Cara Membuat Mail Merge Gambar di MS Word

Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu

ujian atau kartu anggota yang berisi foto, serta surat dengan gambar
tanda tangan, dan sebagainya.
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang
berisi gambar dengan sumber data dari Microsoft Excel.
Berikut cara membuatnya.

Tahap I: Membuat Data Source MS Excel dan Dokumen

Master di MS Word
Langkah-langkah:
1.
Siapkan terlebih dahulu file gambar untuk katalog dan
simpan dalam folder yang sama dengan dokumen mail merge.

2.
Buat data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010
seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format Excel 97 2003 (.xls)
dengan
nama menu.
Pastikan Nama
Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.

3.
Buka dokumen baru Word 2007 atau 2010. Buat dokumen
master berupa tabeldengan data berikut dan simpan dalam
format
Word
97

2003
(.doc).

Catatan: dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam

format 97 - 2003 karena fitur IncludePicture yang akan
digunakan pada mail merge gambar tidak bisa digunakan di
Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

Tahap II: Menggabungkan Data Source dengan Dokumen

Master
Langkah-langkah:
1.
Di dokumen master MS Word, Mailings tab, grup Start
Mail Merge, klik Start Mail Merge dan pilih Directory.
2.
Sekarang
kita
akan
menyisipkan
data
source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select
Recipients.
3.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen
(menu.xls) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian
klik Open.
4.
Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing
tempatnya.
Taruh
kursor
di
samping
tulisan Kode:.
Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields,
klik Insert Merge Field dan pilih Kode.
5.
Lakukan hal yang sama pada Snack: dan sekarang
tampilan
dokumen
akan
seperti
gambar
berikut.

6.
Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada
kolom kedua tabel.
7.
Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari
lokasi gambar.

8.
Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda
panah
pada
tombol Insertdan
pilih Link
to
File.

9.

Tampilannya

adalah

seperti

gambar

berikut

Perbesar
ukuran
gambar
dengan
pada Picture Tools, Format tab, Size grup,

ini.

cara:
perbesar

nilai Height atau Width.

10. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan

kode field.
11. Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file
adalah roti. Hasilnya adalah seperti gambar berikut.

12. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file

gambar (roti) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas).
Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields,
klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Gambar.
13. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya
kita perlu menambahkan satu kode lagi agar gambar sesuai
dengan
datanya
masing-masing.

14. Pilih teks {MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg seperti

contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk

membuat

kurung

kurawal.

15. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF

TRUE seperti
contoh
berikut.

16. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode

field.
Hasilnya
adalah
seperti
gambar
berikut.

17. Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik

tanda
panah
untuk
berpindah
antar
data/record.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview
Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
18. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish &
Merge, pilih Edit Individual Documents, klik All dan OK.

19. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru adalah

seperti
gambar
berikut.