PANDUAN PENGGUNAAN PAPERLESS OFFICE (PLO) PPTiK UGM

Disusun Oleh :
Afifah Amalia Rizki Anisa Dwi Demiawati Novi Leo Shinta Yuwono

Gambaran Umum PLO

Paperless Office (PLO) merupakan ekstrasi dari sebuah sistem tata kelola organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga dapat digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi secara virtual. PLO dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan memperhatikan kebutuhan terhadap aturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi, serta kemudahan dalam melaksanakan tugas. PLO dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan untuk melakukan perencanaan, engorganisasian, monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

Keuntungan mengimplementasikan PLO

1. Pemangku kepentingan dapat melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu selama masih terhubung oleh jaringan internet. 2. Menghemat sumberdaya organisasi terutama dalam hal penggunaan kertas. 3. Mempercepat proses birokrasi persuratan tanpa mengesampingkan kewenangan berbagai pihak. 4. Penyimpanan arsip lebih menghemat tempat dan mudah diakses. 5. Pimpinan dapat memberikan tugas kepada bawahan secara cepat sekaligus dapat melakukan monitoring pelaksanaanya. 6. Lalulintas informasi dalam organisasi sangat cepat karena dapat dilakukan secara realtime. 7. Bekerja dengan cara yang menyenangkan.

Kelemahan/kendala
1. Implementasi PLO sangat tergantung dengan kualitas infrastruktur jaringan internet dan pasokan energi listrik. 2. Adaptasi terhadap perubahan pola kerja manual menuju digital. 3. Personil yang jarang membuka PLO akan tertinggal informasi. Sebagai kata kunci untuk mensukseskan implementasi PLO adalah komitmen bersama bagi seluruh pemangku kepentingan untuk memanfaatkan PLO dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi masingmasing personil secara sungguh-sungguh.

Halaman Awal akun PLO

Gambar 1 Halaman awal PLO. Bisa diakses dengan menggunakan http://plo-pptik.ugm.ac.id dan bisa mengakses web tersebut dengan syarat : ID dan password sudah terdaftar di admin. Jadi kalau belum terdaftar, belum bisa masuk ke website-nya.

Gambar 1.2 Setelah masuk pada halaman awal website, masukkan ID dan password di pojok kanan atas seperti gambar diatas agar bisa mengakses web. Jadi, sekali lagi, kalau ID dan password belum terdaftar di admin tidak bisa mengakses web.

News
Default halaman depan PLO adalah halaman news seperti pada gambar 3. Berikut bagian-bagian penting yang perlu diketahui pada halaman news, yaitu : 1. Menu utama, terdapat pilihan submenu antara lain news, memos, event, wiki, groups, profile, dan logout. 2. Sub submenu antara lain : ekspresi, arsip, login list, blog, dan presensi. 3. Menu bagian kiri terdiri dari monitoring alarm, bookmark, event hari ini, piket hari ini, arsip group, dan curah gagas 4. Bagian tengah berisi news, yaitu berupa berita umum yang dapat dibaca oleh seluruh user.

Gambar 2 Tampilan website awal PLO ketika sudah berhasil login.

Gambar 2.1 Gambar yang dilingakari biru pojok kiri atas pada tampilan awal website merupakan penanda user yang sedang login.

Gambar 2.2 Ketika halaman awal bisa diakses, dan ada berita baru atau mungkin curgas baru bahkan memo baru dapat dilihat notifikasi di pojok kiri atas dan bisa di klik kemudian klik selengkapnya untuk melihat detail berita baru tersebut. Dan akan muncul tapilan seperti dibawah ini :

Gambar 2.3

Gambar 2.4 Ketika ada sebuah berita ataupun mungkin curgas curahan gagas yang perlu untuk dikomentari, langsung saja klik cerap yang berfungsi untuk mengomentari berita baru, curgas baru, ataupun memo seperti yang dilingkari hitam pada gambar diatas. Cara menulis news adalah dengan cara : 1. Klik tombol tulis berita baru seperti gambar 2.7, dan akan muncul seperti pada gambar 2.8

Gambar 2.5

Gambar 2.6 2. Isikan berita yang ingin kita sampaikan dengan menuliskan judul berita, paragraph pertama dan paragraph selebihnya. 3. Klik tombol kirim, apabila sebelumnya masih ragu dengan tulisan berita yang kita ketik, klik preview isi.

Memo
Halaman memo berfungsi melakukan disposisi surat-surat masuk sekaligus mengarsipkannya, melakukan komunikasi terbatas dengan user lain, menuliskan rencana kegiatan-kegiatan. Menu memo ini juga sangat efektif digunakan untuk melakukan perencanaan kegiatan, koordinasi, monitorning, evaluasi, maupun pelaporan kegiatan. Dengan menggunakan menu memo ini segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan fungsi institusi dapat didiskusikan secara terbatas dan dapat terekam historis dan kronologinya. Bagian-bagian utama pada halaman memo dapat dilihat pada gambar-gambar dibawah :

Gambar 3

Kalau yang diatas menjelaskan tentang news atau berita, sekarang saatnya pindah ke Memo. Didalam memo banyak sekali subjek atau bagian-bagiannya seperti General, Help, Acara, Undangan, Kegiatan, dan Prioritas. Dan gambar diatas merupakan gambaran memo dari user yang login.

Gambar 3.1 Jika user ingin membuat memo baru atau surat pribadi, bisa klik pada Tulis Memo seperti yang dilingkari hitam diatas.

Gambar 3.2 Gambar diatas merupakan tampilan untuk menulis memo. Terdiri dari Hal = subyek dari memo yang dikirim, misalnya izin, pemberitahuan, dll, Kepada = tujuan memo atau target pembaca, tanggal, Isi memo, sasaran mutu, kategori pesan, file yang akan dikirim, dan lampiran.

Gambar 3.3 Memo Help : berisi memo helpdesk yang ditulis non-use

Gambar 3.4

Memo Acara : berisi jadwal acara yang akan dilaksanakan pada hari saat akun plo diakses

Gambar 3.5 Memo Undangan : berisi daftar undangan yang ditujukan kepada user atau grup di akun PLO

Gambar 3.6 Memo Kegiatan : berisi tulisan-tulisan rekaman atau rencana kegiatan yang dilakukan oleh user

Gambar 3.7 Memo Prioritas : berisi memo-memo penting yang telah diprioritaskan

Gambar 3.8

Pengarsipan surat masuk

Gambar 3.9 Cara memasukkan data surat masuk : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Scan surat yang diterima Klik menu memo Klik menu pengarsipan surat masuk seperti pada gambar 3.8 Isilah form nomor surat (diisi sesuai dengan nomor surat yang diterima) Isi hal (diisi sesuai dengan perihal surat yang diterima) Pilih kepada (dipilih pihak yang berwenang untuk membaca surat) Isilah form dari atau pengirim memo surat masuk tersebut. Isi unit atau alamat pengirim surat Isi telepon atau email pengirim surat Isilah tanggal surat kirim Form isi (diisi sesuai dengan gambaran singkat isi surat)

12. 13. 14. 15. 16.

Pilih sasaran mutu pembaca Pilih kategori pesan memo tersebut Klik tombol choose file, sorot atau pilih file hasil scaning surat yang akan diupload) Isikan lampiran jika surat tersebut disertai lampiran Klik tombol kirim

Melihat list pengarsipan surat masuk yang sudah masuk ke kita, klik tombol menu memo lalu akan muncul gambar dibawah :

Gambar 3.10 Dan klik table view (no memo). Maka akan tampil seperti gambar dibawah :

Gambar 3.11 List arsip surat masuk

Event
Halaman event digunakan untuk melihat daftar acara baik yang telah maupun yang akan dilaksanakan. Klik menu event baik untuk melihat ataupun memasukkan event baru.

Gambar 4 Setelah kita masuk di PLO ada fitur yang disebut Event dari fitur ini kita bisa melihat daftar kegiatan yang dilaksanakan di PPTiK. Setelah user masuk ke dalam Event akan masuk ke halaman berikut.

Gambar 4.1 Di gambar 9.1 adalah halaman setelah kita masuk kedalam event. Terdapat Bulan November dalam bentuk hari. Untuk hari yang terdapat kegiatan didalamnya,akan diberitahukan sebuah note berwarna.

Gambar 4.2 Untuk tombol list box yang diberi warna kuning, terdapat sebuah beberapa tempat pilihan kegiatan yang dilaksanakan di dalam PPTiK.

Gambar 4.3 Pada gambar 9.3, dibawah event ada sebuah button entry/edit acara jika kita klik button tersebut akan muncul text box untuk memasukkan acara baru.

Wiki
Merupakan fitur Wikipedia-nya PPTiK UGM, atau dokumentasi dan jabaran spesifik semua unit kerja di PPTiK.

Gambar 5 Fitur wiki bisa di-klik pada bagian kanan atas menu utama.

Gambar 5.1 Penjabaran spesifik fitur wiki PPTiK

Groups
Halaman groups berisi daftar group yang ada didalam sistem PLO. Kita dapat melihat member didalam group tersebut dengan meng-klik salah satu group pada halaman group.

Gambar 6 Gambar halaman daftar group

Gambar 6.1

Tampilan pada gambar 5.1 adalah dimana ketika user mengklik salah satu dari daftar group.

Profile

Gambar 7 Form up date profil Pada halaman profile, kita dapat mengubah data user yang kita miliki, seperti upload foto, tanggal lahir, NIP, jabatan, email, mobile phone, foto profil, ganti password, dan bio. Jika ada kesalahan yang mungkin akan diubah tetapi tidak bisa diubah bisa menghubungi admin.

Ekspresi
Pada bagian ini, user dapat menuliskan perasaan, harapan, ungkapan hati secara bebas yang berlaku sebagai status. Cara menulis status adalah dengan cara menuliskannya pada kotak input kemudian klik tombol post.

Gambar 8 Selanjutnya, di PLO kita juga bisa membuat status, tapi di PLO ini biasa di sebut ekspresi . Jadi ekspresi adalah semacam informasi singkat atau bisa juga pertanyaan singkat.

Gambar 8.1 Nah, gambar diatas adalah contoh dari ekspresi, untuk ekspresi juga bisa di beri komentar. Caranya yaitu klik cerap yang ada di pojok bawah pada ekspresi yang terkait.

Gambar 8.2 Nah, jika kita ingin memberi komentar pada sebuah ekspresi, maka tampilannya akan seperti yang diatas. Selain itu, ekspresi juga bisa menyertakan sebuah gambar.

Gambar 8.3 Jadi, gambar diatas adalah sebuah contoh ekspresi yang menyertakan sebuah gambar.

Arsip

Gambar 9 Fitur arsip merupakan kumpulan dari memo-memo yang pernah user tulis atau istilahnya pengarsipan hal-hal yang pernah user tulis selama memakai akun PLO.

Login List

Gambar 10 Fitur Login List yang ada di PLO berfungsi untuk mengetahui siapa saja yang aktif di akun PLO.

Gambar 10.1 Di dalam Login list terdapat daftar anggota yang aktif . Untuk nama yang tercetak hitam adalah akun yang aktif. Sedangkan untuk akun yang tidak aktif tercetak dengan warna abu abu.

Gambar 10.2 Di logint list tedapat text boxt untuk search.Berguna untuk pencarian anggota di login list.

Gambar 10.3 Apabila user menginginkan pecarian, cukup mengetikkan nama, contoh : anisa lalu klik button search

Gambar 10.4 Akan mucul nama hasil pencarian seperti pada gambar 12.4.

Blog (Curah Gagas)

Halaman curah gagas berisi tulisan-tulisan lepas, seperti pendapat dan opini pribadi tentang sesuatu. User dapat melihat list curah gagas yang ada pada bagian kiri halaman utama.

Gambar 11 Fitur blog atau curah gagas

Gambar 11.1 Jika user ingin membaca curah gagas baru dengan detail, maka bisa klik selengkapnya seperti yang dilingkari biru.

Gambar 11.2 Gambar 13.2 diatas merupakan curah gagas jika dibuka dengan detail, tampak bagian bawah adalah komentar atau cerap.

Gambar 11.3 Jika ingin menambahkan komentar pada curah gagas, maka bisa klik tambah komentar seperti yang tercetak biru.

Gambar 11.4 Fitur tambah komentar pada pada curah gagas atau blog. Terdiri dari nama user, pesan komentar, dan tambahkan foto bila komentar disertai foto.

Gambar 11.5 Jika user yang login kea kun PLO ingin membuat blog atau curh gagas baru, maka bisa me-klik tulis gagasan baru dipojok kanan atas seperti yang dikotak-i warna biru.

Gambar 11.6

Tampilan bila user ingin menulis curah gagas baru, atau bahasa kerennya update status. Ada judul, paragraph pertama, paragraph selebihnya, dan foto bila curah gagas disertai foto.

Presensi

Gambar 12 Untuk pegawai dan staff PPTiK, setiap datang dan akan keluar diwajibkan untuk melakukan presensi di ruang Tata Usaha (TU). Dan gambar diatas adalah para pegawai dan staff PPTiK yang melakukan presensi yang juga menggunakan kamera saat presensi.

Gambar 12.1 Dan gambar diatas adalah data orang yang sedang di luar atau tidak berada di kantor PPTiK.

Catatan Penting :
PLO dirancang tidak bisa melakukan penghapusan informasi yang telah diposting, untuk itu user harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : 1. Untuk menyampaikan pendapat ataupun informasi melalui PLO diharapkan menggunakan kata atau kalimat yang sesuai dengan norma kepatutan atau EYD (ejaan yang disempurnakan). 2. Apabila terjadi salah ketik, bisa dilakukan koreksi dengan menyampaikannya pada forum diskusi yang telah dibuat. Segala bentuk dokumen elektronik pada sistem PLO ini dilindungi oleh UU No. 11 Tahun 2008 dan dapat menjadi bukti hokum yang sah