Komisi Anggaran

PERIODE 2023-2024
 DANA
UNIVERSITAS

AUDIT

TUGAS POKOK DAN

FUNGSI KOMISI REKAPITULASI

ANGGARAN REGULASI

KONSULTASI
 PROGRAM KERJA

INVENTARIS

PENGGUNAAN
DANA
UNIVERSITAS
HONORARIUM
PELATIH

SEWA LAPANGAN
Note: • Dana Universitas tidak bisa dicairkan untuk
kas LKU. Artinya Dana Univ tidak bisa ditimbun
untuk periode selanjutnya.
• Dana Univ digunakan dengan maksimal
#ApaSih
Keuntungan Dokumen
Diajukan Tepat Waktu?
#ApaSih
Kerugian Dokumen
Diajukan Terlambat?
 TRIWULAN
PERIODE 2023-2024
Batas Pengajuan Dokumen
Dokumen diajukan pada 1 triwulan sebelum dana ingin
dicairkan
Contoh: Dana Univ dibutuhkan pada bulan Maret (triwulan 3)
maka proposal diajukan pada Desember–awal Februari (triwulan
2)

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

FEBRUARI
DESEMBER

JANUARI

TRIWULAN I TRIWULAN
 TRIWULAN
PERIODE 2023-2024

MARET

APRIL

MEI

AGUSTUS
JUNI

JULI

TRIWULAN TRIWULAN
 01
PROPOSAL
• PROGRAM KERJA
• SPONSORSHIP
• HONORARIUM
PELATIH DAN SEWA
LAPANGAN
INFORMASI PENTING • INVENTARIS
• DANA UNIVERSITAS
DAN ALUR 02
LPJ

DOKUMEN
Kapan & Kepada Siapa Dokumen Diajukan

03
LPK

04
BUKTI TRANSAKSI

05
LOMBA
 PROPOSAL
/mengajukan rancangan kegiatan/kebutuhan kepada pihak universitas untuk mengetahui persetujuan pihak
universitas/

01
PROPOSAL KEGIATAN
02
PROPOSAL HONORARIUM
PELATIH/SEWA LAPANGAN
03
PROPOSAL
SPONSORSHIP
04
PROPOSAL INVENTARIS

berisikan rencana kegiatan yang
dituliskan ke dalam bentuk
proposal.
berisi rancangan kegiatan dan
anggaran dana (pelatih dan/atau sewa
lapangan) yang diajukan LKU selama
satu periode.
berisikan rencana kegiatan untuk berisikan rancangan dana keperluan
menarik pihak luar agar bekerjasama inventaris yang dibutuhkan sebuah LKU.
dalam suatu program kerja dengan
memberikan kedua belah pihak
keuntungan.
TEMPLATE LKU

LINK: https://bit.ly/3FC79kp
PROPOSAL
PROGRAM KERJA
Contoh Bagian Anggaran dalam Proposal Proker
Tambahan Informasi Bagian Anggaran Proposal Proker

Ringkasan biaya, berisi ringkasan dari sumber dana dan pengeluaran dana.
Dimana untuk ringkasan ini harus balance antara sumber dana dan
pengeluaran dana. Hasil akhir harus 0, tidak ada sisa.

Alur Pencairan Dana Program Kerja

Proposal Proker Arsip BPMU BKAPK Dana Cair

ALUR PENCAIRAN DANA PROGRAM KERJA

1. Pihak pengaju menyelesaikan

proposal hingga tahap arsip.
2. Komisi Anggaran BPMU
menghubungi BKAPK untuk
menginformasikan pencairan dana.
3. BKAPK mentransfer dana ke rekening
bendahara pihak pengaju. Bukti
transfer dikirimkan ke Komisi Anggaran
BPMU.
4. Komisi Anggaran BPMU meneruskan
bukti transfer ke pihak pengaju.
PROPOSAL
SPONSORSHIP
CONTOH PROPOSAL
SPONSORSHIP

LINK: https://bit.ly/47dLY3E
 Alur Pengajuan Proposal
Sponsorship
Softfile di desain

BKAPK Penggandaan dan

BPH Mengajukan BPMU BKAPK
(Hardfile) Arsip

jika ada revisi

Alur Pencairan Dana

Sponsorship

Perusahaan Pengaju BPMU BKAPK Dana Cair

disampaikan mengajukan
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL SPONSORSHIP
1. BPH telah menyelesaikan Proposal
Kegiatan.
2. BPH mengajukan proposal
sponsorship (softfile) kepada Komisi
Anggaran BPMU berupa draft yang
belum didesain melalui OWA BPMU.
BPH juga wajib memberikan list
sasaran perusahaan sponsor kepada
Komisi Anggaran BPMU.
3. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
proposal sponsorship (softfile).
4. Jika ada revisi, maka akan
dikembalikan ke BPH.
5. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
dokumen yang sudah direvisi.
6. Komisi Anggaran BPMU mengajukan
draft proposal sponsorship beserta list
sasaran perusahaan sponsor kepada
BKAPK melalui OWA.
7. Jika ada revisi akan dikembalikan ke
Komisi Anggaran BPMU kemudian
diteruskan kepada BPH untuk
diperbaiki.
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL SPONSORSHIP

8. Jika tidak ada revisi maka proposal

sponsorship dapat dilanjutkan ke
proses hardfile dan melengkapi tanda
tangan pihak-pihak yang bersangkutan
di dalam proposal. Untuk tanda tangan
ketua BPMU & Kepala BKAPK akan
dibantu oleh BPMU.
9. BPH dapat melakukan arsip (scan
proposal sponsorship dan softfile bisa
dikirimkan ke Komisi Anggaran BPMU)
serta digandakan sesuai kebutuhan
untuk disebarkan kepada perusahaan.
Format Surat Permohonan
Pencairan Dana
Sponsorship
ALUR PENCAIRAN DANA SPONSORSHIP
1. BPH memastikan lembar kesepakatan
kerjasama sponsorship sudah
ditandatangani dan disetujui pihak
panitia dan sponsor.
2. BPH memberi konfirmasi kepada
Komisi Anggaran BPMU jika dana sudah
ditransfer pihak sponsor.
3. BPH mengajukan surat pencairan
dana sponsorship secara softfile kepada
Komisi Anggaran BPMU
4. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
surat.
5. Surat dikembalikan kepada BPH jika
ada revisi.
6. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
surat yang telah direvisi.
7. Jika tidak ada revisi, maka surat dapat
dicetak dan dilengkapi tanda tangannya
oleh BPH & Komisi Anggaran BPMU.
8. Ketika tanda tangan sudah lengkap,
dilakukan proses arsip (scan surat dan
softfile bisa dikirimkan ke Komisi
Anggaran BPMU).
9. Komisi Anggaran BPMU menghubungi
BKAPK untuk menginformasikan
pencairan dana.
10. BKAPK mentransfer dana ke rekening
bendahara. Bukti transfer dikirimkan ke
Komisi Anggaran BPMU.
11. Komisi Anggaran BPMU meneruskan
bukti transfer ke pihak pengaju
HONORARIUM
PELATIH DAN
SEWA
LAPANGAN
SYARAT PENGAJUAN PROPOSAL
• Syarat Honorarium Pelatih:
• Berstatus sebagai UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) aktif setidaknya 1 periode
• Pernah mengikuti setidaknya satu kali perlombaan eksternal dalam 1 periode
• Syarat Sewa Lapangan:
• Berstatus sebagai UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) aktif setidaknya 1 periode
• Minimal memiliki 80% anggota aktif dalam kegiatan rutin
• UKM sudah memiliki pelatih

SYARAT PENDANAAN
• Syarat Pengajuan Dana:
• Membuat proposal honorarium pelatih/sewa lapangan.
• Memenuhi kelengkapan lainnya, yaitu surat pengajuan kontrak pelatih, CV pelatih, dan data anggota UKM (Nama dan NIM)

• Syarat Pencairan Dana:

• Pencairan dana per 3 bulan (sesuai triwulan)
• Saat pencairan dana, mengajukan surat pencairan honorarium pelatih/sewa lapangan beserta kelengkapannya (template
tersedia).
• Surat dapat diajukan pada bulan terakhir kegiatan per tiga bulan dan presensi sudah dipenuhi. Misalnya, pada bulan
Desember – Februari, surat dapat diajukan pada akhir bulan Februari. Presensi bulan Desember - Februari harus dipenuhi
 Alur Pengajuan Proposal Honorarium Pelatih dan Sewa
Lapangan
Softfile

BKAPK
BPH Mengajukan BPMU BKAPK Arsip
(Hardfile)

jika ada revisi

Alur Pencairan Honor Pelatih dan Sewa

Lapangan

BPH Mengajukan
BPMU BKAPK Dana Cair
Surat Pencairan

1. BPH mengajukan proposal kepada
Komisi Anggaran BPMU secara softfile.
2. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
proposal.
3. Jika ada revisi, maka akan
dikembalikan kepada BPH untuk
diperbaiki.
4. Komisi Anggaran BPMU memeriksa
hasil revisi.
5. Komisi Anggaran BPMU akan
mengirimkan proposal ke BKAPK
melalui OWA.
6. BKAPK memeriksa proposal.
7. Jika ada revisi, maka akan
dikembalikan kepada Komisi Anggaran
BPMU, kemudian diteruskan kepada
BPH.
8. Komisi Anggaran BPMU mengajukan
dokumen yang sudah diperbaiki
kepada BKAPK.
9. Jika tidak ada revisi, maka proposal
dapat dicetak dan dilengkapi tanda
tangannya oleh BPH & Komisi Anggaran
BPMU.
10. Ketika tanda I’mtangan sudah
lengkap, dilakukan proses arsip (scan
proposal honor/sewa dan softfile bisa
dikirimkan ke Komisi Anggaran BPMU).
ALUR PENCAIRAN HONORARIUM PELATIH DAN SEWA
LAPANGAN
1. BPH membuat proposal hingga arsip.
2. BPH membuat surat permohonan
pencairan dana & melengkapi lampiran
(template sudah tersedia).
3. BPH mengajukan surat permohonan
pencairan dana kepada Komisi Anggaran
BPMU.
4. Komisi Anggaran BPMU memeriksa surat
5. Jika ada revisi, maka akan dikembalikan
kepada BPH untuk diperbaiki.
6. Komisi Anggaran BPMU memeriksa hasil
revisi.
7. Jika tidak ada revisi, maka surat dapat
dicetak dan dilengkapi tanda tangannya
oleh BPH & Komisi Anggaran BPMU
8. Ketika tanda tangan sudah lengkap,
dilakukan proses arsip.
9. Komisi Anggaran BPMU menghubungi
BKAPK untuk menginformasikan
pencairan dana.
10. BKAPK mentransfer dana ke rekening
pelatih (honor pelatih)/bendahara pihak
pengaju (sewa lapangan). Bukti transfer
dikirimkan ke Komisi Anggaran BPMU.
11. Komisi Anggaran BPMU meneruskan
bukti transfer ke pihak pengaju.
INVENTARIS
INFORMASI INVENTARIS
Inventaris menggunakan Dana Univ: mengajukan proposal
inventaris dan membuat LPK Inventaris Dana Univ

Inventaris tidak menggunakan Dana Univ: masuk LPK

Tahunan

Inventaris hanya bisa diklaim untuk barang yang bisa

dipakai dalam jangka waktu panjang
 Alur Pengajuan Proposal Inventaris (Dana
Universitas)
Softfile

BKAPK
BPH Mengajukan BPMU BKAPK Arsip
(Hardfile)

jika ada revisi

Alur Pencairan Dana

Inventaris

Proposal Inventaris
BPMU BKAPK Dana Cair
Arsip
ALUR PENGAJUAN PROPOSAL INVENTARIS
1. Pihak pengaju mengajukan proposal
pengajuan pada BPMU.
2. BPMU memeriksa proposal yang
diberikan.
3. Proposal akan dikembalikan pada
pihak pengaju (jika ada revisi).
4. Pihak pengaju melakukan revisi pada
proposal.
5. BPMU memeriksa kembali proposal
pihak pengaju.
6. BPMU mengajukan proposal kepada
BKAPK.
7. BKAPK memeriksa proposal pihak
pengaju, jika masih ada revisi dari
BKAPK, BPMU mengembalikan proposal
kepada pihak pengaju untuk direvisi.
8. BPMU mengajukan proposal yang
sudah direvisi kepada BKAPK.
9. BKAPK menyetujui proposal pihak
pengaju.
10. Proposal dapat dicetak dan
dilengkapi tanda tangannya oleh BPH
& Komisi Anggaran BPMU.
11. Ketika tanda tangan sudah lengkap,
dilakukan proses arsip (scan proposal
inventaris dan softfile bisa dikirimkan
ke Komisi Anggaran BPMU).
ALUR PENCAIRAN DANA INVENTARIS

1. Pihak pengaju menyelesaikan

proposal hingga tahap arsip.
2. Komisi Anggaran BPMU
menghubungi BKAPK untuk
menginformasikan pencairan dana.
3. BKAPK mentransfer dana ke rekening
bendahara pihak pengaju. Bukti
transfer dikirimkan ke Komisi Anggaran
BPMU.
4. Komisi Anggaran BPMU meneruskan
bukti transfer ke pihak pengaju.
 DANA UNIVERSITAS
01 PENCAIRAN DANA UNIVERSITAS
Menyelesaikan proposal proker/inventaris/honorarium
pelatih atau sewa lapangan/sponsorship
Estimasi pencairan dana yaitu Minggu ke-3 tiap bulan
dengan syarat proposal sudah arsip
Proposal harus selesai (sampai arsip)
sebelum pergantian triwulan
02 PENGEMBALIAN SISA DANA
SISA DANA BUKAN DARI DANA UNIV
Dana harus dikembalikan ke kas LKU
Membuat berita acara dan slip
pengembalian menggunakan template
yang tersedia.
Kas UKM Periode Lama diserahkan ke
Periode Baru
SISA DANA DARI DANA UNIV
Dana harus dikembalikan ke pihak
universitas
Tidak perlu membuat berita acara dan
slip. Cukup cantumkan bukti transfer
ke pihak universitas tanpa perlu tanda
tangan.
LPJ (LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN)
ANGGARAN DI LPJ
• Dana Universitas harus diletakkan pada nomor 1
• Komisi Anggaran hanya memeriksa bagian
Anggaran pada LPJ, di luar anggaran pemeriksaan
dilakukan oleh Komisi Organisasi
LPK
(LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN)
JENIS JENIS LPK
01.
LPK PROKER

LPK PROKER DANA LPK PROKER NON

UNIVERSITAS DANA
UNIVERSITAS

02. 03.

LPK INVENTARIS LPK TAHUNAN

DIBUAT KETIKA
LPK TAHUNAN
MENGADAKAN INVENTARIS
MENGGUNAKAN DANA DANA
UNIV UNIVERSITAS
Note: LPK Tahunan bisa dikerjakan saat LPK Proker atau Inventaris sudah LPK TAHUNAN NON
selesai DANA
UNIVERSITAS
 DEADLINE

LPK PROKER LPK

H+2 MINGGU SETELAH PROKER
DILAKSANAKAN, LPK SUDAH
TAHUNAN
SETELAH 1 PERIODE JABATAN
USAI. SAAT SIDANG AKHIR, LPK
SELESAI TAHAP SOFTFILE DAN SUDAH DIKERJAKAN (ON
SUDAH TIDAK ADA REVISI DARI PROGRESS)
BPMU.
FLOWCHART LPK
Laporan Pertanggung jawaban Keuangan (LPK)
FLOWCHART LPK

LINK: bit.ly/47aTzAm
Simpelnya...
Note:
• Jika tahap LPK Softfile sudah selesai, maka akan
dilanjut LPK Hardfile dengan cara mengeprint LPK
dan menempelkan seluruh bukti transaksi.

• Softfile • LPK Dana Univ atau Non Dana Univ dengan total
2. Hardfile lebih dari 5 juta maka diajukan kepada BKU.

BPH Mengajukan BPMU BKAPK BKU

jika ada revisi LPK

NON DANA UNIV <=5JT Final

Arsip hardfile BPH mengembalikan LPK

Arsip softfile BPH Scan LPK
(selesai) hardfile kepada BPMU
Simpelnya...
LPK dan dokumen lainnya dikirimkan ke OWA BPMU
PENJELASAN
• Pihak pengaju (BPH) membuat LPK kemudian dikonsultasikan kepada Komisi Anggaran BPMU secara offline/tatap muka.
• Komisi Anggaran BPMU memeriksa LPK (softfile) yang diterima dari pihak pengaju.
• Jika terdapat revisi, Komisi Anggaran BPMU menandai bagian tersebut kemudian disampaikan kepada pihak pengaju secara langsung.
• Pihak pengaju merevisi LPK (softfile) yang telah diperiksa oleh Komisi Anggaran BPMU secara langsung.
• Komisi Anggaran BPMU menyetujui LPK (soft file) yang diajukan oleh pihak pengaju.
• Komisi Anggaran BPMU mengajukan LPK (soft file) kepada BKAPK melalui OWA.
• BKAPK memeriksa LPK (soft file) yang diterima dari BPMU.
• Komisi Anggaran BPMU mengirimkan LPK (soft file) kepada pihak pengaju apabila diperlukan revisi.
• Pihak pengaju melakukan revisi apabila diperlukan.
• Komisi Anggaran BPMU mengirimkan LPK (soft file) yang telah direvisi oleh pihak pengaju kepada OWA BKAPK.
• BKAPK menyetujui LPK (soft file) yang diterima dari Komisi Anggaran BPMU.
• Komisi Anggaran BPMU mengabarkan kepada pengaju bahwa LPK (Hard file) dapat dilanjutkan.
• Pihak pengaju mengirimkan LPK (hard file) kepada Komisi Anggaran BPMU.
• Komisi Anggaran BPMU mengajukan LPK (hard file) dengan dua ketentuan:
• a. Jika tidak menggunakan Dana Universitas dan totalnya ≤5 juta rupiah, maka diajukan kepada BKAPK. b. Jika menggunakan Dana Universitas atau tidak
menggunakan Dana Universitas dengan total lebih dari 5 juta rupiah, maka diajukan kepada Bagian Keuangan (BKU).
• Bagian Keuangan mengaudit LPK (hard file) yang diterima dari Komisi Anggaran BPMU.
• Komisi Anggaran BPMU menginformasikan kepada pihak pengaju jika LPK memerlukan revisi.
• Pihak pengaju melakukan revisi apabila diperlukan.
• Bagian Keuangan menyetujui LPK (hard file) yang diterima dari Komisi Anggaran BPMU.
• Bagian Keuangan mengembalikan LPK (hard file) kepada Komisi Anggaran BPMU untuk digandakan oleh pihak pengaju
PENGARSIPAN
Arsip yang harus dipenuhi :
a. LPK non dana universitas : BKAPK (softfile), BPMU (hardfile asli dijilid), LKU (softfile)
b. LPK Dana Universitas atau non Dana Universitas dengan total > 5 juta rupiah : Bagian Keuangan (hardfile asli tidak dijilid), BKAPK
(softfile), BPMU (hardfile kopi dijilid & softfile), LKU (softfile).
c. Proposal kegiatan: mengikuti ketentuan komisi organisasi
d. Proposal sponsorship: BKAPK (soft file), BPMU (hard file), pihak pengaju (penggandaan sesuai kebutuhan/target sponsor).
e. Proposal honorarium pelatih/sewa lapangan dan inventaris: BKAPK (softfile), BPMU (hardfile asli dijilid & softfile), LKU (softfile)
f. Surat: Arsip Lembaga Kemahasiswaan (soft file), Arsip BPMU(hard file asli), dan Arsip BKAPK (soft file)

Arsip Softfile:
- Arsip softfile yang dimaksud adalah hasil scan LPK yang sudah bertanda tangan lengkap.

Arsip Hardfile:
- Dijilid setelah pengumuman dari BKU (LPK Dana Univ) atau BKAPK (LPK Non Dana Univ)
-LPK dijilid dengan menggunakan cover kertas buffalo, bukan plastik mika A4
- Dijilid dengan jilid terusan (bukan lakban).
- Cover LPK:
a) BPMU : Biru Tua
b) BEMU : Kuning pastel
c) UKM : Hijau tua
d) Klub : Putih
 BUKTI
TRANSAKS
I

Note:
• Segala nota, kwitansi, dan bukti transfer HARAP DI SIMPAN dan
TIDAK BOLEH HILANG untuk keperluan LPK kedepannya.
• Semua bukti transaksi harus BERTANDA TANGAN BASAH penerima
dan pemberi dana
Nota
- Stempel toko
- Nama toko
- Alamat toko
- Tanda tangan pemilik toko & pembeli yang
melakukan transaksi.
- No telp toko
- Tanggal transaksi
Benar atau Salah

01
 Kuitansi
• Harus ada tanda tangan bendahara/penerima
dana dan pemberi dana
• Kuitansi kecil untuk bukti penerimaan dana
• Kuitansi besar untuk bukti pengeluaran dana
 Bukti Transfer
• Bukti transfer bisa berupa
screenshoot (harus jelas
penerima, pengirim, tanggal
transaksi, nominal) + keterangan
dan bisa juga berupa bukti
transfer fisik
• Bukti fisik HARUS ditempel di
LPK
Pembelian Melalui Online
Bukti pembayaran melalui cetak faktur pembelian yang
tertera pada invoice belanja di toko online
 LOMBA
INFORMASI DANA LOMBA
• Biaya lomba yang diberi bantuan oleh BKAPK adalah biaya
pendaftaran atau registrasi saja.
• Bantuan lomba ini bisa bersifat penuh atau sebagian, BKAPK
akan melihat nominal biaya lombanya terlebih dahulu.
• Dana bantuan registrasi lomba di luar dana univ LKU, jadi
LKU tidak perlu memikirkan dana univ yang akan berkurang.
 LANJUTAN LOMBA
SYARAT PENGAJUAN DANA LOMBA
• Dana bantuan lomba dapat diajukan sebelum hari H lomba dilaksanakan (diusahakan dari jauh-jauh hari
sebelum pelaksanaan lomba).
• Mengirimkan bukti biaya registrasi lomba berupa poster yang terdapat biaya registrasi dan atau scan surat
undangan ataupun bukti pendukung lainnya ke BPMU melalui OWA.
• Apabila pihak pengaju sudah membayar biaya registrasi terlebih dahulu, maka bukti yang harus
dikirimkan berupa poster yang terdapat biaya registrasi dan atau scan surat undangan ataupun bukti
pendukung lainnya beserta dengan bukti transfer.
• Pengajuan dana lomba:
Pihak pengaju mengirimkan persyaratan kepada BPMU melalui OWA dan akan dibantu memproses dananya.
NOMOR KONTAK PIC
PROKER : Felensia (+62 897-3342-193)
SPONSORSHIP : Albert (+62 895-0675-3131)
HONOR : Vivian (+62 823-4273-7888)
INVENTARIS : Sayu (+62 831-2522-5943)
LOMBA : Dewa (+62 852-3270-0050)
THANKYOU
谢谢 !