ADMINISTRASI

Menteri Sekretariatan Negara

Menteri Keuangan
Universitas Nusantara PGRI Kediri
APA ITU
ADMINISTRASI ?
Secara luas :

Proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang efisien dalam

mencapai tujuan bersama.

Secara sempit :

Surat menyurat, catat mencatat, mengetik, mengirim, menggandakan,

pembukuan, inventarisasi.
 KOMPONEN
PENOMORAN SURAT
• Kode Nomor Surat
• Nomor urutan surat yang dikeluarkan
• Nama lembaga mahasiswa yang mengeluarkan surat (untuk penulisan
singkatan lembaga diserahkan kepada lembaga masing-masing asal
harus berkelanjutan)
• Nama lembaga yang menaungi organisasi atau lembaga mahasiswa
(Universitas Nusantara PGRI Kediri)
• Bulan berjalan saat membuat surat (ditulis dengan angka romawi)
• Tahun berjalan saat membuat surat
• Setiap kode surat dengan nomor surat dipisahkan dengan (.)
• Setiap komponen dipisahkan dengan garis miring(/)
 Kode Surat
SURAT KEPUTUSAN (SK): 01
SURAT BALASAN (SB): 10
SURAT UNDANGAN (SU): 02 SERTIFIKAT (SRT): 11
SURAT PERMOHONAN (SPm): MEMORANDUM OF
03 UNDERSTANDING (MoU): 12
SURAT PEMBERITAHUAN SURAT PENGANTAR (Speng): 13
(SPb): 04 BERITA ACARA (BA) : 14
SURAT PEMINJAMAN (SPp): 05 SURAT PERINGATAN (SP) : 15
SURAT PERNYATAAN (SPn): 06 LAIN-LAIN (BAGI JENIS SURAT
SURAT TUGAS (ST): 07 SELAIN DI ATAS) : 16
SURAT KETERANGAN (SKet):
08
 CONTOH PENOMORAN
SURAT
01.045/SK/HMM/UNP-Kdr/IX/2023

artinya :
01 sebagai kode surat keputusan (SK)
045 sebagai urutan nomor surat keluar
SK berarti jenis surat
HMM berarti lembaga mahasiswa yang mengeluarkan surat
UNP-Kdr berarti lembaga yang menaungi organisasi atau lembaga mahasiswa
(Universitas Nusantara PGRI Kediri)
IX berarti bulan pembuatan surat yang dituilis dengan angka romawi
2023 berarti tahun pembuatan surat
 Bagian-bagian surat:
⚬Kepala surat
⚬Tanggal surat (cukup ditulis sekali pada bagian pojok kanan atas)
⚬Nomor surat
⚬Perihal surat (sesuai kode)
⚬Alamat tujuan/sasaran
⚬Salam pembuka
⚬Isi surat (pembuka, inti, penutup)
⚬Salam penutup
⚬Jabatan penanda tangan surat dan NPM/NIDN/dan lain-lain.
⚬Nama terang dan tanda tangan
⚬Logo Nema Nusantara (sebagai watermak Surat)
⚬Lampiran (jika diperlukan)
⚬Tembusan (jika diperlukan)
⚬Nota Bene (NB) ditulis diakhir surat (jika diperlukan)
⚬Contact person (jika diperlukan)
 Sistematika yang ada dalam Proposal

1. Halaman sampul
2. Surat permohonan dana (kemahasiswaan/insidental/sponsor/dll)
3. Halaman pengesahan
4. Di dalam proposal:
a. Latar belakang
b. Dasar Kegiatan
c. Maksud
d. Tujuan Kegiatan
e. Sasaran Kegiatan
f. Waktu dan tempat kegiatan
g. Peserta
h. Materi kegiatan
i. Narasumber yang terlibat dalam kegiatan
j. Manajemen resiko (Lampiran I)
k. Susunan panitia (Lampiran II)
l. Agenda Acara (Lampiran III)
m. Agenda Acara (Lampiran IV)
n. Penutup
 Sistematika yang ada dalam LPJ
• halaman sampul
• Surat Laporan Pertanggungjawaban(kemahasiswaan/incidental/sponsor)
• lembar pengesahan laporan pertanggung jawaban
• Di dalam LPJ
a. Latar belakang
b. Dasar kegiatan l. Hasil kegiatan (Lampiran IV)
c. Maksud Kegiatan m. Evaluasi dan monitoring (V)
d. Tujuan kegiatan n. Laporan dana (Lampiran VI)
e. Sasaran kegiatan o. Dokumentasi Kegiatan (Lampiran VII)
f. Waktu dan tempat p. Penutup
g. Peserta
h. Materi kegiatan
i. Susunan panitia (Lampiran 1)
j. Agenda Acara (Lampiran II)
k. Dafatar hadir (Lampiran III)
 JENIS PROPOSAL

01 Proposal Dana Kemahasiswaan

02 Proposal Dana Insidental/Luar RKT

03 Proposal Sponsor
 Mentri Keuangan
Universitas Nusantara PGRI Kediri

JENIS “LPJ”
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

LAPORAN DANA

01 P E RTA N G G U N
KEMAHASISWAAN
G JAWA B AN
LAPORAN DANA

02 PERTA N G G U N
INSIDENTAL
G JAWA B A N

LAPORAN DANA

03 PERTA N G G U N G
S P ONSO R
JAWA B A N
LAPORAN DANA

04 PERTA N G G U N
KEPENGURUSAN
G JAWA B A N
 Nomor Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Kode penomoran dalam Lembar Pertanggungjawaban
PENOMORAN Proposal (LPJ) dan Proposal

Menurut peraturan Menteri Sekretariat Negara Mahasiswa

Universitas Nusantara PGRI Kediri Nomor 3 Tahun 2023 BAB III Menurut peraturan Menteri Sekretariat Negara Mahasiswa Universitas
pasal 6: Nusantara PGRI Kediri Nomor 3 Tahun 2023 BAB III pasal 7:

• Nomor Laporan Pertanggungjawaban dan Proposal sesuai • A adalah sebagai kode kegiatan yang menggunakan dana mahasiswa
dengan kelanjutan • B adalah sebagai kode yang menggunakan dana insidental
• Kode surat • C adalah kode yang menggunakan sponsor
• Nama ormawa/lemawa yang mengeluarkan surat (untuk • D adalah kode jenis LPJ atau proposal selain pada kode A,B,C
penulisan singkatan lembaga diserahkan kepada lembaga
sendiri-sendiri asal harus berkelanjutan)
• Instansi yang menaungi organisasi atau lembaga mahasiswa
(Universitas Nusantara PGRI Kediri)
• Bulan berjalan saat membuat laporan pertanggung jawaban dan
proposal (ditulis dengan angka romawi)
• Tahun berjalan saat membuat Laporan Pertanggungjawaban dan
proposal
• Setiap komponen dipisahkan dengan garis miring (/)
 12/A/KPRM/UNP-Kdr/VII/2021
“Contoh”
12
Penulisan Nomor Lembar
adalah sebagai nomor Laporan Pertanggungjawaban dan Proposal
Pertanggung Jawaban dan Proposal : A adalah kode yang berarti menggunakan dana kemahasiswaan

KPRM
adalah lembaga mahasiswa pembuatan Laporan
Pertanggungjawaban dan Proposal

UNP-Kdr
adalah instansi menaungi lembaga dan organisasi mahasiswa
(Universitas Nusantara PGRI Kediri)

VII
bulan pembuatan Laporan Pertanggungjawaban dan Proposal
yang ditulis dengan angka romawi

2021
adalah tahun pembuatan Laporan Pertanggungjawaban dan
Proposal.
 Sekretaris kegiatan membuat proposal
01

Proposal dikoreksi oleh sekretaris umum

02 sesuai dengan buku pedoman.

Alur 03
Proposal dicetak dan dimintakan tanda tangan KP,
ketua lemawa/ormawa, Pembina

Proposal Ormawa/Lemawa
bertandatangan.
atau pihak yang

Jika proposal dari HIMA maka melewati BEM-F

04 untuk ditandatangani GUB dan dikoreksi masing-

masing serta diajukan ke BEM-U oleh BEM-F.

BEM-F Menghubungi pihak terkait pada BEM U

(MENSESNEG atau MENKEU). Perwakilan BEM-F
05 yang mengajukan menandatangani buku tamu di
BEM-U.
Step 1
 Proposal dinaikan untuk meminta acc secara langsung
dengan menemui menteri/wakil menteri sekretaris
negara & keuangan/ anggota BEM lainnya.
06
Jika Kantor BEM-U tutup Maka Proposal dapat
diletakkan pada tempat yang disediakan di depan
kantor (diberikan nomor orang yang dapat
07 dihubungi).

Alur
Proposal dikoreksi oleh kementerian terkait.
Jika proposal di Acc maka proposal akan diberikan oleh

08 Menteri kepada pihak yang mengajukan proposal.

Proposal
Memfotokopi proposal sebanyak 1 kali sebagai arsip
pribadi. Kemudian yang asli diserahkan kepada BEM
09 Universitas Nusantara PGRI Kediri

Untuk proposal yang asli wajib di Scant

1. Jika berada di lingkup Lemawa (BEM-F dan Himaprodi)
proposal di scant setelah di TTD oleh Gubernur Fakultas
10 sebelum di naikkan ke BEM-U
2. Jika berada di lingkup Ormawa Proposal di scant setelah
Step 2 di TTD oleh Ketua Umum Ormawa
 Mentri Keuangan
Universitas Nusantara PGRI Kediri

Alur LPJ
04
BEM-F Menghubungi pihak
03 terkait pada BEM U
(MENSESNEG atau
MENKEU). Perwakilan BEM-
Jika LPJ dari HIMA maka
02 melewati BEM-F untuk di ttd
F yang mengajukan
mendatangani buku tamu di
GUB dan dikoreksi masing-
BEM- U.
LPJ dicetak, dan masing serta diajukan ke
01 dimintakan TTD KP, ketua BEM-U oleh BEM-F.
lemawa/ormawa, Pembina
atau pihak yang
Sekretaris kegiatan bertandatangan.
membuat LPJ.

Step 1
 Mentri Keuangan
Universitas Nusantara PGRI Kediri

Alur LPJ
08
Untuk proposal yang asli wajib di Scant
07 1. Jika berada di lingkup Lemawa (BEM-F
dan Himaprodi) proposal di scant setelah
di TTD oleh Gubernur Fakultas sebelum

06 Memfotokopi LPJ sebanyak 1

kali sebagai arsip pribadi.
di naikkan ke BEM-U
2. Jika berada di lingkup Ormawa Proposal
Kemudian yang asli di scant setelah di TTD oleh Ketua Umum
LPJ dikoreksi oleh kementerian diserahkan kepada BEM Ormawa
05 terkait. Jika LPJ di Acc maka Universitas Nusantara PGRI
akan diberikan oleh Menteri Kediri
LPJ dinaikan untuk di acc secara kepada pihak yang mengajukan
langsung dengan menemui
LPJ.
Kementerian Sekretaris/Kementerian
Keuangan jika kantor tutup dapat
diletakkan pada tempat yang
disediakan di depan kantor (diberikan
nomor orang yang dapat dihubungi).

Step 2
Thank you And Any
Question?
Menteri Sekretariatan Negara
Menteri Keuangan
Universitas Nusantara PGRI Kediri