BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT

Kayaba

manufacturing

Indonesia

merupakan

perusahaan

otomotif

yang memproduksi shock absorber, didirikan pada 25

Februari 1976. PT Kayaba Indonesia ini merupakan anak perusahaan Astra

International yang mana kepemilikan sahamnya dimiliki oleh ASTRA Otopart
(50%), Kayaba Industry Co. Ltd (30%), Toyota Tsusho Corporation (10%),
dan Yamaha Indonesia Motor Mfg. (10%).
PT Kayaba Indonesia ini memiliki 2 plant produksi, yaitu Plant I di
Kawasan Industri Pulogadung yang juga merupakan Head Office dan Plant II
di Kawasan Industri MM2100 Cibitung dengan luas tanah 100000 m2 dan luas
building factory 40130 m2 dan total karyawan sebesar 1742 orang. Dimana
Plant I ini digunakan untuk memproduksi shock absorber kendaraan roda 4
dan shock absorber untuk kereta api, sedangkan Plant II digunakan untuk
memproduksi shock absorber kendaraan roda 2.
Adapun struktur organisasi BOD PT Kayaba Indonesia adalah
sebagai berikut :
Board Of Commissioners
President Commissioners : Budi Setiawan Pranoto

21

22

Commissioners

: Katsuma Ohara
Leonard Lembong
Eko Deddy Haryanto
Hitoshi Nitta
Ryoji Shimizu

Board Of Director
President Director

: Janto Pangestu

Vice President Director

: Koji Masuda

Director

: Iwan Hariyanto
Djuanda Danuatmadja
Yo Nakaya
Hiroshi Ogawa
Yoshiteru Takahashi
Gunardi Hadi A.
Hiroyuki Isono

Dan untuk besarnya sales amount PT Kayaba Indonesia dalam

beberapa tahun belakangan adalah sebgai berikut :
Tahun 1998

: Rp

103.000.000.000

Tahun 1999

: Rp

181.000.000.000

Tahun 2000

: Rp

374.000.000.000

Tahun 2001

: Rp

505.000.000.000

Tahun 2002

: Rp

594.000.000.000

Tahun 2003

: Rp

578.000.000.000

23

Tahun 2004

: Rp

754.000.000.000

Tahun 2005

: Rp 1.018.000.000.000

Tahun 2006

: Rp

908.000.000.000

Sedangkan customer dari PT Kayaba Indonesia adalah sebagai

berikut :
Automobile :
PT Astra Daihatsu Motor

( Daihatsu )

PT Astra Nissan Diesel Indonesia

( Nissan Diesel )

PT Daimler Chrysler Indonesia

( Mercedes Benz )

PT General Motor Indonesia

( Chevrolet )

PT Hino Indonesia MFG.

( Hino )

PT Hyundai Indonesia Motor

( Hyundai )

PT Indomobil Suzuki International

( Suzuki )

PT KIA Mobil International

( KIA )

PT Krama Yudha Tiga Berlian Motor

( Mitsubishi )

PT National Assembler

( Mazda )

PT Nissan Motor Indonesia

( Nissan )

PT Pantja Motor

( Isuzu )

PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia ( Toyota )

PT Wahana Perkasa Autojaya

( Perkasa )

PT Body Maker Company

( 6 Customer )

Motorcycle :
PT Yamaha Indonesia Motor MFG.

( Yamaha )

24

PT Indomobil Suzuki International

( Suzuki )

PT Kawasaki Motor Indonesia

( Kawasaki )

PT Danmotor Indonesia

( Vespa )

Railway Vehicle :
PT Cakra Buana Pesona
After Market :
PT ASTRA Otopart ( Unit Astra Niaga )
PT ASTRA Komponen Indonesia
Export :
Daytona Int. Trading Corp.

( Daytona )

Incolmotos Yamaha S.A

( Yamaha Colombia )

Kayaba Industry Co., Ltd

( Suzuki japan )

Kayaba Vietnam

( Yamaha Vietnam )

Yamaha Motor Da Amazonia

(Yamaha Brazil )

Suzuki Motorcycle Pakistan Co., Ltd

( Suzuki Pakistan )

4.2. Background Informasi

Pada suatu siang di bulan Februari 2001, Tutuka Andriyatno,
Direktur MIS, HRD, dan Warehouse memanggil Suroto Sunaryo, Manager
MIS. Dia diminta untuk mengembangkan suatu sistem aplikasi yang
terintegrasi, yang diharapkan nantinya dapat menghasilkan akurasi data stock
inventory dan transaksi yang ada di PT Kayaba Indonesia. Karena pada waktu
itu, sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba Indonesia ada 3 yaitu sistem

25

aplikasi Man-Man, sistem aplikasi Foxpro, dan sistem aplikasi Power Builder.
Tutuka Andriyatno memanggil Suroto Sunaryo untuk membangun sistem
aplikasi yang dapat mengintegrasikan ketiga aplikasi tersebut. Karena ketiga
aplikasi yang berbeda tersebut sering mengakibatkan perbedaan stock
inventory yang ada sehingga menyebabkan kerugian pada perusahaan yang
cukup besar.
Berdasarkan keinginan dari pihak management tersebut akhirnya,
Suroto Sunaryo selaku Manager MIS kemudian memikirkan untuk mencari
sistem aplikasi apa yang cocok untuk menggantikan ketiga sistem aplikasi
yang lama tersebut, sehingga menghasilkan sistem aplikasi yang terintegrasi.
Kemudian Suroto Sunaryo mencari referensi mengenai sistem aplikasi yang
cocok dengan proses bisnis perusahaan. Melalui sharing knowledge yang
diadakan perusahaan-perusahaan dibawah ASTRA Otopart, Suroto Sunaryo
mencari tahu software apa yang cocok untuk PT Kayaba Indonesia. Setelah
dilakukan penelitian, akhirnya Suroto Sunaryo mencoba untuk mengajukan
proposal kepada pihak management mengenai software yang akan digunakan
untuk men-support proses bisnis PT Kayaba Indonesia yaitu software BaaN
ERP. Adapun alasan pemilihan menggunakan menggunakan software BaaN
ERP ini adalah sebgai berikut :
a. Menghasilkan integritas data yang tinggi, dimana hanya memiliki satu
data source.
b. Menghasilkan keakuratan data yang tinggi, tidak membingungkan, less
time untuk reconcile data.

26

c. Menghasilkan availability data yang tinggi, karena data bersifat online,

anytime, sehingga disini memudahkan top management dalam mengambil
keputusan yang cepat dan tepat.
d. Meningkatkan produktivitas dalam hal inventory reduction, dalam
produktivitas purchasing, BaaN ERP sistem menghasilkan schedule
pengiriman yang baik, priority yang baik, serta dalam membuat purchase
karyawan dapat membuat antisipasi ketersediaan stock material yang baik.
e. Meningkatkan produktivitas engineering dalam menghasilkan BOM ( Bill
Of Material) yang baik. Dari sis produktivitas quality, menghasilkan
schedule kedatangan material yang baik sehingga no rush order, yang
berarti better quality.
f. BaaN ERP sistem menghasilkan inventory control yang baik, improved
delivery, dan improved customer satisfaction.
g. BaaN ERP sistem merupakan tools dari top management dalam
melakukan reactive management dalam menentukan planned dan control
management.
h. Software BAAN ERP 5.0 ini, di kemudian hari dapat dilakukan
improvement sesuai dengan perkembangan sistem aplikasi (A computer
system that can meet future needs for improvement).
Atas dasar feature-feature yang ada pada software BaaN ERP
tersebut, kemudian Suroto Sunaryo mengajukan proposal project MIS kepada
pihak management.

27

Pada proposal tersebut Suroto Sunaryo mencari vendor-vendor yang

menawarkan software BaaN ERP tersebut. Adapun beberapa vendor software
BaaN ERP tersebut adalah sebagai berikut :
a. Atos Origin
b. IS3C
c. Godrej
d. BSI
Dalam proposal tersebut, juga disebutkan software paket yang ada
pada BaaN ERP itu, yaitu sebagai berikut :
a. BaaN ERP 5C Software
b. Annual Maintenance Fee
c. BaaN EBM
d. Oracle 8i Database
e. Implementation Fee.
Pada pengajuan proposal ini, tidak semudah yang dibayangkan
karena untuk mengimplementasikan software ERP membutuhkan biaya
investasi yang cukup besar. Oleh karena itu, pihak management meminta
Suroto Sunaryo untuk mencari referensi perusahaan mana saja yang
mengimplementasikan BaaN ERP di Indonesia maupun diluar negeri dan
bagaimana hasil implementasinya.

Dan ketika menunggu proposal ini

disetujui oleh pihak management, pada bulan Mei 2001 Suroto Sunaryo
mengundurkan diri dari Kayaba Indonesia. Dengan kekosongan manager
MIS, maka project dipegang langsung oleh Tutuka Andriyatno selaku

28

Direktur MIS. Dan tak lama kemudian, pada bulan Juli masuk manager MIS
yang baru yaitu Ng Khin Tjai. Ng Khin Tjai inilah yang kemudian
meneruskan proposal yang sudah dibuat oleh Suroto Sunaryo sebelumnya.
Pada saat manager MIS dipegang oleh Ng Khin Tjai ini, proposal tersebut
disetujui oleh pihak management dengan nilai project paket BaaN ERP 5.C
sebesar US $ 299,200,00 dengan vendor software BaaN ERP yaitu BSI
Singapore.
Setelah proposal ini disetujui, maka Ng Khin Tjai kemudian
menyusun BaaN project schedule, mulai dari installasi software BaaN ERP
sampai dengan proses implementasinya ( untuk lebih jelasnya dapat dilihat di
lampiran ).
Sambil menunggu proses installasi software BaaN ERP, Ng Khin
Tjai membentuk struktur organisasi BaaN ERP untuk memudahkan dalam
proses pengimplementasian software BaaN ERP nantinya. Dan didalam
struktur organisasi BaaN ERP tersebut ditunjuk key user yang bertanggung
jawab untuk pengimplementasian software ERP di departemen masingmasing.

4.3. Struktur Organisasi Implementasi BaaN ERP

Berikut ini adalah struktur organisasi implementasi software BaaN
ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia pada awal-awal implementasi pada tahun
2001.

29

Gambar 4.1 Struktur organisasi implementasi BaaN ERP

Pada struktur organisasi implementasi BaaN ERP di PT Kayaba

Indonesia ini dipimpin oleh Steering Committee yang terdiri oleh BOD. Dan
secara operasional dipimpin oleh seorang project manager. Untuk mendukung
keberhasilan dalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, maka
dibentuk area committee dibawahnya yaitu sebagai berikut :
a. Finance Area Committee
b. Manufacturing Area Committee

30

c. Distribution Area Committee

d. Tools Area Committee
Dimana masing-masing area committee ini terdiri dari beberapa
team member dibawahnya guna mendukung kegiatan operasional di lapangan.

4.4. Proses Implementasi BaaN ERP di PT Kayaba Indonesia

Setelah struktur organisasi BaaN ERP terbentuk, masing-masing
key

user

mempersiapkan

data-data

yang

diperlukan

pada

saat

pengimplementasian BaaN ERP. Diantaranya yaitu mempersiapkan proses

bisnis yang ada di masing-masing departemen, stock inventory yang nantinya
digunakan sebagai acuan stock di software BaaN ERP, mempersiapkan
trainning kepada end user di masing-masing departemen. Secara detail
prosesnya dapat dilhat pada lampiran mengenai BaaN Project Schedule. Pada
awal pengimplementasian BaaN ERP ini, pihak management memutuskan
untuk menjalankan aplikasi secara paralel yaitu antara current system dan new
system dengan BaaN ERP sambil menunggu akurasi stock inventory yang ada.
Pada Januari 2003, project installasi BaaN ERP telah selesai dan
siap Go Live. Pada saat Go Live ini, PT Kayaba Indonesia didampingi oleh
konsultan BaaN ERP dari BSI Singapore yang sudah include dalam
implementation fee. Pada saat Go Live, aplikasi dijalankan secara paralel
antara current system dan new system dengan BaaN ERP ini sesuai dengan
permintaan pihak management sambil melihat akurasi stock inventory yang
dihasilkan. Pada saat implementasi BaaN ERP ini, banyak dilakukan

31

customisasi repoting yang disesuaikan dengan kebutuhan reporting yang ada

di PT Kayaba Indonesia.
Pada bulan November 2003 dilakukan stock taking, guna
mengetahui stock inventory yang ada sekaligus untuk mencocokkan stock
inventory yang ada di software BaaN ERP. Setelah dilakukan proses stock
taking ini, diketahui bahwa stock inventory yang ada di software BaaN ERP
lebih akurat dibandingkan dengan yang ada di curent system.
Seiring dengan bertambahnya transaksi yang dilakukan di software
BaaN ERP, maka kebutuhan akan space hardisk server juga semakin besar
dan juga proses transaksi juga semakin lambat karena di akses oleh 2 plant
yantu Pulogadung dan Cibitung. Oleh karena itu perlu dilakukan penambahan
hardisk dan memori server.
Pada bulan Juli 2004, Ng Khin Tjai mengundurkan diri dari PT
Kayaba Indonesia. Pada saat kekosongan manager MIS, maka project BaaN
ERP ini dipegang oleh Iwan Hariyanto, selaku General Manager MIS dan
HRD. Dibawah coordinator project manager Iwan Hariyanto ini, PT Kayaba
Indonesia ganti menggunakan konsultan BaaN Biz Infosis dengan konsultan
Ilham Surya Nanggala dan transaksi di software BaaN ERP berjalan seperti
biasanya.
Januari 2005, akhir masuk manager MIS yang baru yaitu Edy Victor
dan Iwan Hariyanto naik posisi menjadi Direktur MIS, HRD, dan Warehouse
menggantikan Tutuka Andriyatno yang dimutasi ke perusahaan lain. Pada saat
manager MIS dipegang oleh Edy Victor ini, pihak management minta

32

dilakukan proses simplifikasi BaaN, yaitu proses pemangkasan terhadap

proses-proses yang ada di dalam software BaaN ERP sehingga proses yang
dilakukan di dalam software BaaN ERP ini menjadi lebih cepat. Pada proses
simplifikasi ini, banyak proses-proses yang dihilangkan yang dirasa tidak
perlu dilakukan sehingga bisa mempercepat transaksi yang ada pada software
BaaN ERP.
Pada Desember 2006, PT Kayaba Indonesia membeli server baru
yang nantinya digunakan untuk menggantikan server yang lama karena sudah
berusia lebih dari 10 tahun dengan tipe IBM series. Dengan penggantian
server ini diharapkan proses transaksi yang ada di software BaaN ERP
menjadi semakin cepat. Pada saat manager MIS dipegang oleh Edy Victor,
proses simplikasi berhasil dilakukan. Pada Agustus 2007, Edy Victor
mengundurkan diri sebagai manager MIS. Dan kemudian dia digantikan oleh
Edi Kurniawan sebagai manager MIS yang masuk pada bulan September
2007. Edi Kurniawan ini meneruskan project yang sudah dijalankan oleh Edy
Victor hingga saat ini dan melakukan improvement di dalam departemen MIS,
terutama berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP,
sehingga pengimplementasian software BaaN ERP ini dapat berjalan dengan
baik.

4.5. Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia

PT

Kayaba

Indonesia

merupakan

perusahaan

otomotif

manufacturing, dimana didalamnya terdapat departemen departemen yang

33

bertanggung jawab pada proses bisnis yang ada masing-masing departemen

guna terlaksananya kegiatan operasional perusahaan. Adapun pihak-pihak
yang terlibat dalam global bisnis proses di PT Kayaba Indonesia adalah
sebagai berikut :
a. Customer
b. KYBJ ( Kayaba Japan )
c. Marketing
d. Warehouse Finish Good ( F/G )
e. Production Planning Control ( PPC )
f. Engineering
g. Procurement
h. Warehouse CKD / RM + Jigtools
i. Quality
j. Supplier
k. Accounting
l. Process Engineering & Maintenance
m. Production
Dimana masing-masing pihak diatas mempunyai peranan sendirisendiri terhadap jalannya proses bisnis yang ada di PT Kayaba Indonesia agar
proses bisnis yang ada dapat berjalan dengan lancar dan baik.

34

Gambar 4.2 Global Bisnis Proses PT Kayaba Indonesia

35

4.6. Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia

Pada block design business process ini berisi tentang proses bisnis
jalannya data yang ada pada sistem aplikasi yang digunakan di PT Kayaba
Indonesia. Aliran data tersebut berisi tentang data-data yang digunakan pada
bisnis proses yang ada di masing-masing departemen yang di PT Kayaba
Indonesia guna mendukung kegiatan operasional perusahaan. Adapun pada
block design business process di PT Kayaba Indonesia ini dibagi kedalam
beberapa block desig didalamnya, yaitu :
a. Costing
b. Production Control
c. Sales Administration
d. Purchase Control
Dimana masing-masing block design tersebut terdapat aliran data
yang saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya karena data
tersebut saling terkait dengan proses bisnis yang di PT Kayaba Indonesia.

36

Gambar 4.3 Block Design Business Process PT Kayaba Indonesia

37

4.7. Global Flow System BaaN ERP PT Kayaba Indonesia

Gambar 4.4 Global Flow System BAAN PT Kayaba Indonesia

38

Pada gambar flow sistem BaaN diatas, dapat dilihat dengan jelas
tentang gambaran flow sistem yang ada. Baik itu yang berkaitan dengan aliran
dokumen proses yang ada pada PT Kayaba Indonesia.

4.8. BaaN Workstation Schema PT Kayaba Indonesia

Pada dibawah ini, merupakan gambar skema tentang konfigurasi PC
client di masing-masing departemen yang ada di PT Kayaba Indonesia yang
menggunakan software BaaN ERP ini. Dimana masing-masing PC client ini
terhubung dengan server BaaN. Adapun BaaN schema workstation ini terdiri
dari 2 plant yaitu Pulogadung dan Cibitung. Antara plant Pulgadung dan
Cibitung secara sistem

yang digunakan adalah sama, yang membedakan

adalah item yang digunakan pada masing-masing proses. Karena plant

Pulogadung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 4 dan plant
Cibitung untuk memproduksi sparepart shock absorber roda 2.

39

Gambar 4.5 BAAN Workstation Schema KYBI Pulogadung

40

4.9. Benefit Of Implementing Software BaaN ERP

Pada diagram diagram dibawah ini, menggambarkan mengenai kondisi
sistem yang berjalan sekarang dan keuntungan yang akan diperoleh setelah
mengimplementasikan software BaaN ERP.
BENEFIT OF IMPLEMENTING SOFTWARE BAAN ERP
No.
1

DESCRIPTION
Inventory
Control

Warehouse
Management

CURRENT
CONDITION

NEXT
CONDITION

ACTION

BENEFIT

Use one
integrated
package
software, so
data could be
access by every
related
department.

More efficient, better

control, more
accurate data,
reduces airfreight,
shortage delivery
and production line
stop.

Inventory data at
Warehouse doesnt
conform to T&C
because it uses 2
different software,
which are not
integrated (ManMan
and FoxPro).

T&C, PPC and

other related
department could
access inventory
data inputted by
Warehouse.

Difficult to control on
material usage per
unit, purchase price
per unit, etc. because
doesnt have program
with those facilities.

Could produce
variance analysis
and then could
control material
usage, purchase
price, etc.

Could do the control

on material usage on
each department and
make better analysis
better CRP.

PPC doesnt have upto-date data at

Warehouse,
Subcontractor and
WIP.

Data available upto-date at

Warehouse,
Subcontractor and
WIP.

More accurate
material planning
and better control on
part shortage.

No integrated control
between production
and delivery.

There is integrated
control between
production and
delivery.

Better order
calculation, reduce
human error and
time consuming.

No administration to
separate location for
each material
category such as
good, rejects,
consignment, etc.

Stock by location
and material
condition.

No cycle counting.

Cycle counting
could be done for
selected item.

Increase in stock
data accuracy.

No pallet management
on requirement
calculation and
location identification.

Control on pallet.

No line stop or late

delivery due to
pallet.

Use integrated
software, which
can overcome
that entire
problem.

Easy to locate goods,

deviation analysis
and FIFO could be
implemented easier.

41

General Ledger

Costing

Could not use barcode

technology

Could utilize
barcode
technology.

Single entry journal.

Multi journal entry

Unable to print
Ledger

Able to print
journal

Low level security

Higher level
security

Unable to calculate
process cost and
material cost in detail.

Able to calculate
process cost and
material cost in
detail.

WIP is pre-determined
once in 6 month
period (fix amount)

WIP is calculated
in actual basis

Reduce human error

and increase data
accuracy.

Use integrated
software, which
have those
functionality
and security
control.

More efficient on
material and time.

Change WIP
calculation
system to actual
basis and use
integrated
software with
capability to
calculate cost
variance.

More accurate and

more detail on
calculation of
material cost and
process cost.

More efficient on
material and time.
More assurance on
security.

Better control on
WIP minimized
WIP
Could analyze cost
variance CRP.

Planning

Bill of Material

Could not implement

Budget per
department.

Able to implement
Budget per
department easier.

Use application
software with
Budgeting
capability.

Able to control
operational
expenses, i.e.:
expense and capital
expenditure.

Production plan not

flexible

Able to anticipate
the effect of
changes in
schedule/order
from customer,
able to give faster
order confirmation
to customer
(Available To
Promise).

Use application
which can do
order simulation
repeatedly and
fast response
time.

Better Customer
Service.

MRP less accurate

Better accuracy on
MRP due to WIP
inclusion on
calculation.

Change work
procedure,
which enable to
have actual WIP
and integrate to
MRP module.

Inventory
optimization.

No integration.

Fully integrated

Use integrated
software.

Accurate and
efficient data which
could make better
result on :
Cost calculation.
Material requirement
calculation.

Stock calculation at
warehouse.

42

Product Cost
Calculation

Capacity
Requirement
Planning

Less detail and

accurate

Able to use ABC

method, more
accurate

Semi manual

Fully automatic

No integration

Up to date

Not available

Able to implement
Capacity Planning.

Use an
integrated
application,
which have ABC
costing.

Shorter lead-time on
quotation calculation
better customer
service.

Use an
integrated
application
which could
calculate
Production
Capacity

Able to have
accurate and up to
date data on
condition of
production machine
capacity.

4.10. Department Requirement For Software BaaN Selection

Process
Didalam pengimplementasian software BaaN ERP ini, tentunya
banyak requirement yang diajukan oleh user selaku pengguna dari aplikasi ini
dalam menjalankan kegiatan proses yang berhubungan dengan departemennya
masing-masing. Adapun user requirement yang diajukan oleh masing-masing
departmen tersebut adalah sebagai berikut :
A. Marketing Requirement
1. General Requirement
a. Dapat menerima dan memproses fix order dan forecast order dari
customer berupa file/email ( 1bln fix order + 5 bln forecast order).
b. Order Tracking
-

customer order versus production planning

customer forecast versus production planning

43

c. Revisi Order ( penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan,

percepatan), baik pada bulan yang sama maupun lewat masa bulan
tersebut.
d. Back order.
e. Customer claim handling (RC, SPPC), ganti barang atau ganti
uang ditambah summary report-nya.
f. Delivery schedule, bisa partial delivery.
g. Invoicing, bisa partial invoicing.
h. Sales Forecast.
i. Sales order versus sales forecast (sampai dengan forecast 5 bln
yang lalu) bisa berupa graphical report.
j. Historical Sales Order versus Back Order ( Supply Performance to
Customer ) graphical report.
k. Sales Report : by Product Type, by Customer Group, etc.
2. Spesific Requirement
a. Pengiriman barang sample (baik yang free of charge maupun
tidak), entertainment, dan lain-lain.
b. New model project.
c. Price quotation calculation (with simulation capabilities).
d. Price history.
-

Active period.

44

By model.

By percentage.

Weighted.

e. Price changes mechanism : effective date.

f. One year and five year sales plan.
-

By car/motorcycle model.

By product type.

Market share.

g. Inventory control of customer supplied product (example.: sticker,

knucle).
h. Inventory control of promotion material.
i. Monthly report, PPR report.r
j. Daily report : Plan versus actual delivery (schedule & kanban)
k. Promotion budget administration : Entertaintment & Joint Promo
(bisa berupa uang ataupun barang)
B. Production Planning Control ( PPC ) Requirement
1. General Requirement

45

a. Berdasarkan fix order dari marketing, memproses

dan create

Master Production Schedule (MPS) serta Daily Production

Schedule.
b. Membuat Production Order / WO, dengan kemampuan pemisahan
part antara yang langsung di-supply dan yang dengan bon
permintaan (langsung dari Daily Production Schedule).
c. Monitoring production actual versus plan yang link/connect
dengan delivery schedule.
d. Integrasi data finished good transfer from production to
warehouse.
e. Up to date stock RM, CKD, F/G.
f. Capacity Requirement Planning (CRP).
g. Simulasi untuk customer order versus production plan versus
production capacity.
h. Fasilitas break-down part based on delivery schedule.
2. Spesific Requirement
a. History perubahan forecast.
b. Perhitungan additional order.
c. Intervensi kebutuhan part.
d. Print option, e.g. : regular or additional order.

46

e. Usage of kanban system.

C. Inventory Control Section
1. General Requirement
a. Proses MRP, with processing speed of 10 min. max.
b. History perhitungan Part Order Calculation.
c. Integrasi data inventory/stock, material incoming, Work In Process
(WIP).
d. Control of material usage at production floor.
e. Order tracking (fix order versus aktual kedatangan barang).
f. Actual order versus Forecast.
g. Previous Forecast versus Current Forecast by model.
h. Perhitungan Additional Order.
i. Option : Print to file excel.
j. Inventory level calculation dengan kemampuan untuk
melakukan trace-back untuk mencari ketidaksamaan dengan
plan/target.
2. Spesific Requirement
a. Monitoring rencana kedatangan barang berdasarkan Packing List /
Pre Invoice.

47

b. Barcode system.
c. Quota system untuk pengeluaran barang.
d. Calculation of equipment requirement, e.g. : plastic box, pallet.
D. Procurement Requirement
1. General Requirement
a. Dapat menerima Purchase Requisition (PR) dalam bentuk file,
memproses PR dan menerbitkan Purchase Order ke supplier
berdasarkan Vendor Percentage Allocation (on multi vendor item).
b. Satu PO bisa beberapa kali delivery.
c. Kontrol terhadap kedatangan / keterlambatan barang.
d. Klaim atas barang yang di Quality Control (QC) maupun yang
sudah ditransfer ke gudang barang return.
e. Monitoring Outstanding PR, outstanding PO summary &
detail.
f.

Laporan Vendor Performance berdasarkan konsep Quality-CostDelivery (QCD) dan Capacity.

g. Proses tagihan dari supplier.

h. Laporan Penyimpangan Delivery / Shipment.
i.

Pricing.

48

Dapat menampilkan dan mencetak harga dalam mata uang

asing (US$,S$,DM).

j.

Historical data kenaikan harga.

Perbandingan harga dan penawaran.

Laporan On Time Delivery

2. Spesific Requirement
a. Revisi order : penambahan, pengurangan, pembatalan, penundaan
atau percepatan order.
b. Ada 2 macam order : lokal supplier dan overseas. Overseas PO
(khususnya ke KYB Jepang), mempunyai bentuk/format khusus
(a.l. : fix order + 3 bulan forecast order, quantity per line order <
99.999).
c. Selain pembelian untuk barang-baang produksi, juga terdapat
pembelian Jig & Tool dan pembelian barang-barang non produksi.
d. Terdapat non regular supplier / one time supplier, cash payment,
dan lain-lain.
e. Dapat secara otomatis melakukan alokasi order untuk part yang
mempunyai multi-vendor.
f. Order Control Report (bisa dalam bentuk grafik per item, per
supplier, per deviasi).

49

Laporan Deviasi antara Forecast versus Actual Order.

Laporan jumlah order per bulan pada saat PO diterbitkan.

Monitoring order versus shipment.

g. Mengolah data pre-invoice sebagai contoh KYB-J kedalam bentuk

.dbf, transfer data ke PIB, dan dapat mengontrol / membandingkan
price yang ada dengan price pada pre-invoice.
h. Database document import.
-

Input invoice, P/L, B/L, AWB, PIB, dan lain-lain.

Menampilkan resume amount invoice per bulan, per supplier,

amount asuransi.

Kontrol lama proses custom clearance ( grafik, rata-rata).

Frekuensi delivery by air dan amount per bulan.

E. Quality Assurance Requirement

1. General Requirement
a. Menerima data PO dari Procurement berupa file dan kertas (tanpa
harga).
b. Menerima barang dari supplier berdasarkan schedule sesuai PO.
c. Melakukan Quality Check berdasarkan spesifikasi yang telah
ditentukan.
d. Mengembalikan barang yang tidak masuk spesifikasi.
e. Men-transfer barang ke warehouse department, CKD Part/RM
Section.

50

f. Vendor evaluation report : by quantity, by delivery, by model.

g. Customer claim evaluation report : by customer, by model.
h. Document control administration untuk mengetahui dokumendokumen yang valid yang beredar di pabrik.
i. Customer claim control.
-

Menerima data claim barang diganti atau ditolak.

Mengelompokkan claim tersebut per customer dan per model

j. Defect and reject control.

-

Menerima data defect & reject dan mengelompokkannya per

line.

Membandingkan data tersebut dengan data bulan-bulan

sebelumnya.

2. Spesific Requirement
a. Control of Quality Record.
-

Menerima data tentang dokumen yang masuk ke document

room.

Mengontrol dokumen yang harus masuk ataupun keluar.

b. Monthly report.
-

Summary tentang Customer Claim by product.

Defect and Reject by Line.

Claim part to vendor.

Vendor performance report.

c. Laboratorium activity administration.

51

d. Calibration activity administration.

e. Measurement System Analysis (MSA) program.
f. Statistical Process Control Program.
F. Warehouse Requirement
KD Part / RM Section
1. General Requirement
a. Menerima barang dari QA yang telah di cek.
b. Meretur barang yang NG dari gudang ke QA/supplier.
c. Schedule pengiriman KD Part ke Produksi.
d. Mengeluarkan barang ke Produksi
e. Memonitor stock barang secara up-to-date.
2. Spesific Requirement
a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi.
b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO.
c. Memakai dimensi/ukuran yang berbeda antara penerimaan barang
dan pengeluaran barang (missal : terima dalam satuan Kg, keluar
dalam satuan Batang)
d. Satu jenis barang bisa disimpan di lebih dari satu lokasi.
e. Kegiatan Stock Taking dapat dilaksanakan tanpa mengganggu
aktifitas transaksi harian.
F/G Section
a. General Requirement
a. Menerima F/G Delivery Schedule (dalam bentuk file dan kertas)

52

b. Memonitor schedule delivery harian.

c. Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke customer
(schedule & kanban).
d. Menerima barang retur dari customer.
e. Menerima barang F/G dari bagian Produksi sesuai dengan WO
(bisa menggunakan Barcode).
f. Mengeluarkan barang reject dari gudang.
g. Mengeluarkan barang untuk keperluan sample, claim, dll.
h. Mengontrol dan monitor back order.
i. Control stock yang terintegrasi antara Marketing, PPC, Produksi
dan Warehouse.
b. Spesific Requirement
a. Mengatur penempatan barang digudang berdasarkan lokasi.
b. Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan FIFO.
c. Merencanakan dan mengontrol pemakaian palet.
d. Reporting.
-

Actual delivery (harian, mingguan, bulanan)

Late delivery (harian, mingguan, bulanan)

G. Production Department Requirement

1. General Requirement
a. Menerima Work Order (WO) dalam bentuk file dan kertas.
b. Melakukan entry data transfer barang F/G ke warehouse
berdasarkan WO yang ada.

53

c. Laporan Hasil Produksi : (bisa per Line)

-

Harian

Bulanan

d. Laporan Outstanding WO harian.

e. Laporan Late Production harian.
f. Laporan reject, defect per mesin, per line.
g. Laporan Loss Time.
2. Spesific Requirement
a. Laporan efisiensi : MSPU
H. Process Engineering & Maintenance Requirement
Process Engineering Section :
1. General Requirement
a. Machinery administration.
b. Jig and Tool administration : inventory and ordering system.
c. Jig administration : identification, checking schedule and
reporting.
2. Spesific Requirement
a. Link proces cost ke accounting.
Maintenance Section :
1. General Requirement
a. Preventive Maintenance administration : Scheduling, inputting
and report.
b. Breakdown Maintenance.

54

c. Spare Part administration : inventory and ordering system.

2. Spesific Requirement
a. Database mesin.
b. Link permintaan dan pembelian part / tool ke Warehouse dan
Procurement (kontrol pembelian dan kedatangan).
I. Product Engineering Department Requirement
1. General Requirement
a. Engineering Data Management
-

Data part yang perlu / mandatory harus diinput PDE adalah

sebagai berikut :

Part number

Description

Class Code : perlu diperjelas lagi karena yang menentukan

part tersebut import atau lokal adalah Procurement
department.

Marking number (hanya untuk F/G).

Customer number.

Consumption UOM Purchase UOM dan Conversion

factor-nya sebaiknya diisi oleh Procurement department.

Weight

Source Code (Buy or Make) dihubungkan dengan Part

Location

55

Consumption UOM (untuk produksi) conversion factor

diisi oleh PDE

Yield factor.

Data-data wajib isi tersebut harus diisi dulu baru bisa

lakukan save record.

Setiap part number mempunyai field sendiri untuk berbagai

informasi.

Setiap PDE menginput New Part No., maka departemen lain

dapat dengan segera mengetahui dan diminta untuk segera
meng-input data-data / field lain yang diperlukan dan PDE
dapat memonitor apakah data part tersebut sudah lengkap atau
belum.

Setiap part number yang tidak aktif lagi dalam kurun waktu
tertentu (yang akan ditentukan bersama kemudian), secara
otomatis diinformasikan ke PDE dept.

Substitute

part

part

yang

dapat

menggantikan suatu part lain).

b. Bill Of Material (BOM )
-

Format BOM dapat dicetak dengan :

Dengan format Part List

Mencetak data yang aktif saja.

Setiap BOM mempunyai Control No.

digunakan

untuk

56

Untuk setiap BOM yang menggunakan part tertentu (misalnya)

Part A dapat diganti dengan part lain (Part B) dengan hanya
satu langkah saja (tidak perlu merevisi BOM satu per satu).

Pilihan a) Change all BOM

b) Except BOM ( manual pick-up no. )

Apabila ada 2 part atau lebih yang direvisi, revision level

tidak akan berubah sebelum di execute.

Perubahan dilakukan hanya pada BOM yang aktif.

BOM yang aktif saja yang bisa dibuat WO nya.

Part A akan diganti part B, efektif saat part A sudah habis.

Kapan effective date ditentukan oleh komputer dengan

mempertimbangkan stock dengan forecast.

Order langsung menggunakan Part B.

Grouping BOM
Beberapa BOM dapat dikelompokkan sesuai dengan project
untuk model tersebut, karena dalam satu project dapat terjadi
beberapa kali perubahan Kayaba number.

J. Treasury & Control Department Requirement

1. General Requirement
a. General Ledger
b. Account Receivable :
-

Invoicing : Specific due date per customer

Credit Note and Debit Note processing

57

Customer Performance Evaluation

A/R Schedule

c. Account Payable
-

Specific due date per supplier

Credit Note and Debit Note processing

A/P Schedule

d. Product Costing : Standard Cost

e. Activity-Based Costing (ABC) for quotation
f. Budget System : Preparation and Control, variance analysis
g. Fixed Asset Management: depreciation.
h. Cash Management.
2. Spesific Requirement
a. Receiving Voucher for non-sales transaction.
b. Payment Voucher for non-purchase transaction.
c. Outlook system : compose outlook report, comparing to budget
and data could transferred to MS-Excel.

4.11 Analisis Efektifitas Implementasi Software BaaN ERP 5.0

di PT Kayaba Indonesia
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di PT Kayaba Indonesia
berkaitan dengan pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 dapat
dilakukan dilakukan analisis sebagai berikut :
a. Interaksi user dengan penggunaan software BaaN ERP 5.0

58

Di PT Kayaba Indonesia dalam pengimplementasian software BaaN ERP

5.0 ini, dibentuk sebuah commitee yang didalamnya terdapat key user
yang bertangung jawab terhadap pengimplementasian software BaaN ERP
5.0 di departemennya masing-masing dan bertugas memberikan trainning
kepada user dilapangan. Selain itu, PT Kayaba Indonesia bekerja sama
dengan perusahaan di Astra Group yang menggunakan software BaaN
ERP dengan membentuk sebuah forum yang didalamnya melakukan
sharing atau bertukar pengalaman dalam melakukan implementasi
software BaaN ERP ini.
b. Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0
Isi (content) dari software BaaN ERP 5.0 ini, sesuai dengan bidang
perusahaan yaitu manufacturing, feature-feature yang ada didalamnya
dapat memberikan integritas data yang baik, sehingga dapat menghasilkan
akurasi stock inventory yang baik.
c. IT support
IT support, disini memberikan support berkaitan dengan hardware &
infrastrukur yang mendukung implementasian software BaaN ERP di PT
Kayaba Indonesia. IT support ini lebih berperan pada awal-awal
pengimplementasian software BaaN ERP ini, setelah itu lebih banyak
melakukan maintenance sistem yang ada.
d. Dukungan manajemen terhadap pengimlementasian software BaaN
5.0

ERP

59

Dukungan manajemen perusahaan ini sangatlah penting, karena segala

keputusan dalam pengimplementasi softaware ERP 5.0 diputuskan oleh
pihak manajemen perusahaan. Jadi dukungan manajemen perusahaan
sangat

berpengaruh

terhadap

hasil

yang

akan

dicapai

dalam

pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia.

e. Feature dari software BaaN ERP 5.0
Ketersediaan feature-feature yang ada pada software BaaN ERP 5.0,
sangatlah mempengaruhi dalam mendukung proses transaksi yang ada di
lapangan. Karena semakin banyak feature-feature yang diberikan gunakan
mendukung proses transaksi, maka hasil yang akan dicapai juga akan
semakin baik sehingga dapat memberikan kegunaan yang maksimal bagi
perusahaan.
f. Latar belakang user selaku pengguna software BaaN ERP 5.0
Latar belakang user penggunaan ini dapat dipengaruhi dari usia pengguna,
background pendidikan, pengalaman kerja, level jabatan dan trainning
yang diberikan perusahaan. Dalam pengimplementasian software BaaN
ERP 5.0 di PT Kayaba Indonesia ruang lingkup kerja dalam menggunakan
software ini dibagi berdasarkan level jabatan & departemen yang terkait
dengan sistem. Disini latar belakang user tidak terlalu berpengaruh
terhadap pengimplementasian software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba
Indonesia, karena selama user memperhatikan terhadap trainning yang
diberikan maka user dapat menggunakan software tersebut dengan baik.
Justru yang sangat berpengaruh adalah interaksi user yang menjalankan

60

implementasi software BaaN ERP 5.0, karena dengan adanya interaksi

user yang baik maka implementasi software BaaN ERP 5.0 di PT Kayaba
Indonesia dapat berjalan dengan baik.