SELAYANG PANDANG TENTANG

STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
PENGERTIAN
• Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan
menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
• SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus
dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu
• dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi
tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis
tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah
organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran,
formulir, diagram dan alur kerja (flow chart). SOP sering juga disebut
sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan
dan mengevaluasi suatu pekerjaan
Tujuan SOP
• Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja
petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas/pegawai terkait.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari
malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi
Fungsi SOP
• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah
dilacak.
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam
bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
MANFAAT SOP

1. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan
mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
2. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
3. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab individual pegawai dan
organisasi secara keseluruhan.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki
kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
8. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
10.Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Efisiensi dan efektivitas.
3. Keselarasan.
4. Keterukuran.
5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.
PRINSIP PELAKSANAAN SOP
1. Konsisten.
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Mengikat.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan baik.
JENIS SOP
1. SOP TEKNIS, adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat
teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak
ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
2. SOP ADMINISTRATIF, adalah standar prosedur yang diperuntukkan
bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.
FORMAT SOP
1. Langkah sederhana (Simple Steps) Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan
disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan.
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) Format ini merupakan pengembangan dari simple
steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Dalam
hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah
secara terperinci.
3. Grafik (Graphic), Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,
maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke
dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Alir (Flowcharts) , Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP
tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan
jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga
menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai
melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
Cara Pembuatan SOP
1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara Bagian Pengolahan’
singkat langkah demi langkah, fleksibel dan
dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah 6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya,
mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan
2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dan harus ada pengecualian yang seminimun-
dimengerti dengan cepat dan berusaha minimunya terhadap peraturan
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-
baiknya 7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang
tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan
3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif yang tidak perlu
bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan 8. Pembagian tugas tepat dan memberikan
melakukan sesuatu bukan mengharap pengawasan yang terus menerus atas
melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim spesifikasi
ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’. pekerjaan yang dilakukan
4. Menggunakan pernyataan positif, bukan 9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus
pernyataan negatif. Contoh: ‘Lengkapi lembar memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ tujuan
bukan ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar 10.Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan
kerja dilengkapi’. sampai yang minimum
5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas
dalam satu kalimat. Contoh: ‘Kirim buku ke
PIHAK YANG HARUS TERLIBAT DALAM
PENYUSUNAN SOP
1. Pengurus Operasi (Operation Manager), Pengurus Operasi akan
mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan
menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua
prosedur yang digunakan sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung
kepada keadaan.
2. Penulis SOP (Procedure Writer), Procedure Writer akan membuat SOP
tersebut.
3. Manajer Kualitas (Quality Manager), Manajer Kualitas akan memahami
dan merupakan orang yang bertanggungjawab meluluskan prosedur
tersebut.
4. Pengguna/pekerja (User), Pengguna akan melaksanakan prosedur
tersebut.
• IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG PERLU DISUSUN SOP-NYA
• PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA
• TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG
TELAH DIPILIH
• IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS YANG DI-SOP-KAN
• IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN
• BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP
• TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITAS
• TULISKAN AKTOR PADA KOLOM AKTOR
• TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM
KOLOM AKTIVITAS
• BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN