III

LAN J U TAN
4. Fungsi–Fungsi dalam Organisasi

 Studi tentang pelbagai fungsi dalam organisasi

banyak menarik perhatian pada ahli administrasi.

 Didalam merumuskan fungsi-fungsi organisasi tidak

terdapat konsensus yang bulat diantara para ahli.

 Untuk mendapatkan gambaran yang agak menyeluruh

tentang fungsi-fungsi dalam organisasi, berikut ini
dikemukakan pendapat beberapa ahli sebagai berikut :
 1. Leonard White

Menurut beliau ragam dan fungsi dalam organisasi dari

dapat dibedakan atas tiga macam funsi dalam organisasi
yaitu :

1) Fungsi lini
2) Fungsi auxiliary
3) Fungsi staf
 1) FUNGSI LINI

Yang dimaksud dengan fungsi lini adalah fungsi

yang erat hubungannya dengan pelaksanaan tugas
pokok organisasi yang langsung memberikan jasa
kepada masyarakat atau langsung mengatur tata
kehidupan masyarakat dalam suatu bidang.

Pejabat yang berfungsi lini adalah misalnya :

 Para top manager.
 Middle manager.
 Low manager.
dalam unit administrasi
 Lanjutan ………………….

Kewenangan pejabat-pejabat lini (William Newman)

adalah :
1) Membuat keputusan (decision making)
2) Bertanggung jawab (responsibility)
3) Menafsirkan policy (policy interpretation) yang telah
ditentukan oleh atasan dan menggariskan ketentuan-
ketentuan penyelenggaraan policy tersebut dalam
wilayah kerjanya.
4) Membuat perencanaan (planning)
5) Mengusahakan agar tercapai efisiensi (efficiency) yang
tinggi dalam organisasi.
 2) Fungsi Auxiliary

Yang dimaksud dengan fungsi auxiliary adalah

memberikan bantuan terhadap pejabat lini, bantuan
tersebut dapat berupa :
a) Pembiayaan
b) Tenaga (personal)
c) Perlengkapan

Auxiliary staf tidak berwenang memberikan printah-

perintah atas kewenangan sendiri. Perintah yang diberikan
adalah atas nama pejabat lini.
 3) Fungsi Staf

 Pada organisasi yang relatif besar lazimnya terdapat

sebuat tipe spesialisasi fungsi yang disebut staf.

 Seorang staf adalah unsur penasehat bagi pejabat

tinggi, tetapi tanpa kewenangan operasional.

 Fungsi utama staf adalah menelaah problem

administasi, merencanakan, menasehati,
mengamati,tetapi tidak mempunyai kewenangan untuk
langsung memimpin pelaksanaan tugas.
 Lanjutan ……………..

 Pelayanan staf di bidang pemeberian nasehat dan

saran dapat mengarah keatas, kebawah dan keluar
serta menyilang garis hierarki organisasi.

 Namun semuanya selalu dalam bentuk nasehat dan

tidak pernah berbentuk perintah.

 Unsur staf di kalangan pemerintahan sipil dapat

dibedakan atas dua golongan yaitu :
a) Substantive staff
b) Administrative staff
 Lanjutan ……………..

 Substantive Staff
 Bertanggung jawab untuk memberikan nasehat
kepada atasannya mengenai bidang-bidang teknis
fungsional.
 Mengamati situasi, meramalkan kecenderungan,
mengenali problem yang muncul, berfikir tentang
kebijaksanaan yang perlu diambil oleh pimpinan.
 Hasil kerja staf bisa berbentuk memoranda,
laporan, perintah-perintah atasan, naskah pidato,
pernyataan-pernyataan, kertas kerja, paper dan
lain-lain
 Lanjutan ……………..

 Administrative staff
Sangat berkaitan dengan pemberian nasehat di
bidang organisasi dan manajemen, baik di sektor
lini maupun auxiliary mengenai bagaimana
organisasi dan manajemen tersebut harus
diselenggarakan untuk mencapai tingkat efisiensi
yang semaksimal mungkin untuk mencapai
tujuan.
 Lanjutan ……………..

 Fungsi staf dan fungsi auxiliary tidak dapat dicampur

adukkan, karena pada dasarnay fungsi auxiliary adalah
unsur opersi (orepating agency), sedang fungsi staf
adalah unsur pemikir, perencana dan penasehat.

 Fungsi auxiliary berkaitan dengan :

 Pemeliharaan organisasi
 Menyiapkan pembiayaan
 Menyiapkan tenaga
 Menyiapkan perlengkapan yang diperlukan
oganisasi.
 Lanjutan ……………..

 Fungsi staf berkaitan dengan :

 Tugas pokokorganisasi
 Revisi organisasi
 Perumusan kembali garis-garis besar
kebijaksanaan organisasi.

 Unit staf dan unit auxiliary diadakan untuk

mendukung (facitate) pelaksnaan tugas oelh
unsur sentral daipada kegaiatan unit-unit lini.
 2. JAMES D. MONEY

James D. Money membedakan fungsi-fungsi

organisasi atas dua fungsi utama yaitu :

1) Fungsilini
2) Fungsistaf
a) Informative staff
b) Advisory staff
c) Supervisory staff
 Lanjutan……………

a) Informative staff berfungsi untuk mengajukan bahan-

bahan, data, informasi yang dibutuhkan oleh pejabat
lini untuk bahan penyusunan perencanaan
b) Advisory staff berfungsi memberikan pertingangan-
pertimbangan, saran, nasehat berdasarkan hasil
analisis kepada atasan untuk bahan penyusnan
keputusan.
c) Supervisory staff berfungsi untuk memberikan bantuan
pengawasan agar pejabat ini dapat mengetahui apakah
yang dikerjakan itu masih sesuai dengan rencana,
apakah pelaksanaan kegaiatan cukup efisien dan
efektif.
 3. JOHN PFIFFNER

John Pfiffner membedakan fungsi-fungsi organisasi

atas dua fungsiutama yaitu :

1) Fungsi lini
2) Fungsi staf
a. Staf umum (general staff)
b. Staf teknik (technical staff)
c. Staf urusan rumah tangga (auxiliary staff)
 Lanjutan……………

 General staff adalah staf yang paling dekat dengan

pejabat lini yang ada pada setiap tingkatan hierarki
organisasi. Tugasnya membantu pejabat lini dalam
menggariskan policy dengan jalan :
 Menyiapkan dan mencari informasi, data, perturan
dan perundang-undangan, litertur dan sebagainya
 Membantu membuat analisis situasi yang dihadapi
oleh organisasi.
 Membuat konsep kesimpulan
 Membuat konsep rumusan tindak lanjut yang
perlu dilakukan.
 Lanjutan……………

 Technical staff mempunyai tugas membantu pejabat

lini dalam bidang teknis berupa :
 Rumusan pertimbangan, saran yang bersifat
bagaimana policy harus dijalankan.
 Kebutuhan tenaga (man power) yang dibutuhkan
 Mengusulkan metode kerja yang efisien dan
efektif.
 Auxiliary staff berfungsi menyiapkan :
 Anggaran,
 Menyiapkan tenaga pelaksana
 Peralatan dan perlengkapan, misalnya alat tulis
menulis, gedung dan perlengkapan lainnya.
5. Tipe-tipe/Macam-macam Organisasi

 Tipe dari organisasi yang dimaksudkan disini adalah

macam organisasi yang didasarkan atas tinjuan dari
segi kewenangan, tanggung jawab serta hubungan
kerja dalam organisasi yang bersangkutan.

 Dewasa ini dikenal ada 4 macam organisasi yaitu :

1. Organisasi garis (line organization)
2. Organisasi garis dan staf (line and staff
organization)
3. Organisasi fungsional (functional organization)
4. Organisasi panitia (committee organization)
 Lanjutan……………

1. Organisasi garis (line organization)

Arganisasi garis merupakan suatu tipe organisasi yang
paling sederhana dan tertua. Dalam organisasi garis
tugas perencanaan, pengomandoan dan pengawasan
berada dalam satu tangan dan garis kewenangan (line
authority) langsung dari pimpinan kepada bawahan.

Secara skematis organisasi garis dapat digambarkan

sebagai berikut :
 Lanjutan……………

PIMPINAN

SUPERVISOR SUPERVISOR

PEKERJA PEKERJA
 Lanjutan……………

Ciri-ciri organisasi garis (line organization) anatara

lain :
a. Tujuan organisasi sangat sederhana
b. Organisasinya kecil
c. Jumlah karyawan sedikit
d. Antara pimpinan dan bawahan saling kenal
e. Hubungan pimpinan dan bawahan bersifat
langsung
f. Tingkat spesialisasi dan peralatan yang
diperlukan tidak beaneka macam.
 Lanjutan……………

KEUNTUNGAN KELEMAHAN
1. Kesatuan pimpinan terjamin, 1. Seluruh organisasi terlalu
karena pimpinan dalam satu tergantung pada satu orang
tangan.
2. Garis pimpinan berjalan secara 2. Kecenderungan pimpinan untuk
tegas. bertindak atoritas
3. Porses pengambilan keputusan 3. Bawahan sulit untuk
berjalan secara cepat berkembang
4. Pengawasan terhadap bawahan
lebihmudah
5. Rasa solidaritas antara bawahan
cukup tinggi
 Lanjutan……………

2. Organisasi garis dan staf (line and staff organization)

Ciri-ciri organisasi garis dan staf antara lain :
a) Organisasinya besar dan bersifat kompleks
b) Jumlah orang yang terlibat dalam organisasi relatif
banyak.
c) Wilayah kerjanya cukup luas
d) Hubungan kerja bersifat tidak langsung
e) Antara top pimpinan dengan bawahan tidak
semuanya saling kenal
f) Mempunyai spelisiasi yang cukup banyak
g) Terdapat beberapa komponen utama.
 Lanjutan……………

SKEMA ORGANISASI LINI DAN STAF

PIMPINAN

SEKRETARIS

BAGIAN BAGIAN BAGIAN

SEKSI SEKSI SEKSI SEKSI SEKSI SEKSI

 Lanjutan……………

Organisasi garis dan staf terdiri atas tiga komponen utama

yaitu :
1. Pimpinan
Pimpinan sebagai pengendali dan bertanggung jawab
atas kelancaran organisasi
a. Menetukan tujuan
b. Menetapkan kebijaksanaan
c. Mengambil keputusan
 Lanjutan……………

2. Pembantu Pimpinan atau staf.

Pembantu pimpinan atau staf pada organisasi yang besar
terdiri dari dua kelompok yaitu :
a. Staf koordinasi (staf umum)
Membantu pihak pimpinan dalam hal :
 Perencanaan
 Pengawasan
 Memberi saran diminta atau tidak
a. Staf teknis (staf khusus)
Membantu pimpinan dalam hal :
 Pemberian pelayanan
 Peberian jasa
 Melancarkan pelaksanaan tugas
 Lanjutan……………

3. Pelaksana
Pelaksana adalah komponen organisasi yang
melaksanakan tugas-tugas yang telah ditentukan dari
pihak atasan.

Dalam organisasi garis dan staf, secara formal yang berhak

memberikan perintah hanyalah pimpinan, sedang staf
hanyalah sebagai pembantu pimpinan dengan tugasnya
masing-masing sebagaimana disebutkan diatas.
 KEBAIKAN
1. Dapat digunakan untuk setiap
organisasi bagaimanapun besarnya
2. Terdapat pembagian tugas antara
pimpinan, staf dan pelaksana
3. Terbuka kesempatan bagi untuk
pengembangan karier
4. Lebih muda melakukan penempatan
staf berdasarkan keahliannya.
5. Pimpinan lebih muda mengambil
keputusan karena dibantu oleh
banyak staf
6. Pelaksanaan koordinasi intern lebih
mudah diterapkan, karena staf
mempunyai bidang tugas masing-
masing
7. Disiplin dan moral para karyawan
biasanya lebih tinggi karena tugas
dari karyawan sesuai keahlian
masing-masing
KELEMAHAN
1. Rasa solidaritas karyawan bersifat
terbatas.
2. Komponen pelaksana dihadapkan
oleh 2 atasan yaitu :
a. Atasan yang ditentukan dalam
garis pimpinan (line of command)
b. Atasan langsung juga
mempunyai kewenangan
memberi petunjuk, berdasarkan
keahlian dan kewenangan
fungsionalnya.
c. Kalau koordinasi ditingkat staf
kurang maksimal, maka dapat
mebingungkan unit-unit
pelaksana yang lain dalam
organisasi.
 Lanjutan……………

3. Organisasi Fungsional
Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain :
a) Pembidangan tugas dapat dibedakan secara tegas
dan jelas
b) Tidak membutuhkan terlalu banyak koordinasi
terutama pada tingkat pelaksana.
c) Pembagian unit-unit organisasi didasarkan pada
spesialisasi tugas
d) Para pimpinan mempunyai kewenangan komando
pada unit-unit yang ada dibawahnya
Organisasi funsional biasanya diterpakan pada
perusahaan-perusahaan, dimana pembidangan tugas
sudah jelas.
 KEUNTUNGAN
1. Pembidangan tugas lebih
jelas
2. Spesialisasi para karyawan
dapat ditingkatkan
3. Solidaritas dan moral serta
disiplin karyawan yang
menjalankan fungsi cukup
tinggi
4. Koordinasi antara karyawan
yang menjalankan fungsi
biasanya lebih mudah
5. Koordinasi menyeluruh pada
umumnya cukup pada eselon
atas.
KEBURUKAN
1. Para karyawan terlalu
menspesialisaikan diri pada
bidang tertentu saja.
2. Para karyawan terlalu
memntingkan bidangnya saja
3. Memungkinkan timbulnya
pengkotak-kotakan ikatan
karyawan yang sempit.
 Lanjutan……………

4. Organisasi Panitia
Organisasi panitia biasanya dibentuk dalam waktu
yang terbatas untuk melaksanakan tugas-
tugastertentu.
Ciri-ciri organisasi panitia antara lain :
a. Mempunyai tugas yang tertentu dan waktunya
terbatas.
b. Seluruh unsur pimpinan duduk dalam panitia baik
sebagai ketua atau anggota
c. Tugas kepemimpinan bersifat kolektif.
d. Pimpinan mempunyai hak , kewenangan dan
tanggung jawab yang umumnya sama
e. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang
tugasnya yang harus dilaksanakan secara task
force.
 KEUNTUNGAN KERUGIAN
1. Pada umumnya keputusan 1. Sering keputusan diambil
diambil secara cepat, melalui konsensus atau
karena segala sesuatunya pemungutan suara.
dibicarakan lebih dahulu. 2. Apabila mengalami
2. Kemungkinan seseorang kemacetan biasanya saling
bertindak diktator lebih menyalahkan
kecil 3. Biasanya terlalu banyka
3. Kerja sama dikalangan komando sehingga
pelaksana mudah dibina pelaksana sering
kebingungan
4. Daya kreatif dari seseorang
pelaksana tidak menonjol
LANJUT KE CHAPTER BERIKUT