BERKAS-BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI

Kegunaannya ada menyediakan bukti tertulis tentang

transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk
menghindari kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang
akan datang.
Bukti transaksi merupakan kejadian awal dalam siklus
akuntansi. Untuk itu perlu adanya bukti kuat yang
didalamnya terdapat pengakuan dari pihak luar atau
eksternal yang berwenang berupa tanda tangan yang
bersangkutan.
Bukti transaksi dapat dibedakan menjadi dua :
1. Bukti transaksi internal
2. Bukti transaksi eksternal
1. Bukti transaksi internal
adalah bukti transaksi yang dibuat, dicatat, dan juga beredar dilingkungan
perusahaan itu sendiri. Diantaranya :

1. Memo yaitu bukti transaksi intern yang berupa memo dari pimpinan
perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan suatu
kejadian
PD. Prima Jaya Abadi Nomor BM : 03/VII/ 10
Jl. Imam Bonjol No. 01 Tanggal : 30 Juli 2010
Semarang

MEMO

Dari : Kepala Bagian Akuntansi

Untuk : Urusan Akuntansi
Subjek : Pembuatan jurnal penyesuaian

Harap dibuat jurnal penyesuaian untuk gaji karyawan tengah semester, sebesar Rp
3.400.000 yang akan dibayarkan tanggal 2 September 2010.
2. Bukti Kas Masuk (BKM)
Adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai,
dan digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai

Contoh:
2 Juli 2010, PD. Prima Jaya Abadi Menjual 5 unit Komputer Dengan harga @ Rp 6.000.
000 secara tunai Kepada Toko Wahana Komputer. Nota Kontan Nomor 234. atas
transaksi tersebut PD. Prima Jaya Abadi Membuat nota kontan atau kwitansi yang akan
diserahkan kepada toko Wahana Komputer.
PD. Prima Jaya Abadi Nomor BKM : 01
Jl. Imam Bonjol No. 01 Semarang Tanggal : 2 Juli 2010

Bukti Kas Masuk

Diterima dari : Toko Wahana Komputer Jl. MT Haryono no. 175 Semarang
Uang sebanyak : Rp. 30.000.000,-
Terbilang : Tiga Puluh Juta Rupiah
Keterangan : Penjualan komputer secara tunai seperti tercantum dalam kwitansi
atau nota tunai No. 234 (Terlampir)
Mengetahui, Kasir, Penyetor

Yuliana Bella Alfiani

No Nama Akun No. Akun Jumlah

1 Kas (D) 101 Rp. 30.000.000,-
Penjualan (K) 401 Rp. 30.000.000,-
3. Bukti Kas keluar (BKK)
adalah bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai, misalnya pembelian
barang dagang secara tunai, membayar utang, dan membayar beban.

Dengan adanya pengeluaran uang tersebut perusahaan mendapat bukti transaksi,

misalnya : Kwitansi , Faktur, dan nota kontan.

Contoh :
5 Juli 2010 PD. Prima Jaya Abadi Membayar biaya iklan yang dimuat dalam koran suara
merdeka kepada annisa Advertising sebesar Rp. 1.000.000,- Berdasarkan kwitansi No. 07
yang diterima dari annisa advertising . PD. Prima Jaya Abadi akan membuat bukti kas
keluar beserta bukti pendukung atau lampirannya.
PD. Prima Jaya Abadi No. BKK : 007
Jl. Imam Bonjol No.01 Semarang Tanggal : 5 Juli 2010
Bukti Kas Keluar
Dibayar Kepada : Annisa Advertising, Jl. A. Yani No.20 Semarang
Uang Sebanyak : Rp. 1.000.000,-
Terbilang : satu juta rupiah
Keterangan : Pembayaran biaya iklan dalam suara merdeka, sesuai kwitansi No.
07 (Terlampir)
Mengetahui, Kasir, Penyetor,

Julianto Bellyanto Alfianto

No Nama Akun No. Akun jumlah

1 Beban Iklan (D) 501 Rp. 1.000.000,-

Kas
Dibukukan Oleh (K)
: Candra 101 Rp. 1.000.000,-
Tanggal 5 Juli 2010
2. Bukti transaksi Eksternal
adalah Bukti pencatatan yang terjadi akibat adanya transaksi dengan fihak
luar perusahaan. Antara lain :
1. Faktur (Invoice)
Adalah daftar perincian perhitungan penjualan barang secara kredit yang dibuat oleh fihak penjual dan
disampaikan kepada fihak pembeli.
Faktur ada 2 :
a. Faktur penjualan dan b. faktur pembelian
~ faktur dibuat 2 rangkap, faktur asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang sedangkan
salinannya dipegang oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan barang.

Informasi yang termuat dalam faktur :

a. Nama dan alamat perusahaan penjual, berikut cap sebagai tanda keabsahannya
b. Kepada siapa faktur tersebut ditujukan
c. Tanggal terjadinya transaksi
d. Nomor faktur
e. Banyaknya barang yang dijual
f. Nama barang yang dijual
g. Harga satuan barang yang dijual
h. Jumlah harga
i. Syarat pembayaran (jatuh tempo)
beberapa syarat pembayaran yang terjadi dalam perjanjian jual beli secara kredit
1. n/30 , artinya pembayaran dilakukan paling lambat 30 hari setelah terjadi
transaksi jual beli
2. 2/10, n/30, artinya jika pembayaran dilakukan sebelum maksimal 10 hari setelah
terjadi transaksi akan mendapat potongan 2 %, dan pembayaran faktur paling
lambat 30 hari setelah transaksi
3. 2/10,1/15,n/30, artinya jika pembayaran dilakukan 10 hari atau kurang dapat
potongan 2%. Namun jika pembayaran dilakukan setelah 10 hari sampai 15 hari
dapat potongan 1%. pembayaran faktur paling lambat 30 hari setelah transaksi
4. EOM (End Of Month), artinya pembayaran dilakukan paling lambat pada akhir
bulan berjalan
5. n/10, EOM, artinya pembayaran harus dilunasi paling lambat 10 hari setelah akhir
bulan tanpa potongan.
Contoh :
7 Juli 2010, PD. Prima Jaya Abadi (non PKP) menjual 10 unit komputer merek Awettenan
type SX 45 dengan harga @ Rp 6.000.000,- kepada toko Cinta Komputer.
No. Faktur 30/FJ/10, No. Order 124/C/10, syarat 2/10,n/30.
PD. Prima Jaya Abadi No. FJ : 30/FJ/10
Jl. Imam Bonjol No.01 No. Order: 124/C/10
Semarang Tanggal : 7-7-2010
Syarat : 2/10, n/30

Faktur
Kepada :
Toko Cinta Komputer
Jl. Sukarela N0.50 Semarang

banyak Keterangan Harga Jumlah

10 Komputer Awettenan SX 45 Rp.6.000.000,- Rp. 60.000.000,-
Jumlah Rp. 60.000.000,-
Terbilang : Enam Puluh Juta Rupiah
2. Kuitansi
adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh
pihak penerima uang.
Pada jumlah tertentu kuitansi harus dibubuhi materai sesuai dengan
peraturan yang berlaku.

Lembar kwitansi ada 2 bagian :

a. bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar sebagai bukti
pengeluaran uang/bukti pembayaran.
b. bagan kedua adalah bagian yang tertinggal (tembusan) /sus/bonggol
kuitansi disimpan pihak penerima sebagai bukti pencatatan penerimaan uang
sementara.

Contoh:
10 Juli 2010 PD. Prima Jaya Abadi membeli Kendaraan berupa Truk dengan
tunai seharga Rp. 250.000.000,- dari Astra Mobilindo
 2
No. 035 No. 035
Telah terima dari : PD Prima Jaya Abadi
Telah terima dari Uang sejumlah : dua ratus lima puluh juta rupiah
PD. Prima Jaya Abadi Untuk pembayaran : 1 unit mobil truk

Untuk pembayaran Semarang, 10 Juli 2010

1 unit mobil truk Ttd
Rp. 250.000.000,-
Uang sejumlah
Rp. 250.000.000,- M. Zikrullah
3. Nota Debet (return pembelian)
adalah bukti pernyataan/pemberitahuan yang dikirim oleh perusahaan (pembeli)
bahwa akun kreditur (penjual) telah didebit karena adanya hal-hal tertentu.

Nota debet mengurangi utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan
yang dibuat oleh pembeli.

Lembar asli diserahkan kepada penjual, sedangkan salinannya disimpan pembeli.

Contoh :
12 Juli 2010 PD. Prima Jaya Abadi mengembalikan sejumlah barang dagangan yang
dibeli berupa komputer ke Centeral Komputer sebagai berikut :
1. 2 Unit Komputer jenis awettenan SX 010 dengan harga @ Rp. 2.500.000,-
2. 3 Unit Komputer jenis Awettenan SX 020 dengan harga @ Rp. 2.800.000,-
Nota debet nomor 03/ND/VII/10
Centeral Komputer Nota Debit No. : 03/ND/VII/10
Jl. Teuku Umar No. 25 Tanggal : 12 Juli 2010
Semarang
NOTA DEBET
Kepada :
PD. Prima Jaya Abadi
Jl. Imam Bonjol No. 01
Semarang

Dengan ini kami telah mendebet utang saudara sebagai berikut :

No. Nama Barang Banyak Harga satuan Jumlah Harga

1 Awettenan SX 010 2 Rp. 2.500.000 Rp. 5.000.000,-
2 Awettenan SX 020 3 Rp. 2.800.000 Rp. 8.400.000,-
Centeral Komputer
Jumlah Ttd.400.000,-
Rp. 13.

Terbilang : Tiga belas juta empat ratus ribu rupiah M. Nashiir Anugerah
4. Nota Kredit (return penjualan)
adalah bukti pernyataan bahwa akun debitur telah di kredit sejumlah tertentu
karena adanya hal tertentu.

Nota kredit mengurangi piutang usaha dan dibuat oleh penjual.

Lembar asli diberikan kepada pembeli, sedangkan salinannya disimpan

penjual.

Contoh :
14 juli 2010 PD. Prima Jaya Abadi menerima kembali barang yang dijual
kepada Tn. Akbar sebagai berikut :
1. 1 Unit komputer Merk SX 15 dengan harga @ Rp. 2.000.000,-
2. 2 Unit komputer Merk SX 18 dengan harga @ Rp. 2.200.000,-
Nota kredit nomor 07/NK/VII/10
PD. Prima Jaya Abadi Nota Kredit No. : 07/NK/VII/10
Jl. Imam Bonjol No. 01 Tanggal : 14 Juli 2010
Semarang
NOTA KREDIT
Kepada
Tn. Akbar
Jl. Citra No. 354 Semarang

Dengan ini kami telah mengkredit piutang saudara sebagai berikut :

No. Nama Barang Banyak Harga Jumlah

1 Komputer SX 15 1 Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000,-
2 Komputer SX 18 2 Rp. 2.200.000 Rp. 4.400.000,-
Jumlah PD. Prima
Rp. Jaya Abadi
6.400.000,-
Ttd.

Terbilang : Enam juta empat ratus ribu rupiah Putri Zakiyah R.

5. Cek
adalah surat perintah kepada bank dari orang yang menandatangani untuk
membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau
orang yang namanya disebutkan dalam cek
Contoh Cek :
LOGO BCA BANK CENTRAL ASIA No. CA 8680652 CEK
16-07-2010 KCP SEMARANG
JAWA TENGAH

Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada …………………………………………………………………………. atau pembawa

Uang sejumlah Rupiah …..satu milyar tujuh ratus juta rupiah ----------------------------------------------------------
………………………………………………………………………………………….Rp. # 1.700.000.000 # …………………………………..

Ir. H. ahmad Chandra

1172203067505 Tanda tangan dan cap perusahaan

#*123456#*838###9943#* 0123456789#* 00 #*0000001700000000#***

Penjelasan :
BCA : Nama Bank tertarik
no. CA 8680652 Cek : Nomor seri cek
Ir H. Ahmad Chandra : Personalia Nasabah (Jika Ada)
#*123456 #* : Nomor seri
838#*9943 #* : Sandi bank tertarik
0123456789#* : Nomor rekening nasabah
00 : Sandi Transaksi Cek
#*00000001000000#** : Nominal

6. Bilyet Giro
adalah surat pemindahbukuan dari nasabah suatu Bank kepada Bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya kerekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro
LOGO BCA BANK CENTRAL ASIA BILYET GIRO No. AC 483906
KCP SEMARANG 15 Juli 2010
Diminta kepada saudara pada tanggal 15 Juli 2010 Memindahkan sejumlah uang atas beban
rekening kami sejumlah Rp. 2.500.000,- ( Dua Juta Lima Ratus Ribu rupiah )

Untuk untung rekening nomor atas nama pada bank

31.43.123 Asep BRI
PD. Prima Jaya Abadi
Jl. Imam Binjol No.01
Semarang Tanda tangan dan cap perusahaan

#* 000113#*838##9943#* 0123456789#* 10 #** 0000002500000#**

7. Re kenin gko ran
Re ken ingko ran timb ul karen aad anyas etoran dan ad ari pe rusah aan , dan p enguan gan cek yangd ikel uarkan p eru sahaan ke pad ap ihak Ban k. Reken ing koran d apatd itari k sewaktu -waktu, seh ingga sald onya ser ing ber ubah-ub ah .
Re ken ingko ran memuat infor mas i me ngen ai :
a. sald o si mpanan pe rusahaan yan gbe rsangkutan
b. seto ran-s etoran pe rus ahaan, baik dalambe ntu k u ang tun ai maupu n cek, dan di catse bagai mu tasi kred it
c. Ce k-cek yagd itarik pe rusahaan di catse bagai mu tasi d eb et
8. No takontan/n otat un ai
ad alah bu kti ats pe mb elian s ejumlah baran gs ecara tun ai yan gd ibuat ol eh pe njual dan di be rikan kep ada pembel i.
No taasli d ibe rikan kep ada pe mbe li d an le mb aran ked uaatu salinan nya disi mp an o leh pen ju al se bagai bu kti pen jualan tun ai.
Co nto h :
20 Ju li 2 010 , PT. Ci ptaKompute r me nju al ko mp ute r kep ada PD. P rimaJaya ab adi s ecara tunai se bagai b eriku t :
10 u nit ko mp uter SX 3 0 @ 4 .00 0.0 00,-
15 u nit ko mp uter SX 3 2 @ 5 .00 0.0 00,-
PT CIPTA KOMPUTER Nomor : 08/NK/VII/10
Jl. Beringin No.100 Tanggal : 20 Juli 2010
Semarang

NOTA KONTAN
Yth.
PD. Prima Jaya Abadi
Jl. Imam Bonjol No. 01
Semarang

No. Nama Barang Banyak Harga Jumlah

1 Komputer SX 30 10 Rp. 4.000.000 Rp. 40.000.000,-
2 Komputer SX 32 15 Rp. 5.000.000 Rp. 75.000.000,-
Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan
Total Rp. 115.000.000,-
PT. CIPTA KOMPUTER

SUCIYA
9 . Surat Pe sanan atau P O ( P urch as e Ord er )
ad alah su rat ni aga yang dib uat o leh per us ah aan/s es eo ran gs elaku p embeli kepada p ihak p en ju al yan g b er isikan p emes an an baran g .
C ontoh :
2 4 Jul i 2 01 0 PD. P rima Jaya Abadi memesan baran gkep ada PT.C iptaLestari , No. P O1 40 /P O/VII/ 10 . d engan p er incian sebagai b erikut
1 . 2 0 u n it C P U @ R p. 1 .50 0 .00 0 ,- ( ko de b aran g TP 01 )
2 . 2 0 u n it Mo ni to r @ Rp . 75 0 .00 0 ,- ( Ko de b arang TX 1 0)
P PN 1 0% d ar i to tal pembel ian
PD. Prima Jaya Abadi Kepada Yth.
Jl. Imam Bonjol No. 01 PT. Cipta Lestari
Semarang Jl. Anggrek 15 Semarang

PURCHASE ORDER
No : 140/PO/VII/10
Tanggal Kirim : 24 Juli 2010

No Kode Barang Nama Barang Banyak Harga Jumlah

1 TP 01 CPU 20 Rp. 1.500.000 Rp. 30.000.000,-
2 TX 10 Monitor 20 Rp. 750.000 Rp. 15.000.000,-
Catatan : Subtotal Rp. 45.000.000,-
~ Nomor PO harap dicantumkan dalam surat jalan
~ Jika terjadi selisih/beda harga harap dikonfirmasi PPN 10% Rp. 4.500.000,-
Pemesan Total Pemasok
Rp. 49.500.000,-
Ttd Ttd

Alexander Frenky
Keterangan :
Ji ka baran gti dak l an gsu n gd iamb il oleh p emb eli atau d iantar ke al amat pemb el i p etu gas yang men gantar baran g pesanan akan d ibekali b eb erap a do ku men , yaitu :
a. Faktu r
b . Pesanan Pen ju alan ( sales order) atau p en gantar b arang
c. Su rat Jalan
d . B ukti p en er imaan b arang/b ukti pemb elian

1 0. pe sanan p e njualan (sale s o rd er ) atau p en gantar b aran g

ad alah salinan dari pu rch as eo rd er yan g dib u at o leh p en ju al/ peru sahaan.

Su rat in i d isampaikan o leh p etu gas yang mewaki li p en ju al s aat men gantar b aran g kep ada pemb el i.
PT. Cipta Lestari
Jl. Anggrek 15 Semarang
SALES ORDER

No. SO : 150/SO/VII/10 Kepada Yth.

No. PO : 140/PO/VII/10 PD. Prima Jaya Abadi
Jl. Imam Bonjol 01 Semarang

No Kode dan Nama Barang Banyak Harga Jumlah

1 TP 01 CPU 20 unit Rp. 1.500.000 Rp. 30.000.000,-
2 TX 10 monitor 20 unit Rp. 750.000 Rp. 15.000.000,-
Terbilang : Subtotal Rp. 45.000.000,-
Empat puluh sembilan juta lima ratus ribu
rupiah PPN 10% Rp. 4.500.000,-
Pemasok
Total harga Rp. 49.500.000,-
Ttd

Frenky
11. Surat Jalan (delivery order)/ DO
adalah surat pengantar atas barang yang ditujukan kepada pembeli oleh penjual/perusahaan.

PT. Cipta Lestari

Jl Anggrek 15 Semarang
SURAT JALAN
No. DO : 151/DO/VII/10 Kepada Yth.
No. PO : 140/PO/VII/10 PD. Prima Jaya Abadi
Jl. Imam Bonjol 01 Semarang

No Kode Barang Nama Barang Banyak Satuan

1 TP 01 CPU 20 Unit
2 TX 10 Monitor 20 Unit
Total 40 Semarang,Unit
24 Juli 2010
Diterima, Pengirim Hormat Kami
Ttd Ttd Ttd

Alexander Slamet Frenky

12. Bukti pembelian/Laporan penerimaan barang
adalah bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi pembelian.

Contoh :
24 juli 2010 PD. Prima Jaya Abadi membeli dari PT. Cipta Lestari. No. Faktur
175/FB/VII/10, Syarat 2/10,n/30
20 Unit CPU (Kode barang TP 01) @ Rp. 1.500.000,-
20 Unit Monitor (Kode barang TX 10) @ Rp. 750.000,-
PD. Prima Jaya Abadi No. Faktur : 175/FB/VII/10
Jl. Imam Bonjol No. 01 Tanggal : 24 Juli 2010
Semarang
Bukti pembelian/laporan penerimaan barang
Dibeli dari : PT. Cipta Lestari, Jl. Anggrek No. 15 Semarang

No Kode dan nama barang Banyak harga Jumlah

1 TP 01 CPU 20 Rp. 1.500.000 Rp. 30.000.000,-
2 TX 10 Monitor 20 Rp. 750.000 Rp. 15.000.000,-
Subtotal Rp. 45.000.000,-
PPN 10% Rp. 4.500.000,-
Mengetahui, Kasir , Total Rp.Penyetor,
49.500.000,-
Ttd Ttd Ttd.
Yuliana Bella Alfiani

Nama Akun Debit Kredit

Dibukukan Oleh: Pembelian Rp. 45.000.000,- -
PPN Rp. 4.500.000,- -
Candra Utang dagang - Rp. 49.500.000,-