24

BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Rajawali Nusantara Indonesia (Rajawali Nusindo) merupakan salah satu
perusahaan tertua di Indonesia. Pada awalnya Perusahaan bernama Kian Gwan Company
Limited NV didirikan dengan akta No.85 dari Tan A Sioe Notaris di Semarang tanggal 22 Juli
1955 yang bernaung di dalam grup Oei Tiong Ham Concern.
Seiring dengan berkembangnya perusahaan, perusahaan memisahkan unit distribusi
dan perdagangan menjadi anak perusahaan sendiri yang diberi nama PT. Rajawali Nusindo.
PT. Rajawali Nusindo bergerak dalam bidang distribusi dari produk-produk yang di hasilkan
oleh anak perusahaan yang lain dan juga menjadi distributor dari produk-produk yang
dihasilkan oleh perusahaan lain seperti :
Bidang kesehatan :
1. PT. Phapros : Therapeutics
2. PT. Mitra Rajawali Banjaran : Condoms, Syringe, Fash Mask, Surgical Cap
3. Abbott : Auto Chemistry Analyzer, Clinical Chemistry Analyzer, Immunology
Analyzer & Reagent, Hematology Analyzer & Reagent
4. Westmed : Breathing Circuit Anesthesia, Accessories Nebulizer
5. SurgiRoll : Suture Non A traumatic/Cassette
6. Biofarma : Serum &Vaccine
7. Analogic : Fetal Monitor
8. PT. Jaswa Internasional : Meningitis Vaccine
9. PT. Ahmadaris : Cotton
10. Solaris : Patient Monitor with Central Monitor, Pulse Oximeter
11. Human : Clinical Chemistry Reagent
25

12. RIELE : Semi Auto Chemistry/Photometric
13. Kreussler : Aethoxysklerol 1 & 3 %
14. Actavis : Therapeutics
15. ECOLAB : Hand/Skin Disinfectant
16. Smiths Medical : IV Catheter, Level 1, Pressure Monitoring
17. LONGLIFE : Instrument
18. DFI : Cybow Reader 300 Plus & 720, Urine Analyzer + Strip
19. SMI : Suture A traumatic
20. MINDRAY : Chemistry Analyzer
21. PT. Trovi : Rontgen
22. ABN : Tens meter, Stethoscope
23. PT. Lestari Dini Tunggul : Linen Hospital & Laundry
24. PT. Citra Kreasi Makmur : Air flex Feeding Bottle, VIA Feeding System, VIA
Breast Milk, VIA Gourmet Set SCF
25. Socorex : Pipette/Micro Pipette
26. HuBDIC : Thermometer Ear & Forehead
27. Gomco : Suction pump
28. Dr. Mach Lighting System : Operating lamp LED & Halogen
29. OPT : Operating Table
30. Detecto : Weighthing & Measuring

Bidang agrikultur :
1. PT. PG. Rajawali I : Sugar
2. PT. PG. Rajawali II : Sugar
26

3. PT. PG. Candi Baru : Sugar
4. PT. Perkebunan Mitra Organ : Crude Palm Oil

Bidang umum :
1. PHILIPS : Lighting
2. TOKAI : Lighter
3. Mustika Ratu : Cosmetics
4. PT. Tawon Jaya : Medicine Oil
5. Smart : Cooking Oil
6. Miki Oleo : Cooking Oil
7. PT. Inti Bagas Perkasa : Brakes Pad
8. PT. Sinar Antjol : Powder Detergent, Soap

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo


27

3.3 Tugas dan Wewenang
Wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian pada PT. Rajawali Nusindo
adalah sebagai berikut :
Dewan Komisaris
Dewan Komisaris adalah organ utama perseroan yang bertugas melakukan dan
memberikan pengawasan terhadap pengurusan Perseroan yang dilakukan oleh
Direksi termasuk pelaksanaan rencana jangka panjang, rencana kerja dan
anggaran perusahaan serta ketentuan anggaran dasar dan rapat umum pemegang
saham dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Direktur Utama
Ruang lingkup kegiatan Direktur Utama adalah sebagai berikut :
1. Merumuskan, menetapkan dan mengendalikan kebijakan (policy) umum
perseroan serta kebijakan strategis (strategic direction) dilingkungan
Perseroan.
2. Berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan seluruh
kegiatan Perseroan.
3. Memimpin rapat Direksi dan atau menunjuk salah satu Direktur apabila
Direktur Utama berhalangan.
4. Memimpin dan mengurus perseroan serta mengkoordinasikan kegiatan para
Direktur yang berkaitan dengan bidang bidang Operasional, SDM dan
Keuangan.
5. Memastikan terselenggaranya Sistim Pengendalian Intern yang memadai dan
mendorong efektifitas Satuan Internal Audit sebagai lembaga Pengawasan
Internal Perseroan.
6. Menyelesaikan tindakan-tindakan lainnya baik mengenai pengurusan maupun
kepemilikan harta Perseroan sesuai ketentuan yang diatur dalam Anggaran
Dasar (AD) yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
berdasarkan peraturan perundangan.
7. Melakukan pemantauan (monitoring) dan merumuskan antisipasi terhadap
factor luar yang berpengaruh terhadap kegiatan pengelolaan Perseroan secara
keseluruhan di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang.
8. Memberikan bimbingan (coaching), mengevaluasi dan member reward and
punishment kepada para pejabat satu tingkat di bawah Direksi yaitu: Manager
28

dan Asisten Manager. Khusus mekanisme reward and punishment terhadap
Kepala Cabang melalui cara lain yang tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan.
9. Mengkoordinasikan, mengintegrasikan dan melakukan sinkronisasi seluruh
kegiatan Direktorat dengan unit-unit kerja di lingkungan Perseroan dalam
rangka menyiapkan rencana dan pengelolaan kegiatan Perseroan.
10. Mengkoordinasikan anggota-anggota Perseroan agar tercapai sinergi dan
manajemen resiko yang memadai.
11. Mempertanggung jawabkan hasil kinerja Perseroan secara berkala kepada
Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.
12. Membina dan mengendalikan peningkatan efisiensi dan efektifitas,
pemeliharan dan perawatan sarana, kelengkapan dan perlengkapannya,
prasarana dan fasilitas serta peralatan penunjang lainnya di seluruh Perseroan
termasuk Kantor Cabang.

Direktur Keuangan & SDM
Ruang lingkup kegiatan Direktur Keuangan & SDM adalah sebagai berikut :
1. Merumuskan kebijakan (policy) dan pedoman strategis (strategic direction) di
bidang pengelolaan keuangan, akuntansi, aset perseroan, umum, pengadaan,
sistim informasi, sumber daya manusia dan pengembangan organisasi di
lingkungan perseroan.
2. Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan tugas memimpin
keseluruhan kegiatan dan tata kelola Direktorat Keuangan & SDM.
3. Menyusun rencana dan program kegiatan Direktorat Keuangan & SDM.
4. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan
(RKAP), menyiapkan bahan Rencana Jangka Panjang Perseroan / Corporate
Plan (RJPP) dan RKAP.
5. Menjalankan fungsi pembinaan dan pengendalian perseroan yang menyangkut
bidang keuangan, akuntansi dan SDM melalui jalur mekanisme organisasi
yang berlaku.
6. Mengelola sumber daya Perseroan dalam bidang keuangan meliputi
pengendalian penerimaan dan pengeluaran serta penempatan dana.
7. Mengelola sumber dan penggunaan dana perseroan untuk mendukung kegiatan
operasional dan pengembangan usaha.
29

8. Menyelenggarakan kegiatan Akuntansi perseroan secara accountability
maupun secara auditability dan melakukan analisis administrasi keuangan
perseroan.
9. Menyusun formasi, kualifikasi, kuantitas dan alokasi kebutuhan SDM
perseroan.
10. Menyusun ketentuan ketentuan Peraturan Kekaryawanan termasuk penetapan
gaji, pension, jaminan tunjangan hari tua dan penghasilan lain berdasarkan
peraturan perundang undangan yang berlaku serta keputusan RUPS.
11. Menyiapkan administrasi pengelolaan SDM antara lain pengangkatan,
pemberhentian, mutasi, penghargaan dan sanksi serta penilaian karyawan
Perseroan berdasarkan Peraturan Kekaryawanan Perseroan dan peraturan
perundangan yang berlaku.
12. Menyusun daftar daftar investasi aset, barang / bahan persediaan serta
melaksanakan penghapusan aset yang tidak produktif sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
13. Menyediakan, menganalisa, mengevaluasi dan mengembangkan prasarana dan
fasilitas serta peralatan penunjang lainnya.
14. Mengkoordinasikan, mengintegrasikan dan melakukan sinkronisasi seluruh
kegiatan Direktorat dengan unit unit kerja di lingkungan Perseroan dalam
rangka menyiapkan rencana dan pengelolaan kegiatan SDM dan Keuangan.
15. Melakukan pemantauan dan merumuskan antisipasi terhadap faktor luar yang
berpengaruh terhadap Pengelolaan Keuangan Korporasi dan Pengelolaan
SDM.
16. Menyiapkan Laporan Pertanggung jawaban atas segala keterangan tentang
keadaan dan jalannya Perseroan termasuk Laporan Keuangan, baik dalam
bentuk Laporan Tahunan maupun Laporan Berkala ataupun setiap kali diminta
oleh Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.
17. Menyajikan Laporan dan Analisa Laporan Kinerja sesuai standard an rasio
rasio keuangan dan non keuangan yang diperlukan Perseroan sesuai ketentuan
perundangan yang berlaku.


Manager Akuntansi & Keuangan
Ruang lingkup kegiatan Manager Akuntansi & Keuangan adalah sebagai berikut :
30

1. Menyusun, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan sistem akuntansi
manajemen, sistem akuntansi keuangan, sistem akuntansi perpajakan dan
teknologi informasi agar dapat mendukung pelaksanaan kebijakan
perusahaan.
2. Menyusun, melaksanakan dan mengendalikan pengelolaan keuangan
perusahaan dan PKBL agar dapat mendukung optimalisasi keuangan serta
pembiayaan sevara komprehensif.
3. Mengawasi pelaksanaan kebijakan bidang akuntansi, keuangan dan TI. Serta
mengevaluasi kinerja aspek keuangan perusahaan di cabang cabang atau unit
usaha.

Manager SDM & Yuridis
Ruang lingkup kegiatan Manager SDM & Yuridis adalah sebagai berikut :
1. Menyusun, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan sistem dan
kebijakan bidang organisasi dan SDM yang mampu mendukung pelaksanaan
kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan masalah pengembangan sumber
daya manusia agar mampu memenuhi tuntutan / kebutuhan pengembangan
organisasi dan bisnis.
2. Mendukung pelaksanaan kebijakan perusahaan dan memberikan masukan yang
berkaitan dengan masalah hukum dan perjanjian.
3. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan bidang SDM, Umum dan
Yuridis.

Direktur Operasional
Ruang lingkup kegiatan Direktur Operasional adalah sebagai berikut :
1. Merumuskan kebijakan (policy) dan pedoman strategis (strategic direction) di
bidang Operasional yang menyangkut bidang Distribusi & Logistik,
Marketing dan Trading, baik di Kantor Pusat dan Kantor Cabang di seluruh
Indonesia.
2. Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan tugas memimpin
dan pengendalian perseroan keseluruhan kegiatan dan Tata Kelola Direktorat
Operasional.
3. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan
(RKAP), menyiapkan bahan Rencana Jangka Panjang Perseroan / Corporate
Plan (RJPP) dan RKAP.
31

4. Menjalankan fungsi pembinaan dan pengendalian Kantor Pusat d& Kantor
Cabang yang menyangkut bidang Distribusi & Logistik, Marketing dan
Trading melalui jalur mekanisme organisasi yang berlaku.
5. Menyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan kegiatan pengelolaan
Direktorat Produksi dan Pengembangan.
6. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Operasional di Kantor Pusat dengan
Kantor Cabang di lingkungan Perseroan dalam rangka menyiapkan rencana
dan pengelolaan kegiatan Direktorat.
7. Melakukan pemantauan dan merumuskan antisipasi pasar dan perkembangan
bisnis.
8. Melaksanakan pengawasan secara efektif terhadap semua kegiatan Direktorat
Operasional agar sesuai dengan perencanaannya.
9. Memberikan bimbingan (coaching), serta mengevaluasi dan memberikan
reward and punishment kepada para pejabat yang bertanggung jawab kepada
Direktur Operasional sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
10. Menyusun dan menyiapkan laporan baik berkala maupun sewaktu waktu
hasil dari kegiatan pengelolaan Direktorat Operasional.

Manager Marketing
Ruang lingkup kegiatan Manager Marketing adalah sebagai berikut :
1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis
perusahaan dibidang pemasaran (Marketing).
2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional pemasaran produk produk
yang didistribusikan.
3. Mencari, membangun dan membina kerjasama dengan partner bisnis serta
mencari produk produk yang potensial dan menunjang pencapaian usaha
perusahaan.

Manager Distribusi
Ruang lingkup kegiatan Manager Distribusi adalah sebagai berikut :
1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis
perusahaan dibidang distribusi dan logistik.
2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional penjualan seluruh produk
melalui cabang serta menjalankan strategis, kebijakan dan operasional
32

persediaan barang yang akan didistribusikan serta mengawasi dan
mengevaluasi proses persediaan ditingkat pusat dan cabang.
3. Mengevaluasi kinerja cabang (penjualan, distribusi, laba, stok, dll) dan
melakukan perbaikan langsung untuk meningkatkan produktivitas cabang
dalam rangka mencapai target cabang di areanya.

Manager Trading
Ruang lingkup kegiatan Manager Trading adalah sebagai berikut :
1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis
perusahaan dibidang perdagangan (Trading).
2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional usaha perdagangan (trading)
produk produk farmasi, alat kesehatan, perdagangan umum dan agro.
3. Mencari, membangun dan membina kerjasama dengan institusi dan partner
bisnis, mencari produk produk yang mendukung kebutuhan bisnis serta
mengevaluasi kinerja bisnis perdagangan (trading) agar lebih maksimal.

3.4 Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
Menjadi perusahaan penyedia produk farmasi, alat kesehatan dan perdagangan umum yang
unggul dan terpercaya.
Misi :
Menyediakan produk-produk berkualitas di bidang farmasi, alat kesehatan dan
perdagangan umum melalui kegiatan distribusi, marketing dan trading.
Mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan prinsipal yang
menghasilkan produk berkualitas.
Memberdayakan seluruh karyawan sebagai modal utama untuk memberikan mutu
layanan terbaik bagi pelanggan, kegiatan operasi yang efektif dan efisien, serta
penciptaan nilai yang optimal bagi stakeholders.
Meningkatkan kemampuan teknologi informasi secara berkelanjutan untuk
menghadapi kompetisi global.
Secara berkesinambungan mendorong semangat perubahan ke arah yang lebih baik.

33

3.5 Proses Bisnis yang Berjalan
3.5.1 Gambaran Umum Sistem yang Berjalan
Gambaran proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Rajawali Nusindo adalah
sebagai berikut :
(1)Berdasarkan stok barang yang ada di gudang cabang, ketika mencapai batas
minimum dan ketika ada tender yang diikuti oleh kantor cabang, bagian gudang cabang akan
membuat (PR) Purchase Requisition dan akan menyerahkan kepada Kepala Cabang.
(2)Kepala Cabang kemudian akan memverifikasi Purchase Requisition tersebut dan akan
mengembalikannya kepada bagian gudang cabang.
(3)Bagian gudang cabang lalu akan mengirimkan Purchase Requisition yang sudah
diverifikasi oleh Kepala Cabang tersebut ke bagian logistik pusat yang terdapat di kantor
pusat. (4)Setelah melalui pertimbangan, bagian logistik pusat akan membuat persetujuan
Purchase Requisition tersebut untuk dijadikan (PO) Purchase Order dan bagian logistik pusat
akan memberitahu kepada bagian gudang cabang tersebut melalui telpon mengenai
persetujuan tersebut.
(5)Setelah melalui proses persetujuan, bagian logistik pusat membuat Purchase Order
untuk dikirimkan kepada Supplier. (6)Setelah menerima Purchase Order tersebut, Supplier
kemudian mengirimkan produk sesuai dengan pesanan yang ada di Purchase Order kepada
bagian gudang cabang yang membutuhkan. (7)Sesampainya produk di gudang cabang, bagian
gudang cabang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirim. Berdasarkan hasil
dari pengecekan tersebut, bagian gudang cabang membuat Tanda Terima Barang sesuai
dengan produk yang telah diterima dan mengirimnya ke Supplier yang mengirimkan produk
tersebut.
(8)Ketika Tanda Terima Barang sudah diterima oleh Supplier, Supplier membuat
Invoice berdasarkan Tanda Terima Barang yang di terima dari bagian gudang cabang.
Kemudian Supplier mengirimkan Invoice dan Tanda Terima Barang tersebut ke bagian
logistik pusat. (9)Bagian logistik pusat akan memeriksa mengenai kelengkapan dokumen,
sebelum Invoice diberikan kepada bagian keuangan pusat. Setelah selesai di verifikasi,
Invoice tersebut di teruskan ke bagian keuangan pusat.
(10) Saat sudah memasuki tanggal jatuh tempo, bagian keuangan pusat melakukan
pembayaran kepada Supplier berdasarkan Invoice yang masuk ke bagian keuangan pusat.
34

(11)Berdasarkan dari invoice tersebut bagian keuangan pusat akan membuat rekening Koran
dan mengirimkannya kepada kepala cabang sebagai pemberitahuan total pengeluaran yang
dilakukan oleh kantor cabang.

3.5.2 Rich Picture

Gambar 3.2 Rich Picture proses bisnis yang sedang berjalan

3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Berikut merupakan masalah-masalah yang di hadapi oleh PT. Rajawali
Nusindo :
Human Error
Sering terjadinya Human Error dalam melakukan pemesanan. Baik itu dalam
pengisian kode barang, jumlah barang dan lain sebagainya.
Lamanya proses pengadaan
Proses pengadaan yang tidak terintegrasi karena dilakukan dengan cara
berbeda beda sehingga proses pengadaan berlangsung lama karena melewati
proses yang panjang
35

Redundansi data
Tidak adanya integrasi data antara PT. Rajawali Nusindo dengan salah satu
supplier mengenai kode barang dan nama barang sehingga terkadang
menyulitkan mengetahui barang tersebut karena mempunyai nama yang
berbeda dan terkadang menyebabkan kesalahan pengiriman barang.
Tidak adanya catatan khusus ketika melakukan pemesanan
Tidak terlampirnya keterangan mengenai maksud pemesanan yang diatas
jumlah rata-rata sehingga pemesanan diatas jumlah rata-rata pemesanan akan
di verifikasi ulang oleh kantor pusat dan akan memperlama ketika ada tender.
Sulitnya pembuatan laporan pengadaan
Proses pembuatan laporan berlangsung lama dan sulit karena proses pengadaan
yang berbeda beda serta dengan masih menggunakan kertas dalam proses
pengadaan terdapat kemungkinan hilangnya berkas tersebut.

3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah di atas, maka diusulkan solusi pengembangan dari
sistem informasi agar PT. Rajawali Nusindo dapat mencapai hasil yang maksimal
untuk mengatasi permasalahan diatas, yaitu :
Pengembangan dari sistem informasi ini berupa sistem e-procurement atau
proses pengadaan melalui internet yang dimana sistem ini nantinya dapat
meminimalisir terjadinya human error
Sistem yang dibuat nantinya dapat mempercepat proses pengadaan yang terjadi
dalam lingkup PT. Rajawali Nusindo karena dengan sistem pengadaan melalui
internet, sistem ini dapat di akses dari mana saja melalui internet.
Sistem yang dibuat nantinya memiliki database mengenai kode barang, nama
barang, dan lain sebagainya sehingga dapat meminimalisir terjadinya
redundansi data.
Sistem yang dibuat nantinya memiliki fitur untuk pemberian keterangan
mengenai barang yang diminta baik itu adanya permintaan karena tender
ataupun pengadaan rutin yang dilakukan sehingga dapat menjadi bahan
pertimbangan bagian logistik pusat.
Sistem yang dibuat nantinya dapat menghasilkan laporan pengadaan dengan
lebih cepat karena data pengadaan tersimpan pada database.