Dr. Ir.

Budi Setiawan, MMT

WIDYAISWARA UTAMA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA

MANUSIA (BPSDM)
PROVINSI JAWA TIMUR
 Benchmarking merupakan salah satu metode
pembelajaran yang diberikan ke peserta
melalui kegiatan peninjauan secara langsung
ke lokasi yang telah berhasil melakukan
inovasi dan memberikan dampak manfaatnya
kepada organisasi.
 Peserta diharapkan dapat mengadopsi dan
mengadaptasi keunggulan organisasi yang
telah memiliki best practice tersebut.
  Hasil Belajar :
Setelah mengikuti pembelajaran ini peseta mampu
mengadopsi dan mengadaptasi best practice
pengelolaan progam

 Indikator Hasil Belajar :

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat :
1. mengidentifikasi best practice pengelolaan program,
2. menyusun lesson learnt dari best practice,
3. mengadopsi best practice,
4. mengadaptasi best practice dalam Proper
4
5
6
7
Pelaksanaan kegiatan benchmarking adalah :
Memilih jasa atau produk yang akan dibandingkan
dan dirumuskan sebagai tema benchmarking.
Mengidentifikasi kunci sukses produk tersebut
Memilih organisasi mitra sebagai pembanding
Mengumpulkan data serta informasi serta praktek-
prakteknya
Melakukan analisis untuk mendapatkan peluang guna
perbaikan kinerja organisasi
Mengimplementasikan praktek-praktek terbaik.

8
9
10
 Indikator
Manfaat Tujuan
Kerberhasilan
Mengurangi biaya Untuk Terjadinya
karena kesalahan, menentukan perubahan budaya
menurunkan kunci atau organisasi yang
pencegahan rahasia sukses lebih baik,
sebelum kesalahan dari organisasi terjadinya
terjadi dan pesaing yang perbaikan kinerja
penyederhanaan paling unggul dan meningkatnya
proses kemampuan SDM

11
 • Menyusun daftar pertanyaan
Persiapan • Mengumpulkan informasi dari mitra BM
pengumpulan • Dokumentasi
dan pengolahan
data/informasi • Melakukan pengecekan dan uji kebenaran
mitra BM informasi yang diperoleh
• Menyusun daftar pertanyaan final BM

• Persiapan pengolahan data dan informasi

• Melakukan pengendalian kualitas
informasi yang akan diperoleh
Persiapan analisis
• Mengoreksi unsur yang dibenchmarking
best practice
• Melakukan identifikasi perbedaan dari
mitra BM

12
 • Melakukan pengamatan dan
Melakukan mempelajari best practice mitra BM
kunjungan ke • Melakukan identifikasi praktek
terbaik mitra BM untuk keunggulan
mitra BM organisasi kita dalam pengelolaan
program di masa mendatang

• Identifikasi perbedaan praktek

Identifikasi , mitra BM untuk keunggulan
analisis dan organaisasi
pemanfaatan • Melakukan pertukaran informasi
hasil • Mengoreksi unsur-unsur yang di
benchmark
• Memanfaatakan hasil analisis
13
 • Memanfaatkan hasil lesson learnt
dan menggabungkan dengan
rencana organisasi
Memanfatkan • Memperhatikan proses adaptasi
hasil lesson learnt dan adopsi dalam penerapan
program baru untuk
meningkatkan kinerja organisasi

• Mempersiapkan rencana
Mempersiapkan perubahan pengelolaan program
organisasi dengan mengadopsi
rencana dan mengadaptasi best practice
perubahan mitra benchmarking

14
 • Mengimplementasikan
rencana perubahan
pengelolaan program
Implementasi organisasi
rencana • Melakukan
perubahan penyesuaian dengan
mempertimbangkan
lingkungan stratejik
organisasi

15
1. Seberapa bagus yang kita kerjakan
dibandingkan instutusi lain ?
2. Kita ingin menjadi seperti apa ?
3. Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
4. Bagaimana mereka dapat mencapai kinerja
terbaik tsb ?
5. Bagaimana kita mengadopsi apa yang
mereka lakukan untuk institusi kita ?
6. Bagaimana kita bisa menunjukkan bahwa
kita lebih baik dibandingkan mereka ?
16
 POKOK BEST PRACTICE

1. NILAI-NILAI KEPEMIMPINAN
• Otoriter
• Demokratis
• Situasional
• Ing ngarso sung tulodo
KEUNGGULAN • Ing madyo mangun karso Menyusun
• Tut wuri andayani pertanyaan
KITA, APA? 2. ASPEK MANAJEMEN
• Plan
• Do
• Check
3. PENERAPAN GOOD GOVERNANCE
• Taat hukum
• Transparansi
• Responsiv
• Ber orientasi konsensus
• Ber keadilan
• Efektif dan efisien
• Bervisi strategis
• Akuntabilitas
4. ASPEK PELAYANAN
• Mudah
• Murah
• Cepat
• Terjangkau
12/12/2019 17
18
19
Hari pertama :

 Upacara seremonial penerimaan peserta benchmarking di

lokus benchmarking
 Pemaparan masing-masing kelompok benchmarking (dengan
alokasi waktu masing-masing 10 menit) tentang pokok-pokok
best prectice atau unsur-unsur yang akan dibandingkan dengan
kondisi yang ada di Mitra Benchmarkig (BM).
 Penjelasan/pemaparan pokok-pokok best prectice atau unsur-
unsur yang sesuai dengan tema masing-masing kelompok
benchmarking, yang diharapkan dapat diserap peserta untuk
bahan analisis perbandingan dan penemuan best practice yang
dapat diadopsi untuk diadaptasi di sistem permanen.
Lanjutan Hari pertama :
 Diskusi intensif antara masing-masing kelompok dengan nara
sumber mitra benchmarking, guna memperoleh informasi
yang lebih lengkap dan akurat.
 Kunjungan lapangan ke 3 (tiga) lokus mitra benchmarking
guna melihat praktek secara nyata (observasi) untuk lebih
meyakinkan adanya best practice di lokus mitra benchmarking.
 Kunjungan lapangan kesemua lokus (tiga lokus) ini diikuti oleh
semua peserta, namun apabila kondisi lapangan tidak
memungkinkan, dapat dilakukan oleh perwakilan tiga
kelompok (dipandang representatif).
 Malam hari diadakan diskusi masing-masing kelompok guna
membahas hasil benchmarking, dibimbing oleh widyaiswara
pembimbing.
Hari kedua :
 Dengan mengambil tempat diruangan hotel sebagai base camp,
masing masing kelompok mengadakan analisis hasil
perbandingan dengan best practice yang ada di lokus Mitra
Benchmarking.
 Berdasarkan hasil analisis maka dapat dirumuskan unsur-unsur
yang merupakan keunggulan yang dimiliki organisasi mitra
benchmarking sebagai satu best practice dalam pengelolaan
tugas dan fungsi organisasi yang dapat diadopsi dan diadaptasi
untuk meningkatkan kinerja organisasi pada sistem permanen.
 Masing-masing kelompok menyiapkan bahan paparan (dalam
bentuk PPt) hasil benchmarking yang akan dipaparkan pada
waktu seminar kelas di lokus benchmarking.
 Paralel dengan kegiatan tersebut, maka masing-masing peserta
juga mulai menyiapkan draft Laporan Individu Pelaksanaan
Benchmarking (dengan format yang ditentukan).
Hari ketiga :
 Diskusi kelas hasil benchmarking, dengan target
perkuatan laporan masing-masing kelompok, yang
akan dijadikan bahan utama penyusunan Laporan Kelas
Pelaksanaan Benchmarking.
 Skenario Diskusi Kelas :
 Diskusi kelas dibuka oleh Widyaiswara Pembimbing;
 Ketua Kelas sebagai moderator;
 Masing-masing kelompok ditunjuk seorang penyaji
materi;
 Masing-masing kelompok ditunjuk seorang notulis;
 Masing-masing kelompok diberikan kesempatan untuk
menyajikan materi, dan masing-masing kelompok juga
diberikan kesempatan untuk menjadi pembahas.
Lanjutan Hari ketiga :
Alokasi waktu
 Pembukaan untuk diskusi kelas adalah ::
oleh WI 10 menit
 Pengantar moderator : 5 menit
 Penyajian 3 Kelompok @ 15 menit : 45 menit

 Pembahasan 3 Kelompok @ 10 menit : 30 menit

 Tanggapan 3 Kelompok @ 10 menit : 30 menit

 Penutup/Kesimpulan Moderator : 10 menit

Hasil final diskusi kelas dari 3 (tiga) kelompok digunakan bahan

penyusunan Laporan Kelas Pelaksanaan Benchmarking yang
akan di susun oleh Tim Perumus Kelas (dibentuk dari wakil
masing-masing kelompok dengan Ketua Kelas sebagai Ketua
Tim Perumus). Penyelesaian kegiatan ini dilaksanakan di
Kampus Diklat.
 Sebagai bentuk akuntabilitas mengikuti kegiatan benchmarking
ke lokus Mitra Benchmarking, maka diberikan tugas kepada
kelas untuk menyampaikan laporan kepada penyelenggara
Diklat, dengan berpedoman pada sistematika laporan sebagai
berikut :

 Pendahuluan, berisi: (a) pengertian, maksud dan tujuan

benchmarking; (b) latar pemilihan unsur-unsur terpilih yang perlu
dilakukan benchmarking.
 Identitas Mitra Benchmarking, berisi data dan informasi
tentang Mitra Bencharking.
 Analisis Hasil Bencmarking, berisi rangkuman laporan hasil
benchmarking dari 3 (tiga) kelompok.
 Penutup, berisi (a) kesimpulan, (b) rekomendasi.
 CONTOH LAMPIRAN :
LAPORAN BENCH MARKING

 e

26
 CONTOH LAMPIRAN :
PENDALAMAN BENCH MARKING DAN PAPARAN
PESERTA DI LOKUS

 e

27
 CONTOH LAMPIRAN :
PENGALAMAN BENCH MARKING DAN PAPARAN
PESERTA DI LOKUS

 e

28
 CONTOH LAMPIRAN :
PENGALAMAN BENCH MARKING DAN PAPARAN
PESERTA DI LOKUS

29
 CONTOH LAMPIRAN :
SEMINAR KELAS BENCH MARKING

 e

30
31
A. PENDAHULUAN :
a. Dasar pelaksanaan Benchmarking
b. Latar belakang/kondisi umum- visi -misi terkait
dengan unggulan
B. POKOK-POKOK BEST PRACTICE
a. Unggulan yang telah dicapai apa?
b. Kunci sukses atau best pactice yang telah
dilakukan apa saja, supaya dilihat dari:
a) aspek kepemimpinan,
b) aspek manajerial,
c) aspek good governance,
d) aspek pelayanan.
C. PENUTUP
12/12/2019 Prepared by Sumarlan 32
 Sebagai bentuk akuntabilitas mengikuti
kegiatan benchmarking ke lokus Mitra
Benchmarking, maka diberikan tugas
kepada kelas untuk menyampaikan
laporan kepada penyelenggara Diklat,
dengan berpedoman pada sistematika
laporan sebagai berikut :

12/12/2019 Prepared by Sumarlan 33

35
 JUDUL PROYEK PERUBAHAN : Bisa diambil dari Nama Proyek
Perubahan yang ada pada Project Charter (Identitas Proyek)
 KATA PENGANTAR
 DAFTAR ISI
BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Permasalahan
C. Area dan Fokus Proyek Perubahan
D. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
E. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
F. Kriteria Keberhasilan Proyek Perubahan
BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Output Kunci Proyek Perubahan
B. Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Stakekholder Proyek Perubahan
E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan
F. Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan
G. Adopsi dan adaptasi Hasil Benchmarking ke
Best Practice
 ASSALAMUALAIKUM
WARAHMATULLAHI WABARAKATUH

SELAMAT & SUKSES UNTUK

KITA SEMUA

38