ChatGPT, A Technology For HR Future

A. ChatGPT: Asal Mula dan Fungsinya Secara Umum

Chat Generative Pre-Trained Transformer atau yang bisa kita singkat sebagai
ChatGPT merupakan bot chat yang dikembangkan oleh OpenAI pada tahun
2022 silam. Teknologi ini dirancang untuk memberikan jawaban atas pertanyaan
yang detail dan terperinci di hampir semua bidang pengetahuan. Selain itu
ChatGPT juga memiliki kemampuan untuk memberikan respons secara faktual
maupun emosional. Respons tersebut juga berbeda dengan AI lainnya,
ChatGPT terkesan tidak kaku dan mengubah cara interaksi antar manusia dan
komputer.

Teknologi ini dibuat di San Fransisco oleh OpenAI Inc. sebuah perusahaan
Artificial Intelligence. Data yang dihadirkan sebagai jawaban pada AI ini
diberikan secara akurat dan mampu memprediksi kata apa yang akan muncul
selanjutnya pada suatu kalimat. Menggunakan teknologi GPT-3.5, data yang
dikumpulkan bersumber dari informasi yang ada di internet dimana GPT-3.5
mempelajari gaya dialog dan percakapan selayaknya manusia dengan
memberikan jawaban yang membantu, jujur, dan tidak membahayakan. Dengan
demikian, ada beberapa konteks dari pertanyaan yang dilontarkan kepada
ChatGPT yang tidak dihiraukan karena mungkin pertanyaan tersebut tidak
masuk akal.

ChatGPT dibekali dengan kemampuan untuk membantu anda memberikan

rekomendasi terkait dengan aktivitas seperti penulisan email, esai, dan kode
secara baik. Tanpa dipungut biaya saat ini ChatGPT sedang dalam masa
penelitian dan pengembangan, sehingga OpenAI saat ini sedang
gencar-gencarnya mengumpulkan feedback dari pengguna. ChatGPT ini pada
dasarnya cukup sering digunakan oleh para profesional IT untuk membantu
dalam menulis kode atau malware. Namun, dengan kemampuan yang
sedemikian rupa, ChatGPT juga mampu menjawab pertanyaan yang bersifat
obrolan sehari-hari. Bot ini dapat memberikan anda rekomendasi-rekomendasi
untuk menjawab pertanyaan seperti “Hari ini enaknya makan apa ya?” atau
sekedar pertanyaan random seperti “Kira-kira setelah kehidupan ini akan ada
apa ya?”.

Berikut rincian terkait hal yang dapat ChatGPT lakukan:

- Memberikan jawaban terkait pertanyaan anda.
- Melengkapi suatu kalimat.
- Menulis cerita fiksi dan non-fiksi dari suatu prompts.
 - Memberikan respon chatbot seperti berkomunikasi dengan sesama
manusia.
- Generate kode komputer.
- Menerjemahkan bahasa satu ke bahasa yang lainnya.
- Menghitung atau memberikan perhitungan.
- Memberikan kesimpulan pada suatu tulisan.
- Mengklasifikasi tulisan menjadi kategori yang berbeda
- Menganalisis text sentiment.
- Mengolah tulisan berisi kesimpulan data dalam bentuk tabel dan
spreadsheet.
- Memberikan respons kepada input yang diberikan oleh user berupa
percakapan sehari-hari.

B. ChatGPT dan Manfaatnya Untuk HR

HR pada dasarnya juga dapat memanfaatkan ChatGPT ini dalam

pengimplementasian rutinitasnya dalam pekerjaan. Sebagai teknologi generik,
bot ini memiliki sifat yang interaktif. ChatGPT dapat mempermudah akses untuk
menyediakan segala bantuan dan dukungan untuk karyawan di perusahaan
anda. Beberapa pertanyaan seputar ruang lingkup pekerjaan dan sistem internal
dapat ditangani oleh bot ini, sehingga HR bisa terhindarkan dari rutinitas
menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sama dari karyawannya secara
berulang.

Selain itu, HR dapat menggunakan teknologi ini sebagai alat analisis berbasis AI
yang dapat membuat kesimpulan dari database karyawan perusahaan anda.
Dengan kemampuan mengidentifikasi masalah yang signifikan dalam
perusahaan anda, ChatGPT dapat menyarankan solusi praktis untuk
meningkatkan engagement rate karyawan anda. Biaya yang gratis dalam
menggunakan ChatGPT tentu juga dapat membantu anda dan perusahaan anda
menekan biaya, waktu, dan tenaga yang dikeluarkan untuk memastikan
engagement setiap karyawan di perusahaan anda. AI yang ada pada chatbot ini
dapat memberikan solusi dengan singkat dan mampu meningkatkan efisiensi
kerja pada perusahaan anda.

Sifat serbaguna ini dapat dimanfaatkan dalam berbagai situasi sehingga HR

dapat mengembangkan strategi engagement yang disesuaikan dengan
karyawan di perusahaan anda. Dengan demikian, teknologi ini dapat
memastikan efektivitas biaya, engagement antar karyawan, pengelolaan yang
mudah bagi HR, wawasan yang melimpah, dan dapat secara khusus
menghadirkan HR Virtual yang dapat diakses oleh karyawan dimanapun dan
kapanpun. ChatGPT tidak memerlukan training yang sulit kepada karyawan
anda sehingga dapat meringankan tanggung jawab HR. Dilengkapi dengan fitur
survey secara anonim, anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengumpulkan
data dan informasi secara jujur dari karyawan anda sebagai feedback bagi
perusahaan.

Bagi HR dan perusahaan, teknologi ini juga dapat meningkatkan pengalaman

kerja yang baik bagi karyawan perusahaan anda. Bagi kandidat yang akan anda
rekrut, ChatGPT juga dapat digunakan untuk menjadi daya tarik dan
pengalaman baru bagi mereka dalam menggunakan chatbot berbasis AI pada
proses rekrutmen dan kerja mereka nanti. Hal ini dapat memberikan branding
yang baik pada perusahaan anda. Dengan kinerja karyawan yang semakin
meningkat akibat teknologi ini, karyawan anda juga akan memberikan performa
terbaiknya dan hal tersebut akan mempengaruhi kualitas produk perusahaan
anda kepada target pasar produk tersebut.

AI ini juga akan membantu anda selaku praktisi HR untuk lebih memahami
karyawan anda dengan baik. Hal ini karena kerja AI tersebut dapat memberikan
hasil analisis prediktif dan memberikan anda saran terkait hal apa yang perlu
anda lakukan sebagai HR terkait dengan hasil data tersebut. Analisis berbasis AI
ini akan memberikan detail kecil yang dapat berkontribusi besar terhadap
kesejahteraan perusahaan dan karyawan anda. Contohnya, AI ChatGPT ini
dapat membantu anda memahami pola cuti, absensi, dan istirahat karyawan.
Selain itu, ChatGPT dapat memberikan analisis terkait dengan karyawan anda
yang terdeteksi malas bekerja. Kemudahan ini dihadirkan untuk bisa membantu
HR juga dalam memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengefisienkan
namun juga tetap mengoptimalkan kinerja HR.

Secara detail berikut adalah kegunaan ChatGPT bagi Tim HR perusahaan anda:
- Rekrutmen: pada proses ini ChatGPT dapat digunakan sebagai teknologi
dalam proses screening bagi para kandidat untuk menjawab beberapa
pertanyaan terkait dengan kualifikasi posisi dan pengalaman kerja kandidat
tersebut.
- Engagement dengan Karyawan: teknologi ini dapat digunakan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan dari karyawan anda. Pertanyaan tersebut
dapat berupa benefit ataupun peraturan dan ketentuan yang ada pada
kebijakan perusahaan anda. Dengan demikian tim HR dapat lebih fokus
dalam mengerjakan tugas yang lebih kompleks.
- Evaluasi Kinerja: AI dapat membantu anda untuk menilai performa
berdasarkan data input, seperti tanggung jawab dan pencapaian karyawan
anda.
- Training Karyawan: terkait hal ini ChatGPT dapat membantu HR untuk
menghadirkan modul training yang interaktif dimana karyawan dapat
menanyakan pertanyaan kepada AI terkait dengan hal yang sedang
dipelajari.
 - Employee Retention: ChatGPT dapat digunakan untuk menganalisis
employee sentiment dan memberikan saran dan solusi terkait dengan isu isu
yang berpotensial untuk mengarah kepada turnover yang tinggi di
perusahaan anda.
- Onboarding: teknologi chatbot ini dapat membantu anda sebagai HR dalam
proses onboarding karyawan baru di perusahaan anda. ChatGPT dapat
memberikan jawaban terkait dengan informasi yang dapat diakses karyawan
baru tersebut. Informasi tersebut dapat berupa prosedur dan peraturan serta
kebijakan yang ada di perusahaan anda.
- Regulations: AI ini dapat membantu anda untuk memberikan update terkait
informasi akurat peraturan hukum yang dapat diaplikasikan pada
perusahaan anda.
- ChatGPT dapat juga membantu karyawan anda melakukan penulisan
dokumen HR seperti surat pengunduran diri. Surat pemberitahuan
pengurangan jam kerja, dan kebutuhan dokumen HR lainnya.

Dengan teknologi yang akan selalu berkembang seiring berjalannya waktu,

ChatGPT ke depannya dapat diprediksi sebagai alat yang dapat membantu HR
dan perusahaan mencapai tingkat efisiensi yang tinggi baik secara internal
maupun eksternal. Teknologi ini dapat menjadi pilihan yang tepat untuk
mendukung HR membantu karyawan dan meringankan beberapa tugas HR
disertai dengan hasil yang baik.

C. Cara Mengakses dan Menggunakan ChatGPT

Akses ChatGPT yang mudah dan gratis dapat anda lakukan melalui tahap-tahap
yang simple. Hal pertama yang perlu anda lakukan andala membuka situs
https://chat.openai.com pada device anda. Anda selanjutnya akan diarahkan
untuk melakukan login ataupun jika anda belum pernah mengakses ChatGPT,
anda dapat melakukan signin menggunakan email anda ataupun email
perusahaan anda. Apabila sudah berhasil login, maka anda akan menemukan
fitur seperti chat pada layar device anda. Hal yang dapat anda lakukan
selanjutnya adalah mengetikkan pertanyaan anda pada box chat yang tersedia.
Anda dapat menanyakan hal apapun kepada chatbot ini. ChatGPT pun akan
langsung menuliskan jawaban atas pertanyaan yang anda lontarkan
sebelumnya.

Jangan khawatir dengan pertanyaan yang anda berikan. ChatGPT akan

mendeteksi apakah pertanyaan anda jelas. Jika sudah terdeteksi konteks dari
pertanyaan anda, maka bot akan langsung mengetikkan jawabannya. Mesin
atau alat ini akan berupa dialog antara anda sebagai penanya dan ChatGPT
sebagai bot yang menjawab pertanyaan anda. Pertanyaan dapat terkait dengan
 tindak lanjut atau hal yang perlu lakukan terkait suatu hal, memberikan argumen
terkait suatu premis yang salah atau kurang tepat, dsb.

Apabila informasi yang anda tanyakan dan tidak jelas, maka bot ini akan
menolak permintaan terkait jawaban atas pertanyaan anda. Terkait pertanyaan
yang mungkin belum bisa dijawab, maka teknologi chatbot ini akan mengakui
kekurangan atau memberikan anda pemberitahuan bahwa mereka tidak tahu
terkait jawaban dari pertanyaan tersebut.

D. Langkah yang Perlu Dilakukan Karyawan Anda Saat Menggunakan

ChatGPT

Guna mengakses informasi yang HR sediakan melalui teknologi ini, nantinya hal
yang perlu dilakukan oleh karyawan di perusahaan anda adalah untuk
mengakses platform ChatGPT melalui ponsel ataupun device lainnya yang
dimiliki oleh karyawan anda ataupun yang memang disediakan oleh perusahaan
anda. Karyawan anda juga tetap perlu melakukan sign in ataupun login pada
ChatGPT. Mereka juga perlu memverifikasi identitas mereka sebelum dapat
mengakses informasi tersebut.

Karyawan dapat memberikan pertanyaan mereka melalui fitur chat pada

ChatGPT yang nantinya akan dijawab sesuai dengan informasi yang relevan dan
sesuai terkait pertanyaan tersebut. ChatGPT akan memberikan informasi HR
yang dibutuhkan karyawan perusahaan anda seperti informasi gaji, benefit,
aturan, kebijakan perusahaan, dan lain sebagainya.

Selain hal tersebut, beberapa hal yang perlu Karyawan perhatikan saat
mengakses informasi HR pada ChatGPT adalah:
- Pastikan untuk tidak mengungkapkan informasi pribadi atau sensitif saat
berinteraksi dengan ChatGPT.
- Pastikan bahwa informasi yang karyawan terima akurat dan dapat
dipercaya. Jika tidak, karyawan dapat melaporkan ke HR terkait dengan
informasi yang salah atau kurang tepat.
- Hindari meminta informasi yang tidak pantas terkait hak dan privasi orang
lain.
- Gunakan teknologi ini untuk tujuan yang sesuai dan tidak merugikan
perusahaan atau pihak lainnya.
- Jika karyawan menemukan masalah maka dapat laporkan ke HR untuk
segera ditangani dan diperbaiki.

Apabila karyawan anda sudah memperhatikan dan melakukan hal di atas, maka
teknologi ini bisa berjalan dengan efisien dan dapat membantu segala pekerjaan
 dan engagement internal pada perusahaan anda. Dengan demikian, teknologi ini
bisa memperluas dan mempermudah akses terkait informasi dan kebijakan
perusahaan anda.

E. Hal yang Perlu Diperhatikan Oleh HR Saat Akan Menggunakan Teknologi

ChatGPT

Sebagai salah satu strategi bagi HR dalam mencapai target kerjanya,

penggunaan ChatGPT perlu dipikirkan bagaimana hasil penggunaannya nanti
bagi keberlangsungan internal perusahaan anda. Berikut hal yang dapat anda
perhatikan sebelum menggunakan fitur ChatGPT untuk menyokong pekerjaan
anda:
- Tentukan atau identifikasikan terlebih dahulu tugas HR yang kira-kira dapat
dibantu oleh ChatGPT.
- Integrasikan sistem HR yang ada pada perusahaan anda dengan teknologi
atau fitur yang ada pada ChatGPT. Hal ini seperti HRIS atau sistem
manajemen karyawan guna memastikan alur kerja yang lebih efisien.
- Selaku HR anda perlu memahami dan mempelajari kegunaan dari ChatGPT.
Anda perlu memahami cara kerja dan sistem penggunaannya.
- Teknologi ini dapat anda implementasikan dalam pekerjaan HR anda melalui
platform yang sesuai. Pastikan anda memberikan pelatihan yang tepat
kepada tim HR lainnya agar dapat memastikan kegunaan dari fitur teknologi
ini.
- Pastikan anda melakukan evaluasi dan perbaikan berkala terkait dengan
hasil dan efektivitas penggunaan ChatGPT ini. Hal ini perlu dilakukan untuk
meningkatkan kualitas layanan HR perusahaan anda.

Terkait kualitas hasil dari penggunaan ChatGPT ini, maka anda selaku HR perlu
juga memperhatikan privasi dan keamanan data. Pastikan teknologi ini sudah
memenuhi standar yang dimiliki perusahaan anda terkait dengan privasi dan
keamanan data. Data karyawan harus dipastikan tidak dapat diakses oleh pihak
manapun yang mungkin tidak berwenang atau bisa terindikasi melakukan
penyalahgunaan data. Kualitas dari hasil yang diberikan ChatGPT juga perlu
anda periksa dan review ulang. Pastikan bahwa model ChatGPT yang
digunakan sudah memiliki tingkat akurasi dan relevansi yang tinggi terhadap
sistem dan kondisi di perusahaan anda.

Dukungan teknis juga diperlukan dalam penggunaan teknologi ini. Pastikan

bahwa perusahaan anda memiliki akses yang dapat mendukung penggunaan
fitur ini untuk dioperasikan pada kebijakan di perusahaan anda. Hindari
ketergantungan pada ChatGPT, pastikan segala hal yang dihasilkan dari
teknologi ini perlu untuk diadakan pemeriksaan ulang agar menghindari
 kesalahan. Kebijakan dan regulasi yang berlaku pada perusahaan anda juga
perlu anda perhatikan. Pastikan segala hal terkait penggunaan teknologi ini tidak
bertentangan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

F. Apakah Peran HR Akan Tergantikan Dengan ChatGPT?

Terkait hal ini, pada dasarnya ChatGPT memiliki kemampuan terkait data dan
pengetahuan di hampir semua aspek keilmuan atau bidang pengetahuan.
ChatGPT dapat melakukan segalanya termasuk membuat kebijakan, periklanan,
strategi, diagnosa penyakit, nasihat hukum, seni, musik, dsb. Namun, pada
dasarnya anda tidak perlu khawatir. Meskipun dengan berbagai fitur canggih
yang dimiliki oleh AI ini, tidak semua aspek pekerjaan atau job description HR
dapat dilakukan oleh ChatGPT. Teknologi ini hanya mampu mengerjakan
tugas-tugas basic atau mendasar yang dimiliki HR. ChatGPT ini justru akan
menjadi fitur pendukung anda dalam menjalankan tugas-tugas yang dasar
sehingga anda dapat lebih fokus mengerjakan pekerjaan yang lebih kompleks.

ChatGPT dapat membantu anda menentukan strategi rekrutmen bagi

perusahaan dengan contoh yang spesifik terkait input dan output dari strategi
tersebut. ChatGPT juga akan menghadirkan guideline yang dapat anda lakukan
untuk mewujudkan strategi tersebut pada sistem rekrutmen perusahaan anda.
ChatGPT juga dapat membantu HR untuk membuat kebijakan dan juga
menentukan job descriptions posisi - posisi yang ada pada perusahaan anda.

HR akan selalu dibutuhkan dalam hal ini untuk menjalankan hal tersebut,
ChatGPT masih memerlukan sosok HR Profesional yang akan mengatur dan
memonitor kinerjanya. Bisa kita katakan bahwa, HR disini akan bertindak
sebagai operator dan ChatGPT akan bertindak sebagai eksekutor. Data atau
hasil dari analisis dan penggunaan ChatGPT tetap akan diolah oleh seorang HR
untuk diimplementasikan pada perusahaan mereka.

Anda dapat membayangkan jika ada sesuatu yang ingin anda analisis terkait
dengan pembahasan dan diskusi yang ada pada email, slack, terkait dengan
pekerjaan, maka anda selaku HR dapat memantau apakah semua tim berada
pada jalan yang sama dan memiliki tujuan yang sama. Anda juga bisa
membayangkan apabila peraturan atau kebijakan yang ada pada perusahaan
dan tim anda dapat dibantu dan dirapikan oleh sebuah AI secara instan
dibarengi teknologi yang dapat membantu anda menyebarkan hasil penyesuaian
peraturan dan kebijakan tersebut kepada seluruh pihak yang harus mematuhi
hal tersebut.
 Kemudahan yang diberikan teknologi ini dapat membantu anda mencapai target
kerja anda sebagai HR. Revolusi teknologi ini akan memerlukan waktu untuk
mungkin disesuaikan, namun saat di masa depan nanti, teknologi ini mungkin
bisa jadi salah satu hal yang dipertimbangkan kegunaannya baik bagi anda
selaku praktisi HR, maupun perusahaan anda.

G. Penggunaan ChatGPT pada Sistem HR di Indonesia

Pada dasarnya penggunaan teknologi seperti ChatGPT ini sudah mulai populer
di Indonesia. Namun, tetap saja ada beberapa faktor yang sebenarnya dapat
mempengaruhi tepat atau tidaknya penggunaan sistem ini pada
perusahaan-perusahaan di Indonesia. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah:
- Ukuran dan Kapasitas Perusahaan: teknologi ini akan lebih cocok dan
sesuai untuk perusahaan yang berskala besar dengan banyak karyawan di
dalamnya. Hal ini dikarenakan investasi awal dan sumber daya untuk
pengimplementasian ChatGPT dalam suatu perusahaan sangatlah
dibutuhkan.
- Tujuan HR: teknologi ini harus digunakan dengan tujuan dan kebutuhan
perusahaan yang jelas dan pastikan juga dengan menggunakan fitur atau
teknologi segala hal tersebut dapat terpenuhi.
- Kapabilitas teknologi perusahaan: pastikan perusahaan anda memiliki
kemampuan teknologi yang memadai untuk bisa menggunakan ChatGPT.
- Peraturan dan kebijakan: pastikan perusahaan anda memiliki kebijakan
dan peraturan yang sesuai dengan hukum di Indonesia terkait dengan
privasi dan keamanan data.
- Infrastruktur dan sumberdaya: pastikan perusahaan anda memiliki
infrastruktur dan sumberdaya yang memadai untuk menggunakan ChatGPT
dalam sistem HR anda.
- Kualitas dan Akurasi Informasi: pastikan bahwa informasi yang
disediakan pada AI ini akurat, terbaru, dan berkualitas.

Penggunaan teknologi ini pada dasarnya masih merupakan hal yang baru dan
dalam masa perkembangan di Indonesia. Tidak menutup kemungkinan
kedepannya hal ini sudah semakin marak digunakan di perusahaan - perusahaan
di Indonesia. Teknologi ini berpotensi untuk mempermudah dan mempercepat
proses HR. Hal ini juga dapat meningkatkan transparansi dan aksesibilitas
informasi bagi karyawan perusahaan anda.