Proposal : “Human Resource Information System (HRIS)”

Disampaikan Oleh :

PT. Siap Technovation Unggul halaman 1

KETENTUAN :

Dokumen proposal ini sifatnya “RAHASIA” dan hendaknya tidak disebarluaskan baik secara
langsung maupun tidak langsung kepada pihak lain tanpa sebelumnya mendapat persetujuan dari
pihak. Informasi yang tertuang di dalam proposal ini adalah sebagai bahan studi dan
pertimbangan yang hanya boleh digunakan sesuai tujuan disebut didalam proposal.

SETIAP HALAMAN YANG TERDAPAT DIDALAM PROPOSAL INI MENGIKUTI KETENTUAN

TERSEBUT DI ATAS
 PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi komputer yang demikian pesat dalam hal perangkat keras dan
perangkat lunak semakin memberikan kekuatan bagi entitas bisnis untuk mengelola informasi
dengan dukungan perangkat lunak komputer.

Perkembangan perangkat lunak komputer (software) yang semakin canggih dan mudah untuk
dioperasikan merupakan iklim yang kondusif bagi penerapan sistem informasi berbasis
komputer, sehingga informasi yang dihasilkan suatu entitas bisnis merupakan informasi
berharga serta menciptakan nilai tambah bagi semua pihak yang berkepentingan.

Jika dibandingkan dengan sistem informasi manual, maka sistem informasi berbasis komputer
memiliki beberapa keunggulan, antara lain :

• Kecepatan, Sistem komputer dapat melaksanakan pekerjaan pada saat yang bersamaan
dengan kecepatan dan keakuratan yang tinggi.

• Volume hasil, Sebagai dampak proses pekerjaan yang cepat, transaksi yang diolah
menjadi lebih banyak, dan volume hasil yang didapat menjadi lebih besar.

• Pencegahan kekeliruan, Tingkat ketelitian komputer jauh lebih tinggi daripada ketelitian
manusia.

• Posting Otomatis, Bila kita menggunakan sistem informasi berbasis komputer, maka
posting akan dilakukan secara otomatis, tepat dengan ketelitian yang tinggi sehingga
mencegah terjadinya transaksi ganda dan salah.

• Penyusunan laporan otomatis, Dalam sistem informasi berbasis komputer, laporan

dikerjakan secara otomatis dari berbagai transaksi yang telah dilakukan.

• Pencetakan dokumen otomatis, Sistem komputerisasi dapat mengerjakan pencetakan

berbagai dokumen yang diperlukan dalam perusahaan.

Hal lainyang melatarbelakangi pembuatan sistem aplikasi Rumah Sakit adalah hasil MDGs(New
York Sept 2000, KTT Millenium, 189 Negara) :
◦ Pengentasan kemiskinan dan kelaparan yang ekstrim
◦ Pemerataan pendidikan dasar
◦ Mendukung adanya persamaan jender dan pemberdayaan perempuan
◦ Mengurangi tingkat kematian anak (Mengurangi dua per tiga tingkat
kematian anak-anak usia di bawah 5 tahun)
◦ Meningkatkan kesehatan ibu (Mengurangi dua per tiga rasio kematian ibu
dalam proses melahirkan)
◦ Perlawanan terhadap HIV/AIDS, malaria, dan penyakit lainnya (Menghentikan
dan memulai pencegahan penyebaran HIV/AIDS, malaria dan penyakit berat
lainnya)
 ◦ Menjamin daya dukung lingkungan hidup
◦ Mengembangkan kemitraan global untuk pembangunan
2. Sasaran
Sasaran yang hendak dicapai dalam pengembangan teknologi informasi berbasis komputer di
lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah adalah sebagai berikut :
• Mempercepat dan mempermudah penyampaian informasi kepada unit kerja lainnya dengan
jaminan akurasi data.
• Terbangunnya sistem yang meng-akomodir seluruh informasi Rumah Sakit Umum Daerah
dan dapat diakses dari seluruh dunia dengan menggunakan jaringan internet.
• Terbangunnya sistem informasi yang dapat dikelola dengan administration tools, sehingga
tanpa harus mensyaratkan kemampuan teknis.
• Desain Sistem memungkinkan terjadinya interaksi langsung dengan device lainnya seperti
handphone, fax modem dan lainnya dalam menyampaikan informasi hasil proses sistem ke
device yang diinginkan.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan

3.1 Pembangunan Sistem Aplikasi Berbasis Database

Suatu Sistem yang baik harus dapat memberikan informasi secara detil dan selalu akurat
serta tepat waktu. Untuk itu dalam mengembangkan sistem yang dinamis diperlukan
database yang menampung semua informasi, dan dilengkapi dengan form update data
yang mudah dioperasikan, sehingga admin dapat dengan mudah mengupdate data setiap
saat.
3.2 Pelatihan Administrator dan User Aplikasi
Selain melatih karyawan dalam menggunakan dan mengoperasikan Sistem yang
dibangun, pelatihan juga harus memenuhi asas transfer teknologi dan pengetahuan dari
kepada karyawan Rumah Sakit Umum Daerah.
Daerah

3.3 Pemeliharaan dan Garansi

Garans
Garansi diberikan
berikan selama 3 bulan terhadap sistem setelah serah terima pekerjaan.

3.4 Asumsi Kunci

Asumsi-asumsi
asumsi yang digunakan dalam proposal ini adalah sebagai berikut:
• Kondisi, informasi dan proses bisnis yang berlangsung di Rumah Sakit Umum Daerah
yang telah digambarkan dengan jelas oleh Rumah Sakit Umum Daerah.
Daerah
• Modul yang akan dibangun adalah seperti yang tercantum dalam proposal ini, yang
dapat disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit Umum Daerah.

3.5 Hasil Yang Disampaikan

Hasil yang akan disampaikan kepada Rumah Sakit Umum Daerah adalah sebagai berikut:
• Perangkat Lunak Aplikasi Database yang terinstalasi dan bekerja dengan baik.
baik
• Manual Pengguna untuk semua perangkat lunak di atas.
• Laporan dan dokumentasi pembangunan perangkat lunak.
lunak
• Administrator dan user Aplikasi yang telah terlatih.
terlatih

3.6 Jasa Konsultasi

Jasa konsultasi yang diberikan meliputi:
• Analisa Sistem. • Instalasi aplikasi.
• Perancangan Sistem. • Training.
Untuk modul-modul
modul sebagaimana tercantum dalam proposal ini.
3.7 Kinerja dan Fitur
Fitur Umum:
• Sistem yang dibangun adalah berbasis 3-tier.
• User interfafe menggunakan GUI.
• Sistem dapat diakses melalui internet, LAN maupun WAN.
• Sistem yang dibangun bersifat modular.
• Server aplikasi yang digunakan bersifat sistem terbuka, sehingga dapat digunakan
untuk berbagai macam RDBMS, seperti Oracle, PostgreSQL, SQL Server, dan lain-
lain.

Detail Fitur yang dimiliki adalah

• Fitur Integrasi Smart Card
• Modul Manajemen Pegawai Medis
• Modul Manajemen Obat
• Modul Manajemen Pasien
• Modul Manajemen Penyakit (ICD-X)
• Modul Manajemen User
• Modul Manajemen Ruang dan Kamar
• Modul Poli Umum
• Modul Poli Anak
• Modul Poli Gigi
• Modul Poli Laborat
• Modul Rawat Inap
• Modul Unit Gawat Darurat
• Modul Luar Jam Kerja
• Modul Kegiatan Luar Gedung
• Modul Laporan
• Modul Integrasi Dinas Kesehatan
• Fitur Chatting Antar Pegawai/Poli/Ruang
• Fitur Resume Harian
 e-Hospital

e-Hospital dapat difungsikan dalam membantu melakukan aktifitas Training.yang

Training. berkaitan
dengan transaksi di rumah sakit.
sakit
Desain umum mengenai aplikasi di jaringan Rumah Sakit adalah sebagai berikut :

Sementara desain secara global terhadap interkoneksi dengan Dinas Kesehatan dan instansi
lainnya adalah sebagai berikut :
Secara umum e-Hospital difungsikan untuk menangani aktifitas dalam hal :
1. Front Office
a. Antrian Registrasi
b. Registrasi
2. Pelayanan Perawatan
a. Antrian Layanan
b. Pelayanan UGD
 c. Pelayanan Rawat Jalan
d. Pelayanan / tindakan Rawat Inap
e. Manajemen Operasi
f. Laboratorium
3. Rekam Medik
a. Distribusi Rekam medik
b. Catatan medis
c. Pelaporan Rekam medis
4. Logistik
a. Pembelian / Order management
b. Mutasi inventory (distribusi, pemakaian, penyesuaian)
c. Laporan logistik
5. Apotik / Farmasi
a. Pengelolaan resep
b. Penjualan dan penyerahan obat
c. Mutasi inventori
d. Laporan farmasi
6. Akuntansi dan keuangan
7. SDM dan Umum
8. Manajerial report
9. Customer Relationship Management (SMS center)
10. Sistem Support and Utility
a. Data Administrator
b. Seting Data Master
c. Hak Akses dan Password
d. Back up dan Restore Data

1. Front Office
Proses front office dalam ruang lingkup e-Hospital adalah suatu proses awal dalam pelayanan
di bidang medis. Berdasarkan hal tersebut, pada umumnya pada sebuah sistem Rumah Sakit,
terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang
berhubungan dengan hal sebagai berikut :
1. Nomor Antrian
2. Data Pasien :
a. Nama pasien
b. No KTP
c. Alamat
d. Nama Kepala Keluarga
3. Referensi Rujukan
4. Poli Tujuan
5. Jenis Pembayaran

Fungsi Front Office adalah mencatat seluruh identitas pasien dari data awal mendaftar di
Rumah Sakit.
2. Pelayanan Perawatan
Fungsi ini merupakan salah satu bagian utama dari sistem rumah sakit yang digunakan dalam
melakukan pencatatan rekam medis dalam setiap poli yang ada.
3. Rekam Medis
Fasilitas ini digunakan dalam rangka memenuhi standar manajemen penyakit sesuai dengan
standar ICD-X.

4. Logistik
Fasilitas ini digunakan dalam rangka memenuhi standar manajemen pengaturan barang /
logistik.

5. Apotik
e-Hospital dilengkapi dengan fitur apotik yang digunakan sebagai salah satu value chain di
rumah sakit setelah dari penanganan perawatan (poli atau rawat inap).
Dengan adanya fitur apotik, akan memudahkan rumah sakit dalam melakukan kontrol
terhadap aktifitas obat dan membantu manajemen dalam melakukan analisa kebutuhan obat
dan penggunaannya sehingga membantu rumah sakit dalam memberikan kebijakan
berdasarkan informasi yang up to date.
6. Akuntansi dan Keuangan
e-Hospital dapat memberikan dukungan terintegrasi dengan sistem akuntansi dan keuangan
yang disesuaikan dengan policy di rumah sakit sehingga memudahkan dalam implementasi
dan pelaporan.

7. SDM dan Umum

Informasi pegawai merupakan faktor penting dalam melakukan dokumentasi terhadap sistem
pegawai dalam rumah sakit sehingga memudahkan melakukan pengaturan SDM sesuai
dengan posisi dan job description yang ada di rumah sakit,

8. Manajerial Report
e-Hospital dapat memberikan pelayanan kepada manajemen rumah sakit maupun karyawan
yang berkaitan dengan pencetakan dokumen pelaporan sehingga memudahkan dalam
memberikan pelaporan kepada pihak terkait diantaranya Dinas Kesehatan setempat.
9. Customer Relationshp Management
Fasilitas ini digunakan dalam rangka meningkatkan hubungan antar entitas yang terkait
dengan proses rumah sakit. Dengan adanya fitur ini,rumah sakit dapat melakukan reminder
kepada pasien terkait dengan jadwal kunjungan berikutnya, informasi medis yang terkait
dengan pasien,maupun informasi kerja kepada karyawan melalui sms.

10. System Support and Utility

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan maintenance dan pengaturan sistem e-Hospital.
.

Proses Bisnis
Gambaran Proses Bisnis yang merupakan refleksi dari software, dapat dilihat pada
Lampiran “Gambaran Proses Bisnis”.
Penjelasan proses bisnis kali ini hanya meliputi loket, poli, pasien, kasir dan apotik sebagai
gambaran umum software:

Proses Bisnis Loket

L1 : Petugas loket mencari data pasien.
L2 : Petugas loket memasukkan nama atau kode pasien yang terdapat di kode pasien dan
mendapatkan informasi tentang pasien yang sudah terdaftar.
L3 : Jika pasien belum terdaftar, maka petugas loket mendaftarkan pasien baru dengan
memasukkan informasi pasien baru.
L4 : Petugas loket mencetak kartu pasien, kartu pasien digunakan bila dating berobat kembali.
L5 : Petugas loket menanyakan kepada pasien mengenai keperluan dan keluhan yang diderita
agar ditentukan poli yang cocok untuk keluhannya.
L6 : Jika pasien sudah terdaftar, maka kemudian loket menanyakan keluhan kepada pasien.
L7 : Setelah petugas loket mencetak kartu pasien, kartu tersebut diberikan kepada pasien baru
agar disimpan secara baik-baik.
L8 : Pasien memberikan desripsi berupa penyakit yang dideritanya, hal ini merupakan diagnose
penyakit awal.
L9 : Petugas loket menyimpan data antrian & kunjungan agar data dapat tampil di poli tujuan.
L10 : Petugas loket memberikan kartu nomor antrian pada pasien.
L13 : Proses pelayanan loket selesai.

Proses Bisnis Pasien

P1 : Pasien datang ke sakit /puskesmas dengan membawa keluhan atau sekedar ingin berobat
P2 : Pasien mengecek kartunya, apakah dia sudah pernah berobat (sudah memiliki kartu
pasien).
P3 : Pasien menuju ke loket rumah sakit /puskesmas
P4 : Jika pasien sudah pernah berobat dan membawa kartu pasien, maka kartu pasien
diserahkan
P5 : Jika pasien belum pernah berobat, maka pasien menyerahkan data untuk pendaftarannya.
P6 : Pasien menyerahkan kartu pasien ke loket untuk diproses.
P7 : Pasien menyerahkan data untuk pendaftaran menuju loket untuk diproses.
P8 : Pasien memberikan deskripsi agar dapat ditentukan tujuan poli yang sesuai dengan
keluhan pasien.
P9 : Setelah pasien mendapat nomor antrian, pasien dipersilakan untuk menunggu di ruang
tunggu sakit /puskesmas.
P10 : Pasien dipanggil berdasarkan nomor antrian, sehingga pasien harus melihat nomor antrian
yang dipegangnya.
P11 : Pasien masuk ke ruangan dimana ia dipanggil.
P12 : Dokter memproses pasien.
P13 : Pasien menuju ke kasir untuk membayar administrasi mengenai biaya laborat.
P14 : Pasien menuju ke poli sambil membawa data laborat.
P15 : Pasien menyiapkan uang jika untuk pembayaran.
P16 : Pasien melakukan pembayaran saat berada di kasir.
P17 : Pasien menerima bukti lunas dari kasir.
P18 : Pasien bersiap untuk pembayaran obat.
P19 : Pasien melakukan pembayaran ke kasir terhadap obat-obat yang dia beli.
P20 : Pasien menerima bukti pembayaran, bukti ini sebagai syarat untuk mengambil obat
P21 : Pasien menyerahkan uang ke kasir.
P22 : Pasien menyiapkan bukti pembayaran
P23 : Pasien memberikan bukti pembayaran kepada kasir
P24 : Pasien dapat keluar dari sakit /puskesmas
P25 : Proses selesai

Proses Sistem Komputer

S1: Sistem memberikan data berupa data pasien
S2 : Sistem memberikan data antrian
S3 : Sistem memberikan data rekam medis dari seorang pasien.
S4 : Sistem Kasir merujuk pasien menuju ke laborat untuk segera memeriksakan pasien di
laborat.
S5 : Sistem Laborat memberikan data pemeriksaan laborat kepada pasien.
S6 : Sistem Kasir memberikan bukti lunas kepada pasien.
S7 : Sistem Kasir memberikan bukti pembayaran kepada pasien.
S8 : Pasien menerima obat dari apotik setelah lunas.

Proses Bisnis Poli

U1 : Petugas poli menerima data antrian
U2 : Setelah petugas poli melihat data antrian, maka petugas tersebut memanggil nomor
antrian.
U3 : Maka sistem-pun mengeluarkan suara sesuai dengan nomor antrian yang dibawa oleh
pasien
U4 : Petugas poli / Dokter melakukan pemeriksaan pada pasien.
U5 : Petugas poli / Dokter menentukan keluhan dan diagnosa pada pasien.
U6 : Petugas poli / Dokter menentukan apakah perlu untuk merujuk pasien meunuj laborat untuk
pemeriksaan lebih lanjut mengenai penyakitnya.
U7 : Jika iya, maka menyuruh pasien untuk menuju ruang laborat.
U8 : Jika tidak, maka petugas poli / dokter menentukan tindakan yang harus dilakukan.
Tindakan tersebut diantaranya yaitu : operasi kecil, perawatan, dan lainnya.
U9 : Petugas poli / Dokter menyuruh pasien untuk pergi ke kasir terlebih dahulu.
U10 : Petugas poli / Dokter menerima data laborat dari pasien yang sebelumnya diberikan oleh
petugas laborat.
U11 : Petugas poli / Dokter menentukan apakah perlu membayar tindakan atau tidak.
U12 : Jika iya, Petugas poli / Dokter menyuruh pasien untuk pergi ke kasir
U13 : Jika tidak, dokter melakukan tindakan yang ada.
U14 : Petugas poli / Dokter menerima bukti pelunasan tindakan dari pasien dan melakukan
tindakan
U15 : Petugas poli / Dokter melihat apakah membutuhkan obat atau tidak.
U16 : Jika iya, pasien disuruh untuk pergi ke kasir.
U17 : Data rekam medis pasien disimpan
U18 : Proses selesai
U19 : Jika tidak, pasien disuruh pulang

Format Laporan
Format laporan yang dihasilkan oleh software adalah sebagai berikut :
1. Laporan Data Kesehatan
2. Laporan Penemuan Diare
3. Laporan Penemuan Kasus ILI
4. Laporan Wabah Penyakit Mingguan
5. Laporan Pemakaian Obat Terbanyak
6. Laporan Urutan Penyakit Terbanyak
7. Laporan Surveillance Terpadu
8. Laporan Urutan Peresepan Obat Terbanyak
9. Laporan Urutan Pemakaian Obat Terbanyak
10. Laporan Pemasukan Obat Non-PKD
11. Laporan Pemasukan dari Tindakan
12. Laporan Pengeluaran Obat dari Non-PKD
13. Laporan Kunjungan Pasien
14. Laporan Kematian Maternal
15. Laporan Program PMTCT
16. Laporan Imunisasi TT Ibu Hamil
17. Laporan Kematian Perinatal
18. Laporan Hasil Imunisasi Rutin
 KONFIGURASI SERVER

Aplikasi yang dibangun berbasiskan Web Application Server, untuk konfigurasi server dapat dibagi
menjadi 2 buah server

1. Server Web Aplikasi

Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan sistem aplikasi e-Hospital.
Spesifikasi yang disarankan adalah sebagai berikut:
Platform Dual CPU Rack Server
Processor Type Intel Xeon Processor with EM64 Technology
#1 Processor Onboard Intel® Xeon® Processor E5420 (2.5 GHz, FSB 1333,
Cache 12MB)
#2 Processor Onboard Optional
Chipset Intel® S5000P Server Chipset
Standard Memory 4 GB ECC DDR-2 Fully Buffered SDRAM PC-5300
Max. Memory 48 GB (12 FB-DIMMs)
Video Type Integrated ATI RN50 (ES1000) 16 MB
Floppy Drive Optional
#1 Controller Optional
#2 Controller Integrated Dual Channel SAS Controller
#1 Hard Drive 146 GB SAS 15K Hot-Plug
#2 Hard Drive 146 GB SAS 15K Hot-Plug
#3 Hard Drive Optional
#1 Optical Drive DVD / CD-RW Combo
#2 Optical Drive Optional
Interface Provided 6x USB 2.0. Serial, LAN
Slot Provided 2x PCIe x8, 2x PCI-X
Networking Integrated Two Gigabit Ethernet (10/100/1000 Mbps) ports

System Fans / Coolers Manageable Cooling Fans

Chassis Form Factor 2U Rackmount Chassis
Keyboard Type Optional
Input Device Type Optional
Monitor Optional
O/S Provided Pre-sales Request Available
Validated System Microsoft Windows Server 2000 / 2003, Red Hat Linux,
SuSE Linux, Novell NetWare
2. Server Database
Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan database e-hospital.
Spesifikasi yang disarankan adalah sebagai berikut:
Platform Dual CPU Rack Server
Processor Type Intel Xeon Processor with EM64 Technology
#1 Processor Onboard Intel® Xeon® Processor E5405 (2.0 GHz, FSB 1333,
Cache 12MB)
#2 Processor Onboard Optional
Chipset Intel® S5000P Server Chipset
Standard Memory 4 GB (2x 1 GB) ECC DDR-2 Fully Buffered SDRAM PC-
5300
Max. Memory 48 GB (12 FB-DIMMs)
Video Type Integrated ATI RN50 (ES1000) 16 MB
Floppy Drive Optional
#1 Controller Optional
#2 Controller Integrated Dual Channel SAS Controller
#1 Hard Drive 146 GB SAS 10K Hot-Plug
#2 Hard Drive 146 GB SAS 10K Hot-Plug
#3 Hard Drive Optional
#1 Optical Drive DVD / CD-RW Combo
#2 Optical Drive Optional
Interface Provided 6x USB 2.0. Serial, LAN
Slot Provided 2x PCIe x8, 2x PCI-X
Networking Integrated Two Gigabit Ethernet (10/100/1000 Mbps) ports

System Fans / Coolers Manageable Cooling Fans

Chassis Form Factor 2U Rackmount Chassis
Keyboard Type Optional
Input Device Type Optional
Monitor Optional
O/S Provided Pre-sales Request Available
Validated System Microsoft Windows Server 2000 / 2003, Red Hat Linux,
SuSE Linux, Novell NetWare
 PENGALAMAN IMPLEMENTASI

Aplikasi e-Hospital ini pernah diimplementasikan di:

1. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Gresik
merupakan rumah sakit daerah di Gresik, Jawa Timur. Aplikasi ini menghubungkan RSUD
dengan Puskesmas se Kabupaten Gresik.

2. Rumah Sakit Asy-Syifa Husada

merupakan rumah sakit swasta di Pamekasan, Jawa Timur..
 WAKTU & BIAYA PENGEMBANGAN APLIKASI

1. Waktu Pengembangan Aplikasi

Waktu yang diperlukan untuk impmenetasi aplikasi maksimal selama 90 (sembilan puluh) hari
dengan rincian sebagai berikut :

Waktu (Hari)
Deskripsi
10 20 30 40 50 60 70 80 90
User Requirement
Sistem Desain dan Input
Data
Deployment
Instalation
Testing & Debugging
Dokumentasi
Training
 PENUTUP

Dengan diimplementasikannya sistem e-Hospital yang terkomputerisasi, diharapkan akan dapat

meningkatkan kinerja dijajaran instansi terkait, karena semua data dapat dimonitor secara
langsung,

Demikian proposal sistem e-Hosptal ini dibuat dengan harapan dapat memenuhi target awal
pengimplementasian sistem rumah sakit berbasis komputer.