EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

DI KEMENTERIAN AGAMA

April 2016
 Pendahuluan

EMIS EMIS (Education Management Information System)

adalah sistem informasi manajemen pendidikan yang
dikembangkan oleh Ditjen Pendidikan Islam untuk
mendukung pengelolaan data pokok lembaga
pendidikan Islam, baik formal maupun non-formal.

TUJUAN 1. Mengelola data pokok Pendidikan Islam.

2. Memenuhi kebutuhan jajaran Ditjen Pendis dan
stakeholder lainnya akan tersedianya data dan
informasi pendidikan Islam yang lengkap, akurat dan
tepat waktu.
3. Menyediakan data untuk perencanaan dan
pengganggaran program Pendidikan Islam.
4. Meningkatkan tata kelola data dan sistem informasi
pendidikan Islam.
2
 Pendahuluan
Tugas Pokok Subbag Sistem Informasi
Setditjen Pendidikan Islam - Kementerian Agama R.I

Sekretariat
Ditjen Pendidikan Islam

Bagian Bagian
Bagian Bagian
Perencanaan & Ortala dan
Keuangan Umum
Sistem Informasi Kepegawaian

Subbag Perencanaan  Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pengumpulan,

dan Anggaran pengolahan, penyajian, penyimpanan dan pelayanan data
pendidikan.
Subbag Sistem  Memastikan tersedianya sistem informasi yang dapat
Informasi diandalkan untuk mengelola data dan informasi pendidikan.
 Merencanakan anggaran dan kegiatan dalam rangka
Subbag Evaluasi dan pengembangan dan pengelolaan data dan sistem informasi
Pelaporan
pendidikan.
 Perkembangan Pengelolaan EMIS

2011 - .......
2006 - 2011

2002 - 2006
Subbag
Subbag Data Sistem
dan Informasi, Informasi,
1998 - 2002 Bagian Data Setditjen Setditjen
dan Informasi, Pendis Pendis
Setditjen (Eselon IV) (Eselon IV)
Basic Bagais
Education (Eselon III)
Project (BEP),
ADB -
Direktorat
Binrua Islam

4
 Siklus Hidup Data
Perencanaan
Data
Program

Evaluasi
Pelaksanaan Implementasi
Program Program

Pengendalian
Program

Kualitas Data menentukan Kualitas Perencanaan

 Pengelolaan data pokok pendidikan Islam di bawah naungan
Ditjen Pendidikan Islam dikelola melalui sebuah sistem
informasi yang dikenal dengan Education Management
Information System (EMIS).
 EMIS dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan jajaran
Ditjen Pendidikan Islam dan stakeholder lainnya akan
tersedianya data dan informasi pendidikan Islam yang lengkap,
akurat dan tepat waktu.
 Keberadaan EMIS bertujuan untuk mendukung perencanaan
dan pengambilan kebijakan program Pendidikan Islam.

6
 Kebijakan Pengelolaan Data Pendidikan Islam

 Ditjen Pendis menerapkan kebijakan satu pintu pendataan

pendidikan Islam melalui EMIS (Surat Edaran Dirjen Pendis Nomor
SE/DJ-I/PP.00.9/63/2013 tanggal 24 Juli 2013).
 Seluruh jajaran Pendis (pusat dan daerah) harus mendukung
pendataan pendidikan Islam satu pintu melalui EMIS.
 Data EMIS harus dijadikan sebagai dasar acuan dalam perencanaan
program dan anggaran pendidikan Islam.
 EMIS harus menjadi referensi utama bagi sistem-sistem informasi
lain yang ada di lingkup Ditjen Pendidikan Islam.
 Penyediaan dana operasional pengelolaan EMIS di setiap unit
pengelola EMIS di tingkat Pusat, Kanwil Kemenag Provinsi,
Kankemenag Kab./Kota, PTKIN dan Kopertais.

7
 Menyempurnakan Content Form.
 Menyempurnakan Sistem Validasi
 Menyediakan Aplikasi Desktop untuk mendukung
Kesempurnaan Sistem Validasi.
 Menyediakan situs SDM Pengelola Data.
 Menyedian situs Upload Data.

8
 Ruang Lingkup Data Pendidikan Islam (EMIS)

Direktorat di Lingkungan Ditjen Pendidikan Islam

Pendidikan Pend. Diniyah & Pendidikan Pendidikan
Madrasah Pesantren Agama Islam Tinggi Islam
• RA • Pondok • Guru PAI pada • PTKIN
• MI Pesantren Sekolah • PTKIS
• MTs • Madrasah • Pengawas PAI
• MA Diniyah
• Pengawas • Lembaga
Madrasah Pendidikan Al
Qur’an

RA : Raudhatul Athfal (setingkat TK) PTKIN : Perguruan Tinggi Keagamaan Islam

MI : Madrasah Ibtidaiyah (setingkat SD) Negeri (UIN/IAIN/STAIN)
MTs : Madrasah Tsanawiyah (setingkat SMP) PTKIS : Perguruan Tinggi Keagamaan Islam
MA : Madrasah Aliyah (setingkat SMA) Swasta

9
 Periode Updating Data EMIS

 Periode pemutakhiran data EMIS dilakukan per semester (2 kali

setahun).

Semester Ganjil
Semester Genap
(Agustus -
(Februari - April)
Nopember)

10
File ini terdiri dari 3 sheet :

i. Sheet "Petunjuk" : berisi petunjuk pengisian instrumen form

TP 2015/2016
ii. Sheet “Isian Data" : berisi format pendataan yang harus diisi
dan dilengkapi oleh setiap jenis form
iii. Sheet "Validasi Data" : berisi hasil validasi terhadap pengisian
data pada sheet isian

11
 Prinsip Pendataan

• Lengkap dan Akurat

Prinsip Lengkap dan Akurat adalah data yang
terkumpul harus lengkap (sesuai dengan format yang
tersedia) dan akurat (sesuai dengan kondisi riil yang
ada di ‘lapangan’).

12
 Prinsip Pendataan

• Akuntabel
Prinsip Akuntabel adalah data yang dikumpulkan
tersebut harus bisa dipertanggungjawabkan.

 Rapi
Prinsip Rapi adalah data yang dikumpulkan tersebut
dibuat satu tabel secara rapi baik secara penulisan
maupun isi data, harus sesuai dengan petunjuk
pengisian.
13
 Prinsip Pendataan

• Integrated
Prinsip Intergrated (Terpadu) adalah data yang
dikumpulkan tersebut akan dipergunakan untuk
berbagai pengambilan kebijakan yang dilaksanakan
oleh Ditjen Pendis, antara lain BOS, BSM, Akreditasi
Lembaga, Sertifikasi Guru, dan lain-lain.

14
 Prinsip Pendataan

• Tepat Waktu
Prinsip ketepatan waktu adalah data dapat
terkumpul sesuai dengan jadwal pendataan yang
telah ditetapkan.

15
 Alur Updating Data EMIS Madrasah TP 2015-2016

Aplikasi File
Input/Update Desktop Jika Sudah Backup Data
Data Valid, Upload File
Profil Lembaga Backup Data Backup Data
5 6
4
1
Jika Belum
Validasi Data Aplikasi EMIS
Valid, Kembali
Personal, Online
ke Langkah
Operator Siswa &
Nomor 2
Lembaga/ Lulusan
Madrasah

2
3 Manajemen User
& Monitoring
Progres Updating
Data
Input/Update Operator
Data Personal, Form Data Kanwil &
Siswa & Lulusan Excel Kab./Kota

16
 Alur Updating Data EMIS PAI (Ganjil 15/16)

Form
1 Data 2
3
Input/Update Excel Kirim Form
Data Data Excel Validasi dan
Kemenag
Guru PAI/ Gabung Data
Kab./Kota
Pengawas
PAI/FKG/KKG
/ MGMP/
Pokjawas
4
Belum VALID : Form
Konfirmasi ke Sumber Data
Data (Kembali ke
Excel
Langkah 1)
EMIS Pusat

Form 6
Data
5 Excel Validasi dan
Gabung Data
Kirim Data 5
Excel
Gabungan Kirim Data Excel
Kanwil Gabungan
Provinsi
Kemenag Kab./Kota
17
 Alur Updating Data EMIS PAI (Genap 15/16)

Form
1 Data 2
3
Input/Update Excel Kirim Form
Data Data Excel Validasi dan
Kemenag
Guru PAI/ Gabung Data
Kab./Kota
Pengawas
PAI/FKG/KKG/
MGMP/
Pokjawas
4
Belum VALID : Aplikasi
Konfirmasi ke Sumber Validasi
Data (Kembali ke Desktop
Langkah 1)

7 Aplikasi EMIS File

6 Backup
Monitor Online
Updating Upload File Data
Admin Data Backup Data
EMIS Pusat
5
& Kanwil VALID :
Backup data
18
 Requirment System

 Minimum .NET FrameWork 3.5

 Ms. Office 2007 untuk windows 32bit dan Office

2010 64 Bit untuk windows 64bit (atau dapat
menggunakan office 2007 dengan menginstal
Ms. Access Driver 2010 for Windows 64Bit)

 Menyesuaikan Regional Seting Format dalam

bentuk English (United States)
 Cara cek .Net Frame Work
 Melihat Melalui Registry, dengan cara
menjalankan regedit.exe dari

Tekan Tombol OK

20
 Cara melihat Type Engine Access
 Melihat melalui control panel dengan
memilih administrative tool.

21
www.emispendis.kemenag.go.id 21
 Cara melihat Type OS

1 Sesuaikan Aplikasi dengan OS (Operating System), dengan

melakukan pengecekan.
Start  Computer klik kanan (computer)  Properties

22
22
 Setel Regional Setting -1

Sesuaikan Regional Setting Komputer melalui Control Panel 

Region & Language, Pilih Tab Format dan Pastikan Format dalam
bentuk English (United States).

23
23
 Setel Regional Setting -2

Klik tombol Additional Setting. Pastikan Desimal simbol

dengan tanda titik (.) List Separator dengan tanda koma (,)

24
24
25
25
Problematika Aplikasi Desktop
Ada beberapa sebab:
1. Aplikasi pernah digunakan untuk login
sebuah kabupaten/kota. Solusinya
adalah menggunakan aplikasi baru
(fresh) yang belum digunakan untuk
login.
2. Kabupaten tersebut memang belum
terdata di master database EMIS.
Solusinya adalah menambahkan id
kabupaten ke dalam Aplikasi.

26
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibat karena format region komputer anda belum di

setting menjadi English (United States).

27
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibat File excell yang akan diupload masih terbuka.

28
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan perilaku Copy Paste dari data yang sudah
ada dan kurang cermat (perhatikan Header excell dan kolom
lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Format dengan nilai E+17 itu salah..Seharusnya tertulis

seperti deret text biasa yakni 123456789012345678.

29
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan perilaku Copy Paste dari data yang sudah
ada dan kurang cermat (perhatikan Header excell dan kolom
lainnya), Contoh kesalahan adalah sebagai berikut ini:

Kolom Periode Menerima BSM Seharusnya tertulis jumlah

frekuensi bukan Tahun, contoh 1 atau 2 atau juga bisa Nama
Siswa yang terlalu Panjang.

30
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan, ketidak sesuaian antara type OS dengan engine

acces. Kasus diatas menyatakan engine OS type 64 bit tidak
ter”tanam” di dalam komputer.

Solusi…Lakukan ceking seperti proses ceking (Type Engine Access)

…seperti pada slide 5. Pastikan ODBC (64-bit) tertanam driver
accesnya. Bila yang tertanam driver acces 32 bit (lihat dibagian ODBC
(32-bit)), maka driver tersebut harus di uninstall terlebih dahulu.

31
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan, memory yang “terkuras” akibat beberapa hal,

a.l: berjalannya beberapa aplikasi secara bersamaan, atau juga bisa
diakibatkan oleh antivirus/firewall yang bekerja, atau bisa juga di
sebabkan oleh virus yang “memakan” memory.

Solusinya: matikan semua aplikasi dan antivirus/firewall yang

sedang bekerja. Kalo masih terjadi hal sama setelah semua
dimatikan berarti HD komputer sebaiknya diinstall ulang dengan
OS baru.

32
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan, kesalahan operasi aplikasi.

Solusinya: Menggunakan Aplikasi terbaru.

33
 Problematika Aplikasi Desktop

Hal ini diakibatkan, “ketidaksempurnaan” software office

terutama excell.

Solusinya: Install ulang office.

34
Problematika Aplikasi Desktop

Silahkan unduh .NET

Framework tsb dari internet
.

35
 Problematika Aplikasi Desktop

Lihat form xls error di folder validasi error didalam aplikasi.

Perhatikan dengan sekesama setiap cell pada kolom tanggal
lahir tersebut, biasanya terdapat karakter spasi.
Jika setelah di cx tidak ada spasi, lihat kembali pengaturan di
regional setting (format tanggal ) dalam format English (United
States). .

36
Problematika Aplikasi Desktop

37
Problematika Aplikasi Desktop

38
 Problematika Aplikasi Desktop

Setelah Upload Data, terdapat warna merah pada

kabupaten/kecamatan tempat tinggal, maka yang harus
dilakukan adalah menyamakan spelling nama wilayah tersebut
dengan kode master yang dapat dilihat di
http://pendis.kemenag.go.id/file/dokumen/mstkec.xlsx
.

39
 Problematika Aplikasi Desktop

Di Bagian Gagal Validasi upload Data seakan tidak terlihat

“kesalahan” pengisian. Solusinya adalah lihat di bagian
folder validasi error, buka file xls tentang data detil yang
salah tersebut, nanti akan terbuka warna merah terlihat di
kolom yang menurut sistem datanya salah. .
40
 Problematika Aplikasi Desktop

Saat akan upload data “Alert” seperti diatas. Ini

disebabkan kerusakan file xls.
Solusi: sebaiknya unduh ulang dan kerjakan file xls di
komputer yang lain, karena komputer yang digunakan
sepertinya terkena virus .

41
 Optimalisasi Data EMIS Untuk Perencanaan Program

 Sebagai acuan utama data pendidikan Islam, data EMIS harus

berkualitas dan dapat diandalkan.
 Kriteria data yang berkualitas : obyektif, representatif, akurat, relevan
dan tepat waktu.
 Optimalisasi untuk meningkatkan kualitas data EMIS :
1. Pengembangan aplikasi pendataan EMIS yang dilengkapi dengan
tools validasi data.
2. Meningkatkan peran operator EMIS lembaga pendidikan sebagai
sumber data untuk dapat melakukan validasi data secara mandiri.
3. Meningkatkan peran operator EMIS Kemenag Kab./Kota dan Kanwil
sebagai verifikator dan supervisor data.
4. Mengoptimalkan pemanfaatan data EMIS untuk mendukung
berbagai program pendidikan Islam.
42
 Pemanfaatan Data EMIS

 Dasar perencanaan dan pencairan dana BOS (tercantum dalam Juknis

BOS).
 Dasar penetapan calon penerima Kartu Indonesia Pintar (KIP).
 Dasar perhitungan kebutuhan sarana prasarana Madrasah, Pondok
Pesantren & PTKI.
 Syarat bagi lembaga pendidikan Islam (Madrasah, Pondok Pesantren &
PTKI) yang ingin mengajukan bantuan sarana prasarana.
 Dasar untuk penerbitan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) dan
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
 Dasar penetapan calon peserta Ujian Nasional Madrasah.
 Bahan publikasi data Pendidikan Islam.
 Dasar pelaksanaan program yang terkait dengan PTK ???

43
 Sinkronisasi Data EMIS dengan Instansi Lain

 Pengelolaan dan penerbitan NPSN madrasah dan pesantren oleh

PDSPK Kemdikbud;
 Pengelolaan dan penerbitan NISN siswa madrasah melalui
mekanisme Verifikasi dan Validasi Peserta Didik Kemenag
(Vervalpdkemenag) yang dikelola PDSPK Kemdikbud.
 Pendataan Calon Peserta Ujian Nasional madrasah berkoordinasi
dengan Puspendik Kemdikbud.
 Penyusunan Indikator Pendidikan Nasional (APK/APM, dll)
berkoordinasi dengan PDSPK Kemdikbud.
 Pemadanan data EMIS dengan BDT TNP2K sebagai dasar KIP.
 Penerbitan dan verifikasi NUPTK dan NRG guru-guru di bawah
naungan Kemenag melalui mekanisme yang disepakati dengan
PDSPK Kemdikbud dan Ditjen GTK. ???

44
Sinkronisasi Data EMIS dengan Sistem Informasi Lain

APLIKASI IJOP

SIMSARPRAS SIMPATIKA

SIMBOS EMIS E-PLANNING

PIP/KIP VERVAL PD

VERVAL UN

45
 Permasasalahan Umum Dalam Pendataan EMIS (1)

 Masih ada lembaga pendidikan Islam yang tidak patuh dalam

melakukan updating data EMIS secara periodik  perlu penerapan
sistem reward & punishment secara lebih tegas dan konsisten.
 Belum tertibnya tata kelola data dan administrasi di sebagian
lembaga pendidikan Islam (RA/Madrasah & lembaga pendidikan
PD-Pontren). Contoh : duplikasi data siswa/PTK  perlu
pembenahan administrasi dan tata kelola lembaga pendidikan
Islam yang lebih baik.
 Minimnya SDM pengelola data baik di tingkat lembaga, Kemenag
Kab./Kota, Kanwil Provinsi maupun EMIS Pusat  perlu dibuat
regulasi yang mengatur operator/pengelola data EMIS di tingkat
Pusat, Kanwil, Kemenag Kab./Kota sampai lembaga.

46
 Permasasalahan Umum Dalam Pendataan EMIS

 Kendala struktural unit pengelola EMIS Pusat yang berdampak

pada kurang maksimalnya pengembangan sistem informasi dan
pengelolaan data EMIS  perlu penyesuaian struktur unit
pengelola data dan sistem informasi di tingkat Pusat.
 Belum semua unit kerja secara konsisten memanfaatkan data
EMIS sebagai sumber data perencanaan dan pelaksanaan program
Pendis  perlu dibuat regulasi yang mengatur hal ini secara tegas.

47
Jargon Data

48
49