XII.

B
PLF

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI DI

GUDANG FARMASI KAB/KOTA

DISUSUN OLEH KELOMPOK 3 :

1. NOVIANA ELSA MAUDITIYA
2. ANANDA DILA MONICCA
3. LESTI MARETA
4. DILA ANJELIKA
5. TIA JUNICA
DEFINISI GUDANG FARMASI
Gudang adalah tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan dan
berfungsi menjamin kelancaran, ketersediaan permintaan dan distribusi barang ke
konsumen (Depkes, 2003).

Susunan Organisasi Gudang Farmasi

Gudang farmasi kabupaten / kota dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada :

1. Beban kerja
2. Jumlah kefarmasian
3. Institusi kesehatan
4. Jumlah penduduk yang dilayani
5. Jumlah proyek yang dilaksanakan
6. Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas
dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.
 STRUKTUR ORGANISASI GUDANG FARMASI
Kepala gudang
Farmasi kab/kota

Urusan Tata
usaha

Sub. Sie Sub. Sie

Penyimpanan & penyaluran Pencatatan & evaluasi

• Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi Petunjuk-petunjuk Ka.
Kandepkes Kab/ Kota sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas-tugas keuangan, kepegawaian, tata usaha
dan urusan dalam / Rumah Tangga.
• Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan tugas-tugas penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
• Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-tugas penyiapan, penyusunan
rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan
dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya
TUGAS GUDANG FARMASI DI KABUPATEN /KOTA
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan
farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan
dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten / Kota
sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kota.

FUNGSI GUDANG FARMASI KAB/KOTA

1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan
dan perbekalan farmasi.
2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan
dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
3. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan
maupun yang didistribusikan.
4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam
GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Unit yang terkait langsung antara lain :
Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.
RUANG LINGKUP PENGELOLAAN OBAT DI GUDANG FARMASI
KAB/KOTA
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Aspek Pengelolaan Obat meliputi :

Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan penetapan

jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang
telah ditetapkan.

Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,

pemantauan status
pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu
obat.

Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran

dan pengiriman obat.

Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.

DOKUMEN / FORMULIR YANG HARUS ADA DI GUDANG FARMASI SAAT TERJADI PENGELOLAAN OBAT
Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
• Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat
• Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
• Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
• Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber anggaran)
Dokumen pada saat pengadaan barang.
• Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
• Formulir VA : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat
• Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
• Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat
Dokumen pada saat penyimpanan barang.
• Formulir VII : Kartu stok
• Formulir IX : Kartu stok induk
Dokumen pada saat distribusi obat.
• Formulir X : Kartu rencana distribusi
• Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat
• Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)
• Formulir XIII : Form surat kiriman obat
Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
• Formulir XIV : Laporan mutasi obat
• Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
• Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran
• Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran
• Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus
• Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus
 TATA CARA PENGELOLAAN OBAT / PERBEKALAN FARMASI DI GFK

Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di

GFK meliputi :

PERENCANAAN

PENGADAAN

PENYIMPANAN

DISTRIBUSI

PENCATATAN

PENGGUNAAN

PENGHAPUSAN
/PEMUSNAHAN OBAT
PERENCANAAN PENGADAAN OBAT
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah
obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.
Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi :

Tahap persiapan yang meliputi :

Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes
Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka
Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program),
PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll.
Tahap pelaksanaan meliputi :
Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu methode rata-
rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu tunggu (lead
time) dan jumlah stock penyangga (buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1
tahun. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan
menggunakan methode konsumsi adalah :

Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata-rata / bulan (x) + persentase kenaikan kunjungan (10%) + stock
penyangga (10%) + waktu tunggu (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali

Catatan :
Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing-masing daerah dapat berbeda
(tergantung pada letak geografis)
Proyeksi kebutuhan
untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan
pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :

a=b+c+d–e–f

a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang

b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april –maret )
c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d = Rancangan stok akhir
e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes
f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )
Menetapkan rancangan stok akhik periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian
rata-rata / bulan di tambah stok penyangga
PENGADAAN
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan
pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan
mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah-langkah dalam pengadaan barang

1. Pemilihan metode pengadaan

2. Pemilihan pemasok
3. Pemantauan status pesanan
4. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
5. Penerimaan dan pemeriksaan obat

Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu : Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :
• Pelelangan umum • Penyusunan rencana pemasukan obat
• Pelelangan terbatas • Penerimaan obat
• Pemilihan langsung • Pemeriksaan mutu obat
• Pembelian /pengadaan langsung • Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
• Pencatatan harian penerimaan obat
• Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
 PENYIMPANAN
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan
baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan Penyimpanan obat :

1. Memelihara mutu obat

2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan
 Kegiatan penyimpanan obat :
1. Pengaturan tata ruang
Pertimbangan dalam menentukan
tata ruang adalah :
• Kemudahan bergerak arus barang
• Sirkulasi udara yang baik
• Penempatan rak yang tepat dan
penggunaan pallet
• Kondisi penyimpanan khusus untuk
vaksin, narkotika dan alkohol atau
zat yang mudah terbaka
3. Pencatatan stock obat Fungsi
pencatatan kartu stock :
• Untuk mencatat mutasi obat
• Alat bantu untuk menyusun laporan,
prencanaan pengadaan, distribusi,
pengendalian persediaan dan sebagai
pembanding terhadap keadaan fisik
dalam tempat penyimpanan
2. Penyusunan stock obat Pengaturan stock obat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
• Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang
• Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam
lemari pendingin, alkohol dan zat. zat yang mudah terbakar dalam ruang
terpisah.
• Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan
terlebih dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.
Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar. Obat
berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling
bawah. Cantumkan nama masing & masing obat pada rak dengan rapi
4. Pengamanan mutu obat Mutu
obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan
karena faktor fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat
diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada
kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara
organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
DISTRIBUSI
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-
obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat
secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Tujuan
distribusi adalah :
1. Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan.
2. Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit
pelayanan kesehatan
3. Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan
program kesehatan
 Tata cara pendistribusian obat
1. Gudang Farmasi Daerah Tingkat II (Gudang Farmasi) melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan Rumah Sakit di
wilayah kerjaya sesuai dengan kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-Unit
Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari Gudang Farmasi ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan
situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan kepala Puskesmas yang membawahinya.
4. Tata cara pengiriman obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan yaitu pengiriman dan
pengawasan pengiriman obat dilakukan oleh Gudang Farmasi. Cara lain adalah dengan pengambilan bila puskesmas /
RS mengatur sendiri pengambilan obat dari Gudang Farmasi.
5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas atau rumah sakit harus disertai dengan dokumen penyerahan/pengiriman
obat.
6. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obat yang akan dikirim, maka perlu dilakukan periksaan terhadap:
• jenis dan jumlah obat
• kualitas atau kondisi obat
• isi kemasan dan kekuatan sediaan
• kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat.
7. Tiap pengeluaran obat dari Gudang Farmasi harus segera dicatat pada kartu stok dan kartu stok induk
obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
Pencatatan dan pelaporan data obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kota merupakan rangkaian kegiatan
dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan
dan Pelaporan adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran /
penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh GFK :

Pencatatan dan Pengolahan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pengadaan Obat.

a. Kartu Rencana Distribusi.
b. Perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK
.

Laporan obat yang perlu disusun GFK terdiri dari :

1. Laporan Mutasi Obat.
2. aporan Kegiatan Distribusi.
3. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
4. Laporan Tahunan / Profile Pengelolaan Obat Dati II
PENGGUNAAN
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dipisahkan dengan fungsi
pengelolaan obat lainnya, yaitu perencanaan, pengadaan dan pendistribusian obat. Aspek
penggunaan obat di Gudang Farmasi Kabupaten / Kota diletakkan dalam konteks dukungan
terhadap kerasionalan peresepan, meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Pengendalian kecukupan suplai.
2. Jaminan mutu obat.
3. Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas.
4. Penerapan pedoman pengobatan yang telah ditetapkan.

Penggunaan obat secara rasional penggunaan obat yang tidak rasional

 Penggunaan obat dikatakan tepat / rasional, jika
obat yang diberikan memenuhi kriteria di bawah ini :
1. sesuai standar terapi yang ditetapkan untuk
diagnosa yang di tegakkan.
2. tersedia pada saat dibutuhkan.
3. diberikan dengan dosis yang tepat.
4. cara pemberian dengan interval waktu
pemberiaan yang tepat.
5. lama pemberiaan tepat.
6. harus efektif, aman dan mutu terjamin
Penggunaan obat yang tidak rasional antara lain adalah :
1. Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman
terapi yang telah ditetapkan.
2. Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan
diagnosa yang tepat.
3. Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri
farmasi akan berakibat adanya peresepan obat-obat yang
tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan
yang diperlukan.
4. Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk
meresepkan obat-obat berdasarkan pilihan pasien sendiri.
5. Sistem perencanaan dan pengelolahan obat yang lemah
juga akan mendorong terjadinya penggunaan obat yang
tidak rasional. Salah satu contoh adalah terbatasnya jumlah
obat yang tersedia sehingga peresepan obat hanya
didasarkan pada jenis obat yang ada dalam persediaan
 PENGHAPUSAN
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan obat-obatan
milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku

Tujuan Penghapusan Obat adalah sebagai berikut :

1. Penghapusan pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusnya,
yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku.
2. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan Lain-
lain) atas barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3. Menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan.
Cara-cara Penghapusan :
Bupati/Walikota mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat.
Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan
Pemusnahan Obat.

1. Kepala Dinas Kesehatan Dati II, membentuk Panitia Pemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain :
• Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di bidang AMDAL.
• Menyiapkan obat-obatan yang akan dimusnahkan.
• Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui.
• Membuat Berita Acara Pemusnahan.
• Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Bupati / Walikota KDH Tingkat II setempat.

2. Berdasarkan laporan dari Panitia Pemusnahan, Bupati / Walikota KDH Tingkat II setempat melaporkan
kepada Gubernur KDH Tingkat I, tentang pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :
• Surat pengantar laporan pelaksanaan dari Kepala Dinas Kesehatan Dati II.
• Berita Acara Pemusnahan.
THANKS YOU.........