PERTEMUAN/RAPAT

TINJAUAN
MANAJEMEN
 RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

• Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk

meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja
pelayanan/upaya Puskesmas untuk memastikan kelanjutan,
kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan
sistem pelayanan
RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
• Dipimpin Penanggung
jawab Manajemen Mutu
• Berkala (Min 2 x setahun, forum lokmin)
• Direncanakan dengan baik
• Didokumentasikan dengan baik (undangan, daftar hadir, agenda pertemuan, proses tinjauan,
notulen pelaksanaan pertemuan, dan rekomendasi hasil pertemuan)
• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada
mutu/kinerja UKP
• Membahas perubahan yang perlu dilakukan
• Hasil pertemuan ditindak lanjuti
• Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
• Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
• Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya
• Dilaksanakan dengan agenda yang jelas
• Menghasilkan luaran:
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan
KARAKTERISTIK RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN..1
1. Berkala (Min 2 x setahun, menggunakan forum lokakarya mini yang dilaksanakan tiap
semester yang merupakan forum untuk evaluasi kinerja semester )
2. Direncanakan dengan baik (Pj mutu membahas dengan Kapus rencana pertemuan tinjauan
manajemen)
3. Didokumentasikan dengan baik (undangan, daftar hadir, agenda pertemuan, proses
tinjauan, notulen, dan rekomendasi hasil pertemuan)
4. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada
mutu/kinerja.
5. Mengevaluasi efektivitas sistem pelayanan UKP dan penyelenggaraan kegiatan UKM
6. Membahas perubahan yang perlu dilakukan (berupa perbaikan sistem pelayanan, sistem
manajemen mutu, sistem manajemen, kebijakan, dan prosedur
KARAKTERISTIK RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN.. 2
7. Hasil pertemuan harus ditindak lanjuti. (direncanakan kegiatan tindak lanjut)
8. Pelaksanaan tindak lanjut harus dipantau. Pj. mutu bersama Tim Mutu mempunyai
kewajiban untuk memantau tindak lanjut terhadap rekomendasi tinjauan manajemen
9. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam pertemuan
10. Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya
11. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas. Agenda pertemuan tinjauan manajemen harus
disusun oleh Penanggung jawab mutu
12. Menghasilkan luaran:
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan
INPUT RAPAT TINJAUAN
MANAJEMEN
1. Hasil audit internal (terutama temuan yg belum
selesai)
2. Umpan balik pelanggan (dari Kotak Saran,
keluhan pelanggan, hasil temu kader)
3. Kinerja pelayanan, baik kinerja hasil maupun
kinerja proses
4. Status tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dilakukan
5. Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen
yang lalu
6. Kebijakan mutu, kebijakan pelayanan UKP, UKM
7. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap
sistem manajemen mutu, sistem pelayanan UKP,
 OUPUT RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:

1. Peningkatan efekt tas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan UKP dan sistem
penyelenggaraan kegiatan UKM
2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang diminta oleh pelanggan
3. Identikasi perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen
mutu, sistem pelayanan UKP, dan sistem penyelenggaraan kegiatan UKM
AGENDA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
1. Pembukaan oleh Penanggung Jawab Manajemen Mutu
2. Arahan dari Kepala Puskesmas (penyampaian prioritas permasalahan yang perlu
dibahas dan prioritas perbaikan yang akan dilakukan oleh Puskesmas)

3. Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu

4. Pembahasan hasil audit internal
5. Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan
6. Hasil pelanilaian kepuasan pelanggan
7. Hasil penilaian kinerja
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem
manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (UKP dan UKM)
9. Rekomendasi untuk perbaikan
10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan(berupa kegiatan-
kegiatan yang akan dilakukan sesuai rekomendasi)

11. Penutup
LANGKAH LANGKAH PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN

1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama

Kepala FKTP mempersiapkan pertemuan tinjauan
manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan
siapa saja yang akan diundang
2. Penanggung jawab manajemen mutu
mengundang peserta pertemuan
3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin
pertemuan tinjauan manajamen: melaksanakan
sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi
selama pertemuan berlangsung
4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan
umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemen
SIMULASI PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN

• KELOMPOK YANG DITUNJUK UNTUK SIMULASI AGAR

MENYIAPKAN SKENARIO SIMULASI PERTEMUAN
TINJAUAN MANAJEMEN (10 MENIT)
• KELOMPOK YANG DITUNJUK MELAKSANAKAN SIMULASI
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN SESUAI AGENDA
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
• Kepala Puskesmas  diperankan kelompok ..
• Ketua tim mutu  diperankan kelompok ..
• Ketua tim audit dan anggota  diperankan kelompok ..
• Penanggung jawab untuk menyampaikan capaian kinerja  diperankan kelompok ..
• Penanggung jawab untuk menyampaikan keluhan pelanggan  diperankan kelompok ..
• Para penanggung jawab program/koordinator UKM  diperankan oleh kelompok lain
• Penanggung jawab UKP  diperankan oleh kelompok lain
• Staf Puskesmas (dokter, perawat, bidan, administratif, petugas kesehatan yang lain)  diperankan oleh
kelompok lain
TERIMAKASIH
PANDUAN DISKUSI:

• Kelas dibagi dalam 3 kelompok

• Masing-masing kelompok membahas:
• Apa saja yang harus dipersiapkan oleh Penanggung jawab manajemen mutu untuk
melaksanakan pertemuan tinjauan manajemen
• Apa yang harus dilakukan oleh tim pendamping akreditasi untuk memfasilitasi agar
penanggung jawab manajemen mutu mampu mempersiapan dan melaksanakan
pertemuan tinjauan manajemen
• Paparan hasil diskusi
• Tanggapan Pelatih terhadap paparan masing-masing kelompok
• Masing-masing kelompok membahas:
• Apa saja yang harus dipersiapkan oleh
Penanggung jawab manajemen mutu untuk
melaksanakan pertemuan tinjauan manajemen
• Apa yang harus dilakukan oleh tim pendamping
akreditasi untuk memfasilitasi agar penanggung
jawab manajemen mutu mampu mempersiapan
dan melaksanakan pertemuan tinjauan
manajemen