SYSTEMS TECHNIQUES AND

DOCUMENTATION
OLEH: M.EFRI PANGESTU
 Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem
informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada
beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan
informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan
masalah tsb, seorang analis sistem harus memiliki bekal
teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tsb diharapkan
dapat digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan
yang dihadapi.
 
Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55,
Consideration of the Internal Control Structure in a Financial
Statement Audit mensyaratkan auditor independen
memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal
perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005).
Atas alasan tsb, para auditor sistem direkomendasikan
untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan
sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran
tsb, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan
kekuatan pengendalian suatu perusahaan.
A. PENGERTIAN TEKNIK SISTEM DAN
DOKUMENTASI
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam
menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan
sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan
juga para personel sistem dalam pengembangan sistem
informasi.
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang
konsultan.
Dengan Demikian Seorang Akuntan harus memiliki
keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan
sistem dalam bentuk grafis.
Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan
desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan
secara rutin oleh seorang Desainer dan auditor sistem
oleh tenaga Akuntansi.
 Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi
bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram
dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan
bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi
ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa dan bagaimana data dimasukkan,
diproses, disimpan, menghasilkan informasi,
serta bagaimana pengendalian sistem. Salah
satu alat yang sering digunakan untuk
mendokumentasikan sistem adalah: diagram
arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen,
bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini
dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem,
yaitu penjelasan pertahap mengenai
komponen dan interaksi sistem.
 Peranan teknik pendokumentasian
sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan,
teknik pendokumentasian memiliki peranan
penting dalam hal berikut ini:
 Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari
dokumentasi yang tersedia
 Dapat mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahan dokumentasi sistem
 pengendalian internal dan dapat menentapkan
apakah sistem tsb memenuhi kebutuhan
perusahaan
 Sebuah sistem berfungsi secara optimal,
apabila sistem tsb dapat secara
 mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain
dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.
 Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu
didokumentasikan.
1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem.
Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan
komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk
mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem
maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang
berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis
sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem
lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor
internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan
keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan
keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang
berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang
memang andal).
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng
sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan.
Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan
karyawan baru.
B. PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
1. penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing
a. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai
jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai.
Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor
umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan
distribusi dokumen-dokumen.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
1) Pengawasa lingkungan
2) Sistem akuntansi
3) Pengawasan prosedur.
Teknik yang digunakan antara lain adalah
Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan
distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.
b. Pengujian ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor
harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu
sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk
memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji
kesinambungan operasi pengendalian intern yang
diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan
adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan
dan tabel keputusan.
c. Kertas kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor
mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan,
informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik
selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem
digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis
isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan
arus program, table pencabangan dan keputusan, dan
metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.
2. penggunaan teknik sistem dalam pengembangan
sistem
a. Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan
pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna
untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika
dan flowchart analitis.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru
sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti
diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart
program, tabel keputusan dan lain sebagainya
digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan
perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual
mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
C. JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM
INFORMASI
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir,
diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah
sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman
dokumentasi, meliputi mampu memahami,
mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis
teknik mendokumentasikan sistem informasiantara
lain:
1. Diagram Arus Data
Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi.
Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan
sistem yang digunakan sekarang dan untuk
merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang
menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah
sistem.
2. Bagan Alir (Flowchart)
Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan
menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis
yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi
secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian
simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi
yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan
aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-simbol Bagan Alir
1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang
dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media
penyimpanan.
2) Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output merupakan Simbol yang menggambarkan alat/media
yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan
pengolahan data.
b. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang
digunakan untuk mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang
digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
b. Jenis-jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi
antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi.
Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya.
Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan
sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi
dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya :
komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan
output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat
penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah
sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana
komunikasi yang efektif diantara para pekerja.
 
3)Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer
dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci
bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika
program komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
Bagan yang digunakan untuk
menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk
merancang konfigurasi atau komponen perangkat
keras yang direkomendasikan dan akan digunakan
oleh perusahaan. 

5)Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul
dalam sebuah program komputer. Dengan
pendekatan ini, program komputer yang besar dan
kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat
dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu
sama lain dan membentuk satu kesatuan program
yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat
digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih
sederhana, cepat, dan akurat.
3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah
proses pembuatan keputusan berjenjang dan kompleks.
Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama
dengan flowchart untuk membantu mendesain dan
menuliskan program komputer. Tabel keputusan
berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian.
Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar
tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang
mempresentasikan aturan keputusan.
a.Keunggulan Tabel Keputusan
1) Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh
kemungkinan hubungan logis antardata input.
2) Mampu menangani lebih banyak alternatif.
b.Kelemahan Tabel Keputusan
1)Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
2)Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah
program
4. Bagan Manajemen Proyek
Penilaian terhadap keberhasilan
proyek penyusunan sistem informasi
didasarkan pada apakah proyek tersebut
diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan
anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek
yang membantu dalam penyelesaian proyek
adalah gantt chart dan diagram jaringan.
D.PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir
(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan
alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk
dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis
sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai
berikut ini.
1.Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari
bagian kiri dari suatu halaman.
2.Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3.Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana
akan berakhirnya.
4.Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan
suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -"Persiapkan"
dokumen “Hitung" gaji
5.Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan
yang semestinya.
6.Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7.Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
 Ada lima macam bagan alir yang akan
dibahas di makalah ini, yaitu sebagai berikut
ini.
1.Bagan alir sistem (systems flowchart).
2.Bagan alir dokumen (document flowchart).
3.Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4.Bagan alir program (program flowchart).
5. Pocess Flowchart
1. Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart)
merupakan bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukkan apa yang
dikerjakan di sistem.
2.Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut
juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork
flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-
tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-
simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan
alir sistem.
 
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan
bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk
menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya
adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-
simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar
komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud
penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan
komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan
simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini
memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama
menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan
yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir
sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan
simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari dua
macam, yaitu bagan alir logika program (program logic
flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed
computer program flowchart). Bagan alir logika program
digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam
program komputer secara logika. Bagan alit- logika program
ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh bagan alir
program
 
 
 
5. Pocess Flowchart
Bagan alir proses (process
flowchart)merupakan bagan alir yang banyak
digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga
berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Bagan alir proses mcnggunakan lima buah
simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat
menunjukkan kegiatan dan simpanan yang
digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga
menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan
yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh
suatu kegiatan. Berikut contoh bagan alir proses.
KESIMPULAN
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis,
merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang
berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga
para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik
sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem,
baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai
seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang
digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan
sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa
alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu.
1.Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem
berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan
dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah
sistem.
3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang
mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem
dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
 Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir,
diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah
sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman
dokumentasi, meliputi mampu memahami,
mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang
menunjukkan alir (flow) di dalam program atau
prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk
dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu
bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat
mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.
 
TERIMA KASIH