Strategi persiapan puskesmas untuk

reakreditasi
dan
Tehnis survei reakreditasi

Kabupaten Gunung Kidul

Strategi persiapan Puskesmas untuk
Reakreditasi
• Tetapkan target kapan siap untuk dilakukan
survei
• Tetapkan target kelulusan (status akreditasi)
• Pahami betul standar dan instrumen:
– Mengerti apa makna standar, kriteria, dan EP
– Paham apa yang dipersyaratkan
– Paham regulasi yang harus disusun
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk memenuhi kriteria
– Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk implementasi regulasi
yang telah disusun
– Paham apa yang akan ditelusur untuk membuktikan
kegiatan/implementasi dilakukan
• Lakukan asesmen awal dan perhatikan gaps
antara standar dan pencapaian saat ini
• Susun strategic action plan dengan
penjadualan yang jelas (mile-stones untuk
menuju akreditasi)
Perhatikan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu dilakukan
dengan tahapan (sequence)/urutan logis mapping kegiatan
dengan penjadualan yang jelas
• Gunakan instrumen bantu pendampingan
• Persiapkan regulatory documents:
– SK, Pedoman, Panduan, SOP
– Perencanaan Puskesmas, Perencanaan Program,
Kerangka Acuan Kegiatan
– (tidak ada salahnya mencontoh dari tempat lain,
asal benar)
• Pendekatan kolaboratif (team work, lintas
disiplin) dan dokumentasikan setiap
pertemuan-pertemuan yang dilakukan
• Implementasikan Kaizen: 5 R & PDCA (dan
dokumentasikan):
– Awali dengan menerapkan tata graha (5R)
– Lakukan process improvement (CQI-PDSA)
• Lakukan self assessement berulang
• Jika perlu kepala Puskesmas take the lead from
the beginning to the end
• Identifikasi dan laksanakan pelatihan-pelatihan
yang perlu diikuti untuk mendukung
pemenuhan persyaratan:
–Audit internal dan tinjauan manajemen
–Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien
–Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
–Audit Klinis
 Manfaatkan narasumber yang ada di daerah
yang sudah dilatih oleh Kemenkes
• Menjelang penilaian (1 bulan): lakukan survei
simulasi – manfaatkan tenaga surveior yang ada di
daerah
• Lakukan perbaikan terhadap rekomendasi dari hasil
survei simulasi
• Perhatikan dari pentahapan kegiatan, yang
mana yang bisa diakselerasi, dan dengan cara
apa
 Persiapan Puskesmas
untuk
akreditasi pembaharuan
(reakreditasi)

(accreditation renewal)
Beberapa hal penting harus diperhatikan

• Perhatikan adanya
perubahan kebijakan
pemerintah tentang
kesehatan
• Perhatikan adanya
perubahan kebijakan
pemerintah yang terkait
dengan puskesmas
• Status kelulusan sekarang.
• Apakah semua
rekomendasi dari survei
yang lalu sudah ditindak
lanjuti
• Bagaimana continuous
improvement berjalan di
puskesmas
• Status kelulusan yang
dikehendaki
 Administrasi Manajemen
• Visi, misi, tujuan, tata nilai apakah sudah direview dan ditindak lanjuti
• Pastikan siklus perencanaan diikuti
– Rencana Strategis
– RUK
– RPK
• Perencanaan berdasar:
– Peraturan perundangan
– Hasil analisis kebutuhan masyarakat
– Sesuai dengan visi, misi, tupoksi
• Indikator kinerja perlu direview kembali (baik admen, ukm, dan ukp)
sesuaikan dengan kebijakan yang baru
• Kebijakan, pedoman/panduan, SOP perlu direview dan diperbaiki
• Review thd pengorganisasian, staffing, uraian tugas penilaian kinerja
staf
• Komunikasi dan koordinasi/kerjasama lintas program dan lintas sektor
• Keterlibatan staf dalam upaya peningkatan mutu yang
berkesinambungan
 Upaya Kesehatan Masyarakat
• Perencanaan tiap-tiap UKM
• Perencanaan:
– Berdasar analisis
kebutuhan masyarakat
– Berdasar hasil SMD dan
MMD
• Indikator-indikator yang
digunakan baik untuk
monitoring maupun untuk
evaluasi
• Kebijakan,
pedoman/panduan, dan SOP
perlu direview kembali
• Pengorganisasian,
staffing, uraian tugas
• Penilaian kinerja
karyawan
• Komunikasi dan
koordinasi/kerjasama
lintas program dan lintas
sektor
• Keterlibatan staf dalam
upaya peningkatan mutu
yang berkesinambungan
 UKP
• Lengkapi regulasi yang dipersyaratkan:
– Kebijakan pelayanan klinis dan pelayanan penunjang
– Pedoman pelayanan klinis dan pedoman-pedoman
pelayanan penunjang
– SOP-SOP baik medis, keperawatan, kebidanan, nutrisi, dsb
• Penekanan pada telusur lapangan, mulai dari pendaftaran s/d
pasien pulang atau dirujuk (continuity of care)
• Perhatikan untuk telusur rekam medis baik tertutup maupun
terbuka
• Kelengkapan pengisian rekam medis: Pengisian SOAP dan
Edukasi Pasien
• Bab 9:
– Keterlibatan seluruh praktisi klinis mulai dari perencanaan program
mutu dan keselamatan pasien, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi, penetapan area prioritas, penyusunan indikator mutu klinis
dan keselamatan pasien
Hal-hal penting untuk
persiapan reakreditasi
• Pengorganisasian ulang tim akreditasi
(jika perlu)
• Lakukan refreshing standar akreditasi
• Lakukan refreshing manajemen
puskesmas
• Review kebijakan-kebijakan kesehatan
yang baru dan bagaimana penerapannya
• Lakukan self assessmen ulang
• Lakukan review thd regulasi (kebijakan,
pedoman/panduan, SPO), jika perlu
lakukan perbaikan
• Perhatikan proses perencanaan tiap-tiap unit kerja/tiap program
UKM
• Perhatikan proses perencanaan puskesmas
• Perencanaan program mutu dan keselamatan pasien
• Perencanaan program audit internal setahun
• Review struktur organisasi, uraian jabatan
• Review staffing, uraian tugas, penilaian kinerja karyawan
• Lakukan implementasi sesuai dengan rencana yang disusun dan
sesuai dengan regulasi yang ada, pastikan bukti-bukti
pelaksanaan
• Latih staf untuk memahami dan mampu mengerjakan
• Lakukan self assessmen ulang tiap 3 bulan sekali, dan lakukan
perbaikan
• Lakukan monitoring dan evaluasi thd capaian kinerja dan tindak
lanjut
 Pendampingan
• Tiap 6 bulan sekali melakukan pendampingan pasca
akreditasi untuk memonitor tindaklanjut yang dilakukan
puskesmas terhadap rekomendasi surveyor
• Pada tahun ketiga:
– Pastikan semua rekomendasi dari survei sebelumnya
sudah ditindak lanjuti
– Pastikan proses perencanaan puskesmas dilakukan
sesuai dengan PMK 44/2016
– Buat program pendampingan untuk tahun ketiga:
• Penggalangan ulang komitmen
• Review standar dan instrument akreditasi
• Review dokumen-dokumen regulasi yang sudah
disusun dan lakukan revisi jika diperlukan
• Lakukan self assessment awal dan buat rencana
tindak lanjut
• Pastikan implementasi dilakukan pada tahun
terakhir dengan pendokumentasian yang lengkap
• Susun jadual pendampingan sesuai kebutuhan
• Lakukan self assessment dan tindak lanjut sesuai
kebutuhan
• Pastikan nilai paling tidak 10 % diatas nilai
minimal dari kelulusan yang ditargetkan
 Survei reakreditasi
• Paling lambat harus dilakukan 1 bulan
sebelum masa berlaku sertifikat habis
• Seluruh rekomendasi yang diberikan
oleh surveyor pada survey sebelumnya
sudah ditindak lanjuti
• Semua dokumen regulasi yang disusun
sudah memenuhi persyaratan tata
naskah
• Semua dokumen regulasi minimal
sudah direview satu kali, dan jika
diperlukan dilakukan revisi sesuai
dengan kebutuhan dan jika ada
perubahan peraturan perundangan
• Telusur akan difokuskan pada
implementasi setahun terakhir (tidak
menutup kemungkinan meluas telusur
tahun-tahun sebelumnya)
• Proses pengajuan sama dengan proses
pengajuan survei yang pertama
 What is my role in the survey?

• Setiap karyawan pada semua tingkat

bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas
sesuai misi puskesmas dan menyediakan
pelayanan terbaik pada pasien/sasaran
program/masyarakat
• Surveyor akan mewawancarai setiap karyawan
tentang kontribusi masing-masing thd tupoksi
puskesmas, capaian kinerja, dan upaya
perbaikan mutu dan keselamatan pasien
 What should I do if a surveyor asks me a question?

• Dengar dan jangan gugup (Listen and stay calm)

• Berfikir dulu sebelum menjawab (Think carefully
before answering a question)
• Jawab hanya yang ditanyakan, tidak perlu
elaborasi jika tidak ditanya (Only answer the
question asked by the surveyor. You do not
need to elaborate).
• Jika tidak paham apa yang ditanyakan, mintalah
klarifikasi (If you don’t understand a question,
ask for clarification).
• Jika memungkinkan, sampaikan praktik dan prosedur yang
mendukung jawaban thd apa yang ditanyakan (Whenever
possible, mention our practices and procedures that support
your answers).
• Tunjukkan antusiame dan perhatian (Show enthusiasm and
interest!)
• Tunjukkan keberhasilan dan hal yang diketahui dengan
benar (Show off your successes and the things you know
and do well.)
• Tunjukkan kebanggaan thd unit kerja (Exhibit pride in your
department.)
Tehnis survei reakreditasi
Verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Proses survei
(RDOWS)

• Regulasi VERIFIKASI
• Dokumen bukti (COCOKAN BUKTI DG PERSYARATAN)
• Observasi
• Wawancara KONFIRMASI
• Simulasi (PERKUAT BUKTI)
 Surveior
• Periksa tindak lanjut terhadap rekomendasi
surveyor pada survei sebelumnya:
– Pelajari rekomendasi surveyor pada survei
sebelumnya (surat tugas dilampiri hasil rekomendasi
survei sebelumnya)
– Lakukan sampling untuk tindak lanjut terhadap
rekomendasi survei sebelumnya
• Laksanakan survei sesuai dengan jadual acara
survei
JADWAL SURVEI
• Fokus lebih pada telusur pelaksanaan
• Susun scenario telusur baik untuk manajemen,
UKM, dan UKP
• Telusur paling tidak melihat setahun terakhir,
tetapi tidak menutup kemungkinan untuk
telusur tahun sebelumnya terkait dengan siklus
perencanaan puskesmas dan pada bulan apa
survei ulang dilakukan
• Perhatikan pada bulan apa surveyor
ditugaskan untuk melakukan survei
reakreditasi
 Tehnik Telusur
• Tracing process is defined as the systematic
examination of diagnostic evidence selected and
analyzed in light of research questions and
hypotheses posed by the investigator. (David Collier,
Political Science and Politics 44, No 4, 2011:823)
• Penilaian secara sistematik terhadap suatu evidens
(diagnostik) yang dipilih dan dianalisis untuk
membuktikan pertanyaan penelitian/ hipotesis
• The types of tracers used by The Joint
Commission during the on-site survey are:
– Individual tracer activity
– System tracer activity
– Program specific tracer activity
• Individual tracer activity:
– Dilakukan untuk telusur pengalaman pasien/sasaran terhadap
proses pelayanan yang disediakan
– Telusur dilakukan dengan mengikuti pasien/sasaran selama
proses pelayanan dilakukan
– Telusur ini merupakan cara untuk menganalisis system
organisasi dalam memberikan pelayanan pada
pasien/sasaran, untuk melihat kesesuaian dengan standar
– Pemilihan pasien/sasaran dengan memperhatikan
pasien/sasaran dengan risiko tinggi, pasien/sasaran yang
memberi peluang bagi surveyor untuk melakukan penilaian
lebih dalam terhadap proses dan praktik yang dilakukan
• System tracer activity:
– Telusur terhadap suatu system, misal system pelayanan
di farmasi
– Surveior berinteraksi dengan staf terkait terhadap satu
system yang ditelusur (farmasi)
– Surveior menilai bagaimana pelaksanaan proses
pelayanan di unit tersebut (farmasi), tahapan proses,
keterkaitan proses yang satu dengan yang lain,
koordinasi dan komunikasi dilakukan baik di dalam unit
maupun dengan unit kerja yang lain
• Program-specific tracers:
– Setelah melakukan telaah dokumen, surveyor
memilih salah satu program tertentu untuk
ditelusur
– Pemilihan program yang merupakan “important
issue”, bisa dari program dengan capaian kinerja
rendah, atau program yang terkait dengan adanya
kasus outbreak, adanya kasus kematian, atau
program prioritas yang ada di Puskesmas