MANAGEMENT PERHOTELAN

FAKULTAS PARIWISATA
SEMESTER 2

PENANGANAN RESERVASI
KAMAR HOTEL
 Dalam bahasa inggris, reservation berarti pemesanan
atau reservasi.
 Dalam konteks kantor depan hotel, reservasi yang
dimaksud adalah reservasi kamar hotel.
 Kata “booking” juga dapat di pakai untuk
menggantikan “reservation”. Akan tetapi perlu di
ingat bahwa untuk menyebut seksi yang menangani
pemesanan kamar, kita tetap menggunakan
“reservation section” bukan “booking section”.
 Reservation dalam arti yang luas adalah satu seksi
pada departemen kantor depan yang tugas dan
tanggung jawabnya menangani permintaan
pemesanan dari para calon tamu.
 Sebagian besar kegiatan seksi reservasi dilakukan
sebelum tamu datang ke hotel.
 Oleh karena itu data dan informasi tentang statistik
tamu hotel pada masa mendatang sudah dapat
diketahui.

PENGERTIAN
 Keberadaan kegiatan pemesanan kamar sangat bermanfaat baik tamu
maupun hotel. Dengan mengadakan reservasi kamar terlebih dahulu
maka:
1. Hotel dapat memberikan citra baik yang mengesankan pada saat tamu
memesan. Hal ini akan memotivasi tamu segera datang ke hotel.
2. Calon tamu dapat memprediksi dengan jelas biaya yang akan di
keluarkan untuk akomodasi selama perjalanannya.
3. Calon tamu akan merasa aman dan nyaman karena setibanya di daerah
tujuan, karena ia tidak perlu repot – repot mencari hotel untuk
menanyakan apakah masih ada kamar yang tersedia. Transportasi
antar jemput pun sudah banyak yang tersediakan oleh hotel untuk
memberikan pelayanan kepada calon tamu yang baru tiba di bandara,
pelabuhan maupun stasiun.
4. Dengan persiapan yang matang, hotel dapat menyajikan pelayanan
yang sebaik – baiknya kepada tamu, misalnya penjemputan, penyiapan
permintaan khusus dan lain- lainnya
5. Ketika tamu memesan kamar, petugas dapat menjual fasilitas dan
produk lain seperti restoran dan banquet.
6. Hotel mendapatkan informasi dan data calon tamu yang akan datang
sehingga dapat menjadi bahan informasi bagi departmen lain untuk
menyiapkan pelayanan.

MANFAAT RESERVASI
 Pada prinsipnya, informasi tentang data –
data yang akan tiba di hotel akan
bermanfaat untuk :
1. Menyiapkan perkiraan penjualan
2. Menyiapkan jadwal bulanan / minggunan
staf, menu dan keperluan belanja hotel.
3. Menentukan budget (anggaran belanja
hotel)
4. Mengontrol biaya, termasuk tenaga
kerja
5. Menyiapkan perencanaan jangka
panjang misalnya renovasi kamar dan
perubahan kamar

MANFAAT RESERVASI
 Seksi reservasi memiliki fungsi – fungsi
sebagai berikut:
1. Menangani penerimaan reservasi kamar
2. Menangani perubahan reservasi
3. Menangani pembatalan reservasi
4. Memproses reservasi
5. Mengarsipkan data reservasi
6. Menjalin komunikasi yang baik dengan
tamu, terutama sebelum tamu tiba di hotel
7. Menjual kamar dan fasilitas lain di hotel
8. Membuat laporan reservasi
9. Mengadakan kerjasama dengan seksi –
seksi atau departemen lain di dalam hotel .

FUNGSI SEKSI RESERVASI

 Untuk menunjang kegiatan operasional seksi
reservasi,hotel menyediakan sejumlah
peralatan baik itu peralatan utama maupun
penunjang. Peralatan tersebut meliputi :
1. Komputer
2. Printer
3. Modem
4. Telpon dan fax
5. Filling cabinet
6. Reservasi board
7. Map arsip
8. Odner
9. Format – format administrasi reservasi

PERALATAN SEKSI RESERVASI

 Pesanan kamar yang diterima oleh seksi
reservasi dapat berasal dari berbagai macam
sumber antara lain:
1. Airline (perusahaan penerbangan)
2. Wholesale tour operator (biro perjalanan
wisata)
3. Travel agent ( agent perjalanan)
4. Car rental ( penyewaan mobil )
5. FIT ( Free Independent Traveler)
6. Company ( Perusahaan )
7. Government ( Instansi pemerintah)
8. Central reservation network / office

SUMBER RESERVASI
 Tamu mengadakan permintaan
pemesanan kamar ke hotel menggunakan
media atau peralatan sebagai berikut:
 Telepon
 Surat
 Faksimili
 Telegram
 Telex
 Email
 Datang langsung

MEDIA RESERVASI
 Ditinjau dari sistem pengerjaannya, semua data
tamu di peroleh, dikerjakan melalui proses
manual dan menggunakan komputer. Adapun ciri
– ciri kedua sistem tersebut adalah:
a. Manual : semua informasi dimasukkan kedalam
formulir reservasi, slip kemudian di pindahkan
ke bagan reservasi (reservasi diary) yaitu
conventional chart dan atau density chart.
b. Computerized : semua informasi di masukan ke
dalam formulir reservasi kemudian baru di
masukkan kedalam kamputer. Namun ada hotel
yang langsung memasukkannya kedalam
komputer (online reservation)

SISTEM RESERVASI
1. New reservation yaitu reservasi baru
2. Amended reservation yaitu reservasi yang di modifikasi / di
ubah
3. Cancelled reservation yaitu reservasi yang dibatalkan
4. Confirmed reservation yaitu reservasi yang sudah pasti / sudah
di konfirmasi.
5. Individu reservation yaitu reservasi dari tamu perorangan
6. Group reservation yaitu reservasi dari tamu rombongan
7. Conference reservation yaitu reservasi yang di garansi / di
jamin dengan:
a. pre – payment yaitu membayar kamar penuh di muka
b. advance deposit yaitu membayar sebagian harga kamar
sebagai uang muka
c. Voucher yaitu kupon dari agent perjalanan
d. guarantee letter yaitu surat jamianan dari perusahaaan
/pemerintahan.
e. Credit Card yaitu dengan menyebutkan nomor kredit card
8. Non –guaranted reservation yaitu reservasi yang tidak garasi .
Reservasi ini akan di pertahankan sampai jam enam sore

JENIS – JENIS RESERVASI

 Sebelum memutuskan bahwa reservasi
diterima, petugas perlu memeriksa
tersedia atau tidaknya kamar yang di
inginkan oleh calon tamu. Keadaan
tersedia atau tidaknya kamar umumnya
dapat di ketahui dari :
a. Forecast board (papan perkiraan kamar)
b. Reservation chart
c. Computerized system

MENENTUKAN KETERSEDIAAN KAMAR

 Formulir servasi
Ketika permintaan reservasi diterima semua data
tentang tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk
dan disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu
sama antara hotel satu dengan hotel yang lainnya.
Berikut adalah hal – yang perlu di perhatikan
dalam mengisis formulir reservasi :
 Formulir reservasi pada sistem reservasi manual :
1. Full name . Untuk mencatat surname (nama
keluarga) dan first name (nama depan) pastikan
bahwa nama tamu ditulis dengan benar.
2. Data of arrival. Pada kolom ini dicatat tanggal
kedatangan. Sistem pencatatnya menyesuaikan
dengan kebijakan hotel.

CATATAN RESERVASI
 Format reservasi pada sistem reservasi komputer
1. Data of departure . Di isi dengan tanggal keberangkatan tamu.
2. Estimated time of arrival (ETA). Perkiraan waktu tiba di hotel
3. Number of nights. Jumlah malam tamu akan menginap.
4. Room type. Jenis kamar yang dipesan oleh tamu
5. Number of rooms. Jumlah kamar yang dipesan oleh tamu
6. Number of persons. Jumlah orang yang akan menempati kamar
7. Rate quoted . Harga kamar yang sudah menjadi kesempatan
8. Home address. Alamat tinggal tamu
9. Caller. Nama orang yang melakukan pemesanan
10. Company name. kolom ini di isi dengan nama perusahaan
11. Company addres . Alamat perusahaan
12. Telephone and fax payment. Nmr telp dan nmr fax yang dihubungi untuk di
konfirmasi
13. Methode of payment. Cara pembayaran yang akan di gunakan tamu untuk
membayar rekeningnya nantinya
14. Guaranted atau non guaranted reservation. Reservasi yang di lakukan di
garansi atau tidak digaransi.
15. Card number. Nomor kartu kredit yang akan di gunakan tamu ketika di
garansi atau tidak di garansi
16. Confirmation. Konfirmasi sudah disampaikan kepada tamu atau belum
17. Taken by date. Initial petugas reservasi yang menangani reservasi tersebut.
18. Remarks. Permintaan khusus tamu bila ada .

CATATAN RESERVASI