Sistem Terpadu
Pengelolaan
Aset yang
Strategis
AAMCOG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Pendahuluan
Pedoman ini berdasarkan pada publikasi oleh Lembaga Pengadaan dan Konstruksi
Australasia (the Australasian Procurement and Construction Council APCC) yang
bejudul Aset Management 2001 (Pengelolaan Aset 2001). Pedoman ini mencerminkan
kemajuan dalam pengelolaan aset sejak penulisan pedoman sebelumnya, yang mana
pedoman ini bertujuan untuk menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan aset yang
serirama dengan pendekatan kontemporer. Peran APCC dalam mencetuskan pedoman
sebelumnya dan pengembangan pedoman terbaru ini sangan berharga.
Kontribusi Lembaga Kolaboratif Pengelolaan Aset Terpadu (The Australian Aset
Management Collaborative Groups AAMCoG) terhadap perbaruan pedoman
ini adalah kunci dari kualitas kerangka dan kinerja kerja yang disuguhkan. Harapan
utama AAMCoG adalah untuk berkolaborasi dengan berbagai rupa organisasi baik
publik maupun swasta, dalam lingkup nasional dan internasional; dengan tujuan
menghasilkan sistim pengelolaan aset yang strategis, sesuai dengan kebutuhan
organisasi dan masyarakat yang dilayani oleh organisasi tersebut.
Pedoman ini dicetuskan sebagai hasil dari kebutuhan-kebutuhan nyata dalam
hal pengelolaan aset yang telah diidentifikasi oleh anggota Lembaga Riset untuk
Pengelolaan Infrastruktur dan Aset (Cooperative Research Centre for Infrastructure
and Engineering Aset Management CIEAM), yang mana pedoman ini telah
dikembangkan dengan dukungan dan saran lembaga tersebut. CIEAM adalah suatu
lembaga yang mempunyai dedikasi tinggi dalam hal meningkatkan efisiensi dan
keberlanjutan pengelolaan infrastruktur dan aset, dan tingkat profitabilitas para mitra
industri di Australia dan negara lain.
Project Team
Prof. Kerry Brown, Southern Cross University
Dr. Martin Laue, Southern Cross University
Prof. Robyn Keast, Southern Cross University
Dr Nateque Mahmood, Southern Cross University
Dr Anna Wiewiora, Southern Cross University
Ms Jane Montgomery-Hribar, APCC
AAMCoG acknowledges the support of Dr Diaswati Mardiasmo-Povis and the
Law and Justice Research Centre, Faculty of Law, Queensland University of
Technology (QUT) for assisting with the translation of this Guide.
AAMCoG Members
> APCC
> AAMCoG
> CIEAM
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Daftar Isi
Pembuka: Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan
Aset yang Strategis........................................................................................... 2
Apakah Pengelolaan Aset?............................................................................... 2
Tantangan......................................................................................................... 4
Pendekatan Terpadu terhadap Sistem Pengelolaan Aset yang Strategis
(Integrated Strategic Aset Management ISAM).......................................... 5
Prinsip-Prinsip.................................................................................................. 7
Kerangka Kerja Pengelolaan Aset yang Strategis.............................................. 8
Faktor-Faktor Lingkungan................................................................................. 9
Kebutuhan dan Harapan Masyarakat............................................................. 10
Kerangka Kerja Kebijakan Pemerintah Terpadu.............................................. 11
Pengelolaan Organisasi yang Strategis
Organisational Strategic Management........................................................ 12
Perencanaan pengadaan pelayanan yang strategis........................................ 13
Perencanaan Pengadaan Pelayanan secara Taktis dan Operasional............... 16
Pengadaan Pelayanan..................................................................................... 17
Evaluasi........................................................................................................... 18
Pengelolaan Pengetahuan dan Kapasitas....................................................... 19
Pengelolaan Organisasi.................................................................................. 20
Penutup.......................................................................................................... 21
AAMCoG 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Aset-aset tersebut mempunyai peran yang sangat berharga dan penting bagi
pemberlakuan fungsi Negara. Untuk mengganti Aset yang telah dibangun ini
adalah suatu usaha yang sangat mahal dan seringkali tidak dipertimbangkan,
direncanakan, atau dianggarkan; sehingga terciptanya suatu sistim
pengelolaan aset yang strategis adalah suatu hal yang kritis.
Pedoman sistem terpadu pengelolaan aset yang strategis ini memberikan
kerangka dan kinerja kerja contemporer kepada mereka-mereka yang
bertanggung-jawab atas pengadaan dan pengelolaan bangunan aset
tersebut untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pengadaan pelayanan
publik. Pedoman ini juga menekankan pentingnya meminimalkan risiko
yang terkait dengan aset tersebut, mencapai objektif value-for-money, dan
mempromosikan kelestarian alam. Pedoman ini mengartikulasikan strategistrategi kunci untul membantu dalam perwujudan pengelolaan aset yang best
practice.
> Pedoman
Pedoman ini berfokus pada pendekatan yang terpadu dalam hal mengelola
aset. Pedoman ini mempertimbangkan aset dalam bentuk utuh dan juga
unsur-unsur kemanusian (kapabilitas, kultur, dsb) dan unsur-unsur ekologis
(lingkungan alam). Pedoman ini juga menekankan bagaimana organisasi
pemerintah, swasta dan masyarakat dapat bekerja sama untuk menghasilkan
sistem pengelola aset yang maksimum dan best practice.
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Pengelolaan Aset
Pengelolaan Aset adalah cara-ciri dalam mengatur, merencanakan, mendesain,
dan memonitor dalam prosess mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan
pembuangan segala bentuk infrastruktur dan aset teknis; untuk mendukung
pengadaan servis public. Aset Pengelolaan adalah sesuatu yang sistematik,
suate prosess yang terstruktur, mencakupi seluruh umur hidup suatu Aset fisik
(e.g physical Asets).
> Definisi
> Objektif
AAMCoG 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Tantangan
Masyarakat terkini semakin sering menghadapi tantangan serius dalam hal
pengelolaan sumber daya alam yang semakin langka, kualitas lingkungan yang
semakin merendah, dan perubahan iklim. Jumlah populasi yang semakin tinggi
dengan tuntutan untuk energi dan kekayaan materi yang semakin meningkat
lebih menekankan tantangan-tantangan tersebut; yang mana fenomena
ini telah mendorong kemampuan lingkungan alami kita dalam mendukung
kegiatan ekonomi ke batas maksimal. Oleh karena itu potensi untuk litigasi
terhadap pengelola atau pemilik aset akan semakin meningkat.
Para pemilik, penyedia, atau operator aset dan infrastruktur harus lebih
sadar akan tantangan-tantangan dalam masyarakat zaman sekarang agar aset
yang mereka kelola tidak menambah kerugian ataupun dampak negatif lain
terhadap lingkungan dan masyarakat.
Aset yang telah dirancang/direncanakan, dipertahankan dan dipelihara,
dan dioperasikan secara benar akan bisa, dan harus, berkontribusi terhadap
perkembangan positif modal sosial dan alami kita; selain menghasilkan
manfaat ekonomi. Seorang pengelola aset (asset manajer) perlu memahami
pentingnya prinsip keberlanjutan (sustainability), terutama perwujudannya
dalam segala aspek dari kerangka kerja sistem pengelolaan aset yang strategis.
> Sustainability
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Lingkungan: Apresiasi yang lebih besar pada interaksi antara aset yang
diadakan dan lingkungan alam.
AAMCoG 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Prinsip-Prinsip
Prinsip-prinsip berikut memandu bagaimana pendekatan terpadu sistem
pengelolaan aset yang strategis (Integrated approach to Strategic Asset
Management) berkaitan secara keseluruhan dengan perencanaan pemerintah
dan organisasi swasta yang lebih luas.
AAMCoG 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Perencanaan Strategis
Kebijakan Pengelolaan Aset
Pengelolaan Organisasi
Rencana
Operasional
Rencana
Rencana
Pemeliharaan Pembuangan
Pengadaan Pelayanan
Evaluasi
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Faktor-Faktor Lingkungan
Sejak publikasi Pedoman APCC di tahun 2001, kekhawatiran untuk
lingkungan alam semakin besar. Sekarang ada kebutuhan yang lebih besar
untuk memperhitungkan dampak lingkungan dan urgensi lebih untuk
mempertimbangkan pengelolaan yang berkelanjutan. Pendekatan terpadu
terhadap sistem pengelolaan aset yang strategis (ISAM) memperhitungkan
factor-faktor lingkungan, isu-isu social dan ekonomi, dan juga tata cara
pemerintahan yang baik (good governance).
> Faktor-faktor
Lingkungan
> Pengelolaan
Lingkungan
AAMCoG 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
> Pengelolaan
Stakeholder
Masyarakat mengharapkan
organisasi-organisasi di sektor baik
swasta maupun publik, terutama
pemerintah, untuk mengadakan
dan memberikan pelayanan yang
cepat dan di tingkat lokal.
10
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Undang-undang.
Pendekatan pengadaan
pelayanan untuk masyarakat
seperti diatas dapat
diraih dengan model
pemerintahan secara
keseluruhan
(whole-of-government).
AAMCoG 2012
11
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
> Pengelolaan
Organisasi
yang Strategis
12
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Perencanaan pengadaan
pelayanan yang strategis
Pengadaan pelayanan diindikasikan oleh tingkat layanan atau Level of Service
(LOS) yang dihasilkan oleh sebuah aset. Sebuah strategi pengadaan pelayanan
menerjemahkan tujuan luas dari suatu organisasi menjadi sebuah hasil
layanan yang spesifik. Strategi tersebut secara jelas menggambarkan garis
besar rencana pengadaan pelayanan dan strategi keseluruhan yang akan
diadopsi, untuk memenuhi kebutuhan masyakarat dan mencapai objektif
ekonomi (value for money). Ada beberapa cara untuk mengadakan pelayanan;
mulai dari solusi yang tidak melibatkan aset (non-asset solution) yang mana
pelayanan diadakan oleh pihak eksternal, ke penggunaan ulang aset yang
sudah ada, sampai pengadaan atau pembelian aset baru.
> Perencanaan
Pengadaan
Pelayanan yang
Strategis
Strategi pengadaan pelayanan mengakui keterkaitan yang tinggi antara tahaptahap inti dari suatu pengadaan pelayanan dan berbagai macam komponen
lainnya.
> Pengadaan
Pelayanan yang
Strategis
> Perencanaan
Pengadaan
Pelayanan
Secara aktif menelusuri cara-cara baru dan kreatif dalam memberi solusi
kepada masyarakat, melalui kemajuan sistim teknologi terpadu.
AAMCoG 2012
13
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
> Mempertahankan
Kualitas Pengadaan
Pelayanan
> Kebijakan
Pengelolaan Aset
Jangka waktu tertentu untuk meraih tujuan atau tingkat kinerja tersebut.
1
Viljoen J, Dann S (2000): Strategic Management: planning and
implementing successful corporate strategies, 3. Edition, Pearson Education
Australia
14
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
AAMCoG 2012
15
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Rencana Akuisisi: keputusan untuk mengakuisisi atau membeli suatu > Perencanaan
aset berdasarkan beberapa unsur, seperti: alternatif lain yang tidak
Akuisisi
membutuhkan suatu aset spesifik (non-aset alternatives), resiko, dan
biaya selama jangka hidup aset; yang mana unsur-unsur tersebut
berkaitan dengan persyaratan pengadaan pelayanan yang memuaskan,
penyusunan anggaran, dan jadwal kerja dalam suatu organisasi.
Rencana Operasional: Kondisi dan kinerja aset dipantau dan dikelola > Perencanaan
secara aktif, yang mana biaya operasional tercantum dan terhitung
Operasional
sejalan dengan tanggung jawab dan standard yang jelas.
Rencana Pembuangan: Rencana pembuangan aset yang strategis perlu > Perencanaan
dikembangkan dan diimplementasikan untuk aset yang jumlahnya
Pembuangan
berlebihan, berdasarkan mempertimbangkan alternative lain seperti
pilihan yang tidak melibatkan pembuangan suatu aset (non-disposal
options). Aktifitas pembuangan suatu aset seharusnya berfokus pada
mengoptimalkan pengembalian modal untuk aset-aset yang tidak
berfungsi secara maksimal dan/atau aset-aset yang kurang dipergunakan;
termasuk menjamin modal untuk investasi berikutnya.
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Pengadaan Pelayanan
Pengadaan pelayan termasuk pemberian dan pemeliharaan pelayanan, sesuai
dengan pengelolaan operasional dan perencanaan taktikal dan strategis
dalam suatu organisasi.
> Pengadaan
Pelayanan
> Kegiatan
Pengadaan
Pelayanan
AAMCoG 2012
> Pengadaan
Pelayanan yang
Optimal
17
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Evaluasi
Evaluasi adalah suatu proses yang melingkupi pengukuran, pelaporan, dan
peninjauan kinerja aset; dibandingkan dengan objektif pengelolaan aset,
objektif organisasi, dan objektif pemerintah. Proses evaluasi kontemporer
sekarang tidak hanya mengevaluasi kinerja aset namun juga mengevaluasi
dampak aset tersebut pada lingkungan dan masyarakat.
> Evaluasi
> Pelaporan
Pengelolaan
> Audit
18
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
> Pengelolaan
Pengetahuan
dan Kapasitas
AAMCoG 2012
19
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Pengelolaan Organisasi
Manajer disetiap tingkat perlu proaktif dalam memberi dukungannya terhadap
> Pengelolaan
Implementasi pengelolaan aset secara strategis, untuk memastikan proses integrasi
Organisasi
yang effektif ke dalam kehidupan suatu struktur organisasi dan mengoptimalkan
tingkat pelayangan dan hasi pengelolaan aset.
Salah satu tantangan bagi pengelola aset adalah memotivasi karyawan atau > Kepemimpinan
pemakai aset lain untuk menyamakan keinginan individu dengan objektif organisasi
dan pengelolaan aset. Oleh sebab itu mereka perlu kompetensi individu dan sosial
untuk memimpin dengan baik, disamping mempunyai kapabilitas dan kapasitas
yang sesuai untuk menuntaskan kinerja masing-masing.
Kadangkala suatu organisasi perlu merubah kultur, aspek-aspek kinerja, atau perilaku > Pengelolaan
karyawan untuk mencapai objektif dan tujuan dari pengelolaan aset yang efisien
Perubahan dan
dan efektif. Transisi tersebut dikenal dengan sebutan pergantian penngelolaan ata
Pergantian
change management, dan perlu dipimpin dari bagian atas suatu organisasi.
Sistem yang terintegrasi ini memerlukan kemampuan khusus dari suatu organisasi,
dalam arti memadu cara-cara pengelolaan secara tradisional dan kemampuan > Kapasitas dalam
memimpin; dan mempunyai personel yang memiliki kapasitas dan kapabilitas yang
Organisasi
mencakupi beberapa unsur dari pengelolaan aset. Sebagai contoh, suatu organisasi
tidak hanya memiliki personel yang berkemampuan tinggi dalam hal teknis suatu
aset, namun juga dalam hal tata cara kepemerintahan (governance). Untuk
memastikan hal ini, organisasi-organisasi perlu meng-audit kapabilitas yang dimiliki
dan mengidentifikasi celah atau kemampuan personel yang diperlukan.
Ethos suatu organisasi yang mempromosikan optimalisasi hasil pengelolaan
aset memerlukan pergantian atau transisi kultur yang disengaja dan signifikan. > Budaya Aset
Mendorong batas-batas budaya dalam suatu organisasi sangat mungkin diperlukan
Pengelolaan
untuk menanamkan budaya pengelolaan aset yang berkelanjutan (sustainable asset
management culture).
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Penutup
Pendekatan terpadu terhadap pengelolaan aset yang strategis (Integrated
strategic asset management) adalah suatu konsep yang semakin nyata dan
penting dalam menjawab tantangan alam dan keperluan masyarakat dimasa
kini. Masyarakat yang semakin modern bergantung pada suatu sistem yang
saling terkait dan mempunya tujuan tertentu, yang mana aset yang berfungsi
secara maksimum sangat diperlukan untuk mengoptimalkan tingkat kehidupan
mereka. Secara ekonomi, membangun dan memperbarui aset yang sudah
batas umur pakai adalah suatu proses yang semakin mahal, dan harus dibiayai
oleh anggaran yang telah terbatas. Disamping itu, telah muncul apresiasi
yang lebih akan pentingnya mempertimbangkan aspek kelanjutan lingkungan
alam disekitar aset tersebut. Oleh karena itu tercetus pentingnya pendekatan
terhadap pengelolaan aset publik yang lebih terpadu dan strategis, dengan
tujuan membentuk suatu kerangka kerja yang dapat menghasilkan sistem
yang komprehensif dalam kinerja pengadaan pelayanan.
> Penutup
AAMCoG 2012
21
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Catatan
22
CIEAM 2012
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
AAMCoG 2012
23
AAMCoG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
Catatan
24
CIEAM 2012
AAMCOG Pedoman Sistem Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis | Version 1.0 | 7 December 2012
AAMCoG 2011