SOSIALISASI PROSES

PENGADAAN
BARANG DAN JASA
DI LINGKUNGAN ITB
• BUSSINESS
PROCESS
• ORGANIZATIO
N STRUCTURE
PROSES BISNIS
PENANGGUNG JAWAB
ANGGARAN

TIM TEKNIS
PERENCANAAN
PPK
PENGADAAN BARANG
DAN JASA

KETUA POKJA/ PANITIA / POKJA

PEJABAT PEMILIHAN PENYEDIA
PENGADAAN BARANG DAN JASA

TIM TEKNIS
PEJABAT
PEMERIKSAAN,
PENERIMA HASIL
PENERIMAAN DAN UJI
PEKERJAAN
FUNGSI BARANG/JASA

LPSE
 PA

PRP PRP USUL PERSETUJUAN HPS

PP PPUSUL PENGELUARAN SPPBJ PPK

PPHP USUL PERSETUJUAN BAST

No. Bagian Seksi Jenis SOP
01 Subdirektorat Teknis 01.Perencanaan SOP Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa
Perencanaan, Keuangan Barang/Jasa
& Monitoring Pengadaan SOP Pengalihan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa

02.Perencanaan SOP Pengajuan Daftar Barang Baru

Barang

02 Subdirektorat Pemilihan 01.Pengadaan SOP Pengadaan Barang/Jasa, Metode : Pengadaan Langsung Jalur Unit Kerja
Penyedia Barang/Jasa

03 Subdirektorat Teknis 02. Pemeriksaan SOP Proses Perubahan Spesifikasi

Pemeriksaan Pekerjaan Jasa
dan Pengendalian SOP Proses Pengembalian Barang Rusak Dalam Masa Garansi
Kontrak
SOP CC0 dan Perubahan Spesifikasi
 KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA
DI LINGKUNGAN ITB

 Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas 50

juta hingga 200 juta dapat dilaksanakan oleh Pejabat
Pengadaan Unit Kerja.

 Pelaksanaan Magang di Direktorat Logistik

 Sosialisasi Pedoman Pengadaan Pengadaan

Barang/Jasa Dana Bukan PNBP – PTNBH (Revisi SK
Rektor)
 Konsolidasi Pengadaan Jangka Panjang dan Pengelolaan Kontrak
Payung Dalam Peningkatan Efisiensi dan Efektifitas Pengadaan
* Kontrak Payung Barang, untuk pekerjaan pengadaan :
1.Kertas.
2.Tinta HP.
3.Kemikalia.
4.Komputer dan Laptop HP, DELL dan Lenovo.
5.Air Conditioner Daikin dan Panasonic.

* Kontrak Payung Jasa, meliputi pengadaan :

1.Jasa Pembuatan Kalung Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB.
2.Jasa Pembuatan Pakaian dan Toga Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB.
3.Jasa Pembuatan Jaket Almamater Untuk Mahasiswa Baru ITB.
4.Jasa Pembuatan Pakaian Olahraga dan Training Suit Untuk Mahasiswa Baru ITB.
5.Jasa Pemeliharaan Gedung/Bangunan Di Lingkungan ITB.
6.Jasa Penyedia Konsumsi Wisuda dan Rapat di Institut Teknologi Bandung Tahun 2017

* Kontrak Jangka Panjang, meliputi pengadaan :

1.Jasa Outsourching Personil Satuan Pengamanan ITB.
2.Jasa Outsourching Layanan Kebersihan ITB.
3.Jasa Layanan Internet (Bandwith)
4.Jasa Penyelenggaraan Test Potensi Akademik (TPA) Program Magister dan Doktor ITB.
5.Jasa Percetakan Di Lingkungan ITB.
6.Jasa Asuransi Kendaraan Parkir Di Lingkungan UPT Olah Raga ITB.
7.Jasa Langganan Database E-Journals dan E-Books.
8.Jasa Pemeliharaan Lift Otis, Kone, Hyundai, Mitsubishi Di Lingkungan ITB.
9.Jasa Pemeriksaan Kesehatan Untuk Pejabat dan Guru Besar ITB
10.Jasa Asuransi Kesehatan Pegawai ITB.
Pengaduan Online

Unit kerja Penyedia Barang/ Jasa Admin Pengaduan Dit. Logistik

Buka url
logistik.itb.ac.id Buka url Buka url
logistik.itb.ac.id logistik.itb.ac.id

Pilih menu Tautan -

- Pengaduan
Pilih menu Tautan - Pilih menu Tautan -
- Pengaduan - Pengaduan

Login ke aplikasi
pengaduan dengan
Memiliki Login ke aplikasi
memasukan username
sebagai admin
dan password yang sama akun login
pengaduan
dengan aplikasi SISFO Ya
Logistik

Masukan
username dan Jawab
Klik Sign up Pertanyaan/
password, klik
Bertanya/ login Pengaduan
Complaint
Bertanya
Complaint

Isi form daftar Pilih menu

akun Pilih menu
Pertanyaan/
Pengaduan
FAQ
Pilih menu
Pilih menu
Pertanyaan/
Pengaduan
FAQ
Klik simpan

Pilih menu Yang

Belum dijawab

Klik Tambah Kembali ke

menu utama

Pengaduan
-Isi form /
Pengaduan/ Bertanya/ Pertanyaan
Pertanyaan Complaint
Bertanya
Complaint

Klik Jawab pada

pertanyaan /
Klik simpan pengaduan yang akan
Pilih menu dijawab
Pilih menu
Pertanyaan/
Pengaduan
FAQ

Isi kolom jawaban

Klik Tambah

Isi kolom jawaban

-Isi form
Pengaduan/
Pertanyaan
Klik simpan

Klik simpan

Pengaduan
/
Pertanyaan
Phase
• Merubah dari pola pikir yang reaktif dan hanya terbatas pada kepatuhan terhadap peraturan menjadi unit
layanan yang lebih proaktif
• Merencanakan perkembangan tingkat kematangan organisasi sehingga memiliki kinerja pengadaan yang
berkelanjutan melalui keunggulan dalam tataran opersional dan pelayanan

Integrasi

Pola Pikir
Terkotak-kotak
Berfokus pada
Target dan Tujuan
Hanya terbatas
pada Peraturan
Praktik Perbaikan
Tingkat Kematangan
Level Pengadaan Berkelanjutan
Praktik Pengadaan Organisasi yg. Level Level
3
Level Level
1 2 4 5
berbasiskan
Dibutuhkan
berbasiskan Kinerja
Kepatuhan Center of
CoE
Excellence Kolaborasi dan
Kerja Sama Tim
Individualistis
Berfikir
Strategis
Pemikiran
Operasional Area Indicator Name
Year
Target 2015
Total Score
Timeliness 1 | On-time Procurement Process 75% 75%
2 | Implementation Total Cost of
tbd tbd
Cost Saving Ownership (TCO)
3 | Goods Price Variance 4%
95%
Perbaikan Kinerja
90%
4 | Quality of Procurement Plan
90%
100% Pengadaan yang
Berkelanjutan
Quality 5 | Vendor Participation 4
6 | Bidding/Selection Requirements
50%
Conformity

7 | Contract Requirements Conformity 100%

8 | Internal Satisfaction Survey
80%
Service Level
9 | External Satisfaction Survey
80%

Tabel Target PMM

 ULP melalukan berbagai pendekatan inovatif pada proses
Level 5 pengadaan secara berkelanjutan sehingga dinilai sebagai
INNOVATIVE ahli tekait praktik unggulan pengadaan barang/jasa
pemerintah Indonesia.

ULP sudah mengembangkan pendekatan strategis pada pelaksanaan

Level 4 pengadaan, dan sebagai mitra bagi unit pembelanjaan melalui kolaborasi
STRATEGIC
dengan semua pemangku kepentingan

Level 3 ULP sudah mulai proaktif dalam memastikan proses pengadaan yang lebih baik dan
PROACTIVE tidak lagi sebatas pada yang diamanatkan dalam regulasi

Level 2 ULP sudah mewujudkan kesesuaian dengan yang diisyaratkan dalam PerPres dan juga
COMPLIANCE menjaga kepatuhan pada regulasi terkait pengadaan sektor publik

Level 1 ULP masih dalam proses pengembangan tahap awal, dimana SDM dan proses
REACTIVE
cenderung pasif serta menunggu adanya permintaan pengadaan
S Strategis
Menjadikan peranan fungsi pengadaan yang STRATEGIS sehingga mampu
berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi

K Kolaboratif
Membangun KOLABORASI dan sinergi di antara pemangku kepentingan
untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal

O
Orientasi Kinerja
Membangun budaya fungsi pengadaan berbasis KINERJA di 4 area (biaya, Se-koper | a Briefcase
mutu, waktu, dan tingkat layanan)
Menggambarkan wadah berisi
berbagai aset berharga (alat bantu,

P
Proaktif paradigma, pengetahuan,
Menjalankan aktifitas pengadaan yang FOKUS PADA LAYANAN kemampuan, dan lainnya) yang
PELANGGAN (internal dan eksternal) dengan memperkuat fungsi perlu dibawa/dikembangkan dalam
perencanaan dan pengelolaan risiko pengadaan perjalanan penciptaan nilai tambah
dalam dunia pengadaan di seluruh
Indonesia

Per Perbaikan Berkelanjutan

Menjadikan unit pengelola pengadaan sebagai ORGANISASI PEMBELAJAR
dengan mengadopsi PRAKTIK UNGGULAN serta membangun JEJARING
pengadaan secara nasional
Sister UPPBJ adalah sebuah kesepakatan yang
dibuat antar UPPBJ percontohan yang bertujuan
untuk membina hubungan lebih erat, memperlancar
knowledge transfer dan saling memotivasi.
Kesempatan untuk Akselerasi kemajuan Mengembangkan
belajar dari satu UPPBJ Percontohan kemampuan Main Sister
sama lain secara dalam milestones dalam melakukan
intens program modernisasi mentoring dan coaching

Melakukan studi banding Mendorong peran aktif

dengan program yang pimpinan unit kerja
lebih terstruktur dan melalui kesepakatan
supervisi mentor. antar UPPBJ
Ada dua pihak utama yang terlibat dalam formasi pengelompokan Sister UPPBJ,
yakni Main Sister dan Paired Sister

Main Sister Paired Sister

UPPBJ yang terpilih UPPBJ percontohan di
yang telah mana Main Sister akan
menunjukkan kinerja memberikan
baik dalam pengarahan melalui
pengadaan B/J mentoring untuk transfer
keahlian dan
pengetahuan
Main Sister Paired Sister Main Sister Paired Sister

Fakultas Sekolah Farmasi (SF) Fakultas Teknik Fakultas Teknik Pertambangan dan
Matematika Mesin dan Perminyakan (FTTM)
dan Ilmu Sekolah Ilmu dan Teknologi Hayati Dirgantara
Fakultas Ilmu dan Teknologi
Pengetahuan (SITH) (FTMD)
Kebumian (FITB)
Alam (FMIPA)
Fakultas Seni Rupa dan Desain Fakultas Teknik Sipil dan
(FSRD) Lingkungan (FTSL)

Main Sister Paired Sister

Sekolah Bisnis Fakultas Teknologi Industri (FTI)

dan
Manajemen Sekolah Teknik Elektro dan
(SBM) Informatika (STEI)
Sekolah Arsitektur, Perencanaan,
dan Pengembangan Kebijakan
(SAPPK)