Memo Internal

No. 006/MI-IAU/III/2024
tentang
Layanan WhistleBlowing System

Penerapan Whistle Blowing System (WBS) sebagai bentuk komitmen tinggi Manajemen
Royal Teknik Gemilang terhadap implementasi Good Corporate Governance (GCG) dan
budaya pelaporan atas penyimpangan (fraud).

Dalam upaya meningkatkan komitmen manajemen terhadap implementasi Good

Corporate Governance (Tata Kelola Perusahaan yang baik) dan budaya pelaporan
atas penyimpangan (fraud), maka diperlukan suatu sistem pelaporan yang mengacu
kepada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Terkait dengan usaha penerapan Good Corporate Governance (Tata Kelola

Perusahaan yang baik ) dan termasuk di dalamnya pemberantasan korupsi, suap dan
praktek kecurangan lainnya, bahwa dengan cara efektif untuk mencegah dan memerangi
praktik yang bertentangan dengan Good Corporate Governance adalah melalui
mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System) yang akan terlihat jumlah
kecurangan yang berhasil dideteksi, dan waktu penindakannya relatif lebih singkat
dibandingkan dengan cara lainnya.

A. PENGERTIAN & ASAS

A.1 PENGERTIAN
Whistleblowing Adalah tindakan yang dilakukan seseorang atau beberapa
orang karyawan di lingkungan PT Royal Teknik Gemilang yang melakukan
pengaduan Tindakan Penyimpangan (Fraud) di lingkungan perusahaan
Whistleblowing System (WBS) merupakan sistem yang disediakan PT Royal
Teknik Gemilang untuk memproses pengaduan (laporan) yang dapat
dimanfaatkan oleh whistleblower untuk melakukan whistleblowing di
lingkungan perusahaan .

Whistleblower Adalah pelapor yang merupakan seseorang atau beberapa

orang karyawan di lingkungan perusahaan yang melakukan whistleblowing
 A.2 ASAS
Whistleblowing System berasaskan pada penghargaan harkat dan
martabat manusia, rasa aman, kerahasiaan, keadilan, tidak diskriminatif, dan
disiplin.

B. TUJUAN & MANFAAT WHISTLEBLOWING SYSTEM

Tujuan dan Manfaat dari Kebijakan Whistleblowing System antara lain :

1. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan
kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman.
2. Timbul keengganan untuk melakukan pelanggaran, karena kepercayaan terhadap
sistem pelaporan yang efektif.
3. Tersedianya mekanisme deteksi dini (early warning system) atas kemungkinan
terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran, dapat mengurangi kebocoran dan
inefisiensi dalam perusahaan.
4. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelanggaran secara internal
terlebih dahulu, sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat
publik.
5. Mengurangi risiko yang dihadapi perusahaan akibat dari pelanggaran baik dari
segi keuangan, operasi, hukum, keselamatan kerja, dan reputasi.
6. Mengurangi biaya dalam menangani akibat dari terjadinya pelanggaran.
7. Meningkatkan reputasi perusahaan di mata pemangku kepentingan
(stakeholders).
8. Memberi masukan kepada perusahaan untuk melihat lebih jauh area kritikal dan
proses kerja yang memiliki kelemahan pengendalian internal, serta untuk
merancang tindakan perbaikan yang diperlukan.
9. Mendorong peningkatan kinerja perusahaan dan memberikan rasa aman dalam
lingkungan kerja.
10. Perusahaan akan lebih mudah beradaptasi dengan regulasi berkaitan dengan
penerapan Good Corporate Governance(tata kelola perusahaan yang baik).
C. STATEMENT DUKUNGAN DARI MANAJEMEN TERHADAP KERAHASIAAN DATA
PELAPOR WHISTLE BLOWER DAN PEMBERIAN PERLINDUNGAN TERHADAP
SAKSI.

C.1 Peran Aktif seluruh Pihak di lingkungan perusahaan .

Penerapan Whistleblowing System (WBS) tidak akan berjalan Efektif dan terukur
sebagaimana mestinya tanpa turut serta keterlibatan aktif dari seluruh pihak dan
stakeholder didalam perusahaan. Oleh karenanya Manajemen Royal Teknik sangat
concern dan menjunjung tinggi prinsip kerahasiaan (confidentially) terhadap
sumber informasi yang diterima.

Manajemen memberikan hak hak pelapor (Whistle Blower) dari setiap pelaporan
yang dikirimkan kepada manajemen secara paripurna sebagai bentuk tanggung
jawab dan komitmen dalam melindungi para whitsleblower yang berperan aktif
untuk memastikan tujuan terciptanya Good Corporate Governane (Tata Kelola
Perusahaan yang Baik) terlaksana.

C.2 Unsur unsur pengaduan yang dapat dilaporkan

What : Perbuatan apa berindikasi pelanggaran yang diketahui
Where : Dimana perbuatan tersebut dilakukan
When : Kapan perbuatan tersebut dilakukan
Who : Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan tersebut
How : Bagaimana perbuatan tersebut dilakukan (modus, cara ,dll )

C.3 Hak-hak yang diterima oleh Pelapor (Whistleblower)

1) Mendapatkan perlindungan kerahasiaan identitasnya.
2) Mendapatkan kesempatan untuk dapat memberikan keterangan secara
bebas tanpa paksaan dari pihak manapun.
3) Mendapatkan informasi, feedback, hasil akhir dari laporan pengaduan yang
dilakukan.
4) Mendapatkan Reward sesuai dengan point e
 C.4 Kewajiban dalam penyampaian Pelaporan oleh si Pelapor (Whistleblower)
1) Beritikad baik (mendukung terciptanya Good Corporate Governance di
lingkungan perusahaan).
2) Bersikap kooperatif sampai dengan selesainya tindak lanjut atas pelaporan
yang telah dilakukan
3) Menyampaikan seluruh informasi dan data data bukti pendukung (jika ada)

D. KEBIJAKAN GRATIFIKASI DAN JENIS- JENIS PELANGGARAN

Kebijakan Graftifikasi
Manajemen Royal Teknik Gemilang berkomitmen untuk mencegah segala
gratifikasi di lingkungan perusahaan baik dari top management hingga level staff.
Jenis-jenis pelanggaran
a. Suap
1) Perusahaan melarang seluruh karyawan melakukan atau terlibat dalam
perbuatan dan praktis suap menyuap didalam lingkungan perusahaan.
2) Bentuk-bentuk suap dapat berupa pemberian uang, barang, dan fasilitas
lainnya dapat merupakan imbalan.

b. Hadiah/ Sumbangan
1) Seluruh karyawan di lingkungan PT Royal Teknik Gemilang dilarang untuk
menerima hadiah/sumbangan dari bawahan, rekan kerja dan/atau
rekanan (supplier barang dan vendor jasa sub) dalam bentuk apapaun.
Baik berupa parsel maupun barang barang berharga lainnya yang dapat
menyebabkan timbulnya potensi benturan kepentingan.
2) Seluruh karyawan di lingkungan PT Royal Teknik Gemilang dilarang
melakukan pemberian atau menjanjikan sesuatu kepada siapapun
dalam rangka mengharapkan imbalan agar mendapatkan perlakuan
khusus.

c. Imbalan
1) Seluruh karyawan di lingkungan PT Royal Teknik Gemilang dihimbau
untuk tidak menerima imbalan dari bawahan, rekan kerja dan /atau
rekanan supplier barang dan vendor jasa sub dalam bentuk apapun . baik
berupa parsel maupun barang barang berharga lainnya yang dapat
menyebabkan timbulnya potensi benturan kepentingan dan
menurunkan nilai-nilai profesionalisme didalam pekerjaan.
2) Seluruh karyawan di lingkungan PT Royal Teknik Gemilang dihimbau
untuk tidak melakukan pemberian atau menjanjikan imbalan kepada
siapapun dalam rangka mengharapkan agar mendapatkan perlakuan
khusus.
E. TATA CARA DAN MEKANISME PELAPORAN ATAS PENYIMPANGAN (FRAUD)
Adapun mekanisme penyampaian pelaporan pelanggaran ataupun potensi
pelanggaran dapat dilayangkan melalui beberapa kanal yang disediakan oleh
manajemen royal teknik gemilang sebagai berikut ;

E.1 Pengaduan melalui pesan telegram

Layanan pengaduan dapat mengirimkan pesan telegram dengan format ;
NamaPelapor(opsional)#NamaTerlapor#
topikpermasalahan#pesanyangdisampaikan

layanan pengaduan pesan singkat dapat dikirimkan melalui telegram

ke nomor +62 812 8222 5993

E.2 Pengaduan melalui e-mail

Layanan pengaduan via email dapat dikirim melalui email dengan
Format sebagai berikut ;
- Subject : -------------------------------------
- Nama pelapor (Opsional diisi) : -------------------------------------
- Topik Permasalahan : -------------------------------------
- Pesan yg ingin : -------------------------------------
Disampaikan
- Bukti-bukti pendukung (jika ada): -------------------------------------

Layanan pengaduan via email dapatkan dikirimkan ke alamat email:

internalaudit@royalteknik.com

E.3 Setiap Pelaporan pelanggaran dan ataupun potensi pelanggaran yang

diinformasikan, manajemen royal Teknik gemilang akan menindak lanjuti
dengan penuh komitmen.
Setiap pelaporan dengan bukti bukti pendukung yang lengkap, detail dan
bukti kuat, akan dilakukan investigasi lebih lanjut.
F. PEMBERIAN APRESASI PERUSAHAAN (REWARD) ATAS UPAYA TURUT SERTA
AKTIF DALAM MENCIPTAKAN GOOD CORPORATE GOVERNANCE

Dalam upaya memastikan implementasi Good Corporate Governance (Tata

Kelola Perusahaan yang Baik) dan budaya pelaporan atas penyimpangan (fraud)
berjalan dengan efektif dan dapat memberikan dampak positif kepada
perusahaan , maka

Manajemen Royal Teknik Gemilang memberikan apresiasi kepada

Whistleblower salah satu dan atau beberapa hal dalam bentuk ;

1. Uang tunai, atau/dan

2. Review positif manajemen terhadap karyawan yang bersangkutan dan
pemberian hadiah lainnya oleh manajemen sesuai kebijakan perusahaan.

Demikian Memo Internal Layanan WhistleBlowing System (WBS) Ini dibuat dan
diharapkan dijalankan sebenar benarnya .

Jakarta, 25 Maret 2024

Diajukan Oleh Disetujui Oleh,

Septian Dwi Cahyo Darwin Lisan

Internal Audit, Director
Compliance, BPIM Manager