PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

UPT PUSKESMAS KANDANGSAPI

PEMERINTAH KOTA PASURUAN

DINAS KESEHATAN

UPT PUSKESMAS KANDANGSAPI

Jalan WR Supratman Nomor 07. Pasuruan (67125) Jawa Timur

Telepon (0343) 427040. E-mail :pkm.kandangsapi@gmail.com AN

 BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI

Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara Kepala
Puskesmas, manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait
dengan implementasi sistem manajemen mutu dan akreditasi dalam pencapaian
sasaran/indikator mutu dan kinerja.

Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk
masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual maupun
insidental sesuai dengan kebutuhan.

Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem
manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran
yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan
manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja.

Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas
penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai
pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi

B. TUJUAN

A. TUJUAN UMUM
Panduan ini dapat digunakan sebagai acuan bagi UPT Puskesmas Kandangsapi untuk
meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan atau upaya Puskesmas
guna memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen
mutu dan sistem pelayanan Puskesmas.
B. TUJUAN KHUSUS

1. Menilai apakah sistem manajemen efektif dan efisien : dilihat dari capaian kinerja
2. Menilai apakah sistem manajemen (Puskesmas, dan sistem manajemen mutu
berjalan sesuai dengan pedoman-pedoman yang ada dalam standar akreditasi dan
efektif dalam menyelesaikan permasalahan pelayanan)
3. Menilai efektifitas perbaikan yang dilakukan
4. Menindak lanjuti dalam perbaikan terhadap sistem manajemen mutu, dan sistem
penyelenggaraan pelayanan
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut:

a. Berkala
b. Direncanakan dengan baik
c. Didokumentasikan dengan baik
d. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada
mutu dan kinerja
e. Membahas perubahan yang perlu dilakukan
f. Hasil pertemuan ditindak lanjuti
g. Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
h. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
i. Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya
j. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas
k. Tinjauan manajemen membahas tentang:
 Hasil audit internal
 Umpan balik pelanggan
 Kinerja proses
 Pencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator kinerja
 Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
 Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
 Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya Puskesmas
Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system manajemen mutu dan sistem
pelayanan/penyelenggaraan upaya Puskesmas
 Rekomendasi untuk perbaikan
l. Luaran Tinjauan Manajemen meliputi:
 Rencana perbaikan
 Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
 Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
 Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan
produk/layanan/pelanggan
 BAB III
TATA LAKSANA PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

1. Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen Mutu (RTM)

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dipimpin oleh penanggung jawab Manajemen
Mutu. Yang harus diundang atau harus ada saat rapat tinjauan manajemen yaitu kepala
puskesmas, penanggung jawab mutu, audit internal (ketua & anggota), auditee (terutama
yang belum sempat diaudit), penanggung jawab usaha (administrasi manajemen/ADMEN,
usaha kesehatan masyarakat/UKM, usaha kesehatan perorangan/UKP), pengendalian &
pencegahan infeksi (PPI), manajemen resiko dan kepuasan/komplain pelanggan.

2. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

 Pembukaan oleh penanggung jawab manajemen mutu
 Arahan dari kepala Puskesmas
 Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen mutu yang lalu
 Pembahasan hasil audit internal
 Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan
 Hasil penilaian kepuasan pelanggan
 Hasil penilaian kinerja
 Masalah - masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu,
penyelanggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
 Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu
maupun sistem pelayanan (klinis & UKM)
 Rekomendasi untuk perbaikan
 Penutup

3. Langkah - Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen

 Penanggung jawab manajemen mutu bersama kepala Puskesmas mempersiapkan pertemuan
tinjauan manajemen : rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
 Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan
 Penangggung manajemen mutu memimpin pertemuan/rapat tinjauan manajemen :
melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan
berlangsung
 Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan rapat tinjauan
manajemen
 Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah
pertemuan/rapat tinjauan manajemen
4. Karakteristik Rapat Tinjauan Manajemen
 Berkala
 Direncanakan dengan baik
 Didokumentasikan dengan baik
 Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu & dampaknya pada mutu dan
kinerja
 Membahas perubahan yang perlu dilakukan
 Hasil pertemuan ditindak lanjuti
 Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
 Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
 Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya
 Dilaksanakan dengan agenda yang jelas
 Menghasilkan luaran :
o Rencana perbaikan
o Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
o Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
o Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan
produk/layanan/pelanggan

5. Input Tinjauan Manajemen

 Hasil audit internal, melakukan pemaparan hasil audit baik yang sudah dilakukan maupun
yang belum diselesaikan.
 Umpan balik pelanggan
 Kinerja proses
 Pencapaian sasaran-sasaran mutu maupun indikator-indikator kinerja
 Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
 Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
 Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas
 Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem
pelayanan/penyelenggaraan upaya Puskesmas

6. Output Tinjauan Manajemen

Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan :
a. Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
b. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
c. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen
mutu maupun sistem pelayanan
d. Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan
sistem pelayanan efektif
 BAB IV
DOKUMENTASI
Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan
kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan
pelayanan dan produk kepada pelanggan/pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya-
upaya untuk melakukan perbaikan.
Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan
perubahan-perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang
dihasilkan