Administrasi Bagian

Perlengkapan
1. Surat Keluar ke PPK
 1. Menerima Berkas
• Menerima berkas yang telah ditandatangani
oleh pejabat struktural
• Berkas yang diterima khusus ditujukan kepada
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
• Berkas tersebut berupa Nota Dinas SPK, UP,
dan SPPD beserta lampirannya
 2. Mengecek kebenaran dan
kelengkapan berkas
• Sebelum diberi nomor, berkas-berkas tersebut dicek
terlebih dahulu kebenarannya seperti penulisan bulan,
tahun, kode akun, jumlah uang yang akan dicairkan, dsb.
• Memastikan bahwa berkas yang akan dikirim telah lengkap
beserta lampiran dan telah ditandatangani user
• Berkas yang belum lengkap akan dikembalikan kepada yang
bertugas membuatnya beserta sticky notes yang
menjelaskan apa yang harus diperbaiki dan dilengkapi
• Tujuannya adalah berkas tersebut tidak dikembalikan oleh
PPK sehingga bisa diproses dengan cepat dan diserahkan ke
bagian keuangan
 3. Memberikan Nomor
• Setelah berkas lengkap dan benar maka akan
diberikan nomor sesuai dengan nomor urut
yang terdapat dalam file excel
• Mulai akhir februari 2019 penomoran untuk
semua jenis nota dinas termasuk tujuan PPK 1
maupun PPK 2 dijadikan satu dan tidak
terpisah
• Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam
melakukan pencarian berkas arsip
 4. Melakukan Scan
• Berkas yang sudah diberi nomor dan tanggal selanjutnya
discan untuk arsip softfile
• Tujuannya adalah untuk mengurangi penggunaan kertas
(papperless) dan memudahkan dalam pencarian berkas
• Memastikan agar semua file telah discan tiap
halamannya
• File scan kemudian diubah nama filenya sesuai kode :
994_A._524111_Perihal

• File disimpan offline dalam Folder Arsip Scan dan online

menggunakan googledrive
 5. Membuat Tanda Terima Ekspedisi
• Berkas yang telah siap dikirim akan dibuatkan
tanda terima ekspedisi
• Pegawai yang mengirim berkas wajib
mengembalikan bukti tanda terima yang telah
diparaf oleh penerima berkas (terdapat nama
penerima dan tanggal menerima)
• Setiap tanda terima yang dibuat harus
disimpan dalam sheet lain dan ditulis siapa
yang mengirim berkas
6. Mengupdate penyerapan anggaran
• File scan berkas yang dikirim ke PPK dijadikan
acuan untuk mengupdate file penyerapan
anggaran
• File penyerapan terpisah berdasarkan
5207/5862, subbag perlengkapan
• Penyerapan harus terus diupdate tujuannya
agar memudahkan dalam memantau berapa
penyerapan anggaran bagian perlengkapan
 Kendala dalam Administrasi
Perlengkapan
• Berkas yang ditandatangani oleh pejabat
struktural terkadang membutuhkan waktu yang
cukup lama
• Terdapat kesalahan penulisan kode
akun/bulan/jumlah uang dan berkas yang belum
lengkap dan ditandatangani
• Nomor surat yang double
• Ada beberapa halaman yang tidak terscan
• Biasanya tanda terima ekspedisi tidak kembali
sehingga tidak memiliki bukti terima jika sewaktu-
waktu berkas hilang
 Saran
• Setiap admin mengecek kembali kebenaran bekas
sebelum diprint
• Jika mau pakai nomor tolong segera menginfokan
kepada saya atau mbak rista sehingga tidak terjadi
double nomor dan jangan lupa untuk selalu scan file
tersebut
• Memastikan jumlah halaman berkas yang difile benar
• Sebaiknya setelah tanda terima ditandatangani
seluruhnya dan khawatir kertas hilang, lebih baik
langsung difoto dan dikirim ke saya/bu pudji/mbak
rista