BAGIAN PEMDESKEL SETDA KAB.

PURWOREJO
Purworejo, Maret 2015
 Dasar Hukum Pelaksanaan

 Permendagri Nomor 32 Tahun

2006 Tentang Pedoman
Administrasi Desa
 Peraturan Bupati Purworejo Nomor
13 Tahun 2010 tentang
Pedoman Administrasi Desa
 Maksud dan Tujuan
 Maksud :  Tujuan :
 Memberikan pedoman kpd agar administrasi desa
Pemerintahnan Desa dlm dapat diselenggarakan
penyelenggaraan. secara
Administrasi Desa tertib,efisien,efektif dan
 Memberikan dasar hukum akuntabel serta sejalan
bagi Aparat Pemerintah dengan dinamika yang
Desa dlm melakukan berkembang di
kegiatan pencatatan masyarakat.
penyeleng
garaan Administrasi
Pemerintahan Desa
 Pemerintahan Desa

Penyelenggaraan urusan
pemerintahan oleh Pemerintah Desa
dan BPD dlm mengatur dan
mengurus kepentingan masyarakat
setempat yang diakui dan dihomati
dlm sistem Pemerintahan NKRI
 ADMINISTRASI
 Adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan
oleh 1 orang/lebih dlm rangka untuk mencapai
tujuan.
Mengandung unsur-unsur :
 Adanya proses kegiatan ( rangkaian kegiatan)
 Adanya pelaku /pelaksana kegiatan
(staf/perangkat Desa )
 Adanya tujuan(pencapaian tujuan apa yg
diinginkan)
 Adanya kerjasama.
 ADMINISTRASI DESA

Keseluruhan proses kegiatan pencatatan

data dan informasi mengenai
penyelenggaraan Pemerintahan Desa
pada Buku Administrasi Desa
 KEKUASAAN PENGELOLAAN
ADMINISTRASI DESA
KEPALA DESA SEKRETARIS DESA

 Kewajiban Kades adalah  Kewajiban Sekdes

menyelenggarakan mengkoordinasikan dan
administrasi Pemerintahan memberikan bimbingan
yang baik teknis pelaksanaan
 Melaksanakan tertib pengisian Buku
administrasi Administrasi Desa
Pemerintahan,pembangunan kepada Perangkat Desa
dan kemasyarakatan ditingkat Lainya, Bendahara Desa
Desa sesuai dgn pe undang- dan Sekretaris BPD
undangan yg berlaku. sesuai Tugas Pokok dan
 Penanggungjawab Fungsi masing-masing,
penyelenggaraan
Administrasi Desa.
 PERANGKAT DESA LAINNYA
( Kaur, Kadus dan Pelaksana Teknis
Lapangan (PTL)
Mempunyai tugas membantu Sekdes
dlm menyelenggarakan Admnistrasi
Pemerintahan Desa sesuai Tupoksi
masing-masing.
Sebagai pelaksana pengisian secara
teknis buku Administrasi Desa.
 PELAKSANAAN ADMINISTRASI
DESA
 Pemerintah Desa berkewajiban untuk mengisi Buku
Administrasi Desa setiap ada kegiatan/kejadian secara
lengkap,benar,teratur menurut tertib waktu berdasarkan
keterangan dan bukti yang benar

 SEKDES berkewajiban mengkoordinasikan dan memberikan

bimbingan teknis pelaksanaan pengisian Buku administrasi
Desa kepada Perangkat Desa Lainnya,Bendahara Desa dan
sekretaris BPD sesuai Tupoksi.

 Penyelenggaraan Administrasi Desa dilingkungan

Pemerintah Desa dikoordinasikan oleh Sekdes dan
dipertanggungjawabkan kepada Kepala Desa.

 Penyelenggaraan Administrasi Desa dilingkungan BPD

dikoordinasikan oleh Sekretaris BPD dan secara umum
dipertanggungjawabkan kepada Ketua BPD.

 Pengisian buku administrasi desa secara teknis

dilaksanakan oleh Perangkat Desa Lainnya atau Sekretaris
BPD sesuai dengan Tupoksi masing-masing
 Lanjutan ……….
 KADES wajib melakukan pemeriksaan terhadap Buku
Administrasi Desa secara tertib dan rutin guna meneliti
ketertiban, kelengkapan dan kebenaran pengisian Buku
Administrasi Desa
 KETUA BPD wajib melakukan pemeriksaan terhadap Buku
Administrasi BPD secara tertib dan rutin guna meneliti ketertiban
,kelengkapan dan kebenaran pengisian Buku Administrasi BPD.
 Agar pelaksanaan dan pengelolaan administrasi Pemerintahan
desa dapat lebih berdayaguna dan berhasilguna,maka pada
masing-masing Desa pembagian tugas penyelenggaraan
(pengisian) Administrasi Desa ditetapkan dengan Keputusan
Kepala Desa.
 Pembagian tugas penyelenggaraan (pengisian) buku administrasi
Desa dapat ditentukan lain berdasarkan alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan dan penunjukannya ditetapkan dengan
Keputusan Kepala Desa.
 Pengelolaan Administrasi pemerintahan Desa dilaksanakan
secara demokratis,transparan,tertib,kontinyu dan dapat
dipertanggungjawabkan.
 JENIS dan MODEL
ADMINISTRASI DESA
1. Administrasi Umum (Model A)
2. Administrasi Penduduk (Model B)
3. Administrasi Keuangan (Model C)
4. Administrasi Pembangunan (Model D)
5. Administrasi BPD (Model E)
6. Administrasi Lainnya (Model F)
 ADMINISTRASI UMUM
 adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai
penyelenggaraan pemerintahan desa pada Buku Administrasi
Umum.
 Kegiatan administrasi umum merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari kegiatan pelayanan kpd masyarakat.
 Buku Administrasi Umum terdiri dari :
1. Buku Data Peraturan Desa (Model A.1 )
2. Buku Data Keputusan Kepala Desa (Model A.2 )
3. Buku Data Inventaris Desa (Model A.3 )
4. Buku Data Aparat Pemerintahan Desa (Model A.4 )
5. Buku Data Tanah milik desa/Tanah Kas Desa (Model A.5 )
6. Buku Data Tanah di Desa (Model A.6 )
7. Buku Agenda Surat Masuk (Model A.7.a)
8. Buku Agenda Surat Keluar (Model A.7.b)
9. Buku Ekspedisi (Model A.8 )
 ADMINISTRASI PENDUDUK
 Adalah pencatatan data dan informasi mengenai penduduk
dan mutasi penduduk pada Buku administrasi Penduduk.
 Pencatatan data admnistrasi penduduk secara lengkap dan
benar berdasarkan perubahan penduduk yg terjadi di
Pemerintah Desa.
 Buku administrasi Penduduk :
1. Buku Harian peristiwa kependudukan dan Peristiwa
penting lainnya (Model B.1)
2. Buku Mutasi Penduduk Desa (Model B.2)
3. Buku Induk Penduduk (Model B.3)
 ADMINISTRASI KEUANGAN

 Adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai

pengelolaan keuangan desa pada buku administrasi keuangan
 Penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan desa
dilaksanakan oleh Bendahara Desa
 Buku Administrasi Keuangan Desa :
1. Buku Kas Umum (Model C.1)
2. Buku kas Pembantu Rincian Obyek Penerimaan (Model
C.2 )
3. Buku Kas Pembantu Rincian Obyek Pengeluaran (Model C.3
)
4. Buku Kas Harian Pembantu (Model C.4)
 ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
 Adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai
pembangunan yang akan,sedang dan telah dilaksanakan pada Buku
administrasi Pembangunan
 Perencanaan,pelaksanaan dan evaluasi pembangunan pemerintah
desa wajib dilakukan pencatatan data pada Buku administrasi
Pembangunan
 Buku administrasi Pembangunan :
1. Buku Rencana Pembangunan (Model D.1)
2. Buku Kegiatan Pembangunan (Model D.2)
3. Buku Inventaris Proyek (Model D.3)
4. Buku Kader-Kader Pembangunan/
Pemberdayaan Masyarakat (Model D.4)
 ADMINISTRASI BPD
 Adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai BPD
 Pelaksanaan teknis pengisian Buku Administrasi oleh
Sekretaris BPD,penanggungjawab oleh Ketua BPD
 Buku Administrasi BPD :
1. Buku Data Anggota BPD (Model E.1)
2. Buku Data Keputusan BPD (Model E.2)
3. Buku Data Kegiatan BPD (Model E.3)
4. Buku Agenda Surat Masuk BPD (Model E.4.a)
5. Buku Agenda Surat Keluar BPD (Model E.4.b)
6. Buku Ekspedisi BPD (Model E.5)
 ADMINISTRASI LAINNYA
 Adalah kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai
penyelenggaraan pemerintahan lainnya sesuai dengan
perkembangan dan kebutuhan Pemerintah Desa
 Merupakan pengembangan buku administrasi sesuai dengan
perkembangan dan kebutuhan pemerintahan Desa.
 Buku administrasi lainnya antara lain :
1. Buku Data Pengurus dan Anggota (Model
F.1)
Lembaga Kemasyarakatan Desa
2. Buku Tamu Pemerintah Desa (Model F.2)
3. Buku Tamu BPD (Model F.3)
4. Buku Notulen Rapat Pemerintah Desa (Model F.4)
5. Buku Notulen Rapat BPD (Model F.5)
6. Buku Perizinan (Model F.6)
7. Buku Laporan Kejadian/Peristiwa Desa (Model F.7)
8.Buku Nikah,Talak,Cerai dan Rujuk (NTCR) (Model F.8)
 PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Pemerintah Kabupaten dan Camat wajib
membina dan mengawasi penyelenggaraan
Administrasi Desa
PEMBINAAN KABUPATEN PEMBINAAN CAMAT
 Dibentuk Tim Pembina Administrasi  Dibentuk Tim Pembina Administrsi
Desa Tk.Kabupaten mempunyai Desa Tk.Kecamatan mempunyai
tugas,wewenang dan kewajiban : tugas,wewenang dan kewajiban :
1. Menyusun pedoman pelaksanaan 1. Memdampingi Desa dlm
administrasi desa melaksanakan pngerjaan buku
2. Melakukan sosialisasi pelaksanaan Administrasi Desa
administrasi desa 2. Melakukan pembinaan, monev dan
3. Melakukan pembinaan, monev dan pengawasan pelaksanaan administrasi
pengawasan thd pelaksananan Desa
administrasi desa 3. Membantu menyelesaikan masalah
4. Melakukan fasilitasi pemecahan masalah yg timbul dlm pelaksanaan
yg timbul dlm pelaksanaan administrasi administrasi Desa
desa 4. Melaporkan pelaksanaan tugas
5. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada kepada Camat.
Bupati
 PENGAWASAN

Pengawasan dilakukan oleh Aparat

Pengawas Internal Pemerintah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
 PENGERJAAN BUKU
ADMINISTRASI DESA

PEMBAGIAN TUGAS
PENGELOLA/PELAKSAN
A PENGISIAN BUKU
ADMINISTRASI DESA
a. Buku Data Peraturan Desa (Model A.1)
b. Buku Data Keputusan Kepala Desa (Model A.2)
c. Buku Aparat Pemerintah Desa (Model A.4)
d. Buku Data Tanah Milik Desa/
Tanah Kas Desa (Model A.5)
e. Buku Data Tanah di Desa (Model A.6)
f. Buku Harian Peristiwa Kpenddkn Desa(Model B.1)
g. Buku Mutasi Penduduk Desa (Model B.2)
h. Buku Induk Penduduk (Model B.3)
2. BUKU KAUR PEMBANGUNAN

a.Buku Rencana Pembangunan (Model D.1)

b.Buku Kegiatan Pembangunan (Model D.2)
c.Buku Inventaris Proyek (Model D.3)
d.Buku Kader-Kader Pembangunan/
Pemberdayaan Masyarakat (Model D.4)
3. BUKU KAUR KESRA

a. Buku Data Pengurus dan Anggota Lembaga

Kemasyarakatan Desa (Model F.1)
b.Buku Laporan Kejadian/
Peristiwa Desa (Model F.7)
c.Buku Register NTCR (Model F.8)
4. BUKU KAUR KEUANGAN
a.Buku Kas Umum (Model C.1)
b.Buku Kas Pembantu Perincian
Obyek Penerimaan (Model C.2)
c.Buku Kas Pembantu Perincian
Obyek Pengeluaran (Model C.3)
d.Buku Kas Harian Pembantu (Model C.4)
5. BUKU KAUR UMUM
a.Buku Data Inventaris Desa (Model A.3 )
b.Buku Agenda Surat Masuk (Model A.7.a)
c.Buku Agenda Surat Keluar (Model A.7.b)
d.Buku Ekspedisi (Model A.8 )
e.Buku Tamu Pemerintah Desa (Model F.2
)
f. Buku Notulen Rapat Pemerintah
Desa (Model F.4 )
g.Buku Perizinan (Model F.6 )
 6. BUKU BPD
1. Buku Data Anggota BPD (Model E.1)
2. Buku Data Keputusan BPD (Model E.2)
3. Buku Data Kegiatan BPD (Model E.3)
4. Buku Agenda Surat Masuk BPD (Model E.4.a)
5. Buku Agenda Surat Keluar BPD (Model E.4.b)
6. Buku Ekspedisi BPD (Model E.5)
 TUPOKSI
APARAT
PERANGKAT
DESA
 TUPOKSI SEKRETARIAT
DESA
1. Dipimpin oleh Sekdes
2. Berkedudukan sebagai unsur staf pembantu Kades
3. Berfungsi :
a. Melaksanakan koordinasi terhadap kegiatan yang
dilakukan oleh perangkat Desa
b. Melaksanakan surat-menyurat, kearsipan, pelaporan,
melakukan urusan keuangan, administrasi umum dan
memberikan pelayanan teknis ataupun administrasi
kepada seluruh Perangkat Desa
c. Mengumpulkan bahan, mengevaluasi data dan
merumuskan program-program serta petunjuk untuk
Lanjutan tupoksi sekretariat…..
c. Mengumpulkan bahan, mengevaluasi data dan
merumuskan program-program serta petunjuk untuk
keperluan pembinaan penyelenggaraan tugas pemerintahan,
pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan
d.Melaksnakan pemantauan dan pelayanan kepada
masyarakat dibidang pemerintahan, pembanguan dan
kesejahteraan masyarakat
e.Membantu Kades menyusun RPJMDesa,RKPDesa,
APBDesa, pertanggungjawaban Pelaksanaan Tugas Kades
dan administrasi pelaporanya
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kades.
 TUPOKSI SEKDES
1. Koordinasi penyelenggaraan administrasi pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Desa
3. Memberikan pelayananadministrasi kepada Kades
4. Melaksanakan surat menyurat, keearsipan dan laporan
5. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dibidang
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan
6. Mendistribusikan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya
7. Melakukan pembinaan administrasi kepada Kaur
8. Memberikan saran, pendapat dan melaksanakan tupoksi
Kedes apabila Kades berhalangan.
TUPOKSI KAUR
PEMERINTAHAN
1. Menyususn rencana dan penyelenggaraan Pemerintahan
Desa dan pemerintahan umum
2. Menyusun rencana dan mengumpulkan bahan dalam rangka
pembinaan wilayah dan masyarakat
3. Menyusun program, melaksanakan pelayanan kepada
masyarakat dan melakukan pengadministrasian dibidang
pemerintahan, ketentraman dan ketertiban
4. Membantu melaksanakan tugas dibidang pemungutan pajak,
retribusi dan pendapatan lain-lain
5. Menyusun rencana dan melaksanakan pengawasan terhadap
penyeluran bantuan kepada masyarakat serta melakukan
kegiatan pengamanan akibat bencana alam dan bencana
lainnya
Lanjutan kaur pemerintahan……
6. Menyusun program dan pengadministrasian dibidang
kependudukan dan catatan sipil
7. Menyusun rencana dan membantu mengumpulkan
bahan-bahan rapat BPD
8. Menyusun bahan LPPD, LKPJ dan LKAMJ
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
 TUPOKSI KAUR
PEMBANGUNAN
1. Menyiapkan Data Sebagai Bahan Penyusunan Program
Pembangunan Di Desa
2. Melaksanakan kegiatan administrasi pembangunan mulai
darim perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan
pelaporan
3. Mengolah data potensi desa sebagai bahan perumusan
perencanaan pembangunan
4. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan dalam kegiatan
perekonomian di desa seperti lumbung desa, perkreditan desa
dan perkoperasian desa
5. Memberikan pelayanan legalisasi surat kepada masyarakat
antara lain ijin usaha, ijin mendirikan bangunan dan ijin
lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Lanjutan kaur pembangunan…..
6.Melaksanakan kegiatan dalam rangka meningkatkan
swadaya dan partisipasi masyarakat dalam
meningkatkan perekonomian dan pelaksanaan
pembangunan
7.Melaksanakan pencatatan hasil swadaya masyarakat
dalam pembangunan
8. Melakukan koordinasi pelaksanaan pembangunan,
menjaga serta memelihara prasarana dan sarana fisik di
lingkukan desa
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
 TUPOKSI KAUR KESRA
1. Menyiapkan data sebagai bahan penyusunan program dalam
bidang keagamaan, KB,peranan wanita, kesehatan, kepemudaan,
pendidikan dan kebudayaan, Pramuka,PMI dan bidang
kesejahteraan rakyat lainnya.
2. Melakukan pelayanan kepada masyarakat dan mengumpulkan
bahan serta menyelenggarakan pengadministrasian dibidang
kesejahteraan sosial
3. Membina kegiatan zakat, infaq, shodaqoh dan kegiatan yang
bersifat sisial serta kegiatan keagamaan
4.Menyiapkan data kependudukan yang berkaitan dengan
ketenagakerjaan, transmigrasi, bantuan sosial, tuna
wisma,keluarga miskin, penyandang cacat, kelahiran dan
kematian
Lanjutan kaur kesra…………..

6. Melakukan pelayanan kepada masyarakat dibidang

Nikah, Talak, Cerai dan Rujuk
7. Melaksanakan tugas laian yang diberikan atasan.
 TUPOKSI KAUR KEUANGAN

1. Melakukan pencatatan administrasi keuangan

pemerintah desa ke dalam buku administrasi keuangan
desa
2. Menyusun rencana kebutuhan keuangan desa
3. Menghimpun laporan keuangan untuk
dipertanggungjawabkan
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
 TUPOKSI KAUR UMUM
1. Menyelenggarakan tata usaha kantor
2. Menyelenggarakan surat menyurat
3. Menyiapkan penyelenggaraan rapat-rapat desa
4. Melakukan pengadministrasian acara rapat serta
kegiatan desa yang bersifat resmi
5. Menyiapkan kebutuhan perlengkapan dan pencatatan
inventaris desa
6. Melakukan urusan rumah tangga desa
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
 TUPOKSI PTL

1. Membantu Kepala Desa di wilayah

Desa yang berada dan
bertanggungjawab kepada Kepala Desa
2. Tupoksi PTL ditetapkan dengan Perdes
 TUPOKSI KADUS
1. Membantu Kades menyelenggarakan pemerintahan
desa di dalam wilayah kerjanya sesuai dengan
peraturan yang berlaku
2. Melaksanakan kegiatan pemerintahan, pembangunan
dan kemasyarakatan serta ketentraman dan ketertibaan
3. Melaksanakan Perdes, Perkades dan Keputusan kades
4. Membantu Kades dalam kegiatan pembinaan dan
kerukunan warga
5. Membina dan meningkatkan swadaya gotong royong
6. Menyampaikan informasi program pemerintah desa
7. Melaksanakan tugas lain yang diberi oleh Kades.