Manual SIAK Mahasiswa v5.0 PDF
Manual SIAK Mahasiswa v5.0 PDF
Nama perusahaan dan produk lain yang disebutkan disini ada kemungkinan merupakan merek dagang dari
pemilik perusahaan dan produk tersebut.
ABSTRAK
Dokumen ini menjelaskan tentang petunjuk penggunaan Aplikasi Sistem Informasi
Akademik Next Generation (SIAK-NG) yang berbasis Web untuk pengguna
Mahasiswa. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan
fitur-fitur yang terdapat pada Aplikasi SIAK NG beserta contoh-contoh penerapannya
sesuai dengan regulasi yang berlaku di Universitas Indonesia.
DAFTAR ISI
Abstrak ................................................................................................................................................ 2
Daftar Isi ............................................................................................................................................. 3
Daftar Gambar .................................................................................................................................... 5
1
Menu Kalender............................................................................................................................ 18
Kalender Akademik............................................................................................................................... 18
Menu Perkuliahan....................................................................................................................... 40
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Gambar 2.
Gambar 3.
Gambar 4.
Gambar 5.
Gambar 6.
Gambar 7.
Gambar 8.
Gambar 9.
Gambar 10.
Gambar 11.
Gambar 12.
Gambar 13.
Gambar 14.
Gambar 15.
Gambar 16.
Gambar 17.
Gambar 18.
Gambar 19.
Gambar 20.
Gambar 21.
Gambar 22.
Gambar 23.
Gambar 24.
Gambar 25.
Gambar 26.
Gambar 27.
Gambar 28.
Gambar 29.
Gambar 30.
Gambar 31.
Gambar 32.
Gambar 33.
Gambar 34.
Gambar 35.
Gambar 36.
Gambar 37.
Gambar 38.
Gambar 39.
Gambar 40.
Gambar 41.
Gambar 42.
Gambar 43.
Gambar 44.
Gambar 45.
Gambar 46.
1
SEKILAS PANDANG
Aplikasi Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang
digunakan untuk membantu menunjang kegiatan akademik di Universitas Indonesia. Aplikasi ini bersifat
online dan dapat diakses oleh pengguna Mahasiswa yang terhubung ke jaringan Internet sehingga pengguna
Mahasiswa dapat menggunakan aplikasi ini dari mana saja dan kapan saja. SIAK-NG juga mengintegrasikan
proses bisnis dari semua fakultas di Universitas Indonesia sehingga memudahkan proses pemantauan.
SIAK-NG memiliki 4 kategori pengguna, yaitu :
Mahasiswa
Dosen
Direktorat Pendidikan
Dimana setiap pengguna dapat saja memiliki lebih dari 1 peran pada lebih dari satu program studi yang
berbeda dengan hanya menggunakan 1 account untuk mengakses.
Pemantauan yang tepat dan terpadu mengenai kegiatan akademis di Universitas Indonesia melalui
kalender akademis.
Menambah atau membatalkan mata kuliah pada semester yang sedang berjalan.
2
PROSES LOGIN
Untuk menggunakan aplikasi SIAK-NG, setiap mahasiswa harus melakukan proses login yang bertujuan untuk
melakukan otentikasi sah atau tidaknya account anda mengakses SIAK-NG. Proses login juga mengidentifikasi
tipe dan hak akses anda sehingga menu yang ditampilkan khusus untuk keperluan anda sebagai mahasiswa.
Halaman untuk login dapat diakses di URL http://academic.ui.edu seperti pada Gambar 1.
Gambar 1.
Mahasiswa memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua dan kemudian klik
tombol
3
MENU UTAMA
Setelah proses login sukses akan muncul halaman Isian Data Mahasiswa (IDM), halaman ini harus diisi
lengkap untuk kedua form dan kemudian di submit. Pastikan semua tanda * terisi, dan submit untuk setiap
halaman form, kemudian akan muncul halaman IDM yang telah terisi. Apabila mahasiswa telah sukses
melakukan pengisian IDM, baru dapat menggunakan SIAK NG.
Halaman awal yang ditampilkan khusus untuk pengguna Mahasiswa seperti pada Gambar 2. Halaman awal ini
menampilkan kegiatan yang akan dilakukan pada program studi dalam organisasi mahasiswa yang
bersangkutan. Dari halaman awal ini dapat diakses menu-menu yang terdapat pada menu bar berwarna
hitam di bagian atas. Pada bagian kiri dibawah menu bar terdapat Hari, Tanggal, dan Jam pada saat itu.
Kemudian juga terdapat Nama Pengguna dan Role yang dimilikinya. Pada halaman ini juga menampilkan
pengumuman dan info penting yang terkait dengan perkuliahan mahasiswa.
Gambar 2.
Menu-menu yang terdapat pada menu bar hitam di bagian atas antara lain:
Menu Kalender
Menampilkan daftar kegiatan dalam 1 periode tahun ajaran mencakup event UI dan event program studi.
Menu IRS
Menampilkan form pengajuan IRS untuk di-submit ke pembimbing akademis mahasiswa.
Menu Mahasiswa
Menampilkan Isian Data Mahasiswa secara terperinci.
Menu Perkuliahan
Dapat menampilkan rencana perkuliahan pada tahun dan term tertentu.
Menu Jadwal
Menampilkan jadwal kuliah dan jadwal ujian secara terperinci.
Menu Support
Menampilkan dokumen manual SIAK NG, FAQ, PDF Reader untuk membuka dokumentasi, dan Browser.
10
4
MENU DATA AKADEMIK
Data Ringkasan
Data Ringkasan berisi rangkuman prestasi akademis mahasiswa yang ditampilkan menurut status mahasiswa
yang terakhir, antara lain Data Mahasiswa dan Statistik Nilai. Lalu ada pula Grafik IP/IPK untuk melihat
perubahan prestasi dari semester lalu ke semester sekarang. Untuk mengakses, pilih menu Akademis
Ringkasan seperti Gambar 3.
Sesuai SK Rektor, untuk angkatan 2006 dan setelahnya:
SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya C
Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya C.
SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP.
Untuk angkatan sebelum 2006:
SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya C. Jika terdapat pengulangan, maka nilai
yang dihitung adalah nilai terakhir.
Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya C . jika terdapat pengulangan, maka
nilai yang dihitung adalah nilai terakhir.
SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP
Nilai I
: Incomplete
melengkapi tugas atau tidak mengikuti ujian kelas mata kuliah (tidak melengkapi salah
satu penilaian dari dosen kelas mata kuliah).
Nilai BS
Nilai TK
: yaitu nilai mahasiswa yang mengambil mata kuliah spesial dan tidak menyelesaikan
pada semestertersebut dan dilanjutkan pada semester berikutnya.
: Transfer Kredit yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada
program studi sebelumnya.
Nilai DB
: Dibebaskan yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada
jenjang sebelumnya.
11
Gambar 3.
Data Riwayat
Untuk melihat Riwayat Akademik, klik tab Riwayat pada halaman Data Akademis yang berada di bagian
atas Data Riwayat. Riwayat Akademik dibagi menjadi 3 bagian yaitu Laporan per Term seperti Gambar 4,
Laporan per Mata Kuliah seperti Gambar 5 dan Laporan Transfer SKS seperti Gambar 6 berikut ini. Laporan ini
disertai oleh nilai angka dan nilai huruf yang diberikan oleh masing-masing dosen pengajar Pada kolom Nilai
belum terisi nilai (Isi EDoM), mahasiswa harus mengisi EDoM terlebih dahulu supaya nilai dapat ditampilkan.
Nilai hanya dapat dilihat apabila mahasiswa telah melakukan pengisian EDoM atau masa pengisian EDoM
telah berakhir. Klik link Isi EDoM untuk melakukan pengisian EDoM, dan akan terhubung ke
http://edom.ui.edu. Link Detail pada kolom Detail berfungsi untuk melihat Detail Nilai dan Range Nilai. Link
pada kolom Detail dapat dilihat jika dosen melakukan publish terhadap komponen nilai tersebut.
12
Gambar 4.
Laporan berdasarkan Term disusun berdasarkan Kode Mata Kuliah dan Nama Mata Kuliah yang lebih dahulu
diambil. Nilai yang ditampilkan akan diurutkan berdasarkan term yang diikuti. Jika terjadi pengulangan atau
perbaikan mata kuliah oleh mahasiswa, maka semua nilai akan ditampilkan pada laporan tanpa terkecuali.
13
Nilai
sebelum
perbaikan
Laporan berdasarkan Mata Kuliah, disusun berdasarkan Nama Mata Kuliah. Apabila terjadi pengulangan atau
perbaikan Mata Kuliah oleh mahasiswa, maka nilai lama maupun nilai yang baru akan ditampilkan dalam baris
yang sama.
14
Gambar 6.
Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK, Periode, Kode Mata Kuliah, apabila tidak ada
pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong).
Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK dan Periode. Transfer SKS dapat berupa:
Blok
Transfer dalam bentuk blok akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya
adalah jumlah tertentu tanpa menyebutkan mata kuliah-mata kuliahnya. Khususnya jika mata kuliahmata kuliah tersebut tidak terdapat di kurikulum program studi mahasiswa saat ini.
Kelas
Transfer dalam bentuk kelas akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya
dirincikan per mata kuliah. Khususnya jika mata kuliah-mata kuliah tersebut adalah mata kuliah
prasyarat di program studi mahasiswa saat ini.
Apabila tidak ada pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong).
15
Gambar 7.
Data Pembayaran
Data Pembayaran berisi rincian pembayaran yang sudah atau yang belum dibayarkan oleh mahasiswa untuk
semester yang akan berjalan dan semester sebelumnya, seperti Gambar 8. Rincian data ini diperoleh dari
sistem informasi lain yaitu Sistem Biaya Pendidikan yang juga dikembangkan oleh PPSI UI. Rincian akan
berbentuk detail mencakup tagihan, keringanan, cicilan, beasiswa, dan lain-lain. Untuk mengakses, pilih menu
Akademis Pembayaran.
Gambar 8.
16
1.
BOP
2.
DKFM
3.
DP
4.
DPP
Status Akademis
Data Status Akademis berisi rincian status akademis mahasiswa berdasarkan tahun dan term yang telah dan
yang sedang berjalan seperti Gambar 9 berikut.
Gambar 9.
17
5
MENU KALENDER
Kalender Akademik
SIAK-NG dapat menampilkan menu Kalender Akademik yang berisi kegiatan-kegiatan akademis
berdasarkan kalender akademik UI maupun kalender akademik masing-masing program studi tempat
bernaung mahasiswa tersebut.
Kalender Akademik ditampilkan menurut Tahun Ajaran dan Term yang sedang berjalan. Untuk mengakses,
pilih menu Kalender Kalender Akademis seperti Gambar 10. Tampilan default kalender yang muncul
adalah kegiatan event yang sedang dan yang akan berjalan. Kalender Akademik terdiri dari event yang
ditetapkan oleh UI dan event yang ditetapkan Program Studi masing-masing.
Gambar 10.
Untuk melihat event pada Tahun dan Term Sebelumnya, klik tab Sebelumnya pada halaman Kalender
Akademik, seperti Gambar 11. Untuk melihat event berdasarkan tahun dan term tertentu, pilih Tahun Dan
Term di combo box Periode kemudian
Yang perlu diperhatikan mahasiswa adalah event Registrasi Akademik, Masa Add/Drop IRS, Registrasi
Administrasi, Registrasi Administrasi SP (pada Term SP). Pada masa Registrasi Akademik, mahasiswa
hanya dapat melakukan pengisian IRS. Dan pada masa Add/Drop IRS, mahasiswa hanya dapat
menambah/membatalkan mata kuliah yang diambilnya.
18
Gambar 11.
19
6
MENU MATA KULIAH
Pengajuan MK Spesial
Mahasiswa
yang mengambil mata kuliah yang bersifat khusus seperti Kerja Praktek, Kuliah Kerja Nyata,
Student Project, Skripsi, Thesis, Disertasi, Klinik, Tugas Akhir, dan lain-lain harus mengajukan Topiknya
melalui SIAK NG. Untuk mengajukan Topik Mata Kuliah Spesial tersebut, klik menu Mata Kuliah
Pengajuan MK Spesial seperti Gambar 12 berikut.
Untuk mengajukan mata kuliah spesial, terlebih dahulu harus menambahkan di menu IRS. Berdasarkan
gambar berikut, untuk mengajukan mata kuliah spesial dapat dilakukan beberapa langkah berikut:
1.
Ketika masuk di halaman Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial, lengkapi keterangan Mata Kuliah,
Jenis Bimbingan, Topik, dan Durasi dengan memilih data yang sesuai dari combo box.
2.
3.
Apabila telah yakin untuk menyimpan data yang baru maka tekan tombol
tabel seperti pada Gambar 12. Setelah disimpan maka akan tampil seperti halaman Gambar 14.
4.
Gambar 12.
20
Gambar 13.
Gambar 14.
Apabila telah diverifikasi oleh SBA (Sub Bagian Akademik), maka status verifikasi Pengajuan Topik Mata Kuliah
Spesial adalah Ya.
21
7
MENU IRS
Isi/Ubah IRS
Mahasiswa dapat mengisi IRS pada masa Registrasi Akademik dan dapat dilakukan setelah
melakukan Registrasi Administrasi (pembayaran uang kuliah). Untuk semester pendek mahasiswa
melakukan pengisian IRS (Registrasi Akademik) terlebih dahulu, kemudian baru ada tagihan yang akan
dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil untuk semester pendek tersebut. Daftar mata kuliah
tersebut hanya bisa tampil jika SBA telah membuka kelas mata kuliah dan telah membuat paket mata kuliah
untuk angkatan mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses di menu IRS
Isi/Ubah IRS seperti Gambar 15. Untuk mengisi atau mengubah IRS dapat dilakukan beberapa langkah
berikut:
1.
Ketika masuk di halaman Isi/Ubah IRS, untuk mengisi IRS klik checkbox pada mata kuliah yang ingin
diambil, kemudian tekan tombol
Mahasiswa juga dapat mengubah mata kuliah yang diambil sebelum disetujui PA, dengan cara check
atau uncheck checkbox pada nama mata kuliah di halaman IRS. Apabila ingin mengubah IRS yang telah
diambil setelah persetujuan PA, maka Ubah IRS dapat dilakukan pada masa Add/Drop IRS.
3.
Apabila telah yakin untuk menyimpan IRS yang baru maka tekan tombol
pada bagian
5.
Untuk melihat daftar mahasiswa yang memilih mata kuliah, klik tab Info Tambahan.
22
Gambar 15.
23
Gambar 16.
untuk
membatalkan. Mahasiswa dapat menuliskan pesan untuk PA pada kolom bagian bawah.
24
Gambar 17.
coret pada halaman Lihat IRS. Mata kuliah tersebut akan hilang dari IRS, setelah IRS mahasiswa disetujui
oleh PA. Untuk mengganti kelas mata kuliah dapat dilakukan dengan cara membatalkan kelas yang lama,
kemudian melakukan Add kelas yang baru.
25
Gambar 18.
Ringkasan
Keterangan yang ditampilkan pada tab Ringkasan antara lain Mata Kuliah Dipilih, Status IRS, SKS
Maksimum, IP Terakhir, IPK, Pengecekan IRS. Cetak IRS dapat dilakukan apabila IRS telah disetujui
oleh PA mahasiswa yang bersangkutan. Untuk mencetak IRS, klik tombol
halaman Daftar IRS yang diambil pada Tahun/Term saat ini dalam adobe PDF. Tekan tombol
untuk print
IRS.
Setelah mengisi/mengubah IRS, menambah/membatalkan mata kuliah, status IRS akan berubah menjadi
Menunggu Persetujuan PA. Status IRS dapat berupa:
26
Menunggu persetujuan PA
mengubah
Wakil Dekan.
Disetujui PA
Menunggu konfirmasi pembayaran
melakukan
pembayaran,
status
akan
berubah
menjadi Disetujui.
Ada 3 cara persetujuan IRS (lihat tabel sebelah kiri pada halaman Lihat IRS):
1.
Dengan persetujuan PA
Jika IRS mahasiswa tidak bermasalah, PA dapat menyetujui IRS mahasiswa. Namun jika IRS mahasiswa
bermasalah, maka persetujuan hanya dapat diberikam oleh Wakil Dekan.
2.
3.
Sistem Otomatis
IRS mahasiswa akan otomatis disetujui oleh sistem, jika IRS tidak bermasalah. Jika IRS bermasalah,
maka IRS tidak akan disimpan.
27
Gambar 19.
28
Gambar 20.
29
Gambar 21.
Mahasiswa juga dapat melihat informasi kelas dan informasi mata kuliah, dengan meng-klik link pada nama
Mata Kuliah pada kolom Kelas, halaman yang ditampilkan adalah seperti Gambar 22 berikut. Hyperlink
Kode Mata Kuliah menampilkan Detail Mata Kuliah seperti Gambar 16 di atas.
Gambar 22.
Jadwal Kuliah
Untuk melihat jadwal kuliah yang diambil, klik tab Jadwal, halaman yang ditampilkan seperti Gambar 23
berikut. Pada halaman Jadwal Kuliah, mahasiswa dapat melihat detail jadwal kuliah yang diambil pada
Tahun/Term saat ini, meliputi Waktu Perkuliahan (Hari, Jam), Nama Mata Kuliah, Ruangan Kuliah.
30
Gambar 23.
Jadwal Mingguan
Pada halaman ini mahasiswa dapat melihat jadwal perkuliahan dalam satu minggu. Untuk mengaksesnya klik
menu IRS Jadwal Mingguan , akan tampil halaman seperti Gambar 24 di bawah ini.
Gambar 24.
31
Pembimbing
Pada halaman ini terdapat Nama Pembimbing dan NIP Dosen Pembimbing mahasiswa yang
bersangkutan, seperti pada Gambar 25.
Gambar 25.
Kirim Pesan Ke PA
Mahasiswa dapat mengirim pesan ke Pembimbing Akademik mahasiswa bersangkutan untuk konsultasi
pengisian IRS dan perkuliahan. Untuk mengakses halaman Kirim Pesan Ke PA, klik menu IRS Kirim
Pesan Ke PA. Kemudian klik tombol
untuk membatalkan
Gambar 26.
32
8
MENU MAHASISWA
Menu Mahasiswa memiliki fungsi untuk menampilkan dan menyimpan data Isian Data Mahasiswa. Dalam
menu tersebut, mahasiswa dapat mengisi ataupun mengubah IDM masing-masing.
menu bar maka tampilan akan tampak seperti pada Gambar 27. Default tampilan Isian Data Mahasiswa
adalah pada Form A. Jika ingin melihat Form B, klik pada tab Form B seperti pada Gambar 28. Jika ingin
melihat Form C, klik tab Form C.
Form A & B untuk mahasiswa jenjang D3, Sarjana, sedangkan Form B & C untuk mahasiswa jenjang
Profesi, S2, S3, dan lain-lain.
Form A terdiri dari data Identitas Diri, Kurikulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, Data Orangtua,
Data Penanggung Biaya, Asal, STTB/EBTA, dan EBTANAS. Sedangkan Form B terdiri dari Identitas
Diri, Kurikulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, serta peminatan seperti Olahraga, Seni/Minat Lain,
Bahasa Asing, Alat Musik, Kegiatan Ilmiah, dan Data Orang Tua. Form C terdiri dari data Identitas
Diri, Kurukulum & Konsentrasi, Data Mahasiswa, Data Penanggung Biaya, Asal, Prestasi
Akademik, dan Kantor
33
Gambar 27.
34
Gambar 28.
35
Gambar 29.
Lengkapi keterangan yang harus diisi pada isi data yang benar pada editable field ataupun dengan
2.
Apabila telah yakin dengan perubahan yang baru maka tekan tombol
36
Gambar 30.
37
Gambar 31.
38
Gambar 32.
39
9
MENU PERKULIAHAN
SIAK-NG dapat menampilkan menu Rancana Perkuliahan yang berisi Mata Kuliah dan Jumlah SKS yang
diambil. Halaman tampilannya seperti Gambar 33 berikut. Daftar Rencana Perkuliahan yang ditampilkan
adalah daftar rencana perkuliahan pada Tahun dan Term yang sedang berjalan.
Jika meng klik link Nama Mata Kuliah pada Gambar 33 akan muncul SAP dari Mata Kuliah yang dipilih seperti
Gambar 34.
Gambar 33.
40
Gambar 34.
41
10
MENU JADWAL
SIAK-NG dapat menampilkan menu Jadwal yang berisi Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, dan Jadwal Ujian
MK Spesial bagi mahasiswa program studi yang bersangkutan. Jadwal ini diorganisir oleh SBA sebagai pihak
yang bertugas menambah, mengubah, ataupun menghapus jadwal.
Kelas Internal yaitu jadwal mata kuliah yang ditawarkan oleh program studi tersebut.
Kelas Eksternal yaitu jadwal mata kuliah yang ditawarkan oleh program studi lain.
Kelas Bersama yaitu jadwal jadwal mata kuliah yang pesertanya merupakan gabungan beberapa
program studi.
42
Gambar 35.
43
44
Gambar 36.
Gambar 37.
Gambar 38.
Ujian MK Spesial
Berikut ini adalah halaman yang menampilkan Jadwal Ujian Mata Kuliah Spesial pada pengguna
mahasiswa yaitu halaman yang menampilkan daftar ujian mata kuliah spesial yang diikuti oleh pengguna
mahasiswa di program studi tempat dia bernaung. Untuk menampilkannya, pilih menu Jadwal Ujian MK
Spesial seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 39. Keterangan yang ditampilkan antara lain adalah Mata
Kuliah Spesial, Topik, dan Jadwal Ujian. Untuk melihat detail jadwal ujian, klik link pada kolom Jadwal
Ujian dan tampilannya akan seperti Gambar 40.
Gambar 39.
: sidang secara keseluruhan dari hasil Mata Kuliah Spesial mahasiswa yang bersangkutan.
45
Gambar 40.
46
10
MENU SUPPORT
Manual SIAK NG
Pada menu Manual SIAK NG, terdapat Daftar Manual SIAK NG yang dapat di-download , PDF Reader (untuk
membuka
manual
tersebut),
Browser
(aplikasi
yang
akan
digunakan
untuk
membuka
Gambar 41.
Gambar 42.
47
Issue Tracking
Halaman Issue Tracking berfungsi untuk menuliskan masalah yang dihadapi oleh Mahasiswa yang
berhubungan dengan system SIAK NG, langkah pertama yang dilakukan adalah memilih menu Support
Issue Tracking, kemudian tuliskan masalah yang dihadapi mengenai system SIAK NG, pilih tingkat
kepentingan masalah tersebut pada combo box Importance, kemudian tekan tombol
. Halaman
Gambar 43.
Credits
Pada halaman terdapat link http://www.phac-aspc.gc.ca/pau-uap/paguide/child_youth/media/clipart.html.
Gambar 44.
52
Halaman Credits