Tatacara Housekeeping Emel Aktiviviti housekeeping emel perlu dilaksanakan oleh setiap pengguna emel MOHCube bagi memastikan

emel yang dihantar dapat diterima (bagi pengguna yang mempunyai limited size emel) serta untuk memastikan prestasi capaian emel MOH*Cube berada pada tahap yang memuaskan Setiap pengguna emel MOH*Cube adalah digalakkan untuk membuat aktiviti housekeeping ke atas Inbox masing-masing sekurang-kurangnya seminggu sekali. Terdapat beberapa cara/kaedah yang boleh dilaksanakan Kaedah 1 Simpan hanya emel yang penting sahaja. Guna fungsi Delete untuk membuang emel yang tidak berkaitan

Select pada emel yang hendak dibuang dan seterusnya klik pada Delete untuk delete emel berkaitan Nota : Fungsi delete akan membuang terus emel berkaitan dari server Fungsi Move to Trash juga boleh digunakan, walaubagaimanapun emel pengguna akan disimpan pada folder Trash dan size quota email pengguna masih tidak berubah

Kaedah 2 Bagi emel yang penting, terdapat dua cara yang boleh dibuat untuk melaksanakan housekeeping 1

Pertama ; Menggunakan options Save As pada email yang ingin disimpan di dalam cakera keras (hardisk) pengguna emel

** E-mel yang telah disimpan, boleh disemak semula pada bila2 masa tanpa perlu login ke aplikasi

Klik pada Save to Disk Secara default, email berkaitan akan disimpan pada Desktop komputer Seterusnya emel berkenaan boleh dibuang dari server *NOTA* sila semak pada Desktop sebelum delete emel berkaitan

Kedua ; Alihkan emel kepada folder lain. Pilih emel yang ingin disimpan dan guna fungsi move 2

Pengguna juga boleh menyimpan folder yang tertentu ke dalam cakera keras. Caranya ialah dengan Klik pada Mail Management Folder Skrin seperti di bawah akan dipaparkan

Buat pilihan kepada Folder yang ingin disimpan. (klik pada mana-mana folder) Sebagai contoh : Arkib2008

Kemudian, klik pada Choose Action : dan pilih Download Folder(s)

Mesej dibawah akan dikeluarkan, select OK

Secara default, file berkaitan akan disimpan pada Desktop

*NOTA* Nota Utk pastikan sama ada folder yang telah di muat turun (download) adalah betul, semak pada Desktop, fail tersebut akan disimpan dengan cara Inbox.<nama folder>.mbox Selepas folder tersebut telah di muat turun (download), pengguna bolehlah menyimpan mbox file tersebut untuk simpanan dan rujukan jika diperlukan. Folder yang telah dimuat turun dari aplikasi e-mel MOH*Cube juga boleh dibuang selepas aktiviti muat turun folder berkaitan telah dilaksanakan. Cara untuk membaca semula folder email yang telah dimuat turun 1. Download perisian Mail Client Thunderbird pada User Guides MOHCube (rujuk item no. 6) http://mohcube.moh.gov.my/?pr_content=6

Install perisian Thunderdbird (langkah instalasi adalah mengikut skrin yang disertakan)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Selepas selesai instalasi perisian Thunderbird, User perlu create dummy email dengan memasukkan maklumat berkaitan e-mel pengguna 8

1.

2.

3.

Sila klik pada IMAP

4.

5.

6.

10

7.

Sila abaikan error ini

8.

11

Seterusnya dapatkan Extensions bagi perisian Thunderbird bagi membolehkan file yang telah dimuat turun dibaca oleh pengguna (Muat turun daripada Users Guide para 6) Klik pada Tools Extensions

Klik pada Install dan pilih fail *.xpi yang telah disimpan

Klik pada Install Now.

12

Kemudian, restart perisian Thunderbird. Untuk membaca folder email yang telah dimuat-turun, pastikan berada pada Local Folders Klik pada Tools Import/Export in mbox/eml format Import mbox file

Pilih Import directly one or more mbox files

13

Dan pilih mbox file berkaitan yang telah disimpan di dalam komputer ( file dengan extensions mbox)

Fail yang telah di import telah berada pada Local Folders pengguna

Untuk sebarang pertanyaan dan bantuan berkaitan tatacara housekeeping, sila berhubung dengan pegawai di BPM 1) Tengku Natra binti Tengku Awang natra@moh.gov.my 03-8883 3382 2) Subasiny a/p Subramaniam subasiny@moh.gov.my 03-8883 3426 3) Nurliyana Abdul Malek nurliyana@moh.gov.my 03-8883 3199

14