Buku Pedoman Audit Internal 2023

KEMENTERIAN
KESEHATAN
REPUBLIK
INDONESIA
PEDOMAN
AUDIT MUTU INTERNAL
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

Badan Pengembangan dan Pemberdayaan SDM Kesehatan
Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
Jakarta, 2020
Pedoman Audit Mutu Internal, 2020
Kata Sambutan
Dalam siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal, audit mutu internal
merupakan salah satu bentuk evaluasi/ pemeriksaan yang sistematis dan
independen terhadap sistem mutu di institusi. Audit Mutu Internal
dilakukan oleh Tim Pengendali Mutu untuk memastikan bahwa sistem
mutu di institusi pelatihan sudah berjalan secara efektif dan berlangsung
dengan berkesinambungan. Tim Pengendali Mutu melakukan verifikasi
kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan dokumen mutu yang telah
ditetapkan.
Dalam rangka penguatan pelaksanaan audit mutu internal oleh Tim
Pengendali Mutu, Pusat Pelatihan SDM Kesehatan telah menyempurnakan
Pedoman Audit Mutu Internal yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dalam proses Akreditasi Institusi dan sebagai buku acuan bagi Tim
Pengendali Mutu dalam melaksanakan audit mutu internal.
Untuk itu kami ucapkan terimakasih dan penghargaan yang sebesar-
besarnya kepada tim penyusun, atas tenaga dan pikiran yang dicurahkan
untuk penyempurnaan pedoman ini.
Jakarta, Juni 2020

Kepala Badan PPSDM Kesehatan
Kementerian Kesehatan RI
Prof dr Abdul Kadir PhD SpTHT-KL (K) MARS

NIP 196205231989031001
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL i

i
ii PEDOMAN AUDIT MUTU
INTERNAL
Kata Pengantar
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
rahmat dan karunia-Nya sehingga Pedoman Audit Mutu Internal dapat
tersusun dengan baik. Pedoman ini merupakan penyempurnaan dari
pedoman dengan judul yang sama yang disusun tahun 2018 yang dicetak
ulang tahun 2019. Penyempurnaan dilakukan karena perkembangan ilmu
pengetahuan dan adanya perubahan kebijakan terkait penyelenggaraan
pelatihan di bidang kesehatan.
Kami menyadari bahwa Pedoman Audit Mutu Internal ini masih belum
sempurna, karenanya masukan dan kritik membangun sangat kami harapkan
untuk perbaikan dan penyempurnaan pedoman di masa yang akan datang.
Kami sampaikan apresiasi dan ucapan terimakasih kepada seluruh tim
penyusun yang telah bekerja secara optimal, semoga pedoman ini dapat
bermanfaat dan memberikan dampak yang baik bagi institusi dalam
pelaksanaan akreditasi institusi.
Jakarta, Juni 2020

Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan
Kementerian Kesehatan RI
Dr. Achmad Soebagjo Tancarino, MARS

NIP 196007311989031003
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL iii

i
iv PEDOMAN AUDIT MUTU
INTERNAL
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN
SUMBERDAYA MANUSIA KESEHATAN
Jalan Hang Jebat 3 Blok F3 Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12120
Telepon : (021) 7245517-72797302 Faksimile : (021) 72797508
Laman (Website) : www.bppsdmk.depkes.go.id
GERMAS
KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGEMBANGAN DAN

PEMBERDAYAAN SDM KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR HK.02.03/I/ 1058 /2020
TENTANG
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN
SUMBERDAYA MANUSIA KESEHATAN,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjaga kualitas

mutu penyelenggaraan pelatihan, institusi
pelatihan dituntut untuk
dapat menerapkan sistem
penjaminan mutu;
b. bahwa salah satu bentuk penjaminan mutu

adalah audit mutu internal sebagai upaya
penjaminan kualitas penyelenggaraan
pelatihan secara berkesinambungan;
c. bahwa untuk menjamin audit mutu internal

dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya,
maka diperlukan Pedoman Audit Mutu
Internal yang ditetapkan melalui Surat
Keputusan Kepala Badan Pengembangan
dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia
Kesehatan.
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL v

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2014
Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5494;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun

2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri
Sipil sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun
2020 tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil;
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor 67 Tahun 2019 Tentang
Pengelolaan Tenaga Kesehatan;
4. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi
Negara Nomor 25 Tahun 2015 tentang
Pedoman Akreditasi Lembaga Pendidikan
dan Pelatihan Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 30
Tahun 2018 tentang Perubahan Atas
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64
Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kementerian Kesehatan;
6. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi
Negara nomor 250/K.1/PDP.09/2016
tentang Penetapan Badan PPSDM
Kesehatan sebagai Instansi Pengakreditasi
Diklat Teknis dan Fungsional Kesehatan.
vi
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGEMBANGAN

DAN PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA
MANUSIA KESEHATAN TENTANG PEDOMAN
AUDIT MUTU INTERNAL.
KESATU : Pedoman Audit Mutu Internal yang tercantum
dalam lampiran, merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari keputusan ini.
KEDUA : Pedoman ini untuk dijadikan acuan bagi
institusi penyelenggara pelatihan dan Tim
Pengendali Mutu dalam melaksanakan audit
mutu internal.
KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal
ditetapkan.
ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 26 Juni 2020
KEPALA BADAN PPSDM KESEHATAN,
ABDUL KADIR
PEDOMAN AUDIT MUTU

vii
INTERNAL
viii PEDOMAN AUDIT MUTU
INTERNAL
DAFTAR ISI
Halaman
KATA SAMBUTAN ........................................................... i
KATA PENGANTAR .......................................................... ii
KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGEMBANGAN DAN i
PEMBERDAYAAN SDM KESEHATAN KEMENTERIAN
KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR HK.02.03/I/
1058 /2020 TENTANG PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL
DAFTAR ISI .....................................................................
v
BAB I PENDAHULUAN ..…………………………………... ix
A. Latar Belakang ………………………........................
B. Tujuan Pedoman …………………………………..... 1
C. Sasaran Pedoman ………………………………….. 1
D. Manfaat Pedoman ………………………….……….. 2
E. Ruang Lingkup Pedoman ………………………….. 2
3
BAB II DASAR-DASAR AUDIT MUTU INTERNAL ……… 3
A. Pengertian …………………………………………….
B. Tujuan Audit Mutu Internal ………………………….. 7
C. Manfaat Audit Mutu Internal ………………………… 7
D. Ketentuan Audit Mutu Internal ……………………… 8
E. Peran Manajemen Puncak ………………………….. 8
F. Siklus Audit Mutu Internal …………………………… 9
G. Lingkup Audit Mutu Internal ………………………… 10
H. Metode ……………………………………………….. 10
I. Penentuan Prioritas Masalah ……………………… 11
13
BAB III TIM PENGENDALI MUTU/ AUDITOR 14
MUTU INTERNAL ………………………………….
A. Susunan TPM ………………………………………..
B. Persyaratam TPM …………………………………... 19
C. Sifat-sifat yang harus dimiliki TPM ………………… 19
D. Lingkup kerja TPM …………………………………… 19
E. Tugas TPM …………………………………………… 19
20
20
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL ix
ii
BAB IV PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL …….. 25

BAB V PELAKSANAAN AUDIT MUTU ……………………. 33
A. Pertemuan dengan Auditee …………………………. 33
B. Pengumpulan Data …………………………………... 33
BAB VI ANALISIS HASIL AUDIT MUTU …………………. 51
A. Indentifikasi Masalah …………………………………. 51
B. Penentuan Prioritas Masalah ……………………….. 53
C. Analisis Penyebab Masalah ………………………… 54
BAB VII REKOMENDASI ………………….……………..... 59
A. Pembuatan Rekomendasi …………………………... 59
B. Pengelompokan ………………………………………. 61
BAB VIII LAPORAN DAN UMPAN BALIK AUDIT MUTU
INTERNAL ………………………………………… 65
A. Ketentuan Laporan Hasil Audit ……………………… 65
B. Umpan Balik dan Rencana Tindak Lanjut
Hasil Audit …………………………………..………... 66
BAB IX PENUTUP ………………………………………… 71
LAMPIRAN:
1. Rekapitulasi Jumlah Dokumen Mutu ……………… 75
2. Rekapitulasi Penerapan Dokumen Mutu …………. 76
3. Rekapitulasi Hasil Audit Mutu Tahun sebelumnya ... 77
4. Rencana Kerja TPM ………………………………… 78
5. Rekapitulasi Kesesuaian Penulisan Isi Dokumen Mutu ... 79
6. Check List Audit Penerapan Pedoman Mutu ……... 80
7. Check List Audit Penerapan Prosedur/ SPO ……... 81
8. Check List Audit Penerapan Instruksi Kerja ………. 82
9. Check List Audit Penerapan Ketentuan …………….. 83
10. Check List Audit Penerapan Standar ……………… 84
11. Rekapitulasi Hasil Temuan Audit TPM Yang Bisa
diselesaikan oleh Struktural di bawah Kepala/
Pimpian ………………………………………………. 85
Tim Penyusun ……………………………………………….. 86
x PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL

i
BAB 1
PENDAHULUAN
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL xi

xii PEDOMAN AUDIT MUTU
INTERNAL
BAB I
PENDAHULUA
N
A. Latar Belakang
Pelatihan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia agar memiliki kompetensi yang dipersyaratkan
baik dalam hal pengetahuan, sikap maupun keterampilannya. Oleh
karena itu didalam mengelola pelatihan diperlukan kesungguhan dan
kejelasan yang komponennya dapat diukur dengan pasti. Untuk
menjaga mutu pelatihan bidang kesehatan, pemerintah telah
menetapkan UU No. 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan yang
mempersyaratkan bahwa pelatihan yang diselenggarakan harus
memenuhi program pelatihan dan tenaga pelatih yang sesuai dengan
Standar Profesi dan standar kompetensi serta diselenggarakan oleh
institusi penyelenggara pelatihan yang terakreditasi sesuai dengan
ketentuan Peraturan Perundang Undangan.
Sebagai implementasi dari UU No. 36 tahun 2014, institusi
penyelenggara pelatihan dituntut untuk dapat menerapkan manajemen
mutu terpadu yaitu menerapkan sistem yang terstruktur dengan
melibatkan seluruh jajaran organisasi secara berkesinambungan agar
dapat memenuhi kepuasan pelanggan. Didalam penerapan sistem mutu
di institusi penyelenggara pelatihan diperlukan acuan berupa dokumen
mutu yang terdiri dari pedoman mutu, prosedur mutu, instruksi kerja,
ketentuan dan standar yang penerapannya tergambar pada performance
institusi penyelenggara pelatihan dan sebagai bukti dilengkapi dengan
dokumen terkait.
Untuk memastikan penerapan sistem mutu di institusi penyelenggara
pelatihan diperlukan audit mutu baik secara eksternal maupun internal.
Pada saat ini audit mutu eksternal institusi penyelenggara pelatihan
dilakukan oleh Pusat Pelatihan SDM Kesehatan melalui penilaian
terhadap penerapan sistem mutu. Hasil penilaian dikategorikan
terakreditasi atau tidak
PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 1
1
terakreditasi tergantung dari pemenuhan terhadap persyaratan yang

telah ditentukan yang dilakukan oleh masing-masing institusi
penyelenggara pelatihan. Sedangkan untuk Audit mutu internal yang
tujuannya untuk memastikan bahwa sistem mutu di institusi
penyelenggara pelatihan sudah berjalan sesuai dengan seharusnya dan
berlangsung dengan berkesinambungan, dilakukan oleh Tim
Pengendali Mutu (TPM) yang sudah ditetapkan oleh pimpinan institusi.
B. Tujuan Pedoman
1. Tujuan Umum
Tersedianya acuan bagi institusi penyelenggara pelatihan dalam
melakukan audit mutu internal.
2. Tujuan Khusus :
Tersedianya acuan bagi TPM institusi penyelenggara
pelatihan dalam:
a. Merencanakan audit mutu internal
b. Melaksanakan audit mutu internal
c. Melakukan analisis hasil audit mutu internal
d. Menyusun laporan hasil audit mutu internal dan
rekomendasi
C. Sasaran Pedoman
Buku pedoman ini dapat digunakan oleh:

1. Institusi penyelenggara pelatihan bidang kesehatan yang sudah
terakreditasi
2. Institusi penyelenggara pelatihan bidang kesehatan yang sedang
melakukan persiapan akreditasi institusi
3. Unit pembina Institusi penyelenggara pelatihan
4. Tim akreditasi institusi penyelenggara pelatihan bidang
kesehatan
5. Pihak-pihak lain yang terkait atau berkepentingan.
2 INTERNAL
PEDOMAN AUDIT MUTU
2
D. Manfaat Pedoman
Manfaat Pedoman Audit Mutu Internal bagi :

1. Institusi penyelenggara pelatihan terakreditasi:
a. Sebagai acuan bagi Tim Pengendali Mutu dalam melaksanakan
tugasnya,
b. Sebagai panduan bagi Kepala Institusi Penyelenggara Pelatihan
untuk memonitor kegiatan yang dilakukan oleh Tim Pegendali
Mutu.
2. Institusi penyelenggara pelatihan bidang kesehatan yang sedang
melakukan persiapan akreditasi.
Untuk dijadikan acuan agar dapat memenuhi persyaratan akreditasi.
3. Unit pembina Institusi penyelenggara pelatihan, sebagai acuan
dalam melakukan bimbingan.
4. Tim akreditasi institusi penyelenggara pelatihan bidang kesehatan,
sebagai alat ukur/ indicator penerapan akreditasi institusi.
E. Ruang Lingkup.
Ruang lingkup pedoman terdiri dari:
Bab I Pendahuluan.
Dalam bab ini menjelaskan tentang latar belakang, tujuan pedoman,
sasaran pedoman, manfaat pedoman, dan ruang lingkup.
Bab II Dasar-Dasar Audit Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang pengertian, tujuan audit mutu internal,
manfaat audit mutu internal, ketentuan audit mutu internal, peran
manajemen puncak, siklus audit mutu internal dan lingkup audit
mutu internal.
3
Bab III Tim Pengendali Mutu/ Auditor Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang susunan TPM, persyaratan TPM, sifat-
sifat yang harus dimiliki TPM, lingkup kerja TPM, dan tugas TPM.
Bab IV Perencanaan Audit Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah dalam merencanakan
audit mutu internal.
Bab V Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan audit
mutu internal yaitu pertemuan dengan auditee dan pengumpulan
data.
Bab VI Analisis Hasil Audit Mutu

Bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah dalam melakukan
analisis hasil audit terdiri dari identifikasi masalah, penentuan
prioritas masalah, dan analisis penyebab masalah.
Bab VII Rekomendasi

Bab ini menjelaskan tentang pembuatan rekomendasi, dan
pengelompokkan rekomendasi.
Bab VIII Laporan dan Umpan Balik Hasil Audit Mutu Internal
Bab ini menjelaskan tentang ketentuan dalam laporan hasil audit,
umpan balik hasil audit dan rencana tindak lanjut hasil audit.
Bab IX Penutup
Bab ini menjelaskan tentang penutup.
4 PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL
4
BAB 2
DASAR-DASAR
AUDIT MUTU INTERNAL

6 PEDOMAN AUDIT MUTU
INTERNAL
BAB II
DASAR-DASAR AUDIT MUTU INTERNAL
A. Pengertian
Didalam pengertian ini meliputi pengertian berbagai hal yang terkait
dengan pelaksanaan audit mutu internal.
1. Dokumen mutu
Adalah dokumen kebijakan yang disusun dalam rangka menjamin
terciptanya pelayanan yang memenuhi harapan pelanggan.
Dokumen mutu terdiri dari: pedoman mutu, prosedur mutu,
instruksi kerja, ketentuan dan standar.
2. Audit.
Adalah kegiatan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat
faktual, signifikan dan relevan melalui pemeriksaan, pengukuran
dan penilaian secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi.
3. Mutu.
Adalah kesesuaian terhadap persyaratan atau standar yang telah
ditetapkan.
4. Audit Mutu Internal
Adalah proses pengukuran dan penilaian secara sistematik, obyektif
dan terdokumentasi yang dilakukan oleh auditor internal (Tim
Pengendali Mutu) untuk memastikan bahwa kegiatan tiap
komponen dalam akreditasi institusi pelatihan telah sesuai dengan
standar/ persyaratan- persyaratan yang telah ditentukan
5. Auditee.
Adalah unit yang diperiksa oleh auditor termasuk seluruh objek
audit yang ada didalam setiap unsur atau komponen dalam
organisasi yang menghasilkan produk barang atau jasa/ layanan
dalam organisasi tersebut.
5
6. Tim Pengendali Mutu (TPM)

Adalah sekelompok orang di institusi pelatihan yang ditetapkan
oleh pimpinannya untuk melaksanakan audit mutu internal terhadap
penerapan sistem penjaminan mutu dengan menggunakan
instrumen/ check list.
7. Hasil temuan Audit
Adalah hasil dari suatu proses audit berupa kesimpulan auditor
yang didukung oleh bukti-bukti objektif.
8. Kesimpulan audit
Adalah hasil akhir dari sebuah proses audit berupa pernyataan
auditor yang dibuat setelah menganalisa dan mempertimbangkan
semua bukti-bukti obyektif yang dikumpulkan.
B. Tujuan Audit Mutu Internal

Audit mutu internal bertujuan untuk:
1. Memastikan kecukupan dan kepatuhan penerapan dokumen mutu
yang ada di institusi penyelenggara pelatihan dengan persyaratan
yang telah ditentukan.
2. Memastikan bahwa kegiatan sistem mutu telah sesuai dengan
ketentuan persyaratan/ standar yang dijadikan acuan.
3. Menemukan hal-hal yang menghambat, sehingga mengganggu
efektifitas dari penerapan sistem mutu.
4. Menemukan kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem mutu
dan diperlukan perbaikan
5. Melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan
C. Manfaat Audit Mutu Internal

1. Bagi Pimpinan
Hasil audit mutu internal dapat menjadi masukan untuk referensi
dalam membuat keputusan atau mengambil/ merubah kebijakan
mutu sehingga pengelolaan mutu dapat lebih sesuai dengan
perencanaan organisasi jangka panjang.
8 INTERNAL 6
PEDOMAN AUDIT MUTU
2. Bagi auditor (Tim Pengendali Mutu/ TPM)

Audit mutu bagi auditor (TPM) memperoleh informasi situasi
mutu di institusi. Kegiatan audit mutu merupakan proses
pembelajaran dalam interaksi dengan auditee.
3. Bagi unit kerja dalam organisasi, yang diaudit.
Audit mutu membantu pegawai yang terlibat dalam menghasilkan
produk barang atau jasa/layanan di unit kerja tersebut, untuk
mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat
mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melakukan
perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi
auditor.
4. Bagi Pelanggan
Pelanggan akan mendapatkan produk baik berupa barang/ jasa/
pelayanan yang bermutu karena segala kemungkinan yang dapat
menimbulkan ketidakpuasan pada pelanggan dapat segera
terdeteksi dan dilakukan tindakan perbaikan.
5. Manfaat bagi instansi yang bekerjasama
Audit mutu bagi instansi yang bekerjasama dapat memberikan
umpan balik terhadap kinerja yang telah dilakukan, sehingga
menjamin terpenuhinya hak dan kewajiban dari masing-masing
instansi yang berkerjasama.
D. Ketentuan Audit Mutu Internal

1. Audit mutu dilaksanakan oleh tenaga/ personil independen
terhadap tanggung jawab langsung atas produk atau aktivitas yang
diaudit baik terhadap komponen administrasi dan manajemen,
pengelolaan pelatihan dan pelayanan penunjang pelatihan.
2. Audit harus bersifat komprehensif, meliputi seluruh operasional
organisasi yang diaudit sesuai dengan kewenangannya.
3. Audit harus dijadwalkan berdasarkan penentuan prioritas kegiatan
atau aktifitas yang diaudit.
7 9
4. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang

terdokumentasikan
5. Hasil audit perlu didokumentasikan dan menjadi perhatian
manajemen yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan
koreksi/ perbaikan
6. Auditor tidak bertanggung jawab untuk mengambil tindakan
koreksi
7. Untuk menjaga obyektivitas, auditor tidak diperkenankan untuk
menjalankan audit terhadap komponen yang ada dibawah
wewenangnya
E. Peran Manajemen Puncak

Audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, maka kegiatan
audit ini harus diprakarsai oleh manajemen puncak.
Dalam hal ini manajemen puncak mempunyai peran :
1. Memberi dukungan moril maupun materiil
2. Menerapkan perubahan-perubahan yang telah disepakati
3. Mereview laporan audit yang mengarah pada rencana perbaikan
4. Memantau pelaksanaan perbaikan
F. Siklus Audit Mutu Internal

Siklus audit mutu adalah suatu rangkaian aktivitas dan
merupakan guide line pelaksanaan audit.
GAMBARAN SIKLUS AUDIT MUTU
PERENCANAAN AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT
REKOMENDASI
ANALISIS HASIL AUDIT
8
Siklus ini dibagi dalam 4 tahap yaitu :

1. Perencanaan Audit
Perencanaan merupakan tahapan kegiatan audit yang sangat
penting. Perencanaan yang baik akan membantu auditor untuk
mengendalikan proses audit sehingga bisa berjalan lancar, efisien
dan efektif sesuai dengan sasaran.
2. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit terdiri dari langkah-langkah yang dilakukan
mulai pengumpulan data sampai dengan pengolahan data.
3. Analisis hasil Audit
Kegiatan analisis hasil audit dilakukan mulai dari identifikasi
masalah, penentuan prioritas masalah sampai dengan analisis
penyebab masalah yang akan digunakan dalam penentuan
rekomendasi untuk perbaikan.
4. Rekomendasi
Rekomendasi dibuat setelah diketahui penyebab masalahnya dan
sudah dikomunikan dengan auditee.
G. Lingkup Audit Mutu Internal

Lingkup audit mutu internal adalah audit terhadap kecukupan dokumen
mutu dan kepatuhan penerapan dokumen mutu pada semua komponen
akreditasi. Rinciannya sebagai berikut:
1. Kecukupan dokumen mutu
Didalam audit terhadap kecukupan dokumen mutu, ada
2 kegiatan yang harus dikaji, yaitu: a) memastikan jumlah dokumen
mutu yang dipersyaratkan sudah sesuai ketentuan dan b) isi dari
masing-masing dokumen mutu sudah sesuai dengan ketentuan.
Rincian jumlah dan isi dokumen yang diaudit adalah sebagai
berikut:

9
a. Jumlah dokumen mutu.

Jumlah dokumen mutu (pedoman mutu, prosedur mutu, instruksi
kerja, ketentuan-ketentuan dan standar-standar) yang
dipersyaratkan tercantum didalam instrumen akreditasi institusi.
1) Jumlah Pedoman Mutu.
Jumlah pedoman mutu sama dengan jumlah standar yang ada
dimasing-masing komponen dan tercantum didalam
instrumen akreditasi penyelenggara pelatihan.
2) Jumlah Prosedur Mutu.
Jumlah minimal prosedur yang harus dimiliki oleh institusi
penyelenggara pelatihan, dapat dilihat pada Cara Pembuktian
(CP) yang tercantum di masing- masing parameter. Jika
diperlukan prosedur dapat ditambah sesuai kebutuhan.
3) Jumlah Instruksi Kerja
Pada umumnya instruksi kerja banyak tercantum pada
Komponen Pelayanan Penunjang Pelatihan tetapi apabila
institusi penyelenggara pelatihan memerlukan instruksi kerja
pada Komponen Administrasi dan Manajemen maupun pada
Komponen Pengelolaan Pelatihan, maka instruksi kerja
dimungkinan jumlahnya melebihi jumlah minimal.
4) Jumlah Ketentuan-ketentuan
Jumlah ketentuan yang harus dilengkapi institusi
penyelenggara pelatihan, minimal yang dipersyaratkan oleh
masing-masing parameter yang tercantum pada masing-
masing komponen.
5) Jumlah Standar-standar
Jumlah standar yang dipersyaratkan dapat dilihat pada
masing-masing parameter yang tercantum pada masing-
masing komponen.
10
12 INTERNAL
PEDOMAN AUDIT MUTU
b. Isi dokumen mutu

Audit terhadap isi dokumen mutu dilakukan setelah diketahui
jumlah dokumen mutu yang ada. Didalam melakukan audit
terhadap isi dokumen mutu, harus dipastikan bahwa TPM sudah
memahami kaidah-kaidah penulisan dokumen mutu yang benar
dengan memperhatikan tugas, fungsi dan struktur organisasi
institusi penyelenggara pelatihan.
2. Kepatuhan penerapan dokumen mutu.

Kegiatan ini untuk memastikan penerapan dokumen mutu dalam
pelaksanaan kegiatan. Pengukuran kepatuhan penerapan dokumen
mutu menggunakan checklist yang isinya sesuai dengan isi
dokumen mutu yang akan diukur. Jika pada saat melakukan audit
tidak ada kegiatan yang sedang berlangsung, maka untuk
mendapatkan informasi dapat dilakukan melalui:
a. wawancara,
b. observasi, pengukuran atau
c. cek dokumen.
H. Metode
Metode yang digunakan untuk melakukan audit mutu internal adalah :
1. Wawancara.
Wawancara dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab
langsung untuk mendapatkan informasi atau untuk melakukan
klarifikasi.
Faktor Keberhasilan dalam Wawancara :
a. Persiapan yang baik, buat pertanyaan yang jelas/ spesifik/ tidak
bermakna ganda
b. Wawancara dengan orang yang tepat
c. Usahakan agar wawancara dalam keadaan santai dan hindari
kesan selalu membaca daftar tilik
11

d. Auditor harus berusaha untuk mendapatkan akar masalah

e. Hindari mengkonfrontasi cross-check pernyataan auditee-
auditee lain (misal atasan)
2. Observasi (pengamatan)
Observasi dilakukan untuk mengukur penerapan dokumen mutu
yang dilakukan oleh SDM institusi atau mengukur kesesuaian
penerapan standar.
3. Pengukuran
Pengukuran dilakukan dengan menggunakan kuesioner atau check
list terhadap penerapan dokumen mutu.
4. Cek dokumen dan catatan
Cek dokumen dilakukan untuk mendapatkan informasi dan
memastikan bahwa dokumen mutu betul-betul diterapkan dengan
dilengkapi dengan beberapa dokumen yang dipersyaratkan.
I. Penentuan Prioritas Masalah

Penentuan prioritas masalah dapat dilakukan dengan berbagai
pendekatan. Salah satunya menggunakan metode Urgency,
Seriousness, Growth (USG).
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan prioritas masalah
dengan metode USG adalah pada saat mengidentifikasi masing-masing
masalah ditinjau dari:
1. Urgency
Seberapa mendesak ketidaksesuaian tersebut harus dibahas
dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan
waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan
ketidaksesuaian tadi.
2. Seriousness
Seberapa serius ketidaksesuaian tersebut perlu dibahas dikaitkan
dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah
yang menimbulkan ketidaksesuaian tersebut atau akibat yang
menimbulkan masalah-masalah lain
14 INTERNAL
PEDOMAN AUDIT MUTU
12
kalau masalah penyebab ketidaksesuaian tidak dipecahkan. Perlu

difahami bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang
dapat menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila
dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri.
3. Growth
Seberapa kemungkinan-kemungkinan ketidaksesuaian menjadi
berkembang dikaitkan dengan kemungkinan masalah penyebab
ketidaksesuaian akan makin memburuk kalau dibiarkan.
Nilai U, S, dan G, berkisar antara 1 (satu) sampai dengan 5 (lima).
13
INTERNAL
BAB 3
TIM PENGENDALI MUTU/
AUDITOR MUTU INTERNAL

INTERNAL
BAB III
TIM PENGENDALI MUTU/ AUDITOR MUTU INTERNAL
Audit Mutu Internal di bawah kendali pimpinan institusi. TPM/ Auditor

Mutu Internal diberi kewenangan dalam melakukan audit. Kewenangan ini
ditandai dengan penugasan dari pimpinan, serta independen yaitu tidak
memihak dan tidak merugikan pihak manapun.
A. Susunan TPM
Susunan TPM berjumlah ganjil, sesuai kebutuhan organisasi, yang
terdiri dari :
1. Ketua, merangkap anggota
2. Sekretaris, merangkap anggota
3. Anggota, minimal 1 (satu) orang
TPM ditetapkan dengan SK Kepala Institusi yang berlaku sesuai
dengan kebijakan dengan mempertimbangkan efektivitas kinerja
anggotanya..
TPM merupakan gabungan dari berbagai unit kerja di lingkungan
institusi pelatihan tersebut. Keanggotaan TPM dipilih berdasarkan
keahlian dan penguasaannya terhadap pelayanan yang akan diaudit.
Selama pelaksanaan audit, anggota hendaknya dibebaskan dari tugas/
pekerjaan sehari-hari.
B. Persyaratan TPM
1. Pendidikan minimal S1
2. Khusus ketua diutamakan yang sudah mengikuti Pelatihan Audit
Mutu Internal/ workshop TPM
3. Bersedia menjadi TPM dan mampu melaksanakan tugas
4. Mampu melakukan komunikasi efektif
5. Ditugaskan oleh pimpinan
C. Sifat-sifat yang harus dimiliki TPM

1. Menerapkan integritas, dengan sikap perilaku:
a. Melakukan pekerjaan dengan jujur, tekun, dan tanggung jawab
14
b. Membuat laporan sesuai temuan

2. Objektif;
TPM objektif dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan
mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan atau proses yang
sedang diaudit.
3. Tidak menggurui.
4. Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele.
5. Berpikir sistematis
6. Selalu mengukur kesesuaian dengan standard
7. Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee, bukan
pemahaman Auditor
8. Menjalin komunikasi seefektif mungkin dengan Auditee
D. Lingkup kerja TPM

Lingkup kerja TPM adalah melakukan audit terhadap:
1. Kecukupan dokumen mutu
a. Memastikan jumlah dokumen mutu yang dipersyaratkan
sudah sesuai ketentuan
b. Memastikan isi dari masing-masing dokumen mutu sudah
sesuai dengan yang seharusnya.
2. Kepatuhan penerapan dokumen mutu.
a. Mengamati dan mencocokan penerapan isi dokumen mutu yang
sudah ditetapkan
E. Tugas TPM
1. Ketua Tim
Tugas : memimpin/ mengkoordinir kegiatan tim, terdiri dari :
a. Menyusun rencana audit,
b. Mengkoordinir penyusunan instrumen/ check list untuk audit
mutu internal
c. Membimbing anggota tim agar pelaksanaan audit dapat
berjalan efektif dan obyektif,
d. Memantau pelaksanaan audit mutu,
e. Membimbing penyusunan laporan hasil audit.
f. Melaporkan hasil pelaksanaan audit mutu ke pimpinan
20
15
2. Sekretaris
a. Memproses surat menyurat
b. Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan oleh tim untuk
pelaksanaan audit mutu internal
c. Mengkompilasi semua hasil temuan, analisis hasil audit dan
rekomendasi
d. Menyusun laporan untuk ditindaklanjuti pimpinan
e. Mencatat tindak lanjut (hasil rekomendasi) dari pimpinan dan
mendistribusikan kepada yang terkait
f. Mendokumentasikan hasil tindak lanjut/ disposisi pimpinan
3. Anggota
a. Menyusun rencana audit
b. Mengembangkan instrumen/ check list yang akan digunakan
dalam audit mutu internal, berdasarkan dokumen mutu yang
berlaku,
c. Menginventarisir tindak lanjut dari rekomendasi hasil audit
mutu sebelumnya yang belum direalisasi.
d. Melakukan audit secara obyektif, dengan cara:
1) Melakukan cek dokumen
2) Mengamati penerapan pedoman mutu, prosedur,
ketentuan dan standar dengan melakukan observasi.
3) Melakukan wawancara.
e. Melaksanakan penilaian mandiri (self assesment) sebelum
dilaksanakan visitasi oleh pusat, hasil penilaian
dikomunikasikan dengan pimpinan.
f. Menyusun laporan hasil audit dan rekomendasi/ saran
perbaikannya yang benar dan wajar.
Laporan audit mutu disusun per semester, dan sudah
dikomunikasikan pada auditee sebelum laporan diterbitkan.
Laporan
ditandatangani oleh semua auditor dan ditetapkan/ disetujui
oleh ketua tim
16
BAB 4
PERENCANAAN
AUDIT MUTU INTERNAL

INTERNAL
BAB IV
PERENCANAAN AUDIT MUTU
INTERNAL
Perencanaan audit dibuat setelah TPM ditetapkan oleh pimpinan.

Perencanaan audit yang dibuat sesuai lingkup kerja TPM yang meliputi
kecukupan dan kepatuhan penerapan dokumen mutu pada semua
komponen akreditasi dengan tahapan perencanaan yang jelas.
Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan Audit Mutu Internal
adalah sebagai berikut:
1. Melakukan koordinasi dengan penanggung jawab akreditasi institusi
penyelenggara pelatihan untuk menyampaikan maksud dan tujuan
pelaksanaan audit mutu internal serta hal-hal yang perlu didukung
termasuk pemenuhan kelengkapan dokumen yang dibutuhkan sebagai
dasar untuk membuat perencanaan audit mutu.
2. Mengumpulkan dan mengidentifikasi data/ informasi awal.
Berdasarkan hasil koordinasi dengan penanggung jawab
akreditasi institusi penyelenggara pelatihan, TPM mengumpulkan dan
mengidentifikasi data/ informasi, terdiri dari:
a. Dokumen mutu
Untuk mengetahui kecukupan dokumen mutu, langkah yang dilakukan:
1) Mengumpulkan seluruh dokumen mutu yang dimiliki oleh
institusi. Untuk mencatat seluruh dokumen yang sudah dimiliki
menggunakan formulir Rekapitulasi Jumlah Dokumen Mutu
(lampiran 1).
2) Mengumpulkan informasi dokumen mutu yang sudah
diterapkan. Untuk mencatat dokumen mutu yang sudah
diterapkan, menggunakan formulir Rekapitulasi Penerapan
Dokumen Mutu (lampiran 2).
17
b. Data/ informasi dari Laporan hasil audit yang sudah dilakukan

sebelumnya.
Apabila sebelumnya pernah dilakukan audit, maka TPM dapat
mempelajari rekomendasi yang tercantum didalam laporan hasil
audit. Rekomendasi yang belum ditindaklanjuti dapat dimasukan
kedalam perencanaan. Untuk mengindetifikasi hasil audit yang
belum ditindaklanjuti, dapat menggunakan format Rekapitulasi
Hasil Audit Mutu Tahun sebelumnya (lampiran 3).
3. Setelah selesai mengumpulkan dan mengidentifikasi data/ informasi
awal, lakukan koordinasi dengan institusi untuk membahas kegiatan-
kegiatan yang akan dilaksanakan oleh institusi. Ini penting, karena
sebagai dasar dalam menentukan waktu audit terhadap penerapan
dokumen mutu.
4. Membuat perencanaan audit
Membuat rencana kerja audit dengan menetapkan:
a. Tujuan perencanaan
Tuliskan pada kolom tujuan, perencanaan audit per- komponen,
misalnya tersusunnya rencana pelaksanaan audit kecukupan dan
kepatuhan penerapan dokumen mutu pada komponen administrasi
dan manajemen.
b. Objek audit
Setelah lampiran 1 dan 2 terisi, TPM dapat menentukan objek
audit. Penentuan objek audit harus berdasarkan prioritas dengan
mempertimbangkan kondisi organisasi, jumlah anggota TPM dan
prediksi waktu yang diperlukan. Objek audit adalah seluruh
dokumen mutu yang ada pada semua komponen.
Perencanaan audit terhadap kecukupan dokumen

mutu yang terdiri dari jumlah dan/ atau isi, bisa
tidak dimasukan dalam rencana untuk diaudit jika
jumlah dan/ atau isi dokumen mutu yang ada
sudah sesuai dengan yang seharusnya
26
18
c. Sasaran audit
Tentukan unit kerja/ tim/ perorangan yang terkait dengan objek
yang diaudit.
d. Waktu pelaksanaan audit.

1) Audit kecukupan dokumen mutu
Untuk merencanakan waktu audit terhadap kecukupan
dokumen mutu, terlebih dahulu pelajari objek audit yang sudah
ditentukan. Waktu untuk melakukan audit kecukupan dapat
dilakukan dalam waktu tertentu (blocking waktu). Misalnya
dilakukan selama 1 minggu, atau 1 bulan (sesuaikan dengan
kondisi). Biasanya audit terhadap kecukupan dokumen mutu
dilakukan diakhir atau diawal tahun, dengan tujuan agar hasil
audit segera ditindaklanjuti oleh manajemen institusi pelatihan
dengan melakukan perbaikan, sehingga untuk selanjutnya dapat
digunakan untuk mengukur penerapan dokumen mutu.
2) Audit penerapan dokumen mutu
a) Untuk merencanakan waktu audit terhadap kepatuhan
penerapan dokumen mutu yang terkait dengan pelatihan,
seperti ketentuan persiapan pelaksanaan pelatihan, prosedur
akreditasi pelatihan, ketentuan pelatih, dll, TPM perlu
melihat jadwal pelaksanaan kegiatan pelatihan (kalender
pelatihan). Hal ini perlu dilakukan, karena audit terhadap
kepatuhan penerapan dokumen mutu dapat dilakukan pada
saat kegiatan dilaksanakan.
b) Untuk merencanakan waktu audit terhadap kepatuhan
penerapan dokumen mutu yang tidak terkait dengan
pelaksanaan pelatihan, seperti ketentuan pengelolaan
tenaga, standar kelas, dll, dapat dilakukan dalam waktu
tertentu (blocking waktu).
19
Perencanaan waktu pelaksanaan audit

terhadap kecukupan dokumen mutu dapat
dilakukan blocking sedangkan untuk
audit terhadap penerapan dokumen mutu,
disesuaikan dengan kegiatan yang
dilaksanakan.
e. Metode
Tentukan metode yang akan digunakan dalam melaksanakan audit,
sesuaikan dengan objek yang akan diaudit. Metode yang digunakan
bisa lebih dari 1 metode untuk 1 objek audit.
f. Tempat/ lokasi dimana audit akan dilakukan
Tuliskan tempat/ lokasi dimana audit akan dilakukan, sesuai dengan
objek yang akan diaudit.
g. Pelaksana audit (auditor)
Tuliskan nama pelaksana audit yang merupakan anggota dari TPM.
Rencana kerja TPM dapat dibuat dalam bentuk narasi, maupun dalam
format Rencana Kerja TPM (lampiran 4). Perencanaan audit dianggap
sah apabila sudah ditandatangan oleh Ketua TPM.
5. Menyusun instrumen/ checklist.
Untuk mempermudah pelaksanaan audit, perlu dibuat instrumen/
cheklist.
a. Instrumen/ checklist audit kecukupan dokumen mutu
1) Jumlah dokumen mutu.
Untuk audit terhadap jumlah dokumen mutu tidak perlu
dibuatkan instrument/ checklist, Instrumen/ checklist yang
digunakan adalah formulir Rekapitulasi Jumlah Dokumen Mutu
(lampiran 1). Dengan mengisi instrumen tersebut akan diketahui
jumlah dokumen mutu yang dimiliki institusi.
2) Isi dokumen mutu
Untuk audit terhadap isi dokumen mutu tidak perlu dibuatkan
Instrumen/ checklist, karena audit dilakukan dengan cara
langsung memeriksa dokumen mutunya.
28
20
b. Instrumen/ checklist audit Kepatuhan penerapan dokumen mutu.

Instrumen/ checklist untuk melakukan audit penerapan dokumen
mutu menggunakan format Instrumen/ checklist pada lampiran 6 -
10. Instrumen/ checklist tersebut sebelum digunakan perlu disusun/
disiapkan terlebih dahulu, sebagai berikut:
Menyusun/ menyiapkan instrumen:
1) Lampiran 6 : Check List Audit Penerapan Pedoman Mutu
a) Instrumen dibuat untuk semua pedoman mutu yang ada.
b) Tuliskan data awal yang diminta
c) Pada kolom uraian tanggung jawab, tuliskan semua
tanggung jawab yang ada pada pedoman mutu, tidak boleh
ditambah maupun dikurangi.
2) Lampiran 7 : Check List Audit Penerapan Prosedur Mutu
a) Instrumen dibuat untuk semua prosedur mutu yang ada.
c) Apabila prosedur yang akan diaudit terkait pelatihan, maka
tuliskan nama pelatihan dan tanggal pelaksanaan
pelatihannya, apabila prosedur yang akan diaudit tidak
terkait pelatihan maka nama dan tanggal pelatihan tidak
perlu diisi.
d) Pada kolom uraian langkah-langkah prosedur, tuliskan
semua langkah-langkah prosedur yang ada pada prosedur
mutu, tidak boleh ditambah maupun dikurangi.
3) Lampiran 8 : Check List Audit Penerapan Instruksi Kerja
a) Instrumen dibuat untuk semua instruksi kerja yang ada.
c) Pada kolom langkah-langkah kegiatan, tuliskan semua
proses yang ada pada instruksi kerja, tidak boleh ditambah
maupun dikurangi.
21

4) Lampiran 9 : Check List Audit Penerapan Ketentuan

a) Instrumen dibuat untuk semua ketentuan yang ada.
c) Apabila ketentuan yang akan diaudit terkait pelatihan, maka
tuliskan nama pelatihan dan tanggal pelaksanaan
pelatihannya, apabila ketentuan yang akan diaudit tidak
terkait pelatihan maka nama dan tanggal pelatihan tidak
perlu diisi.
d) Pada kolom isi ketentuan, tuliskan semua uraian yang ada
pada ketentuan, tidak boleh ditambah maupun dikurangi.
5) Lampiran 10 : Check List Audit Penerapan Standar
a) Instrumen dibuat untuk semua standar yang ada.
c) Pada kolom isi standar, tuliskan semua uraian yang ada pada
standar, tidak boleh ditambah maupun dikurangi.
d) Pada kolom jumlah, tuliskan jumlah yang tersebut pada
standar, tidak boleh ganti.
6. Melakukan koordinasi dengan unit terkait

a. Rencana kerja TPM yang sudah disahkan oleh Ketua TPM
dibagikan kepada masing-masing penanggung jawab komponen.
b. Memastikan unit/ bagian yang akan diaudit telah menerima
pemberitahuan dari TPM minimal 1 minggu sebelum audit
dilakukan, agar pelaksanaan audit dapat berjalan lancar.
22
BAB 5
PELAKSANAAN
AUDIT MUTU

INTERNAL
BAB V
PELAKSANAAN AUDIT
MUTU
Pelaksanaan audit mutu dilakukan melalui tahapan pertemuan dengan

auditee, pengumpulan data terhadap kecukupan dokumen mutu dan
kepatuhan penerapan dokumen mutu, klarifikasi dan tindak lanjut serta
rekap hasil temuan, yang dirinci sebagai berikut:
A. Pertemuan dengan Auditee
Pertemuan dihadiri kepala unit/ bagian yang diaudit dan seluruh pihak
terkait. Ketua TPM yang bertindak sebagai pimpinan dalam pertemuan
tersebut memberikan penjelasan tentang:
1. Tim audit/ TPM dan tanggung jawab setiap anggota tim
2. Tujuan pelaksanaan audit
3. Sasaran audit
4. Jadwal audit
5. Metode yang digunakan
B. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan instrumen/
check list yang telah disiapkan pada perencanaan audit. Berhubung
lingkup audit mutu ada 2 yaitu kecukupan dan kepatuhan penerapan
dokumen mutu, maka pelaksanaan
pengumpulan data terhadap keduanya berbeda.
1. Pengumpulan Data Kecukupan Dokumen Mutu:
a. Jumlah dokumen mutu.
Jumlah seluruh dokumen mutu yang dimiliki oleh institusi
sudah tertulis pada Rekapitulasi Jumlah Dokumen Mutu
(lampiran 1). Dari data rekap tersebut, TPM dapat mengetahui
jumlah dokumen mutu setiap komponen yang jumlahnya sesuai
maupun tidak sesuai dengan yang seharusnya.
Data pada lampiran 1 yang jumlah dokumennya tidak sesuai
dengan yang seharusnya, diisikan pada tabel 1.
Seperti pada contoh berikut ini.
23
Contoh:
Lampiran 1
REKAPITULASI JUMLAH DOKUMEN
MUTU
INSTITUSI PENYELENGGARA PELATIHAN : …………..……………..
TAHUN …………………
Pedoman Prosedur Instruksi Ketentuan Standar
No Komponen Mutu Mutu Kerja
Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah
dan Standar
Seha- Yang Seha- Yang Seha- Yang Seha- Yang Seha- Yang
rusnya ada rusnya ada rusnya ada rusnya ada rusnya ada
A Administrasi
& manajemen
1. Standar 1 1 1 - - - - - - - -
2. Standar 2 1 1 - - - - - - - -
3. Standar 3 1 1 - - - - - - - -
4. Standar 4 1 1 0 1 - - - - - -
5 Standar 5 1 1 1 0 - - 2 1 - -
6 Standar 6 1 1 - - - - - - - -
B Pengelolaan
Pelatihan
1. Standar 1 1 1 - - - - 8 7 - -
…... dst
Data di atas diketahui terdapat 4 dokumen mutu yang tidak

sesuai, data tersebut kemudian dimasukkan ke dalam tabel 1
berikut ini, pada kolom keterangan tuliskan nama dokumen
mutu yang berubah/ tidak ada/ baru.
Tabel 1
JUMLAH DOKUMEN MUTU YANG TIDAK SESUAI
Jumlah
No Dokumen
Seha- Yang Keadaan *) Keterangan
Mutu
rusnya ada
Komponen 1
Standar 4
1 Prosedur 0 1 Menambah prosedur Bukan
mutu pemeliharaan fasilitas masalah
dan peralatan
Standar 5
1 Prosedur 1 0 Tidak ada prosedur Masalah
mutu pemberian penghargaan
dan sanksi
2 Ketentuan 2 1 Tidak ada ketentuan Masalah
tertulis hubungan kerja
sama antara institusi
pelatihan dengan unit
kerja lain
Komponen 2
Standar 1
1 Ketentuan 8 7 Tidak ada ketentuan Masalah
tertulis QC pelatihan
Eksternal
34
24
Suatu keadaan *) yang tidak ada dokumen mutu

tertentu, bisa bukan merupakan suatu masalah
apabila dokumen mutu yang tidak ada tersebut
memang tidak diperlukan oleh institusi.
b. Isi dokumen mutu.

1) Pengumpulan data kesesuaian isi dokumen mutu dilakukan
dengan meng-audit isi dokumen mutu.
2) Audit dilakukan dengan cara memeriksa/ mempelajari
langsung dokumen mutu apakah sudah sesuai dengan
ketentuan penulisan atau belum.
Dokumen mutu yang diperiksa boleh diberi tanda/ dicoret-
coret pada saat memberi masukan untuk diperbaiki,
dokumen tersebut sebaiknya disimpan karena merupakan
bukti bahwa telah dilakukan audit.
3) Lakukan klarifikasi dengan tim penyusun dokmut atau unit/
bidang terkait terhadap isi dokumen mutu yang belum sesuai
untuk menyepakati isi dokumen mutu.
4) Hasil audit terhadap isi dokumen mutu yang sesuai maupun
tidak sesuai direkap pada format Rekapitulasi Kesesuaian
Penulisan Isi Dokumen Mutu (lampiran 5).
Contoh :
Lampiran 5
REKAPITULASI KESESUAIAN PENULISAN ISI DOKUMEN MUTU

TAHUN …………………
Isi Dokumen
Nomor Mutu
No Nama Dokumen Mutu
Dokumen Sesuai Belum
ketentuan sesuai
A Komp. Adm. & Manaj (Komponen 1)
1. Standar 1
Pedoman Mutu Falsafah & tujuan 01.01.00.00 v
2. Standar 2
Pedoman Mutu Administrasi dan 01.02.00.00 v
Pengelolaan
3. Standar 3
Pedoman Mutu Pimpinan dan Staf 01.03.00.00 v
4 Standar 4
…dst
25
Isi Dokumen
Nomor Mutu
No Nama Dokumen Mutu
Dokumen Sesuai Belum
ketentuan Sesuai
B. Komp. Pengelolaan Pelatihan
(Komponen 2)
1 Standar 1
…dst
5 Standar 5
Pedoman Mutu Fasilitas Dan 02.05.00.00 v
Peralatan
a. Standar fasilitas dan peralatan - v
kelas
b. Standar fasilitas dan peralatan - v
ruang diskusi
c. Standar peralatan (alat bantu - v
pelatihan) pelatihan teknis
kesehatan
d. Prosedur peminjaman peralatan 02.05.01.00 v
(alat bantu pelatihan)
e. Prosedur pemeliharaan peralatan 02.05.02.00 v
(alat bantu pelatihan)
f. Standard fasilitas dan peralatan - v
ruang perpustakaan
C. Komp.Yan Penunjang Pelatihan
(Komponen 3)
…dst
5) Dari data pada lampiran 5, diketahui ada 3 dokumen mutu

yang isinya belum sesuai dengan ketentuan. Tuliskan ketiga
dokumen mutu tersebut pada tabel 2 dilengkapi dengan
informasi:
 Hal-hal yang perlu diperbaiki,
 Rekomendasi yang diberikan
 Batas waktu penyelesaian perbaikan
 Keterangan
36
26
Contoh :
Tabel 2
ISI DOKUMEN MUTU YANG TIDAK SESUAI
hal-hal Waktu
Rekomendasi
No Komponen Nomor yang perlu TPM
penyele- Ket *)
diperbaiki saian
Komponen 1
1 Pedoman 01.01. Penulisan Pedoman mutu 6 hari Belum
mutu 00. 00 tanggung diperbaiki sesuai selesai,
Falsafah jawab ketentuan dan belum
dan tujuan masukan diperbaiki
Komponen 2
1 Prosedur 02.05.  Langkah- prosedur diper- 6 hari Belum
peminjaman 01.00 langkah baiki sesuai selesai,
peralatan prosedur ketentuan dan belum
(alat bantu  Dokumen masukan, pada diperbaiki
pelatihan) terkait prosedur harus
tertulis siapa
melakukan apa,
dan harus
berurutan sesuai
tahapannya.
2 Prosedur 02.05. Langkah- prosedur diper- 6 hari Belum
pemelihara- 02.00 langkah baiki sesuai selesai,
an peralatan prosedur ketentuan dan belum
(alat bantu masukan, pada diperbaiki
pelatihan) prosedur harus
tertulis siapa
melakukan apa,
dan harus
berurutan sesuai
tahapannya.
*) Kolom keterangan diisi setelah batas waktu penyelesaian

berakhir.
Apabila sampai dengan batas waktu penyelesaian, rekomendasi
sudah dilaksanakan maka tuliskan “selesai”, apabila
rekomendasi belum selesai dilaksanakan maka tuliskan “belum
selesai” dan beri keterangan mengapa belum bisa diselesaikan.
2. Pengumpulan Data Kepatuhan Penerapan Dokumen Mutu

a. TPM melakukan observasi langsung terhadap penerapan
dokumen mutu, menggunakan instrumen/ checklist yang sudah
disiapkan pada saat perencanaan (lampiran 6 – 10 yang sudah
diisi).

27
b. Untuk mendapatkan informasi penerapan dokuman mutu yang

lengkap, dapat dilakukan crosscheck dengan dokumen terkait
untuk memastikan dokumen terkait yang sudah ada sudah
lengkap. Ketentuan dokumen terkait yang harus ada dapat
mengacu pada instrumen akreditasi institusi penyelenggara
pelatihan. Dokumen terkait dapat melebihi ketentuan untuk
meyakinkan bahwa dokumen mutu betul-betul sudah
diterapkan.
c. Beri catatan pada kolom keterangan, apabila ada hal-hal yang
perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, observasi atau praktik.
d. Meminta nama-nama pegawai yang akan diwawancara, atau
diobservasi (disesuaikan dengan kebutuhan).
e. Jika diperlukan, dapat meminta pegawai terkait untuk
memperagakan atau mendemonstrasikan kegiatan sesuai dengan
catatan yang telah dibuat. Ketika peragaan sedang berlangsung
TPM mengamati proses sambil memban- dingkan dengan
pedoman mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, ketentuan atau
persyaratan yang telah ditentukan.
f. Melakukan klarifikasi apabila ada hal-hal yang kurang
dimengerti agar dapat melengkapi data dan informasi yang
diperlukan.
g. Pengambilan contoh secara acak, kemungkinan diperlukan
untuk memperoleh data serta bukti yang obyektif. Untuk itu
TPM harus dapat memutuskan seberapa banyak contoh yang
harus diambil agar mewakili kondisi yang sesungguhnya.
Misalnya:
Jenis makanan yang banyak tersisa di piring pelanggan, sprei
yang tidak diganti tepat waktu, laporan-laporan kegiatan yang
tidak lengkap atau tidak tepat waktu, dll.
h. Segera mengambil keputusan jika waktu untuk melakukan audit
tidak sesuai dengan perencanaan
i. Hasil yang diperoleh pada waktu audit terhadap kepatuhan
penerapan dokumen mutu dicatat pada kolom “dilaksanakan”
yang terdapat pada instrumen/ check list.
38 28
j. Melakukan klarifikasi dan tindak lanjut

1) Setelah mendapatkan data, lakukan klarifikasi terhadap
auditee untuk memastikan temuan yang didapat merupakan
masalah atau bukan. Jika temuan bukan masalah, maka
auditee harus dapat membuktikan pemenuhan informasi
yang diperlukan. Jika temuan merupakan masalah, buat
kesepakatan untuk menindaklanjutinya yang dituliskan pada
instrumen/ cheklist.
2) Tindak lanjut dapat dilakukan secara berjenjang, tidak
semua tindak lanjut oleh pimpinan tertinggi, apabila
masalah yang ditemukan sifatnya sederhana, dapat langsung
diumpanbalikkan kepada auditee dan struktural diatasnya
untuk menindaklanjuti masalah tersebut. Apabila masalah
bisa langsung diselesaikan oleh struktural tersebut maka
tidak perlu diteruskan kepada pimpinan tertinggi.
Pimpinan tertinggi hanya menindaklanjuti

permasalahan yang tidak bisa diselesaikan
di tingkat bawah.
k. Hasil audit kepatuhan penerapan dokumen mutu yang

ditemukan masalah kemudian dirangkum pada tabel 3.
Berikut ini 4 (empat) contoh hasil pengisian instrumen audit penerapan

dokumen mutu yang ditemukan masalah:
- Audit Penerapan Pedoman Mutu
- Audit Penerapan Prosedur Mutu/ SPO
- Audit Penerapan Standar (2 ceklist) Kemudian
hasilnya dirangkum ke dalam tabel 3
29
CONTOH:
Lampiran 6.
Check List Audit Penerapan Pedoman Mutu
Institusi Penyelenggara Pelatihan : ……………………………………

Komponen : Administrasi dan Manajemen
Standar : Falsafah dan Tujuan
Pedoman Mutu : Falsafah dan Tujuan
Nomor pedoman mutu : 01.01.00.00
Waktu audit : 3 Februari 2020
Uraian tanggung jawab di Dilaksanakan

No Keterangan *)
pedoman mutu ya Tidak
1 …………………... v
2 ............................ v
3 Ka. Sub Bag TU mensosialisasikan v Evaluasi dilakukan
tujuan organisasi dan RAK, meng- oleh Kasi Pelatihan
evaluasi kesesuaian tujuan organi- bukan oleh Ka Sub
sasi dengan kegiatan organisasi, Bag TU. Wawancara
kesesuaian antara RPK dengan RAK, dengan Ka Sub Bag
TU
kesesuaian antara kegiatan yang
dilaksanakan dengan RPK.
4 ............................ v
5 ............................ v
*) diisi apabila ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, observasi atau praktik.
Kesepakatan tindak lanjut antara TPM dengan auditee:

Masalah (yang Unit Penang- Waktu
Rekomendasi oleh Rencana
tidak yang gung penyele-
auditor Tindak lanjut
dilaksanakan) terlibat jawab saian
Pelaksana evaluasi  Pelaksana kegi-  Akan di- Sub Ka. Sub 6 hari
tidak sesuai dengan atan harus sesuai lakukan Bagian Bagian
yang tertulis pada dengan yang ter- evaluasi Tata Tata
pedoman mutu. tulis pada pedo- ulang oleh Usaha Usaha
Eva- luasi man mutu. Ka Sub
seharusnya  Lakukan evaluasi Bag TU
dilakukan oleh Ka ulang oleh Ka Sub  dokumen
Sub Bag TU Bag TU evaluasi
bukan oleh Kasi diperbaiki
Pelatihan
………., ………………….
Auditee Auditor,
(Aaaaaaaaaaaa) (Bbbbbbbbbbbbb)
40
30
CONTOH
Lampiran 7.
Check List Audit Penerapan Prosedur Mutu/
SPO
Institusi Penyelenggara Pelatihan : …………………………………….

Komponen : Pengelolaan Pelatihan
Standar : Ketentuan dan Prosedur
Parameter : Prosedur Akreditasi Pelatihan
Prosedur : Akreditasi Pelatihan
Nomor prosedur mutu : 02.01.01.00
Waktu Audit : 11 Februari 2020
Apabila prosedur yang diaudit terkait pelatihan
Nama Pelatihan : BTCLS
Tanggal pelatihan : 10 – 14 Feruari 2020
Dilaksanakan
No Uraian langkah-langkah Prosedur Keterangan *)
Ya Tidak
1. Staf seksi pelatihan menyiapkan v
dokumen akreditasi pelatihan
2. Kasi pelatihan mengecek kelengkapan v
dokumen akreditasi
3. ……….. v
4. ……….. v
5. Staf seksi pelatihan mengupload doku- v Pengajuan akreditasi
men akreditasi ke SIAKPEL paling kurang dari 1 bulan
lambat 1 bulan sebelum pelatihan
dilaksanakan
5. Staf seksi pelatihan memonitor v Tidak memonitor
SIAKPEL SIAKPEL sehingga
tidak melengkapi
6. Kasi ……. v dokumen yang kurang
*) diisi apabila ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, observasi atau
praktik.

Masalah (yang Unit Penang- Waktu
Rekomendasi Rencana
tidak yang gung penyele-
oleh auditor Tindak lanjut
dilaksanakan) terlibat jawab saian
prosedur belum prosedur akredi- prosedur akre- Seksi Ka Seksi 6 hari
diterapkan, tasi pelatihan ditasi pelatihan pelatih- pelatihan
sehingga ada 1 harus diterapkan akan diterapkan an
pelatihan yang pada semua pada semua
pelaksanaannya pelatihan bid.kes. pelatihan bid.
diundur. yang akan kesehatan yang
dilaksanakan dilaksanakan
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(Ddddddddddddddd) (Eeeeeeeeeeee)
31
CONTO
Lampiran
Check List Audit Penerapan

Institusi Penyelenggara Pelatihan : ……………………..…………………
Standar : Fasilitas Dan Peralatan
Parameter : Fasilitas dan Peralatan Kelas
Standar : Fasilitas Dan Peralatan Kelas (kelas mawar)
Kesesuaian
Fungsi
No Isi Standar Jumlah jumlah Keterangan *)
Ya Tidak Ya Tidak
1 Meja peserta 15 v v
2 Kursi peserta 30 v v • Jumlah kursi
3 AC 1 v v hanya 20 unit
4 ………… …… v v • Tanya ke
5 ………… …… v v bagian per-
lengkaoan
6 ………… …… v v
.*) diisi apabila ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, observasi atau praktik.

Masalah (yang Rekomen- Penang- Waktu
Rencana Unit yang
tidak dasi oleh gung penyele-
Tindak lanjut terlibat
dilaksanakan) auditor jawab saian
Keadaan  Standar Akan dilakukan  Sub Bagian Ka. Sub 6 hari
sarana kelas harus penambahan TU Bagian
mawar tidak diterapkan kursi kelas  Bag TU
sesuai standar mawar supaya perleng-
yang telah  Kursi kelas sesuai dengan kapan
ditetapkan: mawar standar
 kelas mawar ditambah
jumlah kursi hingga
kurang sesuai
standar
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(Ggggggggggggg) (Mmmmmmmmm)
42
32
CONTO
Lampiran
Check List Audit Penerapan

Institusi Penyelenggara Pelatihan : …………………………..………………
Standar : Fasilitas Dan Peralatan
Parameter : Fasilitas dan Peralatan Kelas
Standar : Fasilitas Dan Peralatan Kelas (kelas melati)
Kesesuaian
Fungsi
Ya Tidak Ya Tidak
1 Meja peserta 15 v v
2 Kursi peserta 30 v v
3 AC 1 v v Tanya ke bagian
perlengkapan
4 ………… …… v v
5 ………… …… v v
6 ………… …… v v
.*) diisi apabila ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti dengan wawancara, observasi atau praktik.

Masalah (yang Rekomen- Penang- Waktu
Rencana Unit yang
tidak dasi oleh gung penyele-
Tindak lanjut terlibat
dilaksanakan) auditor jawab saian
Keadaan  Standar merencanakan  Sub Bagian Ka. Sub Tahun
sarana kelas harus anggaran pem- TU Bagian depan
melati tidak diterapkan belian AC kelas  Bag TU
sesuai standar  Kelas perleng-
yang telah pada anggaran
melati kapan
ditetap-kan: dipasang tahun depan
 kelas melati AC agar
tidak ada peserta
AC, tetapi bisa
mengguna-
kan kipas belajar
dengan
angin nyaman
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(Rrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr) (Sssssssssssssssssss)

33
Contoh :
44
Tabel 3
RANGKUMAN KESEPAKATAN TINDAK LANJUT MASALAH PENERAPAN DOKUMEN MUTU
ANTARA TPM DENGAN AUDITEE
Masalah (yang
Waktu
Unit yang Penanggung
No Dokumen mutu Nomor tidak Rekomendasi TPM Rencana Tindak lanjut penyele- Ket *)
terlibat jawab
dilaksanakan) saian
Komponen 1
1 Pedoman mutu 01.01. Pelaksana evaluasi tidak Pelaksana kegiatan Akan dilakukan evalu- Sub Ka. Sub Bagian 6 hari selesai
Falsafan dan 00.00 sesuai dengan yang harus sesuai dengan asi ulang oleh Ka Sub Bagian Tata Usaha
tujuan tertulis pada pedoman yang tertulis pada Bag TU dan dokumen Tata
mutu. Evalu- asi pedoman mutu. evaluasi diperbaiki Usaha
seharusnya dilakukan Lakukan evaluasi ulang
oleh Ka Sub Bag TU oleh Ka Sub Bag TU
bukan oleh
Kasi Pelatihan
Komponen 2
1 Prosedur 02.01. Prosedur belum dite- Prosedur akreditasi Prosedur akreditasi  Seksi  Ka Seksi 6 hari Belum
akreditasi 01.00 rapkan sesuai dengan pelatihan harus dite- pelatihan akan dite- pelatih- pelatihan selesai
pelatihan yang seharusnya, dari 3 rapkan pada semua rapkan pada semua an
pelatihan yang diren- pelatihan bidang pelatihan bidang Belum
canakan ada 1 pelatihan kesehatan yang kesehatan yang mengaju-
yang pelaksanaannya dilaksanakan dilaksanakan kan akre-
diundur karena ditasi lagi
belum terakreditasi.
No Dokumen mutu Nomor Masalah Rekomendasi TPM Rencana Tindak lanjut Penanggung Waktu Ket
(yang tidak Unit yang jawab penyele-
dilaksanakan) terlibat saian
2 Standar kelas - Keadaan sarana  Standar harus Akan dilakukan  Sub  Ka. Sub 6 hari selesai
kelas tidak sesuai diterapkan pengaturan kembali Bagian Bagian
standar yang telah sarana kelas dan Tata Tata
ditetapkan: pengadaan AC Akan Usaha Usaha
 kelas mawar jumlah Kursi kelas mawar dilakukan  Bag
kursi kurang supaya ditambah hingga penambahan kursi perleng-
sesuai standar kelas mawar hingga kapan
sesuai standar
 kelas melati tidak Kelas melati dipasang merencanakan ang- Tahun belum
ada AC, dan AC agar peserta bisa garan pembelian AC depan selesai
menggunakan belajar dengan nyaman kelas pada anggaran
kipas angin tahun depan
Kolom keterangan diisi dengan kata “selesai” atau “belum selesai”

Apabila sampai dengan batas waktu penyelesaian, masalah sudah dapat diselesaikan maka tuliskan “selesai”, apabila
sampai dengan batas waktu penyelesaian, masalah belum dapat diselesaikan maka tuliskan “belum selesai” dan yang
belum selesai merupakan masalah yang perlu ditindaklanjuti kembali.
45
3. Rekapitulasi Hasil Temuan Ketidaksesuaian

Seluruh data yang tidak sesuai direkap pada tabel-tabel berikut.
a. Rekapitulasi hasil temuan/ masalah kecukupan jumlah

dokumen mutu
1) Rekapitulasi hasil temuan/ masalah audit kecukupan jumlah
dokumen mutu menggunakan data pada tabel 1: Jumlah
Dokumen Mutu Yang Tidak Sesuai
2) Hanya jumlah dokumen mutu yang merupakan
masalah saja yang dimasukkan ke dalam tabel 4. Pada tabel
1 diperoleh 4 jumlah dokumen mutu yang tidak sesuai
dengan yang seharusnya namun yang merupakan masalah
hanya 3.
Contoh:
Tabel 4
REKAPITULASI MASALAH KECUKUPAN JUMLAH
DOKUMEN MUTU DAN RENCANA TINDAK
LANJUT
No Dokumen Rencana
Mutu Keadaan tindak lanjut
Komponen 1
Standar 5
1 Prosedur Tidak ada prose- Akan didssun
mutu dur pemberian prosedur pemberian
penghargaan dan penghargaan dan
sanksi sanksi
2 Ketentuan Tidak ada ketentu- Akan disusun keten-
an tertulis hubung- tuan kerjasama antara
an kerja sama antara institusi pelatihan
institusi dengan unit dengan unit kerja lain
kerja
lain
Komponen 2
3 Ketentuan Tidak ada ketentu- Akan disusun keten-
an tertulis QC tuan QC pelatihan
pelatihan Eksternal Eksternal
46
36
3) Apabila pada tabel 1 tidak ada masalah, maka tabel 4 tidak

perlu dibuat, cukup diberi keterangan bahwa tidak ada
masalah pada jumlah dokumen mutu.
b. Rekapitulasi masalah kecukupan (isi dokumen mutu) dan
rencana tindak lanjut
1) Rekapitulasi masalah kecukupan isi dokumen mutu
menggunakan data pada tabel 2: Isi dokumen mutu yang
tidak sesuai.
2) Pada tabel 5 di bawah ini, hanya dituliskan dokumen mutu
pada tabel 2 yang ketidaksesuaian isi dokumen mutunya
belum selesai diperbaiki sampai batas waktu yang telah
ditetapkan, dan ini merupakan masalah.
Contoh:
Tabel 5
REKAPITULASI MASALAH KECUKUPAN ISI DOKUMEN
MUTU DAN RENCANA TINDAK LANJUT
Hal-hal Rencana
Dokumen
No Nomor yang perlu Rekomendasi Tindak
mutu
diperbaiki lanjut
Komponen 1
1 Pedoman 01.01. Penulisan Pedoman Mu- Memper-
mutu 00.00 tanggung tu diperbaiki baiki
Falsafan dan jawab sesuai keten- pedoman
tujuan tuan dan mutu
masukan
Komponen 2
2 Prosedur 02.05.  Langkah- prosedur di- Memper-
peminjaman 01.00 langkah perbaiki se- baiki
peralatan prosedur suai keten- prosedur
(alat bantu  Dokumen tuan dan mutu
pelatihan) terkait masukan.
3 Prosedur 02.05.  Langkah- prosedur di- Memper-
pemeliharaan 02.00 langkah perbaiki baiki
peralatan prosedur sesuai keten- prosedur
(alat bantu  Dokumen tuan dan mutu
pelatihan) terkait masukan.
3) Apabila semua rekomendasi pada tabel 2 sudah dilak-

sanakan maka tabel 5 tidak perlu dibuat, cukup diberi
37
keterangan semua rekomendasi sudah dilaksanakan/

direalisasi.
c. Rekapitulasi masalah kepatuhan penerapan dokumen mutu dan
rencana tindak lanjut
1) Rekapitulasi masalah kepatuhan penerapan dokumen mutu
menggunakan data dari tabel 3: Rangkuman Kesepakatan
Tindak Lanjut Antara TPM dengan Auditee
2) Pada tabel 6 di bawah ini, hanya dituliskan dokumen mutu
pada tabel 3 yang kesepakatan tindaklanjutnya belum
terealiasi/ selesai sampai batas waktu yang telah ditetapkan,
dan ini merupakan masalah.
Contoh :
Tabel 6
REKAPITULASI MASALAH PENERAPAN
DOKUMEN MUTU DAN RENCANA TINDAK
LANJUT
Dokumen Masalah Rencana
No Nomor
mutu (yang tidak dilaksanakan) Tindak lanjut
Komponen 2
1 Prosedur 02.01. Prosedur tidak diterap- prosedur
akreditasi 01.00 kan sehingga dari 3 akreditasi
pelatihan pelatihan yang direnca- pelatihan akan
nakan ada 1 pelatihan diterapkan
yang pelaksanaannya
diundur karena belum
terakreditasi
2 Standar - Standar kelas tidak Merencanakan
kelas diterapkan, kelas melati anggaran
tidak sesuai standar pembelian AC
yang telah ditetapkan, kelas pada
tidak ada AC, hanya anggaran tahun
menggunakan kipas depan
angin
3) Apabila semua rekomendasi pada tabel 3 sudah

dilaksanakan/ direalisasi maka tabel 6 tidak perlu dibuat,
cukup diberi keterangan bahwa semua rekomendasi sudah
dilaksanakan/ direalisasi.
38
BAB 6
ANALISIS HASIL
AUDIT MUTU

INTERNAL
BAB VI
ANALISIS HASIL AUDIT MUTU
TPM melakukan analisis hasil audit, setelah mendapatkan data-data pada

saat pelaksanaan audit.
Tahapan Analisis Hasil Audit Mutu sebagai berikut:
A. Identifikasi Masalah
Identifikasikan semua masalah yang tercantum didalam

rekapitulasi hasil temuan (tabel 4, 5 dan 6).
1. Identifikasi masalah ketidaksesuain jumlah dokumen mutu
a. Apabila tidak ada permasalahan pada jumlah dokumen mutu
(tabel 1), maka tabel 4 dan tabel 7 tidak perlu dibuat
b. Apabila ada permasalahan, maka data pada tabel 4 dituliskan
pada tabel 7
Contoh:
Tabel 7.
IDENTIFIKASI MASALAH KECUKUPAN JUMLAH
DOKUMEN MUTU
No Nama Dokumen *) Masalah

Komponen 1
1 Prosedur pemberian penghar- Masih kesulitan dalam
gaan dan sanksi tidak ada menulis prosedur
2 Ketentuan Hubungan Kerja Masih kesulitan dalam
sama Antara Institusi dengan menulis ketentuan
Unit Kerja Lain tidak ada
Komponen 2
3 Ketentuan tertulis QC Masih kesulitan dalam
pelatihan Eksternal tidak ada menulis ketentuan
2. Identifikasi masalah kecukupan isi dokumen mutu

a. Apabila semua rekomendasi pada tabel 2 sudah dilaksanakan
berarti tidak ada masalah, maka tabel 5 dan tabel 8 tidak perlu
dibuat.
39
b. Apabila ada permasalahan, maka data pada tabel 5 dituliskan

pada tabel 8
c. Pada kolom masalah uraikan secara rinci permasalahan yang
ditemukan, diuraikan sbb:
Contoh:
Tabel 8
IDENTIFIKASI MASALAH
KECUKUPAN ISI DOKUMEN MUTU
Hal-hal
Nama
No dokumen mutu Nomor yang perlu Masalah
diperbaiki
Komponen 1
1 Pedoman mutu 01.01. Penulisan Penulisan jabatan
Falsafan dan 00.00 tanggung struktural tidak berurut-
tujuan jawab an dari yang tertinggi,
masih ada jabatan yang
ditulis ulang, dan masih
ada staf yang
ditulis
Komponen 2
2 Prosedur 02.05.  Langkah-  Belum semua langkah
peminjaman 01.00 langkah menyebutkan siapa yang
peralatan (alat prosedu melakukan
bantu pelatih-  Dokumen  Dokumen terkait tidak
an) terkait berdasarkan langkah
prosedur
3 Prosedur 02.05.  Langkah-  Belum semua langkah
pemeliharaan 02.00 langkah menyebutkan siapa yang
peralatan (alat prosedu melakukan
bantu pelatihan)  Dokumen  Dokumen terkait tidak
terkait berdasarkan langkah
prosedur
3. Identifikasi masalah kepatuhan penerapan dokumen mutu

a. Apabila semua rekomendasi pada tabel 3 sudah
dilaksanakan maka tabel 6 dan tabel 9 tidak perlu dibuat.
52
40
b. Apabila ada permasalahan maka data pada tabel 6, dituliskan

pada tabel 9
Contoh:
Tabel 9
IDENTIFIKASI MASALAH PENERAPAN DOKUMEN MUTU
Nama
No dokumen mutu Nomor Masalah
1 Prosedur 02.01. Prosedur belum diterapkan pada
Akreditasi 01.00 semua pelatihan yang dilaksanakan,
pelatihan sehingga ada pelatihan yang ditunda
pelaksanaannya karena
belum terakreditasi
2 Standar kelas - Standar kelas tidak diterapkan pada
semua kelas yang ada, sehingga kelas
yang tanpa AC kurang nyaman untuk
proses
pembelajaran.
B. Penentuan Prioritas Masalah
Setelah masalah diidentifikasi kemudian dilakukan pengukuran untuk

menentukan prioritas masalah. Ini perlu dilakukan agar rekomendasi
yang akan disampaikan kepada pimpinan sudah sesuai urutan prioritas
permasalahan. Dengan demikian akan mempermudah pimpinan dalam
memberikan disposisi penyelesaian masalah.
1. Tuliskan semua masalah yang ada berdasarkan data pada tabel 7, 8
dan 9.
2. Beri skor 1 (tidak : mendesak/ serius/ cepat berkembang) sampai 5
(sangat : mendesak/ serius/ cepat berkembang) sesuai dengan
keadaannya.
3. Kemudian skor masing-masing masalah dijumlahkan, skor
tertinggi merupakan prioritas 1 dan seterusnya.

41
Contoh:
Tabel 10
PENENTUAN PRIORITAS MASALAH
RANG-
NO. PERMASALAHAN U S G NILAI
KING
1 Penulisan Prosedur mutu 1 1 1 3 8
Pemberian penghargaan dan
sanksi belum sesuai ketentuan
2 Ketentuan Tertulis Hubungan 2 1 1 4 7
Kerja sama Antara Institusi
dengan Unit Kerja Lain tidak ada
3 Ketentuan tertulis QC pelatihan 3 3 2 8 6
Eksternal tidak ada
4 Penulisan tanggung jawab pada 3 3 3 9 5
Pedoman mutu Falsafah dan
tujuan belum sesuai ketentuan
5 Penulisan prosedur peminjaman 4 4 4 12 3
peralatan (alat bantu pelatihan)
belum sesuai ketentuan
6 Penulisan prosedur pemeliharaan 4 4 3 11 4
peralatan (alat bantu pelatihan)
belum sesuai ketentuan
7 Prosedur akreditasi pelatihan 5 5 5 15 1
belum diterapkan pada semua
pelatihan
8 Standar kelas belum diterapkan 5 5 4 14 2
pada semua kelas
C. Analisis Penyebab Masalah

Sebelum membuat rekomendasi, TPM melakukan analisis penyebab
masalah. Dalam melakukan analisis tergantung dari kejelian TPM,
tetapi dapat juga menggunakan 7 faktor kemungkinan penyebab yaitu
Faktor Man (manusia), Method/ Machine (Metode), Money (Dana/
Anggaran), Maintenance (Pemeliharaan), Management (Manajemen),
Measurement (Pengukuran).
54
42
Untuk analisis penyebab masalah, masalah disusun sesuai

dengan urutan prioritas masalah sebagai berikut:
Contoh:
Tabel 11
ANALISIS PENYEBAB MASALAH
FAKTOR KEMUNGKINAN
No MASALAH
PENYEBAB
1 Prosedur akreditasi pelatihan MAN :
belum diterapkan pada semua Petugas belum memahami
pelatihan pemenuhan persyaratan
akreditasi pelatihan.
2 Standar kelas belum diterapkan MAN :
pada semua kelas Petugas belum memahami
pemenuhan standar yang
sudah ditetapkan
MONEY:
Anggaran pembelian AC tidak
dialokasikan untuk tahun ini
3 Penulisan prosedur MAN :
peminjaman peralatan (alat Petugas belum memahami
bantu pelatihan) belum cara penulisan prosedur
sesuai ketentuan
4 Penulisan prosedur pemeliharaan MAN :
peralatan (alat Petugas belum memahami
bantu pelatihan) belum cara penulisan prosedur
sesuai ketentuan
5 Penulisan tanggung jawab MAN :
pada Pedoman mutu Falsafan Petugas belum memahami cara
dan tujuan belum penulisan pedoman mutu.
sesuai ketentuan
6 Ketentuan tertulis QC pelatihan MAN :
Eksternal tidak ada Petugas belum memahami
cara penulisan ketentuan
7 Ketentuan Tertulis Hubungan MAN :
Kerja sama Antara Institusi Petugas belum memahami
dengan Unit Kerja Lain tidak cara penulisan ketentuan
ada
8 Penulisan Prosedur mutu MAN :
Pemberian penghargaan dan Petugas belum memahami cara
sanksi belum sesuai penulisan prosedur mutu
ketentuan
43
BAB 7
REKOMENDASI

INTERNAL
BAB VII
REKOMENDAS
I
Rekomendasi dibuat setelah selesai dilakukan analisis hasil audit, karena

telah diketahui penyebab masalahnya.
Tahapannya sebagai berikut:
A. Pembuatan rekomendasi.
Rekomendasi dibuat per item berdasarkan hasil analisis. Untuk
membuat rekomendasi gunakan tabel 11 Analisis Penyebab Masalah
yang ditambahkan kolom untuk rekomendasi.
Contoh:
Tabel 12
REKOMENDAS
I
FAKTOR
No MASALAH KEMUNGKINAN REKOMENDASI
PENYEBAB
1 Prosedur MAN : Lakukan sosialisasi
akreditasi Petugas belum tentang isi, makna dan
pelatihan belum memahami pemenuhan tahapan penerapan
diterapkan pada persyaratan akreditasi ketentuan akreditasi
semua pelatihan pelatihan. pelatihan kepada
penyelenggara pelatihan
2 Standar kelas MAN : Berikan arahan kepada

belum diterapkan Petugas belum Tata Usaha cq
pada semua kelas memahami penanggung jawab
pemenuhan standar sarana pra sarana agar
yang sudah ditetapkan menginventarisir dan
mencocokkan sarpras
MONEY:
yang ada di kelas,
Anggaran pembelian
kemudian yang belum
AC tidak dialokasikan
sesuai dengan standar
untuk tahun ini
diusulkan untuk
perencanaan
pengadaan tahun
berikut.
44
3 Penulisan prosedur MAN : Lakukan pembimbingan

peminjaman per- Petugas belum kepada Tim penyusun
alatan (alat bantu memahami cara dokumen mutu tentang
pelatihan) belum penulisan penulisan prosedur
sesuai ketentuan prosedur
4 Penulisan prosedur MAN : Lakukan pembimbingan
pemeliharaan per- Petugas belum kepada Tim penyusun
alatan (alat bantu memahami cara dokumen mutu tentang
pelatihan) belum penulisan penulisan prosedur
sesuai ketentuan prosedur
5 Penulisan tanggung MAN : Lakukan pembimbingan
jawab pada Pedoman Petugas belum kepada Tim penyusun
mutu Falsafah dan memahami cara dokumen mutu tentang
tujuan belum sesuai penulisan penulisan tanggung
ketentuan tanggung jawab jawab pada pedoman
pada pedoman mutu
mutu.
6 Ketentuan tertulis MAN : Lakukan sosialisasi
QC pelatihan Petugas belum tentang isi, makna dan
Eksternal tidak ada memahami cara tahapan penerapan
penulisan ketentuan QC eksteral
ketentuan
Lakukan pembimbingan
kepada Tim penyusun
dokumen mutu tentang
penulisan ketentuan
7 Ketentuan Tertulis MAN : Lakukan pembimbing-

Hubungan Kerja sama Petugas belum an kepada Tim penyu-
Antara Institusi memahami cara sun dokumen mutu
dengan Unit Kerja penulisan tentang penulisan
Lain tidak ada ketentuan tanggung jawab pada
pedoman mutu
8 Penulisan Prosedur MAN : Lakukan pembimbing-
mutu Pemberian Petugas belum an kepada tim penyu-
penghargaan dan memahami cara sun dokumen mutu
sanksi belum sesuai penulisan tentang penulisan
ketentuan prosedur mutu prosedur
60
45
B. Pengelompokan rekomendasi.
Setelah dibuat rekomendasi per item, kemudian dikelompokkan.
Jika kita amati dari contoh rekomendasi dari setiap kolom, kita bisa
membuat 3 kelompok yaitu:
Rekomendasi 1 untuk : masalah no. 1 dan 6.
Rekomendasi 2 untuk : masalah no. 2
Rekomendasi 3 untuk : masalah no. 3, 4, 5, 6, 7 dan 8
Contoh:
Kalimat rekomenasi menjadi:
1. Perlu dilakukan sosialisasi kepada penyelenggara pelatihan

tentang isi, makna dan tahapan penerapan:
a. Prosedur akreditasi pelatihan.
b. Ketentuan tertulis QC pelatihan Eksternal.
2. Perlu dilakukan arahan kepada Tata Usaha cq penanggung jawab

sarana pra sarana agar menginventarisir dan mencocokkan
standar sarpras yang ada di kelas, kemudian yang belum sesuai
dengan standar diusulkan untuk perencanaan pengadaan tahun
berikut.
3. Perlu dilakukan pembimbingan penulisan dokumen mutu kepada

tim penyusun dokumen mutu tentang:
a. Penulisan prosedur peminjaman peralatan (alat bantu
pelatihan).
b. Penulisan prosedur pemeliharaan peralatan (alat bantu
pelatihan)
c. Penulisan tanggung jawab pada pedoman mutu
d. Penulisan ketentuan tertulis QC pelatihan Eksternal
e. Penulisan ketentuan Tertulis Hubungan Kerja sama Antara
Institusi dengan Unit Kerja Lain
f. Penulisan prosedur mutu pemberian penghargaan dan sanksi
46
BAB 8
LAPORAN DAN
UMPAN BALIK HASIL
AUDIT MUTU
INTERNAL

INTERNAL
BAB VIII
LAPORAN DAN UMPAN BALIK HASIL
AUDIT MUTU INTERNAL
Selesai melaksanakan rangkaian kegiatan, TPM membuat laporan.

Laporan hasil audit mutu internal diharapkan dapat membantu
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi institusi terutama dari
perspektif mutu kepuasan pelanggan serta dalam rangka meningkatkan
kinerja institusi pelatihan secara umum, baik sekarang maupun dimasa
depan. Rekomendasi yang tertulis di dalam laporan hasil TPM, hendaknya
ditindaklanjuti agar mutu pelayanan di institusi penyelenggara pelatihan
semakin baik.
Hal-hal yang perlu diketahui terkait laporan hasil audit mutu internal:
A. Ketentuan Laporan hasil audit adalah sebagai berikut:
1. Laporan audit mutu dibuat per semester
2. Laporan audit diberi tanggal dan ditandatangani oleh semua
anggota tim audit.
3. Laporan audit tidak perlu terlalu detail tetapi harus dipahami oleh
pimpinan agar mudah untuk ditindaklanjuti.
4. Laporan audit disampaikan kepada pimpinan untuk
ditindaklanjuti.
5. Laporan disusun dengan sistematika sebagai berikut:
I. Pendahuluan
A. Latar belakang dilakukan audit
B. Maksud dan Tujuan Audit
C. Ruang Lingkup audit
II. Pelaksanaan Audit
A. Perencanaan/ persiapan yang dilakukan
Berisi mulai dari mengidentifikasi keberadaan dokumen
mutu sampai dengan membuat jadwal dan menyusun
instrumen.
47
B. Pelaksanaan audit
Berisi mulai dari penyampaian penjelasan sampai dengan
pelaksanaan audit dengan melampirkan hasil-hasil yang
diperoleh baik melalui pengamatan/ observasi, wawancara
dengan instrumen/ check list maupun pengambilan
contoh secara acak.
C. Analisis hasil audit

Berisi tentang analisis hasil temuan audit.
D. Kesimpulan dan Rekomendasi

1. Kesimpulan berisi tentang proses audit mutu secara
keseluruhan termasuk kendala dan pemecah-annya.
2. Rekomendasi sesuai dengan hasil rekomendasi pada
Bab VII
III. Penutup
Lampiran-lampiran
1. Rekapitulasi jumlah dokumen mutu (lampiran 1)
2. Rekapitulasi penerapan dokumen mutu (lampiran 2)
3. Rekapitulasi hasil audit mutu tahun lalu (lampiran 3)
4. Rencana kerja TPM (lampiran 4)
5. Rekapitulasi kesesuaian penulisan isi dokumen mutu
(lampiran 5)
6. Rekapitulasi hasil temuan audit TPM yang bisa
diselesaikan oleh struktural di bawah Kepala/ pimpinan
(lampiran 11)
B. Umpan Balik dan Rencana Tindak Lanjut Hasil Audit.

Laporan hasil audit dikomunikasikan/ diumpanbalikkan kepada
pimpinan institusi dan auditee. Jika dimungkinkan dilakukan dalam
suatu pertemuan yang disepakati bersama.
66
48
Hal-hal yang perlu diketahui didalam pelaksanaan umpan balik:

1. Pertemuan dipimpin oleh Ketua TPM.
2. Ketua TPM menjelaskan hasil temuan audit yang didukung oleh
bukti-bukti obyektif yang telah ditemukan, menyimpulkan hasil
audit, dan membuka forum tanya jawab.
3. Menyepakati tindak lanjut hasil temuan dengan merinci kegiatan,
penanggung jawab, waktu, tempat penyelesaian untuk setiap hasil
rekomendasi. Kesepakatan pelaksanaan tindak lanjut dimonitor
TPM sesuai waktu kesepakatan pada saat penentuan rencana tindak
lanjut.
Rencana tindak lanjut pada tabel 13 berikut ini, disusun mengacu

pada hasil pengelompokkan rekomendasi pada Bab VII.
Contoh:
Tabel 13
RENCANA TINDAK LANJUT HASIL TEMUAN TPM
PERIODE JANUARI S/D JUNI TAHUN 2020
Pelaksanaan
Penanggung Tindak Lanjut
No Kegiatan Waktu Tempat
jawab
Selesai Tidak
1. Sosialisasi doku- Ka.Sie. Penye- Minggu III Tempat
men mutu terkait lenggara Pelatihan Juli rapat
penyelenggaraan (sesuaikan dengan
pelatihan penanggung jawab
yang tertulis di
pedoman mutu)
2. Inventarisasi pe- Ka. Sub. Bag. TU Minggu I Setiap
nerapan standar Juli kelas
kelas dan renca-
nakan untuk
kekurangannya
3. Pembimbingan Tim Penyusun Minggu II Ruang
penulisan Dokumen Mutu Juli rapat
dokumen mutu
4. Ketua TPM menutup pertemuan.

Setelah ada kesepakatan untuk ditindaklanjuti, pertemuan berakhir.

49
BAB 9
PENUTUP

INTERNAL
BAB IX
PENUTU
P
Tim Pengendali Mutu hendaknya menjadi katalisator untuk mempercepat

perubahan dalam upaya memberdayakan sistem dan mengamankan
kebijakan mutu akreditasi institusi pelatihan. Oleh karena itu dalam
melaksanakan tugasnya, TPM tidak berorientasi hanya untuk memenuhi
kewajibannya saja, tetapi hasil audit yang dilakukan harus betul-betul
dapat bermanfaat bagi institusi penyelenggara pelatihan untuk menuju
perbaikan yang lebih berkualitas.
Laporan hasil audit yang dibuat TPM seharusnya dapat memberi
kontribusi untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu dengan telah
disusunnya Pedoman Audit Mutu Internal ini mudah-mudahan menjadi
acuan bagi TPM dalam melaksanakan tugasnya, sehingga pemantauan dan
pengukuran dapat dijalankan dan dilaksanakan secara konsisten.
50
72
LAMPIRAN

INTERNAL
Lampiran 1
REKAPITULASI JUMLAH DOKUMEN MUTU
TAHUN …………………
Pedoman Mutu Prosedur Mutu Instruksi kerja Ketentuan Standar

No Komponen dan Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah
Standar Seharus- Yang Seharus- Yang Seharus- Yang Seharus- Yang Seharus- Yang
nya ada nya ada nya ada nya ada nya ada
A Komp. Adm. & Manaj
1. Standar 1
2 Standar 2
3 Standar 3
Dst …..
B Komp. Pengelolaan
Pelatihan
1 Standar 1
2 Standar 2
Dst …..
C Komp. Pelay. Penunjang

Pelatihan
1 Standar 1
2 Standar 2
Dst …..
75
Lampiran 2
REKAPITULASI PENERAPAN DOKUMEN MUTU

DI INSTITUSI PENYELENGGARA PELATIHAN : …………..….
TAHUN …………………
Nomor Diterapkan
No Nama Dokumen Mutu *)
Dokumen Sudah Belum
1. Standar 1
Pedoman Mutu ……………….
Parameter 1 :
a. Prosedur …………………...
b. Prosedur ……………………
c. Instruksi kerja ………………
d. Instruksi kerja ………………
e. Ketentuan …………………..
f. Ketentuan …………………..
g. Standar ……………………..
h. Standar ……………………..
Parameter 2
dst
B Komp. Pengelolaan Pelatihan

1 Standar 1
Pedoman Mutu ………………..
Parameter 1 :
b. Instruksi kerja ………………
dst
C Komp. Pelay. Penunjang

Pelatihan
1 Standar 1
Parameter 1 :
b. Instruksi kerja ………………
dst
Catatan:
*) Tulis semua nama prosedur mutu/ instruksi kerja/ ketentuan/ standar yang ada
pada parameter tersebut.
76
52
Lampiran 3
REKAPITULASI HASIL AUDIT MUTU TAHUN ………………

Institusi Pelatihan : ………………………………………………………………………..
Waktu audit : ………………………………………………………………………..
DISPOSISI TINDAK LANJUT

NO REKOMENDASI KETERANGAN/ ALASAN
TINDAK LANJUT YA TIDAK
Saran-saran:
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….., …………. 2019
Petugas TPM,
(……………………….)
77
Lampiran 4 .
78
RENCANA KERJA TPM

Tahun ……………………
Sasa Waktu Audit Pelaksana

No Tujuan Objek Audit ran Metode Tempat
audit
audit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A.Tersusunnya
rencana
Komponen 1:
pelaksanaan
1. Jumlah dokmut
audit kecukupan 2. Isi dokmut dokmut
dan kepatuhan 3. pengumpulan data
penerapan
dokumen mutu
penerapan dokmut
pada komponen
1. penerapan prosedur
administrasi dan
manajemen pengadaan fasilitas dokmut
2. Prosedur
………..
dst
…………………………., ……………………………….
Kepala TPM
(…........................................)
Lampiran 5
REKAPITULASI KESESUAIAN PENULISAN ISI DOKUMEN MUTU

TAHUN …………………
Isi Dokumen Mutu

No Nomor
Nama Dokumen Mutu *) Sesuai Belum
Dokumen
ketentuan sesuai
1. Standar 1
Pedoman Mutu ……………….
Parameter 1 :
c. Ketentuan …………………..
d. Ketentuan …………………..
e. Standar ……………………..
f. Standar ……………………..
Parameter 2
dst
2 Standar 1
Parameter 1 :
c. Instruksi kerja ………………
Dst
Catatan:
*) Tulis semua nama prosedur mutu/ instruksi kerja/ ketentuan/ standar yang
ada pada parameter tersebut.
55
Lampiran 6.
Check List Audit Penerapan Pedoman Mutu

Komponen : ……………………………………
Standar : ……………………………………
Pedoman Mutu : ……………………………………
Nomor pedoman mutu : ……………………………………
Waktu audit : ……………………………………
Dilaksanakan
Uraian tanggung jawab di
No Keterangan *)
pedoman mutu ya Tidak
praktik.

Masalah (yang Rencana Unit
Rekomendasi Penanggung Waktu
tidak Tindak yang
oleh auditor jawab penyelesaian
dilaksanakan) lanjut terlibat
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(…………………………………..) (…………………………………..)
80
56
Lampiran 7.
Check List Audit Penerapan Prosedur Mutu/ SPO

Komponen : …………………………………….
Standar : …………………………………….
Parameter : …………………………………….
Prosedur : …………………………………….
Nomor prosedur mutu : ……………………………………
Waktu Audit : …………………………………….
Apabila prosedur yang diaudit terkait pelatihan
Nama Pelatihan: : ………………………………………..
Tanggal pelatihan : …………………………………….
Uraian langkah-langkah Dilaksanakan

No Keterangan *)
Prosedur Ya Tidak
praktik.

tidak Tindak yang
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(…………………………………..) (…………………………………..)
57
Lampiran 8.
Check List Audit Penerapan Instruksi Kerja

Komponen : …………………………………….
Standar : …………………………………….
Parameter : …………………………………….
Instruksi kerja : …………………………………….
Nomor instruksi kerja : ……………………………………
Waktu Audit : …………………………………….
Langkah-langkah Dilaksanakan
No Keterangan *)
kegiatan Ya Tidak
praktik.

tidak Tindak yang
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(…………………………………..) (…………………………………..)
82
58
Lampiran 9.
Check List Audit Penerapan Ketentuan

Komponen : ……………………………………
Standar : ……………………………………
Parameter : ……………………………………
Ketentuan : ……………………………………
Waktu Audit : ……………………………………
Apabila ketentuan yang diaudit terkait pelatihan
Nama Pelatihan: : ………………………………………
Tanggal pelatihan : …………………………………..
Dilaksanakan
No Isi Ketentuan Keterangan
Ya Tidak
praktik.

Masalah Rencana Unit
(yang tidak Tindak yang
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(…………………………………..) (…………………………………..)
59
Lampiran
Check List Audit Penerapan Standar

Komponen : ……………………………..…….
Standar : ………………………………..….
Parameter : ……………………………………
Standar : ……………………………………
Waktu Audit : ……………………………………
Kesesuaian
Fungsi
Ya Tidak Ya Tidak
praktik.

tidak Tindak yang
………………., …………………………..
Auditee Auditor,
(…………………………………..) (…………………………………..)
84
60
Lampiran 11
REKAPITULASI HASIL TEMUAN AUDIT TPM YANG BISA

DISELESAIKAN OLEH STRUKTURAL
DI BAWAH KEPALA/ PIMPINAN
Tanggal
Rekomendasi Penang-
No Temuan Tindak lanjut penyele-
oleh TPM gung jawab
saian
1.
2.
3.
4
5
dst

61
Tim Penyusun
Penaseha
t dr. Achmad Soebagyo Tancarino, MARS
(Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan)
Penanggung Jawab
Drs. M. Royan, M.Kes
(Kepala Bidang Pengendalian Mutu Pelatihan)
Ketua
Vermona Marbun, SMIP, S.Kp, MKM
(Kepala Sub Bidang Akreditasi Institusi Pelatihan)
Sekretaris
Liliek Dias Kuswandari, SKM, MPd
Penyusun
Dedeh Syaadah, SKM, MKM
Vermona Marbun, SMIP, S.Kp, MKM
Liliek Dias Kuswandari, SKM, MPd
Werdiningsih, SKM, MARS
Tim Teknis
R.R. Kuswardhani, SH, MAP
Katarina Widiaswati, ST
Laurence Ronald Kowel
Tim Administrasi
Maman, SE
Anjung Trisnawati, A.Md
Adang
Yosias
86
62

Buku Pedoman Audit Internal 2023

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Pedoman Audit Internal 2023

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

Jakarta, Juni 2020

Prof dr Abdul Kadir PhD SpTHT-KL (K) MARS

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL i

Jakarta, Juni 2020

Dr. Achmad Soebagjo Tancarino, MARS

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL iii

KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGEMBANGAN DAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjaga kualitas

b. bahwa salah satu bentuk penjaminan mutu

c. bahwa untuk menjamin audit mutu internal

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL v

2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGEMBANGAN

pada tanggal 26 Juni 2020

KEPALA BADAN PPSDM KESEHATAN,

PEDOMAN AUDIT MUTU

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL ix

BAB IV PERENCANAAN AUDIT MUTU INTERNAL …….. 25

x PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL xi

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 1

terakreditasi tergantung dari pemenuhan terhadap persyaratan yang

Buku pedoman ini dapat digunakan oleh:

Manfaat Pedoman Audit Mutu Internal bagi :

Ruang lingkup pedoman terdiri dari:

Bab II Dasar-Dasar Audit Mutu Internal

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 3

Bab III Tim Pengendali Mutu/ Auditor Mutu Internal

Bab IV Perencanaan Audit Mutu Internal

Bab V Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Bab VI Analisis Hasil Audit Mutu

Bab VII Rekomendasi

4 PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 5

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 7

6. Tim Pengendali Mutu (TPM)

B. Tujuan Audit Mutu Internal

C. Manfaat Audit Mutu Internal

2. Bagi auditor (Tim Pengendali Mutu/ TPM)

D. Ketentuan Audit Mutu Internal

4. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang

E. Peran Manajemen Puncak

F. Siklus Audit Mutu Internal

ANALISIS HASIL AUDIT

10 PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL

Siklus ini dibagi dalam 4 tahap yaitu :

G. Lingkup Audit Mutu Internal

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 11

a. Jumlah dokumen mutu.

b. Isi dokumen mutu

2. Kepatuhan penerapan dokumen mutu.

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 13

d. Auditor harus berusaha untuk mendapatkan akar masalah

I. Penentuan Prioritas Masalah

kalau masalah penyebab ketidaksesuaian tidak dipecahkan. Perlu

Nilai U, S, dan G, berkisar antara 1 (satu) sampai dengan 5 (lima).

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 15

PEDOMAN AUDIT MUTU INTERNAL 17

Audit Mutu Internal di bawah kendali pimpinan institusi. TPM/ Auditor

C. Sifat-sifat yang harus dimiliki TPM