NAMA: LUTHFIA

NIM22041260

Studi Kasus Sub-CPMK 2.2.1: Integrasi Alat Komunikasi Digital untuk Koordinasi Tim

Latar Belakang:
Tim proyek "ProyekMaju" terdiri dari anggota yang berlokasi di berbagai wilayah dan ingin
meningkatkan koordinasi dan kolaborasi tim.

Rumusan Masalah:
Bagaimana Tim ProyekMaju dapat mengintegrasikan alat komunikasi digital seperti email dan
platform kolaborasi untuk mengoptimalkan koordinasi tim kerja?

Form Pengerjaan Tugas:

1. Identifikasi alat komunikasi digital yang sesuai untuk Tim ProyekMaju, seperti email,
platform kolaborasi, atau aplikasi pesan instan.
2. Rancang strategi untuk menggunakan alat komunikasi ini dalam mengkoordinasi tugas-
tugas proyek dan berbagi informasi.
3. Berikan contoh konkret bagaimana alat komunikasi digital ini dapat membantu dalam
mengoptimalkan kolaborasi dan koordinasi tim.
Jawaban:
1. Alat komunikasi yang cocok untuk Tim ProyekMaju adalah email, microsoft team dan
whatsapp/telegram.
2. Rancangan strategi:
a. Email
- Gunakan email untuk komunikasi formal, seperti pembaruan proyek, jadwal
pertemuan, dan keputusan tim.
- Tetapkan aturan penggunaan subjek email yang jelas untuk mempermudah
pencarian informasi.
b. Microsoft team
- Tentukan proyek atau tim ruang kerja melalui ruang kerja virtual menggunakan
microsoft team.
- Gunakan fitur seperti tugas, kalender, dan obrolan untuk mengelola proyek dan
berkomunikasi secara efisien.
- Sesuaikan notifikasi agar anggota tim mendapatkan pembaruan penting.
c. Whatsapp/telegram
- Gunakan aplikasi pesan instan untuk pertukaran informasi cepat dan tidak formal.
- Tetapkan aturan untuk penggunaan yang profesional, bahkan dalam obrolan pesan
instan.
3. Contoh konkrit:
a. Email
- Mengirim email mingguan dengan ringkasan kemajuan proyek.
- Menggunakan lampiran untuk berbagi dokumen terkini.
- Menetapkan subjek email yang mencerminkan isinya untuk mudah dicari.
b. Microsoft team
- Membuat kanal khusus untuk setiap fase atau topik proyek.
- Menggunakan tab berbagi file untuk akses cepat ke dokumen terbaru.
- Memanfaatkan fitur rapat video untuk pertemuan tim reguler.
c. Whatsapp/telegram
- Membuat grup khusus untuk diskusi cepat.
- Menggunakan fitur status untuk memberi tahu ketersediaan anggota tim.
- Memastikan kejelasan dalam komunikasi dan menghindari diskusi yang panjang
di grup.