LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

REACTIVATING VENUE AS PT. GLOBAL EVENT MANAGEMENT’S

STRATEGY TO MAKE A SUCCESSFUL EVENT: CASE STUDY OF KLAPA
BEACH CLUB

Laporan Ini Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan

Pendidikan Diploma Tiga Program Studi Usaha Perjalanan Wisata.

Oleh:

SHAFA IZZATUL JANNAH

NIM: 205221057

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

TA GENAP 2022/2023
 HALAMAN PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Shafa Izzatul Jannah

NIM : 205221057

Program Studi : D3 – Usaha Perjalanan Wisata

Jurusan : Administrasi Niaga

Dengan ini menyatakan bahwa laporan Praktik Kerja Lapangan yang berjudul
“Reactivating venue as PT. Global Event Management’s strategy to make a
successful event: Case Study of Klapa Beach Club” merupakan karya asli dan
belum pernah disusun oleh pihak manapun. Apabila ditemukan tindak kecurangan
berbentuk plagiarism, saya bersedia untuk ,mendapatkan konsekuensi sesuai
dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Bali, 19 Maret 2023

Shafa Izzatul Jannah

NIM: 205221057

ii
 KATA PENGANTAR

Puji serta syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang sudah
melimpahkan hidayah dan rahmat-Nya yang telah memberikan banyak kesempatan,
sehingga praktikan dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan yang
telah dilaksanakan selama 3 Bulan Hari kerja di PT. Global Event Management
(GEM) dengan baik.

Laporan ini disusun untuk melengkapi salah satu syarat dalam

menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) bagi mahasiswa Program Studi DIII
Usaha Perjalanan Wisata. Tujuan dari Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah
untuk memantapkan teori dan praktek yang sudah ada di kampus dan mampu
diselesaikan serta mengaplikasikannya di Lapangan. Dalam melakukan
penyusunan laporan ini, penulis sangat sadar sepenuhnya bahwa laporan PKL ini
tidak terlepas dari bimbingan, semangat, serta dukungan dari banyak pihak, baik
bersifat moril ataupun materil, maka dari itu kami mengucapkan banyak
terimakasih antara lain kepada:

1. Orang tua penulis yang senantiasa mendukung dan mendoakan

2. Ibu Syifaa Novianti, S.Par., M.Tour selaku Dosen Pembimbing PKL
3. Ibu Seycil Ciceylia Sinaga selaku Pimpinan Perusahaan & Supervisor
4. Bapak Kirill Khairov selaku Pimpinan Perusahaan
5. Seluruh rekan D3-Usaha Perjalanan Wisata 2020

Praktikan sangat menyadari bahwasanya laporan ini masih sangat jauh dari
kesempurnaan dengan segala kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan adanya
kritik serta saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan dari laporan PKL

Bali, 07 Januari 2023

Shafa Izzatul Jannah

NIM: 205221057

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan ............................................................. 1
1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan .......................................................................... 2
1.2.1 Tujuan Umum PKL..................................................................................... 2
1.2.2 Tujuan Khusus PKL .................................................................................... 2
1.3 Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan............................................................. 2
1.4 Sistematika Penulisan ......................................................................................... 2
BAB II DESKRIPSI TEMPAT PKL .............................................................................. 4
2.1 Profil Perusahaan ................................................................................................ 4
2.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ............................................................................ 4
2.1.2 Logo Perusahaan ................................................................................................ 4
2.1.3 Arti Logo PT.GEM ............................................................................................ 4
2.1.4 Visi dan Misi Perusahaan ................................................................................... 5
2.2 Struktur Organisasi ............................................................................................. 5
2.3 Identitas Pekerjaan .............................................................................................. 6
2.4 Ruang Lingkup Kegiatan, ................................................................................... 6
2.5 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan ........................................................... 6
2.6 Peta Lokasi dan Foto Perusahaan........................................................................ 6
2.6.1 Peta Lokasi PT. Global Event Management ...................................................... 6
2.6.2 Foto PT. Global Event Management.................................................................. 7
BAB III PELAKSANAAN PKL ...................................................................................... 8
3.1 Metode Pelaksanaan PKL ................................................................................... 8
3.1.1 Kegiatan Sebelum PKL ...................................................................................... 8
3.1.2 Kegiatan Saat PKL ............................................................................................. 8
3.1.3 Kegiatan Sesudah ............................................................................................... 8
3.2 Keterkatitan Mata Kuliah .................................................................................... 9
3.3 Kendala dan Permasalahan Terkait Pelaksaan PKL ........................................... 9
3.4 Kesimpulan dan Saran ........................................................................................ 9
3.3.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 10

iv
 3.3.2 Saran ................................................................................................................ 10
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 11
LAMPIRAN..................................................................................................................... 12
Lampiran 1. Surat Keterangan Praktik Kerja Lapangan ............................................... 12
Lampiran 2. Surat Pernyataan Praktik Kerja Lapangan ................................................ 13
Lampiran 3. Logbook Praktik Kerja Lapangan............................................................. 14
Lampiran 4. Lembar Evaluasi Kinerja Mahasiswa Praktik Kerja Lapangan ................ 28
Lampiran 5. Kegiatan Bimbingan PKL ........................................................................ 33
Lampiran 6. Dokumentasi Saat Perencanaan Event ..................................................... 35
Lampiran 7. Dokumentasi saat event berlamgsung ...................................................... 37

v
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Praktik Kerja Lapangan ............................................... 12

Lampiran 2. Surat Pernyataan Praktik Kerja Lapangan ................................................ 13

Lampiran 3. Logbook Praktik Kerja Lapangan............................................................. 14

Lampiran 4. Lembar Evaluasi Kinerja Mahasiswa Praktik Kerja Lapangan ................ 28

Lampiran 5. Kegiatan Bimbingan PKL ........................................................................ 33

Lampiran 6. Dokumentasi Saat Perencanaan Event ..................................................... 35

Lampiran 7. Dokumentasi saat event berlamgsung ...................................................... 37

vi
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Logo PT.GEM ............................................................................................... 4

Gambar 2. Foto Basecamp PT. Global Event Management ........................................... 7

Gambar 3. Foto Dokumentasi Saat Perencanaan Event ................................................ 38

Gambar 4. Foto Event BASTA ..................................................................................... 28

Gambar 5. Blitap Event................................................................................................. 39

Gambar 6. Event Konser B2BAND .............................................................................. 35

Gambar 7. Event BIMTEK Partai PSI .......................................................................... 37

Gambar 8. Event Konser DUBFX ................................................................................ 39

Gambar 9. Event Latasha Birthday............................................................................... 40

Gambar 10. Event Peredely .......................................................................................... 41

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Politeknik Negeri Bandung merupakan perguruan tinggi vokasi negeri yang
terletak di Jl. Gegerkalong Hilir, Kabupaten Bandung Barat. Mulanya
POLBAN Bernama Politeknik Institut Teknologi Bandung (Politeknik ITB)
karena berada dalam naungan ITB. Sejak tahun 1999, Politeknik ITB menjadi
institusi mandiri yang terpisah dari ITB, sehingga Namanya berubah menjadi
Politeknik Negeri Bandung. Politeknik Negeri Bandung didirikan pada tahun
198.
Praktik Kerja Lapang merupakan program yang diselenggarakan dengan
tujuan mahasiswa mampu menerapkan kemampuan dan pengetahuan yang
dimiliki serta mampu menyelaraskan antara sistem Pendidikan dan sistem dunia
kerja. Selain itu juga Politeknik Negeri Bandung menyelenggarakan program
Praktik Kerja Lapang yang digunakan sebagai persyaratan kelulusan bagi para
mahasiswanya. Praktik Kerja Lapang merupakan program yang dapat
membantu mahasiswa untuk meningkatkan kemampuannya dan mendapatkan
pengalaman kerja langsung terjun ke lapangan.
PKL mahasiswa diharapkan mendapat pengalaman dalam dunia kerja
secara langsung, dan memahami lingkungan kerja yang baik. Hal ini tentunya
membantu mahasiswa untuk mendapatkan gambaran mengenai cara kerja yang
baik dan disiplin, sehingga kelak mahasiswa dapat menjadi pekerja yang handal
dalam bidangnya, dan mampu untuk menembus ketatnya persaingan didunia
kerja, Karena mendapatkan pekerjaan adalah sesuatu yang sangat sulit.
Persaingan ketat, lapangan pekerjaan yang sempit, dan masih banyak hal
lainnya yang jadi penyebab sulitnya mendapatkan pekerjaan. Maka PKL inilah
yang diperlukan untuk memberikan pelajaran kepada mahasiswa untuk melihat
dunia kerja secara lebih menyeluruh
Berdasarkan pemaparan tersebut, maka pembuatan laporan praktik kerja
lapangan yang berjudul Reactivating venue as PT. Global Event Management’s
strategy to make a successful event: Case Study of Klapa Beach Club, saya
harap dapat memberikan dampak yang bagus dan penulis pun mengharapkan

1
 bahwa dengan mengambil judul tersebut, dalam sidang Kapita Selekta dapat
memotivasi audience. Penulis mengambil judul tersebut karena penulis merasa
bahwa Event yang berada di Klapa Beach Club mempunyai participant yang
baik, dan venue yang cocok, maka dari itu pada saat sidang kapita selekta
berlangsung, penulis ingin membahas mengenai venue Klapa Beach Club.
Yang dimana tempat tersebut pada saat pandemic covid mati dan tidak ada sama
sekali pengunjung. Tetapi tempat itu hidup Kembali dikarenakan diadakannya
Event ditempat tersebut.
1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan
1.2.1 Tujuan Umum PKL
Secara Umum tujuan dari PKL yaitu mahasiswa mampu meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam bidang Bahasa inggris maupun
kepariwisataan, dan juga meningkatkan wawasan mahasiswa sehingga
dapat menjadikan bekal saat terjun ke Industri Kerja.
1.2.2 Tujuan Khusus PKL
a. Untuk dapat mengetahui bagaimana sistem koordinasi saat
persiapan dan pelaksanaan event
b. Membantu mahasiswa untuk memiliki wawasan karier, memilih
bidang karier yang ulet dan gigih dalam berkompetensi,
beradaptasi dalam lingkungan kerja.
c. Mahasiswa dapat terjun langsung dan mengetahui lingkungan
dalam dunia kerja
1.3 Ruang Lingkup Praktik Kerja Lapangan
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 26 Desember 2022,
hingga 17 Maret 2023 di PT. GEM

1.4 Sistematika Penulisan

Sistematika Penulisan Laporan PKL dibagi menjadi 4 bagian, sebagai berikut:
1. Bab I Pendahuluan
Membahas mengenai latar belakang, tujuan, ruang lingkup, dan sistematika
penulisan.
2. Bab II Deskripsi Tempat PKL

2
 Berisi informasi mengenai profil perusahaan, stuktur organisasi, identitas
pekerjaan, ruang lingkup kegiatan, jadwal kegiatan praktik kerja lapangan,
serta peta lokasi dan foto perusahaan
3. Bab III Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Membahas mengenai:
a. Metode pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan. Metode pelaksanaan
ditampilkan melalui diagram alur disertai penjelasannya
b. Kendala dan permasalahan terkait pelaksanaan praktik kerja lapangan.
Menjelaskan mengenai hambatan yang terjadi selama melakukan
pekerjaan di tempat PKL beserta solusinya.
c. Kesimpulan dan Saran
4. Bagian Akhir

Bagian akhir terdiri dari daftar pustaka dan lampiran-lampiran baik dalam bentuk
surat maupun dokumentasi

3
 BAB II
DESKRIPSI TEMPAT PKL
2.1 Profil Perusahaan
2.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. Global Event Management (PT.GEM) adalah agen acara
internasional dengan berbagai layanan. Dibentuk oleh sekelompok
profesional dari seluruh dunia, PT.GEM memberikan layanan terbaik untuk
semua kebutuhan costumer. Tim PT GEM terdiri dari pengetahuan industri
kolektif dan jaringan lebih dari 15 tahun.
Sistem perencanaannya meliputi pembuatan konsep, pemilihan
venue yang tepat, pengorganisasian program hiburan, menyediakan layanan
F&B, lalu menyediakan transportasi dan akomodasi jika diperlukan. PT
GEM juga mempunyai system pembayaran Cashless, yaitu “Blitap”.
System ini digunakan saat event berlangsung. Karena pada sistem ini,
wisatawan yang mendatangi event membayar pengeluaran mereka pada
Blitap. Lalu pada saat event berlangsung, semua pemasukan event telah
terkumpul di Aplikasi Blitap, dan langsung membagikannya kepada
penyelenggara event.
2.1.2 Logo Perusahaan

Gambar 1. Logo PT.GEM

2.1.3 Arti Logo PT.GEM
Logo tersebut bergambar seperti bentuk berlian yang terbalik, dimana
menggambarkan warna biru, yaitu menurut psikologis adalah orang yang
dapat percaya.

4
 2.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
Visi:
- Menggelar, memaksimalkan kreatifitas untuk stimulasi perkembangan
membangkitkan ekonomi
- Menciptakan transparansi antara pihak pihat tekrait di dunia event
seperti Kerjasama antar event management/organizer

Misi:

- Mempermudah venu- venue, event organizer, dan pihak terkait untuk

kerja sama untuk mengeluarkan biaya yang luar biasa (payment system)
2.2 Struktur Organisasi

Seycil Ciceylia
(General Manager)

Kirill Khairov Lucas Castro

(Event Manager) (Technical Manager)

Made Bagia
(Operation Manager)

Yollanda Sari
(Assistant Event & Operation Manager)

5
2.3 Identitas Pekerjaan

Bidang pekerjaan yang dilaksanakan oleh penulis adalah sebagai Event

Organizer, mencakup semuanya seperti pembuatan surat, meeting dengan
client, membuat proposal, mencari venue, mencari guest star, dsb.

2.4 Ruang Lingkup Kegiatan,

Ruang lingkup kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan PT.GEM

meliputi offline event. Yaitu,

- Event Music
- Festival
- Grand Opening
- Cashless payment (Blitap)
- Birthday Party
- dsb

2.5 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan di PT. Global Event Management

dilaksanakan secara luring (luar jaringan) dan juga daring (dalam jaringan) yang
bersifat tidak tetap. Jadwal PKL di perusahaan GEM tidak memiliki jam atau
waktu yang tetap namun memiliki peraturan dimana dalam sehari dilakukan
8jam (jam mulai bekerja dibebaskan) hal tersebut berlaku untuk hari Senin-
Jumat, untuk Sabtu & Minggu bekerja jika terdapat event. Pakaian yang dipakai
pada saat kerja berlangsung yaitu, sopan dan nyaman.

2.6 Peta Lokasi dan Foto Perusahaan

2.6.1 Peta Lokasi PT. Global Event Management

PT. Global Event Management memiliki main office yang berlokasi di
Jalan Raya Semat No. 8, Berawa, Provinsi Bali.

6
2.6.2 Foto PT. Global Event Management

Gambar 2. Foto Basecamp PT. Global Event Management

7
 BAB III
PELAKSANAAN PKL

3.1 Metode Pelaksanaan PKL

3.1.1 Kegiatan Sebelum PKL
Ketika sudah mendapat izin orang tua dan dosen, saya dan dosen
mencari info mengenai perusahaan apa saja yang sedang menerima
mahasiswa PKL. Saya dan dua teman saya mencari info tersebut. Maka
tahapan nya yaitu:
- Meminta persetujuan dari wali
- Mencari perusahaan untuk PKL
- Mencari info mengenai perusahaan tersebut, apakah perusahaan
tersebut jobdesk nya sesuai dengan apa yang dipelajari di mata
kuliah Usaha Perjalanan Wisata.
- Meminta persetujuan Dosen
- Menghubungi pihak perusahaan
- Ketika sudah diterima, mempersiapkan diri untuk berangkat ke
Bali, dan persiapan mengenai apa saja yang harus di bawa pada
saat PKL berlangsung.
3.1.2 Kegiatan Saat PKL
Ada beberapa kegiatan yang dilakukan saat PKL berlangsung. Yaitu:
- Menentukan konsep
- Mencari vanue/lokasi sesuai dengan keinginan client
- Membuat perencanaan anggaran sesuai dengan budget yang klien
sediakan
- Bertanggung jawab atas pembayaran klien pada saat event
berlangsung (Blitap)
3.1.3 Kegiatan Sesudah
Pada tahapan ini penulis sudah berfokus pada pembuatan laporan
pelaksanaan kegiatan PKL. Selain itu, penulis juga mempersiapkan
beberapa hal untuk Seminar Kapita Selekta yang merupakan bagian dari
rangkaian akhir dalam melaksanakan kegiatan PKL.

8
3.2 Keterkatitan Mata Kuliah

Keterkaitan dengan mata kuliah yaitu, dalam mata kuliah “Manajemen

MICE”, di mata kuliah tersebut mempelajari mengenai Meetings, Incentives,
Conventions, dan Exhibitions. Potensi MICE di Indonesia terlihat dari
banyaknya event besar bertaraf internasional yang sering menunjuk Indonesia
sebagai tuan rumah, selain itu Indonesia memiliki sumber daya manusia MICE
yang sudah professional, infrastruktur yang berkualitas, sarana dan prasarana
akomodasi MICE yang sudah cukup memadai (Kusuma, 2019)

3.3 Kendala dan Permasalahan Terkait Pelaksaan PKL

Pada saat melakukan kegiatan PKL di PT.GEM, penulis mengalami kendala

dan permasalahan yang terjadi
No Kendala dan Permasalahan Solusi
1 Pada saat event BIMTEK Berusaha untuk tenang, dan
berlangsung, client meminta untuk mencoba untuk mencari tim
mengganti back drop yang sudah back drop yang bisa datang
dipasang, dan ingin mengganti back secara mendadak.
drop yang baru
2 Pada saat konser basta berlangsung, Mendengarkan dengan baik,
diberitahu bahwa konser tersebut lalu memberitahu dengan baik
mulai pukul 7 malam, tetapi pada dan detail agar costumer
pukul 8 malam artis pun belum mengerti.
muncul, lalu ada beberapa costumer
yang protes
3 Terjadi miss komunikasi dengan Memberi tahu band dengan
client mengenai kedatangan band tenang agar band tidak panik,
yang seharusnya sudah ada di venue lalu menyuruh memasuki
dari 30 menit yang lalu, namun pada venue untuk prepare, dan
saat itu band belum prepare sama menghubungi vokalis yang
sekali dan satu vokalis belum datang belum datang untuk langsung
datang ke venue.
3.4 Kesimpulan dan Saran

9
3.3.1 Kesimpulan
Selama melaksanakaan PKL sebagai Event Organizer di PT. Global
Event Management, praktikan mengambil beberapa kesimpulan, berikut
kesimpulan yang diperoleh:
1. PT.GEM merupakan Event Organizer yang berada di Bali, dapat
menerima job sesuai dengan yang client inginkan.
2. Praktik Kerja Lapang merupakan program yang diselenggarakan
dengan tujuan mahasiswa mampu menerapkan kemampuan dan
pengetahuan yang dimiliki serta mampu menyelaraskan antara
sistem Pendidikan dan sistem dunia kerja.
3.3.2 Saran
Berdasarkan pengalaman selama melaksanakan PKL, praktikan
melalui laporan PKL ini bermaksud memberikan saran dan masukan yang
tentunya positif, akan dimasa yang akan datang dapat menjadi bahan
pembelajaran, sehingga dapat dijadikan acuan untuk perbaikan bagi pihak
PT. Global Event Management. Adapun beberapa saran yang dapat di
praktikan berikan, yaitu antara lain:
1. Untuk penulis agar lebih diasah lagi kemampuan dalam bidang
berkomunikasi dengan client
2. Untuk perusahaan baiknya untuk lebih rajin lagi dalam mengaktifkan
media sosial.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Nurlaily. (2021). Pengembangan Informasi Pariwisata Pada Website Dinas

Kepemudaan Olahraga Dan Pariwisata Kota Probolinggo Laporan Praktik
Kerja Lapang.

11
 LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Keterangan Praktik Kerja Lapangan

12
Lampiran 2. Surat Pernyataan Praktik Kerja Lapangan

13
Lampiran 3. Logbook Praktik Kerja Lapangan

14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Lampiran 4. Lembar Evaluasi Kinerja Mahasiswa Praktik Kerja Lapangan

28
29
30
31
32
Lampiran 5. Kegiatan Bimbingan PKL

33
34
Lampiran 6. Dokumentasi Saat Perencanaan Event

35
Gambar 3. Dokumentasi saat Perencanaan Event

36
Lampiran 7. Dokumentasi saat event berlangsung

Gambar 4. Event Konser BASTA at Klapa Beach Club

Gambar 5. Blitap Event di Klapa Beach Club

37
Gambar 6. Event Konser B2BAND di Klapa Beach Club

Gambar 7. Event BIMTEK Partai PSI

38
Gambar 8. Event Concert DUBFX

39
Gambar 9. Event Latasha Birthday

40
Gambar 10. Event (Guest star: Peredel)

41