Project Management Tools
Project Management Tools
Salah satu teknik untuk mengelola suatu proyek untuk memastikan efektivitas dan
efisiensinya adalah manajemen proyek. Alat manajemen proyek adalah item yang diproduksi
seiring dengan berkembangnya teknologi menjadi lebih kompleks. Tim proyek dapat
merencanakan, mengelola, melaksanakan, dan mengawasi proyek secara lebih efektif dengan
menggunakan alat manajemen proyek (PM Tools), yang berupa program, platform, atau
aplikasi. Tim proyek dapat mengelola tugas, sumber daya, jadwal, anggaran, kolaborasi, dan
pelaporan dengan lebih baik menggunakan PM Tools.
Daftar lima alat manajemen proyek (PM Tools) berikut mencakup contoh-contoh yang dapat
digunakan untuk mengelola proyek:
a) Trello
Trello adalah aplikasi manajemen proyek visual yang mengelompokkan tugas
menggunakan struktur papan dan kartu. Tergantung pada kondisinya, setiap kartu
mewakili pekerjaan yang dapat digeser dalam beberapa kolom. Proyek kecil hingga
menengah yang mendapat manfaat dari pelacakan visual harus menggunakannya
secara khusus. Trello adalah platform manajemen proyek yang banyak digunakan dan
mudah digunakan yang memungkinkan tim merencanakan, melacak, dan
berkomunikasi secara efektif mengenai tugas dan proyek. Ini memudahkan untuk
melacak kemajuan, menetapkan tanggung jawab, dan menetapkan tanggal jatuh
tempo dengan menggunakan sistem berbasis kartu yang menarik untuk mewakili
tugas individu.
Trello juga menyediakan papan dan daftar yang dapat diedit, memungkinkan
tim untuk menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan proyek khusus mereka. Trello
memungkinkan komunikasi yang lancar dan berbagi dokumen dalam tim proyek
dengan fitur termasuk lampiran file, rangkaian komentar, dan interaksi dengan
berbagai aplikasi pihak ketiga. Secara keseluruhan, Trello adalah alat yang berguna
untuk manajemen proyek di berbagai sektor dan ukuran tim berkat desainnya yang
ramah pengguna dan kemampuan beradaptasi.
b) Asana
Asana adalah aplikasi manajemen proyek fleksibel yang berspesialisasi
dalam membantu tim dalam merencanakan, memantau, dan melaksanakan proyek
mereka dengan cermat. Tim dapat dengan mudah tetap terorganisir dan mencapai
tujuan mereka berkat banyak fitur antarmuka yang ramah pengguna, yang mencakup
tugas kerja, tanggal jatuh tempo, dan tenggat waktu proyek. Melalui daftar tugas
bersama, diskusi berulir, dan lampiran file, Asana mendorong kerja sama dan
meningkatkan komunikasi tim.
Selain itu, ia menawarkan templat proyek yang disesuaikan dan
memungkinkan antarmuka dengan berbagai aplikasi pihak ketiga, memungkinkan tim
untuk mengoptimalkan alur kerja mereka dan memodifikasi alat agar sesuai dengan
kebutuhan khusus mereka. Manajer proyek dapat melacak kemajuan, menemukan
hambatan, dan membuat keputusan yang tepat berkat fitur pelaporan dan analitik
Asana yang canggih. Asana adalah platform manajemen proyek yang efektif dan
fleksibel yang dapat digunakan untuk berbagai industri dan ukuran proyek.
c) Basecamp
Basecamp adalah aplikasi manajemen proyek yang sangat menekankan pada
penyederhanaan kerja tim dan komunikasi. Tim dapat secara efisien mengelola jadwal
proyek, merencanakan tugas, berbagi file, dan mengadakan pertemuan pada platform
terkonsolidasi berkat layanan ini. Tim dapat dengan mudah memantau pekerjaan dan
tenggat waktu mereka dengan desain Basecamp yang ramah pengguna, yang
dilengkapi daftar tugas, papan diskusi, penyimpanan dokumen, dan fitur penjadwalan.
Salah satu fitur menonjolnya adalah kemampuan tim untuk mengelola banyak
inisiatif sekaligus dengan membagi “proyek” alat tersebut menjadi entitas terpisah,
yang masing-masing memiliki seperangkat alat dan sumber dayanya sendiri.
Basecamp mempromosikan keterlibatan klien dengan memungkinkan klien
atau pemangku kepentingan lainnya untuk berpartisipasi dalam percakapan proyek.
Basecamp adalah pilihan populer untuk tim dan bisnis kecil yang mencari solusi
manajemen proyek yang sederhana dan kolaboratif, meskipun faktanya ia tidak
memiliki rangkaian fitur komprehensif seperti beberapa solusi manajemen proyek
lainnya.
3. Fitur
3.1. Trello
a. Kartu (Cards) : Trello menggunakan kartu untuk menampilkan tugas, item
pekerjaan, atau ide. Setiap kartu dapat diberi judul, deskripsi, tanggal jatuh
tempo, dan label.
b. Daftar (Lists) : Dapat membuat daftar berdasarkan status atau kategori
tertentu, seperti "To Do", "In Progress", dan "Completed."
c. Papan Kerja (Boards) : Papan kerja adalah ruang kerja utama Trello, di mana
semua kartu dan daftar disimpan. User mungkin memiliki sejumlah papan
kerja yang berbeda untuk berbagai proyek atau kebutuhan.
d. Tanggal Jatuh Tempo (Due Dates) : Dapat menetapkan tanggal jatuh tempo
untuk kartu-kartu, dan Trello akan memberikan pengingat otomatis saat
tanggal tersebut semakin dekat.
e. Label dan Tag : Trello memungkinkan User mengkategorikan kartu atau
menUseri prioritas tertentu.
f. Lampiran dan Komentar : Dapat melampirkan file dan bekerja sama dengan
anggota tim melalui komentar di setiap kartu.
g. Checklist: Kartu-kartu dapat memiliki checklists untuk membantu User
melacak langkah-langkah atau sub-tugas dalam suatu tugas.
h. Power-Ups: Trello menawarkan integrasi Power-Ups yang memungkinkan
user menghubungkan papan kerja dengan berbagai aplikasi dan layanan,
seperti Slack, Google Drive, dan lainnya.
i. Aktivitas Feed: User dapat melihat riwayat aktivitas pada setiap kartu dan
papan kerja, sehingga user dapat mengetahui siapa yang melakukan apa.
j. Mode Kalender: Trello memiliki mode kalender yang memungkinkan User
melihat tugas-tugas dalam kalender; ini sangat membantu dalam mengatur
waktu.
k. Tim dan Kolaborasi: User dapat mengundang rekan kerja user ke papan kerja
user, yang memungkinkan kerja tim yang efektif.
l. Fitur Mobile: Aplikasi mobile Trello untuk Android dan iOS memungkinkan
user mengakses dan mengelola papan kerja dari perangkat seluler.
3.2. Asana
a. Tugas (Tasks): Asana memungkinkan User membuat dan mengelola tugas
pribadi. Setiap tugas dapat memiliki judul, deskripsi, penanggung jawab,
tanggal jatuh tempo, dan tag.
b. Garis Waktu Proyek (Project Timelines): User dapat membuat garis waktu
visual untuk melihat seluruh proyek dan mengatur pekerjaan dalam urutan
yang benar.
c. Ketergantungan Tugas—juga dikenal sebagai "ketergantungan tugas"—
memungkinkan User menetapkan ketergantungan antara tugas-tugas untuk
mencegah satu tugas dimulai sebelum yang lain selesai.
d. Alur Kerja yang Disesuaikan (Customizable Workflows): Dengan menetapkan
status khusus, Asana memungkinkan User membuat alur kerja yang sesuai
dengan kebutuhan proyek User.
e. Penugasan dan Kolaborasi Tim (Team Assignment and Collaboration): User
dapat memberi anggota tim tugas dan bekerja sama di satu tempat.
f. Formulir (Forms): User dapat membuat formulir unik dengan fitur formulir
Asana. Ini dapat digunakan untuk mengumpulkan data dari tim atau pihak
eksternal.
g. Pelaporan dan Dasbor (Reporting and Dashboards): Asana menawarkan
berbagai dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan untuk melacak kemajuan
proyek dan kinerja tim.
h. Integrasi Aplikasi (App Integrations): Asana dapat diintegrasikan dengan
banyak aplikasi dan layanan, seperti Slack, Google Drive, dan lainnya.
i. Manajemen File: Asana memungkinkan User melampirkan dan berbagi file
yang terkait dengan proyek User secara langsung.
j. Mode Kalender (Calendar View): Untuk merencanakan waktu yang lebih baik,
User dapat melihat tugas dalam format kalender.
k. Manajemen Anggaran (Budget Management): Dengan menggunakan aplikasi
pihak ketiga, User dapat mengelola anggaran proyek dan melacak
pengeluaran.
l. Manajemen Risiko: User memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi,
mengelola, dan melacak risiko yang berhubungan dengan proyek User.
m. Manajemen Dokumen: User dapat langsung mengunggah dan berbagi
dokumen proyek di Asana.
n. Akses Mobile (Mobile Access): Aplikasi Asana untuk perangkat seluler yang
berjalan pada sistem operasi Android dan iOS memungkinkan User mengakses
proyek User dari perangkat seluler User.
3.3. Basecamp
a. Ruang Kerja (Workspaces): Basecamp memungkinkan User membuat
"proyek" dan "tim" sendiri untuk mengatur proyek dan tim secara terpisah.
b. Pesan dan Diskusi (Messaging and Discussions): Dalam setiap proyek atau
tim, fitur pesan dan diskusi memungkinkan User berkomunikasi dengan tim
User.
c. Daftar Tugas: User dapat membuat daftar pekerjaan yang harus dilakukan dan
memberikan tugas kepada anggota tim User untuk dilakukan.
d. Kalender: User dapat melihat jadwal proyek dan mengatur acara di Basecamp.
e. Pengingat dan Jadwal: User dapat menetapkan pengingat dan jadwal untuk
tugas dan acara
f. Dokumen dan Berkas (Documents and Files): Selama proyek User, User dapat
mengunggah dan berbagi dokumen, foto, dan file lainnya.
g. Cerita (Campfire): Campfire adalah fitur yang memungkinkan anggota tim
berbicara satu sama lain secara real-time.
h. Papan Pesan (Message Board): Setiap proyek memiliki papan pesan yang
dapat digunakan untuk berbagi informasi, memberikan pembaruan, dan
berbicara tentang hal-hal yang berkaitan dengan proyek tersebut.
i. Pemetaan Tugas (To-Do Mapping): Peta memungkinkan User melihat tugas-
tugas dan menemukan lokasi fisik yang terkait dengan proyek.
j. Email Forwarding: Setiap proyek memiliki alamat email khusus yang dimiliki
Basecamp, sehingga User dapat mengirim email ke proyek User dan
memastikan bahwa email tersebut tampil dalam proyek.
k. TUser Air (Pertanyaan Check-in): Sebagai bagian dari pembaruan proyek,
User dapat menetapkan pertanyaan yang harus dijawab oleh anggota tim.
l. Saran (Hill Charts): Fitur Hill Charts memungkinkan User melacak kemajuan
proyek dan melihat sejauh mana proyek bergerak.
m. Akses Mobile (Mobile Access): User dapat mengakses proyek User dari
perangkat seluler User melalui aplikasi Basecamp yang tersedia untuk sistem
operasi Android dan iOS.
n. Penggunaan Berkas: User dapat melacak riwayat penggunaan file dan melacak
perubahan dokumen.
o. Catatan Proyek: User dapat membuat catatan proyek yang berguna di mana
User dapat menyimpan informasi penting.
4.1. Trello
Trello adalah struktur berbasis kartu untuk mengatur tugas dan proyek. Ini adalah aplikasi
manajemen proyek visual. Itu dibuat untuk memberi tim pendekatan yang sederhana dan
mudah untuk bekerja sama, memantau kemajuan, dan mengatur proyek menggunakan
papan, daftar, dan kartu.
Keuntungan:
Kekurangan:
Kualitas spesial:
Kekurangan:
Kualitas spesial:
b) Kolaborasi yang berjalan dengan baik: Alat seperti ruang kerja dan
perpesanan memudahkan tim berkomunikasi, berbagi file, dan
merencanakan proyek secara efektif.
Kekurangan:
c) Bukan Pilihan ideal untuk Setiap Proyek: Basecamp sangat bagus karena
kesederhanaannya, namun mungkin bukan pilihan ideal untuk proyek
yang sangat kompleks atau terspesialisasi yang memerlukan alat
manajemen proyek yang lebih canggih.
Kualitas spesial:
b. Asana
c. Basecamp
6. Referensi
Smith, A. (2019). The Importance of Project Management Tools in Modern Project
Management. International Journal of Project Management, 37(5), 742-756.
Johnson, B., & Williams, C. (2020). A Comparative Study of Project Management Tool
Selection: Challenges and Opportunities. Journal of Information Technology Management,
32(2), 45-60.
Turner, J. R. (2019). The Handbook of Project-based Management (5th ed.). McGraw-Hill
Education.
Kendall, G., & Kendall, J. E. (2017). Systems Analysis and Design (10th ed.). Pearson.
Williams, L. (2021). Exploring Trello for Project Management: Benefits and Drawbacks.
Journal of Project Management Tools, 25(3), 120-135.
Smith, M., & Johnson, D. (2018). Asana: An Analysis of Its Suitability for Complex Project
Management. International Journal of Advanced Project Management, 12(2), 78-92.
Brown, R., & Jones, S. (2019). Jira for Software Development: A Comprehensive Evaluation
of Features and Limitations. Software Engineering Journal, 34(4), 200-215.
Peterson, R., & White, M. (2020). Selecting the Right Project Management Tool: A Practical
Guide. Project Management Institute.
https://eprints.umm.ac.id/61986/3/BAB%20II.pdf
http://journal.bawaslu.go.id/index.php/JAP
https://journal.dkpp.go.id/index.php/jep/issue/view/5
https://dosenit.com/ilmu-komputer/manajemen-proyek-sistem-informasi
https://www.adaptavist.com/blog/jira-vs-asana-vs-trello
https://www.forbes.com/advisor/business/software/trello-vs-jira/
https://www.toptal.com/project-managers/digital/project-management-software