Pengintegrasian

Sarana Bantu Penemuan

Kembali Arsip Statis
(Finding Aids)
Latar
Belakang
Sasaran Rencana Pembangunan
01 Jangka Menengah Nasional 2020
– 2024 di Bidang Kearsipan

Perkembangan Teknologi
02
Informasi dan Komunikasi
(Industri 4.0)
Penguatan Sistem
03
Pengelolaan Arsip Statis

Peningkatan Kinerja Pada

04 Bidang Kearsipan Secara
Nasional

Mewabahnya pandemi covid

05
-19

2
Maksud dan Tujuan

Maksud
01 Agar finding aids dapat diintegrasikan secara
nasional, penggunaan aplikasi E Pengolahan dalam TIK (4.0)
dapat ditingkatkan, serta pelaksanaan teknis pengolahan arsip
foto yang mudah dipahami

Tujuan
02
Untuk meningkatkan pembangunan kearsipan
nasional, khususnya mengenai pengolahan arsip statis
Terobosan Dalam Mendukung
Pengintegrasian Finding Aids
Terwujudnya
Nasional
Kondisi Saat
Kondisi
Yang
Diharapkan
ini Dukungan Pimpinan LKD
Propinsi, Kabupaten/Kota
dan LKPTN
Belum optimalnya Terwujudnya
pengintegrasian pengintegrasian
Sarana Bantu Temu Terobosan Sarana Bantu Temu
Balik Arsip Statis Balik Arsip Statis
Nasional Nasional
SDM Perangkat TIK
 Pengelolaan arsip statis
wajib dilakukan oleh :

Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan

Daerah Provinsi Daerah Kabupaten/Kota Perguruan Tinggi Negeri

Satuan kerja perangkat Satuan kerja perangkat

daerah provinsi dan daerah kabupaten / kota dan Satuan kerja di lingkungan
penyelenggara pemerintah
penyelengga pemerintah Perguruan Tinggi dan Civitas
daerah provinsi, lembaga
negara di daerah provinsi, daerah kabupaten / kota, Akademika di lingkungan
perusahaan, orpol, desa perusahaan, orpol, Perguruan Tinggi
ormas, dan perseorangan ormas, dan perseorangan

Daftar, Inventaris ,dan Guide Daftar, Inventaris, dan Guide Daftar, Inventaris, dan Guide
Arsip Arsip Arsip
 Guide Arsip

E Pengolahan
Arsip

Daftar Arsip

Formulir Finding Aids

Nasional

Menuju Digital Inventaris Arsip

 Konektivitas ANRI Dengan LKD dan
LKPT
Integrasi Finding Aids Nasional

Menginstal E Pengolahan

Lkeumsib
Kearsipan
A
Pengisian Daerah
E s i ga
a
ARSIP AFkuosrmi
PAeknugsoisl Finding Aids
NASIONAL Lembaga
i sui lir
RI a han AKkeuasrisiipan
Perguruan
Tinggi
Menginstal E Pengolahan

Integrasi Finding Aids Nasional

: Garis Koordinasi Kearsipan Garis Integrasi Kearsipan :

 Inventari Guide Arsip
Laporan Daftar Arsip
s Arsip
Pengawasan
Kearsipan
mengenai [VAL
Finding Aids [VALU
E] =
[VAL
U E]
= 94
Pada Lembaga
U E] %
62 % = 87

Kearsipan [VALU
%

Daerah E] =

Kabupaten/Kota 38 %

[VAL [VALU
U E]
= 14 E] = 6
% %
2020 2020 2020

Tersedia Belum Tersedia Belum Tersedia Belum

Ada Ada Ada
 Jumlah Finding
Aids
Belum Daftar Arsip Inventaris Arsip Guide Arsip
dilaksanakannya 7
Pengawasan
Kearsipan
6

terhadap 5

penyediaan 4 Belum ada Belum ada Belum ada

Finding Aids 3
datanya pada
pengawasan
datanya pada
pengawasan
datanya pada
pengasawan
di lingkungan 2 kearsipan kearsipan kearsipan
Lembaga
Kearsipan
1

Perguruan 0

Tinggi Negeri 2020

 Rekomendas
i

01
Mendorong pelaksanaan integrasi
Finding Aids nasional antara
ANRI, LKD
Propinsi, Kabupaten/Kota dan
LKPTN
02
Peningkatan kapasitan SDM
dalam bidang TIK pada masing-
masing lembaga kearsipan di
seluruh Indonesia
 Te r i m a
v
Kasih
APLIKASI
PENGOLAHAN
ARSIP STATIS:
E-PENGOLAHAN
Tim e-
Pengolahan 27
Juli 2021 ALPINE SKI
 SELAYANG
PANDANG E-
PENGOLAHAN
 Diabangun sejak tahun 2018

Uji coba sejak tahun 2019, namun menemui

kendala

 Tahun 2020, dilakukan pembangunan

kembali

 Tahun 2021 dilakukan uji coba kembali

Dapat diakses secara daring di

http://epengolahan.anri.go.id/epengolahaneasy

ALPINE SKI HOUSE 2

“Garis besar pada aplikasi ini adalah penguatan
pada struktur database / struktur data yang
digunakan dan diinput pada proses kerja pada
unit pengolahan arsip statis setiap hari”

ALPINE SKI HOUSE 3

INSTRUCTIONS FOR USE
MAKSUD
Mempercepat kegiatan Data
Entry, Review Data, QC Data,
Create
Inventaris, Manuver Data,
Monitoring Aktifitas dan
Publikasi arsip statis setiap
Khazanah
Mempercepat Komunikasi,
Koordinasi antar personel
yang berperan dalam setiap
Khasanah dan secara tim.
User Collaborative untuk
meningkatkan mutu konten
Arsip
TUJUAN
Meningkatkan
Profesionalitas
Meningkatkan Efektifitas dan
Efisiensi serta Sinergi antar
bidang thd waktu kerja dalam
Pengolahan
Menghasilkan data berI
Integritas
Meningkatkan trustworthy
dan Akuntabilitas terhadap
ANRI
Mendukung Good Corporate
governance
Mendukung Kebijakan
Presiden RI diALPINE
BidangSKI 4
ARSITEKTUR SISTEM
sistem yang terhubung dengan
jaringan dan dapat diakses oleh semua
pengguna.

ALPINE SKI HOUSE 5

PERANGKAT LUNAK

• Lingkungan sistem operasi (Operating System) untuk server

: Linux, Windows Server
• Lingkungan sistem operasi (Operating System)
untuk Workstation : Windows
• Menggunakan perangkat lunak pengembangan
sistem: PHP
• Menggunakan Database Server : PostgreSQL
ALPINE SKI HOUSE 6
PERANGKAT KERAS
(SERVER)
CPU 2,6 GHz/atau lebih
tingg
i
RA 8 MB/atau lebih
M
tingg
Sistem operasi
i
GNU/Linu
x; Server Window
OS; s
ALPINE SKI HOUSE 7
PROSES BISNIS
E-PENGOLAHAN

ALPINE SKI HOUSE 8

TAMPILAN MUKA
- Menu Log in

- Security
captcha

ALPINE SKI HOUSE 9

HALAMAN UTAMA

ALPINE SKI HOUSE 10

FITUR
E-PENGOLAHAN

11

ALPINE SKI HOUSE

MENU KHAZANAH

ALPINE SKI HOUSE 12

MENU REPORT

ALPINE SKI 13
DEMO E-
PENGOLAHAN

ALPINE SKI HOUSE 14

THANK
YOU

ALPINE SKI
 Pengintegrasian
Sarana Bantu Penemuan
Maksud dan Tujuan

Maksud Tujuan
+Mengintegrasikan jumlah +Memperoleh informasi yang
sarana bantu temu balik tepat dan akurat mengenai
Arsip. jumlah sarana bantu temu balik
arsip statis nasional yang
berasal dari LKD Propinsi,
Kabupaten/Kota, da n LKPTN.
Metode
1. Menyebarkan formulir
2. Mengolah data dari
formulir yang sudah diisi
3. Membuat kesimpulan
Yang ingin
diketahui
+ Nama Instansi
+ Pemimpin Instansi
+ Alamat, email dan nomor telepon instansi
+ Informasi pengisi formulir
+ Daftar Arsip
+ Inventaris
+ Guide
 Total daftar
Arsip yang telah Judul Daftar
Media Arsip
dihasilkan Arsip

Daftar Arsip Volume Arsip Satuan Arsip Tahun Terbit

Bahasa Arsip
 Total Inventaris yang telah dihasilkan

Judul Inventaris

Media Arsip

Inventaris Volume Arsip

Satuan Arsip

Tahun Terbit

Bahasa Arsip
 Total jumlah
Guide yang
Judul Guide
telah
dihasilkan

Guide Arsip

Tahun Bahasa
Terbit Arsip
Uji Coba
Pengisian
Formulir
Telah dilaksanakan selama 1
bulan, terhadap 18 lembaga
kearsipan
Pertanyaan Umum
+Nama Pemimpin Instansi
+Email Resmi Instansi
+Total Jumlah Daftar/Inventaris/Guide
+Satuan Arsip
Satuan arsip tekstual M?
+Di Arsip Nasional RI, kami memiliki standar ukuran tekstual dalam
(m) yakni meter (acuan standar deskripsi arsip statis). Jika anda
memiliki boks, ukur saja berapa meter ketika boks arsip anda dijejer.
Tetapi tidak masalah apabila anda mengisi satuan tekstual dalam
satuan bundel, berkas, laporan, nomor dan lain sebagainya.
Finding aids contohnya?
+Contoh Daftar Arsip dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/daftar-arsip
+Contoh Inventaris dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/inventaris-arsip
+Contoh Guide dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/guide-arsip
Belum punya finding aids seperti ANRI
tetapi kami punya arsip statis kok!
+Tidak masalah, diisi bagian informasi mendasar tentang
instansi anda saja.
+Jika instansi anda belum memiliki finding aids seperti yang
dicontohkan di slide sebelumnya, maka detail mengenai daftar arsip,
inventaris dan guide dilewati saja dan langsung kirim!
Total jumlah Daftar arsip/Inventaris/Guide
harus isi jumlah apa?
+DAFTAR ARSIP/ Inventaris/ Guide yang telah instansi anda
hasilkan saja. Misal ada 10 Daftar Arsip, anda isi 10 saja ya.
+BUKAN JUMLAH ARSIP yang anda miliki ya, bapak ibu.
Mohon agar teliti dalam mengisi karena data akan tampil live di
infografisnya!
Sekian
presentasi garis Mari kita lanjutkan ke demo
formulir, google sheet dan piktochartnya

besarnya
Adakah pertanyaan lain atau kendala
teknis?
+Jika anda masih memiliki
pertanyaan mengenai teknis
pengisian formulir, anda bisa
hubungi narasumber pada jam
dan hari kerja ya!
+Senin - Kamis pukul 8.00 s/d
15.30
+Jumat pukul 8.00 s/d 16.00
+Kami siap membantu anda!
Pengolahan Arsip
Statis Arsip Fot
o
 Mengapa Mengolah
Arsip?
• Kebutuhan Akses Arsip

• Pentingnya kont eks dan hubungan ant ar arsip

(semua yang dibutuhkan unt uk dapat
mengakses, dalamhal membaca atau melihat
[ aspek fisik] dan mengint erpret asi arsip)
 Apa yang akan
dibahas?
Panduan Pengolahan Elemen Deskripsi
Arsip Statis Deskripsi Arsip
Arsip Foto Foto
Penget ahuan dasar dan Elemen yang diperlukan
pedoman yang digunakan (wajib dan t ambahan) Cara mendeskripsi arsip
dalam pengolahan arsip st dalam mendeskripsi arsip foto
at is foto
 Pengolahan Arsip Statis Sebagai Sistem
KONTROL
1. Peraturan Perundang-undangan
2. NSPK Kearsipan OUTPUT
3. SOP AP, ISO: Pengolahan Arsip 1. Tertatanya
Informasi
INPUT Arsip;
Arsip Statis 2. Tertatanya OUTCOME
• Lembaga Fisik Meningkatnya
Negara PROSES Arsip; Kuantitas dan
• Perusahaa 1. Pengolahan Arsip 3. Tersusunny Kualitas
n 2. Peningkatan Mutu Pengolahan a finding Produk
• Orpol Arsip aids (daftar, Pengolahan
• Ormas inventaris, Arsip Statis
• Perseoran guide arsip); di ANRI
gan 4. Tersedianya
• Hindia materi
RESOURCES Peningkatan
Belanda 1. SDM
• VOC Mutu
2. Prasarana dan Sarana
3. Anggaran
 Pengolahan Arsip Statis

Menata Informasi

Arsip Menata Fisik

Arsip • Menjamin penyediaan

dan pemeliharaan
Penyusunan Sarana Bantu informasi arsip
Penemuan Kembali Arsip
secara konsisten
• Menyediakan sarana
Statis penemuan kembali dan
pertukaran informasi
mengenai bahan
kearsipan
 Jenis Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis

DAFTAR

FINDING AIDS GUIDE

INVENTARIS
 DAFTAR ARSIP

Sarana bant u penemuan

kembali arsip st at is yang
memuat
sekurang- kurangnya uraian
informasi deskripsi arsip st at
is ant ara lain:
1. Nomor Arsip
2. Bent uk Redaksi
3. Isi Ringkas
4. Kurun W aktu
Penciptaan

5. Tingkat Perkembangan
6. Jumlah dan Ket erangan
(Misal: Kondisi arsip,
bahasa)
 Inventaris
Arsip
Sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian inf ormasi dari daf t ar
arsip yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran.

A.Pendahuluan memuat: uraian sejarah, tugas dan f ungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip,
sistem penataan arsip, volume arsip, penjelasan teknis penyusunan inventaris, dan daf t ar
pust aka

B. Daf t ar arsip

C.Lampiran memuat: indeks (nama tokoh dan tempat), daf tar singkatan, daf tar ist ilah, st
ruktur organisasi (untuk arsip lembaga), riwayat hidup (untuk arsip perorangan) dan
konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris lama dan
invent aris baru)
 Guide Arsip
Statis
Sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian inf ormasi mengenai
khazanah arsip st at is yang t ersimpan di lembaga kearsipan.

Guide meliput i:

• Guide khazanah: sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian inf
ormasi mengenai khazanah arsip statis dan/atau sebagian arsip yang dimiliki dan
disimpan oleh lembaga kearsipan

• Guide tematis: sarana bantu penemuan kembali arsip statis, berupa uraian inf ormasi
mengenai suatu tema tertentu, yang sumbernya berasal dari beberapa khazanah arsip st at
is yang disimpan di lembaga kearsipan
 Panduan Pengolahan Arsip
Statis

PP NO. 28 TAHUN 2012 PERKA ANRI NO. PERANRI NO. 14 SOP AP

27 TAHUN 2011 PENGOLAHAN ARSIP
TAHUN 2018
STATIS

Penyusunan
Pasal 97 (3): sarana bantu Pembakuan dan
Standar Deskripsi
elemen minimal penemuan rincian tahap
Arsip Statis
dalam daftar kembali arsip pengolahan
arsip statis (pelaksana,
norma waktu)
Bagaimana Mengolah Arsip
Foto?

Panduan sama, hanya berbeda

elemen deskripsi dan penanganan
fisik arsip
*apapun jenis media arsip, prinsip
pengolahan a rs ip s a ma .
 Prinsip Pengolahan Arsip
Statis
ASAS ASAL
USUL
adalah prinsip yang dilakukan
unt uk menjaga arsip t et ap
terkelola dalam satu kesatuan
pencipt a (provenance),t idak
dicampur dengan arsip yang berasal
dari provenance lainnya. Tujuannya
agar arsip t et ap melekat
pada kont eks pencipt aannya.
ASAS
ATURAN ASLI
adalah prinsip yang dilakukan unt
uk menjaga arsip t et ap dit at a
sesuai dengan pengat uran aslinya
(original order ) at au sesuai
dengan pengat uran ket ika arsip
masih digunakan unt uk
pelaksanaan kegiat an pencipt a
arsip.Tujuannya unt uk menjaga
keut uhan dan realibilt as arsip.
 PENYUSUNAN DAFTAR ATAU INVENTARIS

Penelusuran Deskripsi Arsip

Penyusunan Penyusunan
Identifikasi Sumber Data Rekonstruksi pada
rencana Skema
arsip dan Referensi Arsip kartu(Penomor
teknis Sementara an Sementara)

Penataan Penomoran Manuver

Pemberian Manuver Skema
Arsip dalam Definitif kartu
Label Arsip Fisik Arsip Definiti Deskripsi
Boks Pada Kartu
f

Penilaian Perbaikan Publikasi

Pemberian Penulisan Hasil Pengesahan dan
dan Uji Penilaian dan
Label Boks Inventaris Distribusi
Petik Uji Petik
 Identifikasi Arsip

Penyusunan Rencana Teknis

Penelusuran Sumber Arsip

Penyusunan Penulisan Guide

Guide Penilaian dan Penelaahan

Arsip Perbaikan atas hasil penilaian

dan penelaahan

Pengesahan

Publikasi dan Distribusi

SOP Makro
SOP Mikro
 Deskripsi

Pembuatan representasi yang akurat dari

suatu unit deskripsi dan bagian- bagiannya
dengan cara menjaring, menganalisis,
mengorganisasi, dan merekam informasi yang
berperan untuk mengidentifikasi,
mengelola, menemukan, dan menjelaskan
arsip yang bersangkutan, serta konteks dan
sistem pengelolaan arsip yang
menciptakannya
LEVEL PENGATURAN ARSIP
GENERAL INTERNATIONAL STANDARD
DESCRIPTION
ARCHIVAL Fonds
(ISAD [ G]
2000)
Sub Fonds
Series Series Series

Sub-Series Sub-Series

File File File File

item item
Tingkat Pengaturan
Arsip
FONDS
keseluruhan arsip, apapun
format (bentuk) dan
medianya, yang diciptakan
dan/atau dihimpun secara
organik dan digunakan oleh
pencipta arsip dalam rangka
pelaksanaan fungsi dan
kegiatan pencipta arsip yang
bersangkutan.
SUB FONDS
pecahan dari fonds yang terdiri
dari sejumlah arsip yang
SERI (SERIES)
keseluruhan berkas yang
berkaitan karena kesamaan sub-
dibedakan oleh dimensi atau
bagian administratif dalam
lembaga atau organisasi asal strukturnya sedemikian rupa,
atau, jika hal tersebut tidak yang menentukan pembagian
dimungkinkan, karena kesamaan
utama (klasifikasi) dari suatu
geografi, kronologi, fungsional,
atau kesamaan pengelompokan arsip
bahan arsip itu sendiri

BERKAS (FILE)
himpunan arsip yang
disatukan karena memiliki
keterkaitan dalam suatu
konteks pelaksanaan
kegiatan dan memiliki
kesamaan jenis
kegiatan/peristiwa dan/atau
kesamaan masalah
ITEM
unit arsip yang terkecil
yang tidak dapat dibagi lagi
secara intelektual, misalnya
surat, memorandum,
laporan, foto, atau rekaman
suara.
 CONTOH TINGKAT PENGATURAN ARSIP

NIGIS(f onds)
Peliputan bidang militer (fungsi organisasi Unit Film dan Fot o NIGIS) (seri)
1942 Maret 21(kurun waktu penciptaan arsip foto yang terdiri
dari tahun, bulan, tanggal) (sub-seri)
Pelatihan militer (judul kegiatan/peristiwa yang tergambar
dalam foto) (berkas/f ile)
Tent ara Hindia Belanda berlatih dengan
menggunakan pedang (ket erangan gambar atau isi
informasi foto) (it em)
 CONTOH TINGKAT PENGATURAN ARSIP

PT Timah (f onds)
Dokument asi PT Timah pada Maret 1986 (seri)
Rapat Dinas Perusahaan 19-20 Maret 1986. Ukuran
3R; Warna; Sumber: Album 22. 1-7 (berkas/f ile)
Para Direksi PT. Timah (dari kiri ke kanan): Kusyaman
(Direkt ur Pemasaran), Ir. S. Wibowo (Direkt ur Operasional
dan
Produksi),Marsda Soedjat miko (Direkt ur Ut ama), R.
Hardjono (Direkt ur Penelitian dan Pengembangan), Thalib
Kert anegara (Direkt ur Keuangan), Ir. Suranto (Direkt ur
Umum) dalam acara rapat dinas perusahaan di gedung
Timah lantai 1. (it em)
STANDAR DESKRIPSI ARSIP STATIS

 Elemen Umum
(indeks, tanda baca,
format penulisan,
Bahasa)

 Elemen Wajib

 Elemen tambahan
(boleh dilewatkan,
tetapi jika diisi
informasi
tentang konteks arsip
akan lebih lengkap.
ELEMEN W AJIB DESKRIPSI ARSIP FOTO
1. Kode unik
2. Judul (kecuali item)
3. Kurun waktu arsip
4. Deskripsi fisik
5. Tingkat deskripsi
6. Kontributor
7. Lingkup dan isi

Cat at an: jika tid ak d ike tahu i, tu

lis apa adanya
 ELEMEN TAMBAHAN
1. Kurun waktu pengolahan
2. Cat at an arsiparis
3. Sist emat ika penulisan sarana bant u penemuan kembali arsip st at is
4. Cat at an
5. Sarana bant u penemuan kembali arsip st at is
6. Perat uran atau konvensi
7. Riwayat pencipta arsip (nama,riwayat )
8. Riwayat kearsipan (sist em penat aan, sejarah arsip)
9. Mat eri arsip terkait
10. Riwayat akuisisi
11. Inf ormasi Jadwal Ret ensi Arsip
12. Penambahan khazanah
13. Keberadaan lokasi arsip asli
14. Keberadaan lokasi arsip salinan
15. Cat at an publikasi
16. Pet unjuk penggunaan arsip (akses,reproduksi, bahasa & t ulisan, karakteristik f isik)
CATATAN: Biasanya dit ulis pada bagian pendahuluan
 PANDUAN DESKRIPSI ARSIP FOTO

 Identif ikasi arsip (kont eks:

pencipt a, periode, media, volume, tokoh, perist iwa) (5W-
1H)
 Kedalaman deskripsi
 Ident ifikasi posisi, deskripsi fisik, pola kalimat
 Unt uk arsip foto dalam bentuk digital,

perhatikan metadata
 Jika elemen wajib t idak diket ahui, tulis ‘t idak diket

ahui ’ atau tanda ‘-’

Gubernur DKI Jakarta, Joko Widodo (menunjuk sesuatu) berbincang dengan pendiri Facebook,
Mark Zuckerberg (kedua dari kanan) saat berkunjung ke Pasar Tanah Abang, 14 Agustus 2014.
Amplop dan
Boks Arsip
Foto
 FORMAT AMPLOP ARSIP FOTO

Amplop Foto Negatif

Amplop Foto Positif

Contoh 1
Contoh 2
Contoh 3
 Terima
Pert anyaan,Krit ik, dan
kasih! Saran
Hubungi saya di:
0817 0850 864
nadia.dwiandari@anri.go.id

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including

icons byCREDITS:
Flat icon,This
and present ation templat
infographics &imagese was
by Freepik.
created by Slidesgo, including icons by Flat icon,
and infographics &images by Freepik.