Survei Pendahuluan Audit Internal

pada Puskesmas Makrayu

Nama: Murzalin
Heni Hafizah
Dosen: Aryanto, S.E, M.Ti. AK. CA
 Pengertian

Survei pendahuluan dalam audit internal adalah suatu cara yang digunakan
untuk dapat mengetahui kerumitan operasi yang diaudit pada saat audit
mulai dilakukan sebagaimana yang kemudian mereka ketahui pada saat
audit telah selesai. Secara sederhana survei pendahuluan dapat dipahami
sebagai kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai
objek tertentu tanpa melakukan verifikasi secara rinci.
 Langkah Dasar Dalam Melakukan Survei Pendahuluan

1. Melakukan Studi Awal

Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan
audit, bagan organisasi dan dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami puskesmas
makrayu. Studi awal dilakukan dikantor pusat meskipun banyak auditor internal saat ini dapat
mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh.
2. Pendokumentasian
Pendokumentasian (documenting) mencakup beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan
awal antara auditor dengan manajemen puskesmas. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal untuk
kertas kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan saat pendokumentasian. Auditor juga membuat
kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan kepala puskesmas dan pihak
manajemen.
 Lanjutann…
Langkah Dasar Dalam Melakukan Survei Pendahuluan
Beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian antara lain:
a) Daftar Pengingat
Auditor membuat daftar pengingat untuk membantu tim auditor
mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutnya
lebih sederhana untuk dikerjakan.
b) Daftar Isi
Daftar isi dibuat untuk auditor mendaftar masalah-masalah tertentu
yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan membuat
acuan kertas kerja.
c) Peningkatan Operasi
Peningkatan operasi di layanan puskesmas secara langsung mempengaruhi
reputasi puskesmas. Manajemen mengharapkan penugasan auditor internal
menghasilkan peningkatan operasi pada layanan puskesmas
d) Catatan Kesan
Catatan kesan berfungsi sebagai daftar pengingat bagi auditor
ketika mereka sedang melakukan pembicaraan rahasia dengan pihak
manajemen. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi temuan
yang membutuhkan perbaikan dalam kegiatan pelayanan pendaftaran.
Kesan yang perlu dicatat antara lain moral karyawan, kebiasan kerja,
penugasan staf, hubungannya dengan pasien.
e) Kuesioner
Kuesioner dapat memberi peluang bagi karyawan untuk
memahami diri sendiri karena berfungsi sebagai lembar evaluasi diri
yang efektif. Kuesioner juga bisa mencerminkan penghematan yang
substansial, karena penugasan audit lebih baik.
Lanjutann…
Langkah Dasar Dalam Melakukan Survei Pendahuluan
3. Bertemu Klien
Pertemuan auditor internal dengan manajemen puskesmas untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit
yang akan dilakukan
4. Mengatur Jadwal Pertemuan
Pertemuan awal cenderung akan menuntun arah audit, salah satunya kemungkinan kerja sama. Auditor
internal harus terbuka dan terus terang mengenai tujuan audit mereka. Auditor harus mengajukan pertanyaan
sebagai seorang yang ingin menggali informasi, bukan sebagai penyidik. Menghindari perseteruan,
perselisihan yang bisa merusak pertemuan awal ini.
5. Wawancara
Auditor internal harus memahami bagian-bagian penting dari wawancara dan berusaha menguasainya.
Wawancara yang sukses didasarkan pada penerapan seksama langkah-langkah penting berikut ini: 1.
Persiapan; 2. Penjadwalan; 3. Pembukaan; 4. Pelaksanaan; 5. Mengajukan pertanyaan; 6. Penutupan; 7.
Pencatatan
 Lanjutann…
Langkah Dasar Dalam Melakukan Survei Pendahuluan
6. Mengumpulkan Bahan Bukti
Survei pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor internal memiliki pandangan
yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai yaitu dengan 1. Perencanaan; 2. Pengorganisasian; 3.
pengarahan; 4. kontrol di puskesmas makrayu.
7. Pengamatan
Pengamatan (observing) akan terus dilakukan selama survei pendahuluan. Melalui pengamatan yang
gigih dan tanya jawab yang cerdas, auditor internal mampu untuk:
5. Membuat penentuan risiko secara statistik.
1. Menentukan tujuan, sasaran dan standar.
2. Menilai kontrol untuk mencapai tujuan-tujuan ini. 6. Menilai gaya manajemen.
3. Mengevaluasi risiko. 7. Aspek Manusia

4. Menentukan kontrol untuk meminimalkan risiko. 8. Pengamatan Fisik

9. Membuat Anggaran Survei
 Tujuan, Sasaran, dan Standar
Saat melakukan survei, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat tujuan, sasaran, dan
standar yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki organisasi kilen. Auditor harus
mencoba untuk menentukan apakah:
1. Pernyataan formal tentang tujuan telah disiapkan untuk pihak manajemen puskesmas / petugas-
petugas pendaftaran puskesmas makrayu
2. Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari puskesmas makrayu
3. Orang-orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standar berpartisipasi dalam penetapannya.
4. Tujuan diketahui oleh semua orang yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya.
5. Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya yang tersedia bagi aktivitas.
6. Tujuan tersebut menuntun aktivitas dalam menghadapi kendala dan kendali eksternal.
Lanjutann…
Tujuan, Sasaran, dan Standar

7. Sasaran dan standar yang ditetapkan akan memotivasi orang untuk mencapai lebih dari apa
yang bisa mereka capai.
8. Laporan formal dan periodik disiapkan untuk menunjukan tingkat pencapaian
tujuan dan terpenuhinya sasaran dan standar.
9. Tujuan, sasaran, dan standar secara periodik dievaluasi ulang dan didefinisikan
ulang.
 Kontrol-Kontrol untuk Mencapai Tujuan

Auditor internal dihadapkan pada sejumlah kontrol potensial ketika mereka

melakukan survei pendahuluan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur,
manual, instruksi-instruksi khusus, laporan daftar, registrasi formulir,
pembagian tugas, sistem persetujuan, pengawasan, dan lainnya.
 Risiko

Sebelum auditor mengelola risiko atau memutuskan alokasi sumber daya yang terlibat dalam
manajemen risiko,membuat hubungan antara manajemen risiko dan audit internal. Beberapa
pengamat menyarankan bahwa titik awal perencanaan audit internal haruslah risiko-risiko
organisasional, atau ancaman bagi pencapaian tujuan- tujuan terselenggaranya proses alur
pendaftaran yang baik
 Kontrol Risiko

Ketika auditor internal telah mengenali risiko. Mereka harus mencari kontrol yang dirancang
untuk menghadapinya. Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif harus didiskusikan segera
dengan manajer klien. Jika kesepakatan tentang tindakan perbaikan dicapai dan tindakan
perbaikan yang memadai diambil upaya audit selanjutnya akan lebih mudah. Namun jika manajer
tidak bisa diyakinkan dan membutuhkan bukti bahwa risiko tersebut memang ada dan kontrol
memang lemah, auditor harus membuat program pengujian purposif bukan pengujian
berdasarkan sampel untuk mendukung bukti dan signifikansi risiko.
 Penentuan Risiko

Penentuan risiko (risk assessment) merupakan hal penting bagi manajemen

dan auditor internal. Tujuan penetuan risiko adalah untuk membuat
karyawan sadar akan beragam risiko yang ada serta prioritas keterbatasan
dari daftar risiko tersebut. Sejumlah risiko tidaklah statis, selalu ada risiko
yang muncul setiap waktu. Oleh karena itu penentuan risiko merupakan
fungsi yang berkelanjutan dalam proses manajemen yang harus dilakukan
secara berorganisasi dan berurutan.
 Manajemen yang Efektif

Selama survei pendahuluan, dan khususnya selama wawancara dengan

manajemen puskesmas, auditor internal bisa menilai manajer. Tidak ada
kontrol yang lebih baik daripada manajemen yang memiliki pengetahuan,
mudah ditemui, dan berpandangan luas. Jika gaya manajemen memang
seperti ini, manajer itu sendiri merupakan auditor internal. Jika manajemen
efektif, auditor internal dapat mengurangi cakupan audit.
 Aspek Manusia

Pegawai merupakan urat nadi perusahaan. Kontrol yang baik tidak dengan
sendirinya dapat menjamin bahwa suatu aktivitas akan dilaksanakan dengan
baik kecuali terdapat sejumlah orang yang kompeten untuk melakukannya.
Auditor internal berupaya objektif dalam menyatakan pendapatnya, namun
ketika melakukan survei atas aktivitas pendaftaran di puskesmas dan
menentukan cakupan audit harus mempertimbangkan orang yang terlibat
dalam aktivitas tersebut. Untuk itu, survei pendahuluan harus mencakup jika
layak penelaahan catatan dan praktik pegawai. Penelaahan tersebut bisa jadi
tidak memungkinkan auditor membuat penentuan yang bisa memberikan
sinyal bahaya dan memprengaruhi program audit.
 Pengamatan Fisik
Pengamatan fisik selayaknnya berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, auditor internal harus
berkeliling melihat fasilitas perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi,
kondisi, dan tata letak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai kebijakan,
prosedur dan bagan organisasi. Pasa saat bertemu karyawan, auditor dapat menanyakan:
1. Apakah pekerjaan tepat waktu, dan apakah kualitasnya bagus?
2. Apakah terdapat laporan atau catatan informal mengenai kesulitan dalam pekerjaan yang diterima?
3. Apakah tindakan perbaikan sudah diambil untuk masalah-masalah?
4. Apakah tindakan tersebut terbukti efektif? Jika tidak, mengapa?
5. Apakah terdapat masalah yang ditemui? Apakah sudah ada penelaahan oleh bagian administrasi kesehatan
atau pemeriksa asuransi?
6. Apakah terdapat masalah keamanan menyangkut dokumen dan aktiva?
7. Apakah alur kerja pendaftaran cukup wajar dan efisien?
8. Bagaimana kondisi fasilitas peralatan?
9. Bagaimana kuantitas dan kualitas alat pendukung pendaftaran?
 Membuat Anggaran Survei

Memperkirakan waktu yang dibutuhkan auditor merupakan faktor kunci

dalam survei pendahuluan. Waktu yang akan dialokasikan akan tergantung
pada sejumlah faktor. Tujuan survei adalah agar lebih mengenal dimana
semakin kenal auditor dengan aktivitas yang ada, maka makin sedikit waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan survei. Selain itu, jika audit bersifat
rotasional dan kertas kerja sebelumnya memberikan gambaran yang jelas
tentang tujuan, sasaran, standar, dan kontrol operasi, bersama dengan bagan
alir, bagan organisasi, dan dokumen- dokumen lainnya yang dibutuhkan
untuk memperbarui informasi tersebut.
 SEKIAN DAN
TERIMAKASIH