Administrasi Perkantoran

1. Umi Alimah Nur Hidayah Fitrianti

(1707342049)
2. Anak AgungYoga Amandha (1707342073)
3. Servasius Dilifansio Dan (1707342073)
4. Nengah Dinda Kusuma Andriani (1707342074)
 Dalam pandangan sempit, administrasi perkantoran adalah
seluruh kegiatan yang bersifat teknis dan memiliki fungsi
atau peran penting dalam pelaksanaan pekerjaan operatif,
menyediakan keterangan untuk pimpinan, serta membantu
keefektifan organisasi perusahaan.
 Secara luas, administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan
merencanakan, mengarahkan, mengorganisir,
menyelenggarakan, mengawasi berbagai pekerjaan yang
berhubungan dengan ruang lingkup kantor dan tata usaha
secara tertib.
Ruang Lingkup Administrasi
Apa itu ruang lingkup perkantoran? Ruang lingkup
perkantoran adalah suatu ruang atau tempat
dilaksanakannya proses kegiatan pengelolaan
administrasi perkantoran. Di dalam ruang lingkupnya
ini terdapat fungsi-fungsiadministrasi perkantoran.
 Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran
 Kegiatan Kantor
1. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
 Kegiatan pertama yang dilakukan dalam proses mengelola kantor
adalah menyusun perencanaan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi.
Biasanya sebuah perusahaan akan mengadakan rapat kerja untuk
menentukan target serta agenda apa saja yang akan dicapai untuk ke
depannya.
 Dalam rangka mencapai tujuan bersama, perlu ditindak lanjut mengenai
pertimbangan resiko yang mungkin akan dihadapi. Perencanaan
perkantoran dalam bidang sumber daya administrasi ini penting untuk
dirumuskan secara matang, agar menyesuaikan dengan kebutuhan.
Klasifikasi penting tentang Perencanaan Perkantoran
 1. Perencanaan gedung
 Proses perencanaan gedung meliputi anggaran pembangunan, lokasi pembangunan, rangka
gedung.
 2. Tata ruang kantor
 Menata properti kantor dengan senyaman mungkin.
 3. Penerangan
 Pastikan setiap ruangan memiliki pencahayaan dari lampu dan pencahayaan alami dari sinar
matahari.
 4. Ventilasi
 Sediakan ventilasi dalam setiap ruangan, agar sirkulasi udara lebih efektif.
 5. Perlengkapan dan perabotan kantor
 Membuat perencanaan pengadaan barang perlengkapan dan peralatan kantor.
 6. Standar operasional kantor
 Merancang standar operasional prosedur kantor, seperti kebijakan dan ketentuan tertulis
maupun tidak tertulis.
 7. Rencana anggaran
 Membuat rencana anggaran dalam waktu berkala yang ditujukan untuk segala kebutuhan.
 8. Standar kualitas kerja
 Memberikan ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan kerja.
 9. Sistem informasi dan telekomunikasi
 Membutuhkan sistem dan instalasi perangkat komunikasi.
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Ada 3 poin yang merupakan fungsi-fungsi organisasi yang harus
dilaksanakan, yaitu :
1. Pemeliharaan relasi kerja yang efektif dengan pimpinan maupun
bawahan.
2. Pengarahan tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi.
3. Penyediaan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan operasional,
agar karyawan lebih mudah dalam menggunakan.
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang
telah dirumuskan.

1. Menggunakan sistem yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2. Menggunakan sistem yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang mengalami kesulitan dalam
bekerja.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.
6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji karyawan.
 Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam ruang
lingkup perkantoran meliputi :
1. Waktu pekerjaan kantor
2. Kualitas pekerjaan kantor
3. Dokumentasi
4. Pelayanan kantor
5. Metode dan standar operasional pekerjaan kantor
6. Biaya perkantoran
7. Peralatan dan perabotan
 Tujuan Administrasi Perkantoran
Secara umum
1. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi agar
pelaksanaan tugas berjalan secara efektif dan efisien.
2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan dokumen sesuai
standar operasional prosedur yang berlaku dalam perusahaan.
3. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan pengelolaan administrasi keuangan
(Accounting), agar proses pengelolaan aspek keuangan dapat
dipertanggungjawabkan serta dilaporkan.
4. Menerapkan dan meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap relasi.
5. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung
jawab masing-masing.
6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan berkomunikasi terhadap relasi
dengan memperhatikan etika dan lingkungan.
 Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
 Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat pelayanan, karena berfungsi
untuk membantu pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara efektif dan
efisien.
2. BersifatTerbuka dan Luas
 Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas, artinya semua pelaksanaan
tugas kantor dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam gedung sebagai
acuannya.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak
 Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak dalam organisasi atau perusahaan,
mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya.