MAYAPADA HEALTHCARE GROUP

KEBIJAKAN PELAPORAN PELANGGARAN

WHISTLEBLOWING SYSTEM
WHISTLEBLOWING SYSTEM
Whistleblowing System (WBS) merupakan salah satu bentuk pengawasan yang disediakan oleh
Perseroan bagi pihak internal maupun eksternal yang memiliki informasi dan ingin melaporkan
suatu perbuatan berindikasi pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perseroan.

LATAR BELAKANG
Kebijakan ini ditujukan untuk meningkatkan efektivitas penerapan sistem pengendalian fraud
dengan menitikberatkan pada pengungkapan pengaduan. Pelanggaran terhadap peraturan dan
prinsip-prinsip GCG, nilai-nilai etika adalah hal yang harus dihindari oleh seluruh karyawan
Mayapada dan untuk menciptakan situasi kerja yang bersih dan bertanggungjawab di Mayapada
Hospital. Karena itu Mayapada menyusun dan menerapkan sistem whistle blower untuk
menciptakan suasana kerja yang bersih dan bertanggungjawab dan juga memberikan
kesempatan kepada seluruh lapisan masyarakat dan karyawan Mayapada Hospital untuk
menyampaikan laporan mengenai dugaan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip GCG. Dengan
adanya sistem pelaporan whisle blower ini diharapkan dapat mencegah dan mendeteksi potensi
terjadinya pelanggaran yang diperoleh dari mekanisme whistle blower ini perlu juga mendapat
perhatian dan tindak lanjut termasuk pengenaan hukum yang tepat agar dapat memberikan efek
jera bagi pelaku pelanggaran.

KEBIJAKAN
1. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak
Pidana Korupsi
2. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001 tentang perubahan atas Undang
– undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana
Korupsi
3. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas
4. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
5. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan
Korban Pasal 10 ayat 1
6. Undang – undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
7. Kode Etik Perusahaan

MAKSUD
1. WBS dibangun Perseroan untuk menjalankan pengendalian secara internal dan konsisten
serta berkesinambungan untuk menciptakan Tata Kelola Perusahaan yang baik.
2. WBS mengatur tata cara pengelolaan Pelaporan Pelanggaran yang terjadi di lingkungan
Perseroan.

TUJUAN
1. Membantu Perseroan dalam meningkatkan produktivitas kerja melalui pemberantasan
segala bentuk pelanggaran dan potensi pelanggaran.
2. Mengurangi kerugian Perseroan melalui pencegahan dini sebagai upaya tindak lanjut dari
pelaporan WBS
3. Meningkatkan citra dan menjaga reputasi Perseroan dengan adanya tata kelola Perusahaan
yang baik (Good Corporate Governance)
4. Membantu manajemen untuk menangani secara efektif segala bentuk pelaporan
pelanggaran dan potensi pelanggaran
5. Membantu Perseroan untuk menciptakan iklim yang kondusif serta mendorong pihak
internal maupun eksternal untuk melaporkan hal-hal yang dapat menimbulkan kerugian
finansial maupun non finansial termasuk hal-hal yang dapat merusak citra dan reputasi
Perseroan.
6. Meningkatkan efisiensi operasional pengelolaan perusahaan sehingga meningkatkan
kemampuan Perseroan dalam memenangi persaingan usaha.

RUANG LINGKUP
Pelanggaran atau potensi pelanggaran yang dapat ditindaklanjuti dalam mekanisme WBS adalah
sebagai berikut :
1. Korupsi
2. Gratifikasi
3. Suap
4. Money Laundering
5. Insider Dealing
6. Konflik Kepentingan
7. Kecurangan (Fraud)
8. Pelanggaran Kode Etik Perusahaan dan atau Standard Operating System
9. Penyalahgunaan wewenang/jabatan
10. Perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, atau membahayakan
keamanan perusahaan
11. Perbuatan yang menimbulkan kerugian finansial dan/atau non-finansial terhadap
perusahaan ataupun kepentingan perusahaan
12. Tindak pidana lainnya

WBS ini berlaku untuk kepentingan internal yang meliputi seluruh karyawan, Direksi dan Dewan
Komisaris.

PIHAK YANG MENGELOLA PENGADUAN

Perseroan membentuk WBS ini dengan struktur sebagai berikut :
Corporate Secretary sebagai pihak yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris bertanggung jawab untuk
melakukan pemantuan pelaksanaan WBS dan melaporkan kepada Dewan Komisaris
Dalam melaksanakan tugasnya Corporate Secretary akan membentuk Team WBS yang terdiri
dari:
1. Komite WBS
Bertanggung jawab memastikan WBS ini terimplementasi di seluruh perusahaan, Ketua
Komite WBS dapat menunjuk anggota-anggota komite termasuk penetapan fungsi dan tugas
setiap anggota serta masa keanggotaan. Ketua Komite wajib memastikan seluruh pelaporan
ditindaklanjuti hingga selesai.
2. Penanggung Jawab WBS
Komite WBS akan menunjuk setiap tahunnya Direksi atau Senior eksekutif secara bergantian
untuk bertanggung jawab terlaksananya dan tersosialisasinya WBS tersebut pada
perusahaan.
3. Fasilitator
Setiap penanggung jawab unit bisnis yang ditunjuk bertanggung jawab menetapkan setiap
fasilitator pada divisi unit kerja dibawah koordinasinya. Para fasilitator ini bertanggung jawab
untuk membudayakan WBS pada divisi dibawah koordinasinya.
4. Unit Investigasi
Setiap pelaporan yang masuk wajib dikoordinasikan oleh para fasilitator untuk disampaikan
kepada penanggung jawab terkait yang selanjutnya setiap laporan tersebut akan dibawa pada
meeting yang diselenggarakan oleh Komite WBS untuk ditentukan kelayakan pelaporan
tersebut untuk ditindaklanjuti oleh Unit Investigasi yang terdiri dari Satuan Pengawas Intern
(SPI) atau Internal Auditor dan dibantu oleh HC Audit Khusus untuk kasus-kasus terkait
Human Capital.
Unit Investigasi ini bertanggung jawab melakukan investigasi yang kasus yang telah
ditetapkan Komite untuk dicari fakta data serta proses-proses yang harus dilakukan oleh
Internal Auditor.
CARA PENYAMPAIAN LAPORAN PELANGGARAN
1. Media Pelaporan
Sarana pelaporan yang telah disediakan oleh Perseroan untuk menampung pengaduan dari
pelapor ke dalam WBS adalah sebagai berikut :
Email : WBS.MHG2011@gmail.com
Surat : Corporate Secretary PT Sejahterararaya Anugrahjaya Tbk
Jl. Honoris Raya Kav. 6, Modernland - Kelapa Indah,
Kota Tangerang - Banten 15117

2. Penyampaian Laporan Pelanggaran

Dalam menyampaikan laporan, pelapor harus memenuhi unsur – unsur sebagai berikut :
a. Identitas pelapor berupa nama (diperbolehkan anonim sebagai bentuk jaminan
kerahasiaan dan perlindungan), nomor telepon / email / sosial media lainnya yang
dipergunakan untuk berkomunikasi.
b. Bukti berupa data, dokumen, rekaman maupun gambar (hard copy atau soft copy).
c. Informasi memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan berpedoman
pada hal sebagai berikut :
• What, Pokok pengaduan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa
ditentukan
• Who, Orang atau pihak yang seharusnya bertanggungjawab atas kejadian tersebut
termasuk saksi dan orang/pihak yang diuntungkan/dirugikan.
• Where, Lokasi/unit tempat terjadinya pelanggaran menyebutkan nama tempat
atau fungsi yang dimaksud.
• When, Waktu atau periode terjadinya pelanggaran berupa bulan/tahun/tanggal
tertentu.
• How, Penjelasan bagaimana terjadinya, kronologis dan bukti pendukung.
d. Pelapor setiap waktu dapat menghubungi Pengelola WBS untuk mengetahui
perkembangan atas laporannya melalui media pelaporan yang tersedia.

3. Kerahasiaan dan Perlindungan Pelapor

a. Perseroan menjamin kerahasiaan Identitas Pelapor
b. Perseroan menjamin perlindungan terhadap pelapor dari segala bentuk ancaman,
intimidasi, hukuman atau tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama
pelapor menjaga kerahasiaan kasus yang diadukan kepada pihak manapun
c. Perlindungan ini juga berlaku bagi pekerja perusahaan yang melaksanakan investigasi
maupun pihak – pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan
4. Sanksi kepada Pelapor
Pelapor yang menyalahgunakan sistem pelaporan pada saluran WBS Perseroan akan
dikenakan sanksi yang berlaku berupa Perusahaan tidak akan memberikan jaminan
kerahasiaan maupun perlindungan kepada pelapor.
Kepada Pelapor yang mengirimkan laporan berupa fitnah ataupun laporan palsu dapat
dikenakan sanksi tuntutan pidana maupun perdata terkait dengan perbuatan tidak
menyenangkan ataupun pencemaran nama baik.

5. Perlindungan Pelapor dan Terlapor

1. Mayapada Hospital wajib memberikan perlindungan terhadap pelapor guna memberikan rasa
aman kepada pelapor terkait ancaman/tindakan yang didapat akibat laporan pelanggaran
yang disampaikan
2. Jika dikehendaki pelapor dapat menggunakan nama samaran yang berfungsi
a. Menjaga kerahasiaan identitas pelapor dan isi laporan.
b. Menjaga keamanan bagi pelapor maupun keluarganya dari kemungkinan kejadian yang
merugikan.
3. Mayapada Hospital memberikan jaminan kerahasiaan identitas pelapor kecuali jika berubah
menjadi status terperiksa di pemeriksaan internal maupun dan/atau jika harus ditangani oleh
pihak penegak hukum.
4. Perlindungan terhadap pelapor juga berlaku bagi para pengelola whistle blower system ,
pihak yang melaksanakan investigasi, maupun pihak-pihak yang memberikan informasi
terkait dengan pengaduan/penyingkapan tersebut.

6. Sanksi kepada Team WBS yang membocorkan pelaporan

Perseroan sangat melindungi kerahasiaan laporan yang dilaporkan oleh Pelapor, oleh karena
itu setiap laporan yang dibocorkan oleh Team WBS maka Perseroan dengan tegas akan
memberikan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

7. Tindak Lanjut Pelaporan

Untuk Laporan Pengaduan Pelanggaran yang dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal
akan ditindaklanjuti sebagai berikut :
a. Pengelola WBS menerima pengaduan dari pelapor melalui media yang telah disediakan
(Media Pelaporan), kemudian menelaah dan verifikasi laporan pengaduan apakah sudah
memenuhi minimal indikasi awal. Laporan Pengaduan Pelanggaran paling lambat 7 hari
kerja setelah laporan diterima.
b. Jika belum memenuhi indikasi awal Laporan Pengaduan Pelanggaran maka pengelola
WBS akan menginformasikan kembali kepada Pelapor untuk melengkapi hal tersebut dan
menyampaikan kembali melalui media yang telah disediakan.
c. Jika terpenuhi maka Laporan Pelanggaran tersebut diberikan Nomor Laporan Pengaduan
Pelanggaran dan didistribusikan paling lambat 7 hari kerja setelah laporan pengaduan
pelanggaran diterima dengan kondisi sbb :
• Jika Laporan Pelanggaran dilakukan oleh personil unit kerja dibawah Departemen
akan didistribusikan kepada Kepala Departement yang bersangkutan.
• Jika Laporan Pelanggaran terkait dengan Kepala Departemen akan didistribusikan
kepada Direksi yang membawahi bersangkutan.
• Jika Laporan Pelanggaran terkait dengan Direksi akan didistribusikan kepada
Direktur Utama yang membawahi bersangkutan
• Laporan Pelanggaran akan didistribusikan ke Departemen Internal Audit untuk
pemantauan proses tindak lanjut terhadap Laporan Pelanggaran tersebut.
d. Laporan Pelanggaran yang telah diterima dan ditelaah serta telah memenuhi kondisi
sesuai dengan seharusnya maka ditindaklanjuti dengan pemanggilan terlapor dan atau
saksi untuk dilakukan pemeriksaan terhadap laporan pelanggaran tersebut, apabila
terlapor tidak memenuhi 3 kali pemanggilan pemeriksaan maka dianggap setuju dengan
hasil keputusan yang ditetapkan oleh Direksi atau Kepala Departemen sesuai dengan
point c diatas dan diterbitkan berita acara pemeriksaan paling lambat 60 hari kerja setelah
laporan Pengaduan Pelanggaran diterima oleh Direksi / Kepala Departemen yang
bersangkutan. Dalam hal pemeriksaan terlapor dapat menghadirkan saksi serta berhak
untuk didampingi oleh konsultan hukum yang ditunjuknya
e. Tindak lanjut dari hasil pemeriksaan sebagaimana point d tersebut dibuatkan Keputusan
paling lambat 14 hari kerja setelah berita acara pemeriksaan diterbitkan dengan kondisi
sbb :
• Jika terbukti adanya bentuk pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor maka
Direksi / Pejabat berwenang berhak memberikan sanksi sesuai dengan peraturan
perusahaan maupun peraturan dan perundang-undangan yang berlaku berupa :
❖ Sanksi administratif dan atau
❖ Sanksi pengembalian kerugian Perusahaan dan atau
❖ Pelimpahan hasil investigasi kepada Instansi yang berwenang
• Jika tidak terbukti adanya bentuk pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor, maka
ditindaklanjuti dengan menerbitkan surat pemberitahuan penutupan pelaporan
pelanggaran dan Pengelola WBS menginformasikan kepada pelapor dan terlapor.
f. Departemen Internal Audit melakukan monitoring tindak lanjut dan membuat laporan ke
Direksi terkait dengan proses tindak lanjutan Laporan Pengaduan Pelanggaran.
 g. Pengelola WBS melakukan pemantauan dan menginformasikan kepada Direksi maupun
pelapor terhadap perkembangan proses tindak lanjut Laporan Pengaduan Pelanggaran.

8. Penutup
Pedoman whistle blower system ini harus dipatuhi oleh seluruh pelapor dan pegawai di
seluruh Mayapada Hospital, kepatuhan karyawan terhadap whistle blower ini dapat
diperhitungkan dalam penilaian kinerja dan pelanggaran terhadap program ini akan
dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.