudukan Tindakan Susulan Rujukan Fail Catatan
Selesai Sekarang Yang Diperlukan Pegawai Jabatan
Yang Berkaitan
1.

2.

3.

4.

5.

8
IV. CONTACT NETWORKING

Bil. Nama Pegawai Jawatan No.Tel. E-mel No. Faks. Agensi/ Urusan/
Kementerian/ Catatan
Jabatan (Alamat)
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9
V. SENARAI HARTA BENDA/PERALATAN PEJABAT

Bil. Perkara Kuantiti No.Rujukan Catatan

(Aset label)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.

10
 VI. KEDUDUKAN KEWANGAN/AKAUN DAN LAIN-LAIN (Jika Berkaitan)

Bil Tarikh Perkara Jumlah Jumlah Jumlah Baki

Peruntukan Tanggungan Belanja (RM)
(RM) (RM) (RM)

VII. FAIL MEJA - Format rujuk Surat Edaran BSM 731 (282)

VIII. HAL – HAL LAIN

11
IX. KERAHSIAAN AKU JANJI

SURAT AKU JANJI

(AKTA RAHSIA RASMI 1972)
Perhatian saya telah ditarik kepada peruntukan-peruntukan Akta Rahsia Rasmi
1972 dan saya faham dengan sepenuhnya akan segala yang dimaksudkan dalam Akta
itu. Khususnya saya faham bahawa menyampaikan, menggunakan atau menyimpan
dengan salah, sesuatu benda rahsia, tidak menjaga dengan cara yang berpatutan
sesuatu benda rahsia atau apa-apa tingkah laku yang membahayakan keselamatan
atau rahsia sesuatu benda rahsia adalah menjadi suatu kesalahan di bawah Akta
tersebut yang boleh dihukum maksimum penjara seumur hidup.

Semua maklumat yang telah saya dapat atau lihat dalam masa menjalankan
kewajipan-kewajipan saya adalah diliputi oleh Akta tersebut. Adalah menjadi satu
kesalahan di bawah Akta tersebut bagi saya menyampaikan dengan tiada kebenaran
apa-apa maklumat itu kepada mana-mana orang lain, sama ada atau tidak orang itu
memegang atau telah memegang jawatan di bawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka
Baginda Yang di-Pertuan Agong atau di bawah mana-mana Unit/Bahagian di MARA
atau di bawah mana-mana Kerajaan Malaysia, sebelum dan selepas saya berhenti
memegang jawatan itu di Unit/Bahagian tersebut.

Apa-apa tingkah laku saya yang membahayakan keselamatan atau rahsia

sesuatu maklumat atau apa-apa sebutan oleh saya dengan tiada kebenaran sama ada
sebutan itu secara lisan atau terkandung dalam apa-apa gambar foto, filem, negatif,
pita rakaman, peta, pelan, model, graf, lukisan, piring hitam, runut bunyi, benda,
atau lain-lain alat dsb., dan sama ada di Malaysia atau di negara luar mengenai apa-
apa perkara yang telah saya ketahui atau sifat rasmi saya itu boleh menyebabkan saya
didakwa di bawah Akta tersebut.

TERHAD

12
 TERHAD

Saya mengaku bahawa tidak lagi ada dalam milik saya atau kawalan saya apa-
apa perkataan kod rasmi, isyaratimbal, atau kata jodoh rasmi yang rahsia, atau apa-
apa benda, suratan atau maklumat, anak kunci, lencana, alat meteri, atau cap bagi
atau yang dipunyai, atau diguna, dibuat atau diadakan oleh Unit/Bahagian tersebut
atau mana-mana Jabatan Kerajaan atau oleh mana-mana pihak berkuasa diplomat
yang dilantik oleh atau yang bertindak di bawah kuasa Kerajaan Malaysia atau Seri
Paduka Baginda yang tidak dibenarkan dalam milik atau kawalan saya.

Tandatangan : ____________________________________________
Nama (HURUF BESAR) : ____________________________________________
No. Kad Pengenalan : ____________________________________________
Jawatan : ____________________________________________
Unit/Bahagian : ____________________________________________
Tarikh : ____________________________________________

Disaksikan oleh : ____________________________________________

(Tandatangan Pegawai Mengawal Pusat)
Nama (HURUF BESAR) : ____________________________________________
No. Kad Pengenalan : ____________________________________________
Jawatan : ____________________________________________
Unit/Bahagian : ____________________________________________
Tarikh : ____________________________________________
Cop Bahagian : ____________________________________________

TERHAD

X. BAHAN-BAHAN UNTUK RUJUKAN

13