Cara Membuat Mail Merge Gambar

Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian atau kartu anggota
yang berisi foto, serta surat dengan gambar tanda tangan, dan sebagainya.
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang berisi gambar dengan
sumber data dari Microsoft Excel.
Berikut cara membuatnya.

I: Membuat Data Source MS Excel dan Dokumen Master di MS Word

Langkah-langkah:
1. Siapkan terlebih dahulu file gambar untuk katalog dan simpan dalam folder yang
sama dengan dokumen mail merge.

2. Buat data source di Microsoft Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini dan
simpan dalam format Excel 97 2003 (.xls) dengan nama menu. Pastikan Nama
Gambar sesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.

3. Buka dokumen baru Word 2007 atau 2010. Buat dokumen master berupatabel dengan
data berikut dan simpan dalam format Word 97 2003 (.doc).

Catatan: dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 2003 karena
fitur IncludePicture yang akan digunakan pada mail merge gambar tidak bisa
digunakan di Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

Tahap II: Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Langkah-langkah:
1. Di dokumen master MS Word, Mailings tab, grup Start Mail Merge, klikStart Mail
Merge dan pilih Directory.
2. Sekarang kita akan menyisipkan data source. Pada Mailings tab, grupStart Mail
Merge, klik Select Recipients.
3. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (menu.xls) pada kotak dialog Select
Data Source. Kemudian klik Open.
4. Sekarang kita akan menaruh data pada masing-masing tempatnya. Taruh kursor di
samping tulisan Kode:.
Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field
dan pilih Kode.
5. Lakukan hal yang sama pada Snack: dan sekarang tampilan dokumen akan seperti

gambar berikut.
6. Selanjutnya kita akan menyisipkan gambar. Klik pada kolom kedua tabel.
7. Pada Insert tab, Illustrations grup, klik Picture dan cari lokasi gambar.
8. Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert

dan pilih Link to File.

9. Tampilannya adalah seperti gambar berikut ini.

Perbesar
ukuran gambar dengan cara: pada Picture Tools, Format tab,Size grup, perbesar nilai

Height atau Width.

10. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field.
11. Hapus nama file gambar. Pada tutorial ini, nama file adalah roti. Hasilnya adalah

seperti gambar berikut.

12. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (roti) yang sudah
dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert
Fields, klik Insert Merge Field dan pilihNama_Gambar.
13. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu
kode lagi agar gambar sesuai dengan datanya masing-masing.

14. Pilih teks {MERGE FIELD Nama_Gambar}.jpg seperti contoh gambar berikut
dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.

15. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.

16. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field. Hasilnya adalah seperti
gambar berikut.

17. Klik tombol Mailings tab, klik Preview Results. Klik tanda panah untuk berpindah
antar data/record.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan
perubahan yang diinginkan.
18. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge, pilihEdit
Individual Documents, klik All dan OK.

19. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru adalah seperti gambar berikut.