PROYEK SYSTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTIK 7/24 CABANG MALANG,SURABAYA

DISUSUN OLEH: Steven adiwinoto / 101110244 L. Danny adventus Rufus / 101110246 Ariky Seputranto / 101110282 Dwi Ari Cahyo / 101110266 Jefri Teguh Wijaya / 101110308 Irwanto dwi Subagus /101110265

Pernyataan Proyek Apotik

I.

Tujuan Proyek

Perkembangan teknologi mendorong manusia untuk mengatasi berbagai di Indonesia dalam melakukan proses pencatatan masih menggunakan cara manual. Dalam proses pencatatan secara manual dimungkinkan terjadi penumpukan data karena setiap bagian tidak berhubungan dan bertukar informasi. Sebagai contoh, masalah yang timbul disekitarnya dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan dan efisiensi waktu. Apotik merupakan suatu instansi yang melayani masyarakat dalam bidang kesehatan. Sebagian apotik aplikasi database yang telah ada antara lain adalah pembuatan sistem informasi akademik melalui SMS dengan SQL Interbase 6.0 dan pemrograman Borland Delphi 6.0 Masalah dalam proses pencatatan secara manual seperti penumpukan data-data pembelian dapat dihindari karena adanya system komputrerisasi ini dan dpat mengurangi ruang untuk penyimpanan data secara manual yang akan terus bertambah II. Latar Belakang a. Pernyataan masalah Sistem informasi merupakan salah satu factor yangpenting bagi perusahaan dalam kegiatan operasionalperusahaan. System informasi digunakan untuk mengumpulkan,mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untukmembantu pengmabilan keputusan.apotek adalah suatu toko yang bergerak dalam bidangpenyediaan obat-obatan. Adapun kegiatan yang terjadi di apotek yaitu transaksi penjualan obat-obatan kepada customer Dan transaksi pembelian obat dari supplier. Penjualan dilakukandengan 2 cara yaitu dengan menggunakan resep dokter dan juga tanpa resep dokter. Selai itu di apotek juga menjual barang-barang yang berhubungan dengan kesehatan seperti jarumsuntik, kapas, perban, plester, dan lain-lain.Adapun permasalahan yang terjadi yaitu dalampencatatan system informasi pada apotek masih dilakukansecara manual sehingga menimbulkan kemungkinan terjadinya human error. Selain itu, dengan semakin banyaknya jenis obat-obatan, maka proses pendataan yang dilakukan secara manualakan membutuhkan waktu yang lama. b. Sejarah permintaan proyek Alasan dibuatnya proyek ini adalah karena system pada apotik-apotik sekarang masih menggunakan system manual, sehingga sering terjadi kekeliruan dalam mendata stok-stok obat yang ada.

c. Tujuan dan sasaran proyek Proyek pembangunan system informasi apoteker bertujuan untuk membuat suatu aplikasi penjualan sehingga dapat menampilkan data transaksi dan stok obat/alat medis yang akurat d. Deskripsi proyek Proyek system informasi penjualan pada APOTIK 7/24 berikut adalah profil perusahaan Nama Perusahaan Unit Lokasi Kantor Pusat Jumlah karyawan : : : : : APOTIK 7/24 Unit penjualan sistem informasi penjualan Malang,Surabaya Provinsi Jawa Timur Jakarta 200 APOTIK 7/24 yang tugasnya mengalihkan dan mengendalikan kegiatan jasa perbaikan pengolahan data secara komputerisasi

Jumlah kantor cabang : Lokasi kantor cabang : Deskripsi Bisnis :

III.

Lingkup a. Para stake holder 1. Pemilik 2. Desainer 3. Programmer 4. System analyst 5. Customer atau tester

Struktur Organisasi apotik

Keterangan :
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Pemilik Sarana Apotek (PSA/Direktur Apotek) berkedudukan sejajar. APA menjalankan operasional apotek seharihari, sedangkan PSA mengelola keuangan apotek. 2. Asisten Apoteker (AA) bertugas membantu APA dalam hal obat-obatan. 3. Kasir adalah sebagai pembantu AA yang bertugas pada hari tersebut. Kasir berinteraksi langsung dengan customer. Bagian kasir dipegang oleh satu orang saja dalam satu shift (jika kasirnya lebih dari satu orang). 4. Tenaga administrasi bertugas mengurusi bagian keuangan hingga pembuatan laporan-laporan dan hal-hal yang bersifat administratif. 2. Job Description 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Memeriksa keabsahan resep. Bersama dengan PSA menentukan harga penjualan. Memberi harga pada obat.

Melakukan validasi Surat Pesanan (SP) dan menanda-tanganinya. Bila perlu mengadakan dialog dengan penderita (KIE / Komunikasi Informasi dan Edukasi).

Menyerahkan copy resep kepada kasir. Menyerahkan obat kepada customer. Membuat laporan untuk Dinas Kesehatan setempat yang berkaitan dengan obat-obatan, misalnya laporan untuk obat psikotropika dan laporan obat narkotika.

Menandatangani surat referensi yang dibutuhkan oleh karyawan. Melakukan penelitian obat terakhir. Melakukan komunikasi dengan dokter penulis resep, apabila diperlukan.

2. Pemilik sarana apotek (PSA)

Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional apotek sehari-hari, khususnya keuangan apotek.

Mengawasi jalannya apotek. Menentukan kebijakan apotek dan memimpin seluruh karyawan. Melakukan pengelompokkan faktur, melakukan persetujuan pelunasan hutang dan menandatangani Bilyet Giro.

Bersama dengan APA menentukan harga penjualan.

3. Asisten Apoteker (AA)

Menyediakan obat yang diracik dan memberikan etiket pada obat tersebut. Mengemas kembali obat-obatan yang sudah siap untuk diberikan pada penderita.

Mengatur proses penyerahan obat pada penderita. Melakukan pencatatan tentang lalu lintas obat bius. Menggerus dan mengemas obat. Mengambil obat-obat yang dipesan oleh customer. Mengurangi stok obat pada kartu stok barang. Menyerahkan data pada APA guna membuat laporan Narkotika/Psikotropika.

4. Tenaga Administrasi

Membuat pembukuan. Membuat laporan mingguan, bulanan, tahunan, dan laporan keuangan. Menerima faktur-faktur yang diterima dari supplier, kemudian menyerahkannya pada PSA.

Menerima pesanan barang yang dikirim oleh supplier.

Menerima uang hasil penjualan dari kasir. Mencatat persediaan, penerimaan kas, hutang, piutang, pembelian, dan penjualan.

5. Kasir

Menerima uang customer dari penjualan tunai. Memberi nomor pada resep dan kitir pengambilan obat. Meneruskan resep/pesanan obat pada AA/bagian peracikan. Membuat laporan harian dan menyerahkan uang kepada AA

b. Pengetahuan 1. Pemilik : pemilik meiliki pengetahuan dalam management suatu perusahaan dan dapat mempertimbangkan saran maupun pendapat serta konsultasi yang dapat membangun system proyek lebih baik dan mampu mengatur siklus pelaksanaan proyek apotik 2. Desainer : yaitu seseorang yang ahli dan mampu mendesain serta merancang sebuah system yang dapat di gunakan selama proses pemgembangan proyek yang sedang berlangsung. Desainer juga mampu merancang sebuah metode yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan daya tarik masyarakat untuk membeli suatu produk dengan cepat akurat,aman dan nyaman

3. Programmer: yaitu seseorang yang mampu membuat suatu program dan merancang system database untuk dapat membangun jaringan instansi satu sama instansi perusahaan lain. Sehingga data data yang di informasikan dapat di gunakan secara akurat dan aman cepat, meminimalisasikan anggaran pelaksanaan proyek yang sudah disiapkan 4. System analyst: yaitu seseorang yang berpengalaman dalam analisa sebuah system yang dirancang dalam suatu proyek , mengaati bentuk serta rangkaian system dan juag menyimpulkan analisa yang berkaitan dengan system dala proye tersebut dengan memberikan

kesimpulan dan saran yang kuat dalam memperbaiki kesalahan kesalahan system, system analyst sebagai para ahli yang memberikan saran dan kesimpulan positif dalam proyek tersebut dan juga mengurangi resiko dari kegagalan serta kecurian data dalam system 5. Customer atau tester Customer ialah pelanggan yang memiliki daya analisa yang kuat dalam mengguankan sarana dan prasarana proyek yang sudah di bangun. Dan customer juga memiliki perasaan nyaman atau tidaknya menggunakan sarana yang sudah disediakan oleh proyek. c. Proses-proses Siystem informasi penjualan pada Apotik 7/24 diharapkan dapat memperbaiki proses bisnis yang memberikan dukungan terhadap semua proses yang meliputi Manajemen stok barang dan transaksi Presensi Evaluasi kinerja Pemberian reward dan bonus d. Komunikasi Para stake holder berkomunikasi dengan pihak sekaligus sebagai pemilik apotik yang bersangkutan dalam pengembangan proyek dan meminta perkembangan serta pertimbangan yang matang dalam proses pengembangan proyek apotik. IV. Pendekatan proyek 1. Rute (Metodology) Metode yang di gunakan sebagai pengampu bisnis apotik metode yang digunakan adalah Rapid Application Development dikarenakan a. Penggunaan masih belum dapat didefinisikan dengan jelas b. Para pengguna ingin dapat melihat usulan solusi pada berbasis perangkat lunak c. Kemudahan dalam deteksi kesalahan

2. Penerapan

Model RAD mengadopsi model waterfall dan pembangunan dalam waktu singkat yang dicapai dengan menerapkan :
a. Component based construction ( pemrograman berbasis komponen ). b. Penekanan pada penggunaan ulang (reuse) komponen perangkat lunak

yang telah ada. c. Pembangkitan kode program otomatis/semi otomatis.

d. Multiple team (banyak tim), tiap tim menyelesaikan satu tugas yang

selevel tapi tidak sama. Banyaknya tim tergantung dari area dan kompleksitasnya sstem yang dibangun. Jika keutuhan yang diinginkan pada tahap analisa kebutuhan telah lengkap dan jelas, maka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesakan secara lengkap perangkat lunak yang dibuat adalah berkisar 60 sampai 90 hari. Model RAD hampir sama dengan model waterfall, bedanya siklus pengembangan yang ditempuh model ini sangat pendek dengan penerapan teknik yang cepat. Sistem dibagi-bagi menjadi beberapa modul dan dikerjakan beberapa tim dalam waktu yang hampir bersamaan dalam waktu yang sudah ditentukan. Model ini melibatkan banyak tim, dan setiap tim mengerjakan tugas yang selevel, namun berbeda. Sesuai dengan pembagian modul sistem.

Kelebihan dan Kekurangan metodologi model RAD 1. Model RAD memerlukan sumber daya yang cukup besar, terutama untuk proyek dengan skala besar 2. Model ini cocok untuk proyek dengan skala besar 3. Model RAD memerlukan komitmen yang kuat antara pengembang dan pemesan, bahkan keduanya bisa tergabung dalam 1 tim 4. Kinerja dari perangkat lunak yang dihasilkan dapat menjadi masalah manakala kebutuhan-kebutuhan diawal proses tidak dapat dimodulkan, sehingga pendekatan dengan model ini kurang bagus 5. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model ini. 6. Penghalusan dan penggabungan dari beberapa tim di akhir proses sangat diperlukan dan ini memerlukan kerja keras. 7. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi 8. Risiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini. II. Pendekatan Managerial a. Alasan pembentukan

Tim ini STIKI dibentuk untuk mewujudkan suatu Sistem Informasi Penjualan yang akurat dan efisien pada apotik 7/24 Tim ini Terdiri dari 2 Orang Desainer System Yang berasal dari Sekolah Tinggi Informatika Dan Komputer Indonesia 8 Orang System Builder Yang berasal dari Sekolah Tinggi Informatika Dan Komputer Indonesia 3 Orang Analis System Yang berasal dari Sekolah Tinggi Informatika Dan Komputer Indonesia

b. Pengalaman manager Pengalaman Sdr Irwanto Dwi Subagus S.KOM,M.T 2006 2007 2008 2009 Pembuatan aplikasi system informasi apotik K24 Pembuatan system informasi rumah sakit pelni pembuatan e learning pada Universitas Brawijaya pennyelesaian pembangunan system informasi bank Negara Indonesia

Pemilik mempunyai pengalaman apotik selama 5 tahun dalam menjalankan bisnis sebagai manajer apotik yang handal dalam kualitas pelayanan purna jual medis c. Persyaratan Pelatihan Setiap Anggota Tim STIKI memiliki skill dan pengalaman dibidang perkembangan proyek perangkat lunak minimal pernah berpartisipasi dalam proyek selama 2 Tahun d. Jadwal pertemuan Jadwal pertemuan diadakan sebanyak 5 kali seminggu dalam hari kerja aktif hari selasa hingga sabtu. Jam aktif akan di laksanakan pukul 10 hingga pukul 16.00 WIB

e. Metode dan frekuensi Pertemuan dilakukan sekali seminggu dengan metode face to face f. Management conflict Conflict akan diselesaikan dengan komunikasi terstruktur pada rapat rutin setiap pekan

III.

Proses pembuatan a. Tanggal Pelaksanaan proyek kami di mulai tanggal 24 April 2012 dan di bataskan akhir penyelesaian proyek tanggal 17 juli 2012 b. Lenggang waktu Pengerjaan proyek apotik memiliki tenggang waktu hingga 4 bulan yaitu di muali dari tanggal 24 april 2012 hingga 17 juli 2012 c. Anggaran Dalam masalah anggaran pengadaan proyek apotik in membutuhkan dana sebesar 300.000.000 (Tiga Ratus Juta Rupiah) beserta barang dan peralatan medis d. Teknologi Pengadaaan proyek ini mengembangkan system aplikasi penjualan berbasis website guna mempermudah peningkatan kualitas pelayanan dan omzet penjualan peroduk produk medis.

IV.

Persyaratan kepuasan a. Kriteria keberhasilan Proyek yang dibuat sesuai dengan apa yang konsumen atau pengguna proyek inginkan dan proyek yang dibuat mudah dipakai oleh pemesan proyek ataupun orang lain b. Asumsi-asumsi c. Resiko Pada awal peluncuran proyek kemungkinan besar para pengguna dari pemesan proyek ini mungkin akan sedikit kesusahan karena menggunakan cara kerja yang berbeda dari biasanya.