Pengintegrasian

Sarana Bantu Penemuan

Kembali Arsip Statis
(Finding Aids) Nasional
Latar Belakang
Sasaran Rencana Pembangunan
01 Jangka Menengah Nasional 2020
– 2024 di Bidang Kearsipan

Perkembangan Teknologi
02 Informasi dan Komunikasi
(Industri 4.0)
Penguatan Sistem
03
Pengelolaan Arsip Statis

Peningkatan Kinerja Pada

04 Bidang Kearsipan Secara
Nasional

Mewabahnya pandemi covid

05
-19

2
Maksud dan Tujuan

Maksud
01 Agar finding aids dapat diintegrasikan secara
nasional, penggunaan aplikasi E Pengolahan dalam TIK (4.0)
dapat ditingkatkan, serta pelaksanaan teknis pengolahan arsip
foto yang mudah dipahami

Tujuan
02 Untuk meningkatkan pembangunan kearsipan
nasional, khususnya mengenai pengolahan arsip statis
Terobosan Dalam Mendukung Terwujudnya
Pengintegrasian Finding Aids Nasional
Kondisi Yang
Kondisi Saat ini
Diharapkan
Dukungan Pimpinan LKD
Propinsi, Kabupaten/Kota
dan LKPTN
Belum optimalnya Terwujudnya
pengintegrasian pengintegrasian
Sarana Bantu Temu Terobosan Sarana Bantu Temu
Balik Arsip Statis Balik Arsip Statis
Nasional Nasional
SDM Perangkat TIK
 Pengelolaan arsip statis wajib
dilakukan oleh :

Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan Lembaga Kearsipan

Daerah Provinsi Daerah Kabupaten/Kota Perguruan Tinggi Negeri

Satuan kerja perangkat Satuan kerja perangkat

daerah provinsi dan daerah kabupaten / kota dan Satuan kerja di lingkungan
penyelenggara pemerintah
penyelengga pemerintah Perguruan Tinggi dan Civitas
daerah provinsi, lembaga
negara di daerah provinsi, daerah kabupaten / kota, Akademika di lingkungan
perusahaan, orpol, ormas, desa perusahaan, orpol, Perguruan Tinggi
dan perseorangan ormas, dan perseorangan

Daftar, Inventaris ,dan Guide Daftar, Inventaris, dan Guide Daftar, Inventaris, dan Guide
Arsip Arsip Arsip
 Guide Arsip

E Pengolahan
Arsip

Daftar Arsip

Formulir Finding Aids

Nasional

Menuju Digital Inventaris Arsip

 Konektivitas ANRI Dengan LKD dan
LKPT
Integrasi Finding Aids Nasional

Menginstal E Pengolahan
Lembaga
Akusisi
Kearsipan
Pengisian Daerah
E
Akusisi Akusisi
ARSIP Pengolahan Formulir
NASIONAL RI Finding Aids
Lembaga
Akusisi
Kearsipan
Perguruan
Tinggi
Menginstal E Pengolahan

Integrasi Finding Aids Nasional

: Garis Koordinasi Kearsipan Garis Integrasi Kearsipan :
 Inventaris Guide Arsip
Daftar Arsip
Laporan Pengawasan Arsip
Kearsipan
mengenai
Finding Aids [VALU
Pada Lembaga [VALU
E] =
[VALU E] =

Kearsipan Daerah
E] = 94 %
62 % 87 %
Kabupaten/Kota [VALU
E] =
38 %

[VALU
E] = [VALU
14 % E] = 6
%
2020 2020 2020

Tersedia Belum Ada Tersedia Belum Ada Tersedia Belum Ada

 Jumlah Finding Aids

Belum dilaksanakannya Daftar Arsip Inventaris Arsip Guide Arsip

Pengawasan Kearsipan 7
terhadap penyediaan
Finding Aids
6

di lingkungan Lembaga 5

Kearsipan Perguruan 4 Belum ada Belum ada Belum ada

Tinggi Negeri 3
datanya pada
pengawasan
datanya pada
pengawasan
datanya pada
pengasawan
2 kearsipan kearsipan kearsipan

2020
 Rekomendasi

01
Mendorong pelaksanaan integrasi
Finding Aids nasional antara
ANRI, LKD
Propinsi, Kabupaten/Kota dan
LKPTN
02
Peningkatan kapasitan SDM
dalam bidang TIK pada
masing-masing lembaga
kearsipan di seluruh Indonesia
 Terima
v
Kasih
APLIKASI
PENGOLAHAN
ARSIP STATIS:
E-PENGOLAHAN
Tim e-Pengolahan
27 Juli 2021
ALPINE SKI HOUSE
 SELAYANG
PANDANG E-
PENGOLAHAN
Diabangun sejak tahun 2018

Uji coba sejak tahun 2019, namun menemui

kendala

Tahun 2020, dilakukan pembangunan kembali

Tahun 2021 dilakukan uji coba kembali

Dapat diakses secara daring di

http://epengolahan.anri.go.id/epengolahaneasy

ALPINE SKI HOUSE 2

“Garis besar pada aplikasi ini adalah penguatan
pada struktur database / struktur data yang
digunakan dan diinput pada proses kerja pada
unit pengolahan arsip statis setiap hari”

ALPINE SKI HOUSE 3

INSTRUCTIONS FOR USE

MAKSUD TUJUAN
Mempercepat kegiatan Data Meningkatkan
Entry, Review Data, QC Profesionalitas
Data, Create Meningkatkan Efektifitas dan
Inventaris, Manuver Efisiensi serta Sinergi antar
Data, Monitoring Aktifitas bidang thd waktu kerja dalam
dan Publikasi arsip statis Pengolahan
setiap Khazanah Menghasilkan data berI
Mempercepat Integritas
Komunikasi, Koordinasi Meningkatkan trustworthy
antar personel yang dan Akuntabilitas terhadap
berperan dalam setiap ANRI
Khasanah dan secara tim.
Mendukung Good Corporate
User Collaborative untuk governance
meningkatkan mutu konten
Arsip Mendukung Kebijakan
ALPINE
Presiden RI di SKI HOUSE
Bidang 4
ARSITEKTUR SISTEM
sistem yang terhubung dengan
jaringan dan dapat diakses oleh semua
pengguna.

ALPINE SKI HOUSE 5

PERANGKAT LUNAK

• Lingkungan sistem operasi (Operating System) untuk server :

Linux, Windows Server
• Lingkungan sistem operasi (Operating System) untuk
Workstation : Windows
• Menggunakan perangkat lunak pengembangan sistem: PHP
• Menggunakan Database Server : PostgreSQL

ALPINE SKI HOUSE 6

PERANGKAT KERAS
(SERVER)
CPU 2,6 GHz/atau lebih
tinggi
RAM 8 MB/atau lebih
tinggi
Sistem operasi
GNU/Linux; Windows
Server OS;

ALPINE SKI HOUSE 7

PROSES BISNIS
E-PENGOLAHAN

ALPINE SKI HOUSE 8

TAMPILAN MUKA
- Menu Log in

- Security captcha

ALPINE SKI HOUSE 9

HALAMAN UTAMA

ALPINE SKI HOUSE 10

FITUR
E-PENGOLAHAN

11

ALPINE SKI HOUSE

MENU KHAZANAH

ALPINE SKI HOUSE 12

MENU REPORT

ALPINE SKI HOUSE 13

DEMO E-
PENGOLAHAN

ALPINE SKI HOUSE 14

THANK
YOU

ALPINE SKI HOUSE

 Pengintegrasian
Sarana Bantu Penemuan
Kembali Arsip Statis
(Finding Aids) Nasional
Direktorat Pengolahan
Maksud dan Tujuan

Maksud Tujuan
+Mengintegrasikan jumlah +Memperoleh informasi yang
sarana bantu temu balik tepat dan akurat mengenai
Arsip. jumlah sarana bantu temu
balik arsip statis nasional
yang berasal dari LKD
Propinsi, Kabupaten/Kota, da
n LKPTN.
Metode
1. Menyebarkan formulir
2. Mengolah data dari
formulir yang sudah diisi
3. Membuat kesimpulan
Yang ingin
diketahui
+ Nama Instansi
+ Pemimpin Instansi
+ Alamat, email dan nomor telepon instansi
+ Informasi pengisi formulir
+ Daftar Arsip
+ Inventaris
+ Guide
 Total daftar
Judul Daftar
Arsip yang Media Arsip
Arsip
telah dihasilkan

Daftar Arsip Volume Arsip Satuan Arsip Tahun Terbit

Bahasa Arsip
 Total Inventaris yang telah dihasilkan

Judul Inventaris

Media Arsip

Inventaris Volume Arsip

Satuan Arsip

Tahun Terbit

Bahasa Arsip
 Total jumlah
Guide yang
Judul Guide
telah
dihasilkan

Guide Arsip

Tahun Bahasa
Terbit Arsip
Uji Coba
Pengisian
Formulir
Telah dilaksanakan selama 1
bulan, terhadap 18 lembaga
kearsipan
Pertanyaan Umum
+Nama Pemimpin Instansi
+Email Resmi Instansi
+Total Jumlah Daftar/Inventaris/Guide
+Satuan Arsip
Satuan arsip tekstual M?
+Di Arsip Nasional RI, kami memiliki standar ukuran tekstual
dalam (m) yakni meter (acuan standar deskripsi arsip statis).
Jika anda memiliki boks, ukur saja berapa meter ketika boks
arsip anda dijejer. Tetapi tidak masalah apabila anda mengisi
satuan tekstual dalam satuan bundel, berkas, laporan, nomor
dan lain sebagainya.
Finding aids contohnya?
+Contoh Daftar Arsip dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/daftar-arsip
+Contoh Inventaris dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/inventaris-arsip
+Contoh Guide dapat dilihat di https://anri.go.id/sekitar-
arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/guide-arsip
Belum punya finding aids seperti ANRI
tetapi kami punya arsip statis kok!
+Tidak masalah, diisi bagian informasi mendasar tentang
instansi anda saja.
+Jika instansi anda belum memiliki finding aids seperti yang
dicontohkan di slide sebelumnya, maka detail mengenai daftar
arsip, inventaris dan guide dilewati saja dan langsung kirim!
Total jumlah Daftar arsip/Inventaris/Guide
harus isi jumlah apa?
+DAFTAR ARSIP/ Inventaris/ Guide yang telah instansi anda
hasilkan saja. Misal ada 10 Daftar Arsip, anda isi 10 saja ya.
+BUKAN JUMLAH ARSIP yang anda miliki ya, bapak ibu.
Mohon agar teliti dalam mengisi karena data akan tampil live di
infografisnya!
Sekian
presentasi garis Mari kita lanjutkan ke demo
formulir, google sheet dan piktochartnya

besarnya
Adakah pertanyaan lain atau kendala
teknis?
+Jika anda masih memiliki
pertanyaan mengenai teknis
pengisian formulir, anda bisa
hubungi narasumber pada jam
dan hari kerja ya!
+Senin - Kamis pukul 8.00 s/d
15.30
+Jumat pukul 8.00 s/d 16.00
+Kami siap membantu anda!
Pengolahan Arsip Statis
Arsip Foto
 Mengapa Mengolah Arsip?
• Kebutuhan Akses Arsip

• Pentingnya konteks dan hubungan antar arsip

(semua yang dibutuhkan untuk dapat mengakses,
dalam hal membaca atau melihat [aspek fisik] dan
menginterpretasi arsip)
 Apa yang akan dibahas?

Panduan Pengolahan Elemen Deskripsi Deskripsi Arsip

Arsip Statis Arsip Foto Foto

Pengetahuan dasar dan Elemen yang diperlukan

pedoman yang digunakan (wajib dan tambahan) Cara mendeskripsi arsip
dalam pengolahan arsip dalam mendeskripsi arsip f oto
statis f oto
 Pengolahan Arsip Statis Sebagai Sistem
KONTROL
1. Peraturan Perundang-undangan
2. NSPK Kearsipan OUTPUT
3. SOP AP, ISO: Pengolahan Arsip 1. Tertatanya
Informasi Arsip;
INPUT 2. Tertatanya
Arsip Statis Fisik Arsip; OUTCOME
• Lembaga 3. Tersusunnya Meningkatnya
Negara PROSES finding aids Kuantitas dan
• Perusahaan 1. Pengolahan Arsip (daftar, Kualitas Produk
• Orpol 2. Peningkatan Mutu Pengolahan inventaris, Pengolahan
• Ormas Arsip guide arsip); Arsip Statis
• Perseorangan 4. Tersedianya di ANRI
• Hindia Belanda materi
• VOC Peningkatan
Mutu
RESOURCES
1. SDM
2. Prasarana dan Sarana
3. Anggaran
 Pengolahan Arsip Statis

Menata Informasi Arsip

Menata Fisik Arsip

• Menjamin penyediaan
Penyusunan Sarana Bantu
dan pemeliharaan
Penemuan Kembali Arsip informasi arsip secara
Statis konsisten
• Menyediakan sarana
penemuan kembali dan
pertukaran informasi
mengenai bahan
kearsipan
 Jenis Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis

DAFTAR

FINDING AIDS GUIDE

INVENTARIS
 DAFTAR ARSIP

Sarana bantu penemuan kembali

arsip statis yang memuat
sekurang- kurangnya uraian
informasi deskripsi arsip statis
antara lain:
1. Nomor Arsip
2. Bentuk Redaksi
3. Isi Ringkas
4. Kurun W aktu
Penciptaan
5. Tingkat Perkembangan
6. Jumlah dan Keterangan
(Misal: Kondisi arsip,
bahasa)
 Inventaris Arsip
Sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian inf ormasi dari daf t ar
arsip yang dilengkapi dengan pendahuluan dan lampiran.

A. Pendahuluan memuat : uraian sejarah, t ugas dan f ungsi/peran pencipt a arsip, riwayat
arsip, sist em penat aan arsip, volume arsip, penjelasan t eknis penyusunan invent aris,
dan daf t ar pust aka

B. Daf t ar arsip

C. Lampiran memuat : indeks (nama t okoh dan t empat ), daf t ar singkat an, daf t ar ist ilah,
st rukt ur organisasi (unt uk arsip lembaga), riwayat hidup (unt uk arsip perorangan) dan
konkordan (pet unjuk perubahan t erhadap nomor arsip pada invent aris lama dan
invent aris baru)
 Guide Arsip Statis
Sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian inf ormasi mengenai
khazanah arsip st at is yang t ersimpan di lembaga kearsipan.

Guide meliput i:

• Guide khazanah: sarana bant u penemuan kembali arsip st at is yang memuat uraian
inf ormasi mengenai khazanah arsip st at is dan/at au sebagian arsip yang dimiliki dan
disimpan oleh lembaga kearsipan

• Guide t emat is: sarana bant u penemuan kembali arsip st at is, berupa uraian inf ormasi
mengenai suat u t ema t ert ent u, yang sumbernya berasal dari beberapa khazanah
arsip st at is yang disimpan di lembaga kearsipan
 Panduan Pengolahan Arsip Statis

PP NO. 28 TAHUN 2012 PERKA ANRI NO. PERANRI NO. 14 SOP AP

27 TAHUN 2011 PENGOLAHAN ARSIP
TAHUN 2018
STATIS

Penyusunan
Pasal 97 (3): sarana bantu Pembakuan dan
Standar Deskripsi
elemen minimal penemuan rincian tahap
Arsip Statis
dalam daftar kembali arsip pengolahan
arsip statis (pelaksana,
norma waktu)

www.free-powerpoint-templates-design.com
Bagaimana Mengolah Arsip Foto?

Panduan sama, hanya berbeda

elemen deskripsi dan
penanganan fisik arsip
*apapun jenis media arsip, prinsip
pengolahan a rs ip s a ma .
 Prinsip Pengolahan Arsip Statis
ASAS ASAL USUL
adalah prinsip yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan
pencipta (provenance), tidak
dicampur dengan arsip yang
berasal dari provenance lainnya.
Tujuannya agar arsip tetap melekat
pada konteks penciptaannya.
ASAS ATURAN
ASLI
adalah prinsip yang dilakukan
untuk menjaga arsip tetap ditata
sesuai dengan pengaturan
aslinya (original order ) atau
sesuai dengan pengaturan ketika
arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan pencipta
arsip. Tujuannya untuk menjaga
keutuhan dan realibiltas arsip.
 PENYUSUNAN DAFTAR ATAU INVENTARIS

Penelusuran Deskripsi Arsip

Penyusunan Penyusunan
Identifikasi Sumber Data Rekonstruksi pada
rencana Skema
kartu(Penomor
arsip dan Arsip
teknis Sementara an Sementara)
Referensi

Penataan Penomoran Manuver

Pemberian Manuver Skema
Arsip dalam Definitif kartu
Label Arsip Fisik Arsip Pada Kartu
Definitif Deskripsi
Boks

Penilaian Perbaikan Publikasi

Pemberian Penulisan Hasil Pengesahan dan
dan Uji Penilaian dan
Label Boks Inventaris Distribusi
Petik Uji Petik
 Identifikasi Arsip

Penyusunan Rencana Teknis

Penelusuran Sumber Arsip

Penyusunan Penulisan Guide

Guide Arsip Penilaian dan Penelaahan

Perbaikan atas hasil penilaian

dan penelaahan

Pengesahan

Publikasi dan Distribusi

SOP Makro
SOP Mikro
 Deskripsi

Pembuatan representasi yang akurat

dari suatu unit deskripsi dan bagian-
bagiannya dengan cara menjaring,
menganalisis, mengorganisasi, dan
merekam informasi yang berperan untuk
mengidentifikasi, mengelola, menemukan,
dan menjelaskan arsip yang
bersangkutan, serta konteks dan sistem
pengelolaan arsip yang menciptakannya
LEVEL PENGATURAN ARSIP
GENERAL INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL
DESCRIPTION Fonds
(ISAD [G] 2000)

Sub Fonds
Series Series Series

Sub-Series Sub-Series

File File File File

item item
Tingkat Pengaturan Arsip
FONDS SUB FONDS
keseluruhan arsip, apapun pecahan dari fonds yang
terdiri dari sejumlah arsip yang SERI (SERIES)
format (bentuk) dan keseluruhan berkas yang
berkaitan karena kesamaan
medianya, yang diciptakan sub-bagian administratif dalam dibedakan oleh dimensi atau
dan/atau dihimpun secara lembaga atau organisasi asal strukturnya sedemikian rupa,
organik dan digunakan atau, jika hal tersebut tidak yang menentukan pembagian
oleh pencipta arsip dalam dimungkinkan, karena
utama (klasifikasi) dari suatu
rangka pelaksanaan kesamaan geografi, kronologi,
fungsional, atau kesamaan arsip
fungsi dan kegiatan
pengelompokan bahan arsip
pencipta arsip yang itu sendiri
bersangkutan.
BERKAS (FILE)
himpunan arsip yang ITEM
disatukan karena memiliki unit arsip yang terkecil
keterkaitan dalam suatu yang tidak dapat dibagi
konteks pelaksanaan lagi secara intelektual,
kegiatan dan memiliki misalnya surat,
kesamaan jenis memorandum, laporan,
kegiatan/peristiwa foto, atau rekaman suara.
dan/atau kesamaan
masalah
 CONTOH TINGKAT PENGATURAN ARSIP

NIGIS (f onds)
Peliputan bidang militer (fungsi organisasi Unit Film dan Foto NIGIS) (seri)
1942 Maret 21 (kurun waktu penciptaan arsip foto yang terdiri dari
tahun, bulan, tanggal) (sub-seri)
Pelatihan militer (judul kegiatan/peristiwa yang tergambar
dalam foto) (berkas/ f ile)
Tentara Hindia Belanda berlatih dengan menggunakan
pedang (keterangan gambar atau isi informasi foto)
(it em)
 CONTOH TINGKAT PENGATURAN ARSIP

PT Timah (f onds)
Dokumentasi PT Timah pada Maret 1986 (seri)
Rapat Dinas Perusahaan 19-20 Maret 1986. Ukuran 3R;
Warna; Sumber: Album 22. 1-7 (berkas/ f ile)
Para Direksi PT. Timah (dari kiri ke kanan): Kusyaman (Direktur
Pemasaran), Ir. S. Wibowo (Direktur Operasional dan
Produksi),Marsda Soedjatmiko (Direktur Utama), R. Hardjono
(Direktur Penelitian dan Pengembangan), Thalib Kertanegara
(Direktur Keuangan), Ir. Suranto (Direktur Umum) dalam acara
rapat dinas perusahaan di gedung Timah lantai 1. (it em)
STANDAR DESKRIPSI ARSIP STATIS

 Elemen Umum
(indeks, tanda baca,
format penulisan,
Bahasa)

 Elemen Wajib

 Elemen tambahan
(boleh dilewatkan,
tetapi jika diisi
informasi tentang
konteks arsip akan
lebih lengkap.
ELEMEN W AJIB DESKRIPSI ARSIP FOTO
1. Kode unik
2. Judul (kecuali item)
3. Kurun waktu arsip
4. Deskripsi fisik
5. Tingkat deskripsi
6. Kontributor
7. Lingkup dan isi

Cat at an : jika tid a k d ike ta h u i, tu lis

a p a a d a n ya
 ELEMEN TAMBAHAN
1. Kurun waktu pengolahan
2. Catatan arsiparis
3. Sistematika penulisan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
4. Catatan
5. Sarana bantu penemuan kembali arsip statis
6. Peraturan atau konvensi
7. Riwayat pencipta arsip (nama, riwayat)
8. Riwayat kearsipan (sistem penataan, sejarah arsip)
9. Materi arsip terkait
10. Riwayat akuisisi
11. Inf ormasi Jadwal Retensi Arsip
12. Penambahan khazanah
13. Keberadaan lokasi arsip asli
14. Keberadaan lokasi arsip salinan
15. Catatan publikasi
16. Petunjuk penggunaan arsip (akses, reproduksi, bahasa & tulisan, karakteristik f isik)
CATATAN: Biasanya ditulis pada bagian pendahuluan
 PANDUAN DESKRIPSI ARSIP FOTO

 Identif ikasi arsip (konteks:

pencipta, periode, media, volume, tokoh, peristiwa) (5W-
1H)
 Kedalaman deskripsi
 Identifikasi posisi, deskripsi fisik, pola kalimat
 Untuk arsip foto dalam bentuk digital, perhatikan
metadata
 Jika elemen wajib tidak diketahui, tulis ‘tidak diketahui ’
atau tanda ‘-’
 Gubernur DKI Jakarta, Joko Widodo (menunjuk sesuatu) berbincang dengan pendiri
Facebook, Mark Zuckerberg (kedua dari kanan) saat berkunjung ke Pasar Tanah Abang,
14 Agustus 2014.
Amplop dan Boks
Arsip Foto
 FORMAT AMPLOP ARSIP FOTO

Amplop Foto Negatif

Amplop Foto Positif

Contoh 1
Contoh 2
Contoh 3
 Terima kasih!
Pertanyaan, Kritik, dan Saran

Hubungi saya di:

0817 0850 864
nadia.dwiandari@anri.go.id

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo, including

icons byCREDITS:
Flat icon,This
andpresentation
infographicstemplate
& imageswas
by Freepik.
created by Slidesgo, including icons by Flat icon,
and infographics & images by Freepik.