Rundown Donor

Rabu, 20 November

Waktu
06.00 08.00
08.00 12.00
12.00 12.15
12.15 12.25
12.25 13.00

Kegiatan

Darah BUT 2013

Persiapan panitia
Pelaksanaan acara donor darah
Istirahat
Penyerahan kenang-kenangan untuk PMI dan KSR UB
Pembersihan tempat acara

2013 di Gazebo UB

Kronologi Donor Darah BUT 2013

Waktu
06.00 06.15

06.15 08.00

Pelaksana
Deskripsi Kegiatan
Briefing Panitia
Acara
Penyamaan waktu, briefing panitia, menjelaskan kembali
rangakaian acara , Koordinasi dengan sie lain
Sekad
Menyiapkan absensi panitia & peserta donor darah, menyiapkan
rundown untuk dibagikan ke panitia

Tempat/PJ
Gazebo UB
Lina, Dana

BPI
Memberikan arahan
Persiapan Panitia
Sekad
- Melakukan absensi pada seluruh panitia
- Membagikan rundown ke seluruh panitia
Transperlak
- Menyiapkan tempat kegiatan dan kebutuhannya
- Menyiapkan kursi untuk undangan dan peserta donor darah
- Menyiapkan meja registrasi dan konsumsi
PDDM
- Menyiapkan backsound
- Menyiapkan layout tata ruangan
- Menyiapkan Vandel untuk PMI dan KSR
- Menyiapkan Identitas (penamaan) tata ruang
Humas
- Memastikan kehadiran undangan, PMI dan KSR
Konsumsi
- Menyiapkan konsumsi panitia, undangan, PMI dan KSR
- Menyiapkan air gula untuk peserta donor darah????

Bagus, Rida, Yanti

Gazebo UB
Wisnu, Arya

Rohani
Marketing

Sandra
Dina

Doorprize (5)

Lina, Dana

Jam, pamflet

Acara

Melakukan persembahyangan
Membantu menyiapkan doorprize untuk peserta donor darah
Menyiapkan kebutuhan untuk jualan
Memastikan seluruh sie. Melakukan persiapan masingmasing
Memastikan kesiapan Penyebaran pamflet
Time keeper
Memastikan kesiapan penyebaran Pamflet

Wisnu, Arya

Eli, Dedik
Deta, Iis, Deha

Rai, Tiwi
Binar

Kebutuhan
Jam
Absensi panitia,
copy-an rundown
acara
Rundown, absensi
Sound system, kursi
(35), banner, meja
(5)
Lagu, layout, vandel
(2)

Nasi kotak PMI (6)

dan KSR, nasi
panitia, air minum

08.00 12.00

Pelaksanaan Donor Darah

Sekad
- Bersiap di meja registrasi
- Melakukan registrasi peserta donor darah dan Undangan

Gazebo UB
Wisnu, Arya

PDDM

Deta, Iis

Lembar registrasi
peserta dan riwayat
kesehatan (PMI)
Lagu, speaker

Binar

Snack PMI (6), KSR

Konsumsi
Marketing
Acara
Korlap
All sie off
12.00 12.15

Istirahat
Konsumsi
Acara

12.15 12.25

12.20 14.00

Bersiap di meja PDDM untuk pemutaran backsound

Dokumentasi kegiatan
Membagikan air teh untuk peserta donor darah,
Memberikan snack untuk PMI dan KSR
Jualan
Time Keeper
Melakukan pengkondisian peserta donor darah
Menjaga suasana kegiatan tetap kondusif
Membantu pelaksanaan kegiatan donor darah
Melaksanakan penyebaran pamflet

Membagikan konsumsi kepada PMI dan KSR

Time Keeper
Memastikan vandel telah siap untuk penyerahan ke PMI dan
KSR
All sie
- Istirahat
Penyerahan Kenang-kenangan untuk PMI dan KSR
Acara
- Menjadi MC untuk penyerahan vandel ke PMI dilaksanakan
oleh Kapel
- Kepada KSR oleh Sekpel
Pembersihan tempat kegiatan
All sie
- Membantu membersihkan tempat kegiatan

Dina
Lina, Dana
Agus, Oka
Maha, Gede Arya,
Tika, Made Dewi
Gazebo UB
Binar

Pamflet

Lina, dana

Nasi kotak untuk

PMI (6) dan KSR,
air minum
Vandel

Gazebo UB
Lina

Vandel (2)

Gazebo UB

*Notes: Panitia makan conditional, tetap kondusif selama acara , dress code almamater & atasan berkerah, Panitia kumpul jam
06.00 ON TIME, please!

Yang Kuning itu artinya masih dipastiin lagi kak ke KSR sama PMI
Kak mau tanya:
1. Tahun kemarin itu petugas PMI sama KSRnya di kasi konsumsinya apa aja??? Terus dikasinya pas kapan????
Rencananya nasi itu mau tak kasi pas istirahat, tapi dikasi snack juga diawal, gimana???
2. Undangan itu datang buat donor darah kan kak??? Bukan buat ngawasin?? Jadi gak usah disiapin meja kayak tamu di MUT
gitu kan kak??? Undangannya seluruh dosen hindu UB??
3. Soal krono sama rundown di atas ada yang masih kurang kak??? Minta sarannya
4. Oh ya, soal doorprize itu rencananya berupa gantungan kunci dan gak pake baju barong, jadi nanti peserta yang ikut donor
darah akan diberikan gantungan kunci gak pake diundi jadinya semacam kayak souvenir, menurut kakak gimana??? mikirnya
kalau diundi itu takutnya doorprizenya gak diambil karna peserta donor rata2 pergi habis donor darah
5. Kak, tahun kemarin yang datang donor ramai???
6. Tentang penyerahan vandel, langsung dilaksanakan hari itu juga, gimana tahun kemarin kak??? Apa dikasi pas MUT???
7. Kak, tentang layout dan dekorasi tempat kegiatan itu gimana kak??? Dari kita atau PMI??? Apa gimana???
8. Oh ya kak, rencananya nanti dalam system jalannya donor darah itu, peserta datang donor itu registrsi dulu di meja registrasi
habis itu ditunjukin arah buat menuju stase pemeriksaan, next menuju donor, next keluar ngambil konsumsi, next kasi souvenir
gimana????
9. Mau tanya juga itu biasanya mereka peserta donor ada diminta ngisi riwayat kesehatan gitu kan kak??? Itu dari PMI ya???
Udahh, maaf banyak tanya ya kak
Minta tolong dijawab, di send back ke e-mailku
Makasi kak Swan

Jawab:
1. PMI & KSR dikasi konsumsi berupa nasi kotak dan snack. Itu saranmu bener kok, makan siang dikasi nasi, pas berjalan acaranya
itu dikasi aqua sm snack2 gt aja. Tp tahun lalu itu PMI dikasi nasi kotak kl KSR nya itu dikasi nasi bungkus, sm ky panitia gt lho.
2. Sebelumnya aku mau nanya, kamu uda ngasi undangan kesiapa aja? Humasnya gimana buat promosiin acara donor darahnya ini?
Undangan ya buat mereka donor darah linaa hahaha ngapain mereka ngawasin. Tahun lalu itu yang disediaiin ditempat, ya kursi2
biasa aja gt lin, gak ada sofa2 ky gitu, kursi kuliah yg gak ada meja itu lho, kursi itu ada jg buat org2 yg nunggu giliran/antrian buat
donor jg kan.
Iya dosen jg diundang aja, nnt takutnya mereka sensi lg, dateng ke mereka buat minta duit doang.
3. Coba itu disertain jam brp panitia kumpulnya diawal rundown itu. Sama nnt pas berjalannya acara jangan lupa, kamu mengingatkan
sebagai yg tau acaranya itu bakal gimana ke panitia lain diluar divisi acara yg ngurus2in pas berjalannya acara itu, ky konsumsi,
sekad, pddm dll itu, supaya mereka inget apa tugas mereka.
4. Kl buat hal ini, kalian ngatur budget kalian gimana buat acara donor ini? Kl misalnya duitnya memungkinkan yauda dikasi aja
souvenir gantungan itu, menarik kok, bisa ditulis di spanduk2 kan kl ada souvenir kl dateng donor, biar lebih menarik.
Kl tahun lalu, untuk acara donor itu memang sangat meminimalisir pengeluaran slny takutnya nnt di acara sarasehan(dulu kan ada
sarasehan) sm MUT nya itu takut ada pengeluaran dadakan jd sangat di minimalisir bgt buat pengeluaran di donor itu.
5. Tahun kmrn yg dateng lumayan kok, memang sih gak memenuhi target tp ya lumayan lah, gak mengecewakan jg.
6. Tahun lalu langsung kasi vandel ke PMI slny kl mereka disuruh dateng ke mut itu acaranya malem trs mereka kan jam kerjanya gak
sampe malem jd ya abis donor langsung dikasi, tp kl ksr nya dikasi pas mut.
7. Kl tentang layout, background dll itu ya dr kalian sendiri lin, kan itu acara kamu buka acara nya PMI, mereka mah tinggal dateng
doang trs bantu donor, gak ada ngurus ttg layout, mereka yg berhubungan dengan donor darah aja.
8. Iyaa gt kok urutannya tp untuk meja registrasi sm tpt donor(ruang steril) harus dibedain ya, jangan dijadi satu, diruang itu ya cuma
para pendonor, pmi, ksr. Dibedain sm ruang panitia, atau yg buat ngasi souvenir dll itu.

9. Ini sebelumnya mau tanya juga, yg ke PMI siapa? Bukan kamu? Anak acara sm humas nya siapa yg ke PMI?
Slny pas kalian ke pmi itu ya bisa sekaligus tanya2 nnt gimana donornya. Kalian ke pmi ya minta tolong untuk kerja sama dalam acara
ini kan, kan bukan kalian yg ngurus ttg riwayat dll itu, kl ada pun ya biasanya itu dr pmi. Slny shanti itu thn lalu ke pmi buat nanya
setuju atau engga diajak kerja sama abs itu nanya2 dikit lah ttg donor itu gmn trs yg ngecek selanjutnya itu si humas nya itu.

Oya buat undangan itu kmu juga bisa nyebarin ke ukm hindu di universitas lainnya dimalang, siapa tau banyak yg tertarik.
Dikasi juga buat ke PHDI, KMHDI Malang sm kedosen hindu di ub jg.
Itu kan di lingkungan terbuka, di gazebo fk, kl hujan gmn lin? Uda dipikirin? Tp kl pagi kyny engga ya, tp ya dibayangin aja
coba, biar persiapannya lebih mateng.
Trs kalian gak nempel poster2 kecil gt? Dimading2 di univ ky di depan perpus atau di pura? Kan lumayan diliat sm yang lg
sembahyang. Sama jangan lupa humas nya jg bisa memanfaatkan lewat media2 sosial buat promosiin acara kalian ini.
Pokoknya buat acara donor darah, promosiinnya harus gencar deh biar rame.
Pas kalian ke ksr dikasi peringatan gak? slny pas humas sm acara kesana buat minta bantuan kerja sama, kita sekalian bilang
targetnya brp buat yg dtg ke donor dan ksr nya itu ngejelasin kl misalnya di ub itu uda banyak kegiatan donor jd ya dr
omongan meeka itu kita uda bisa antisipasi lah.
Oya kalian anak acara uda ngerinci budget pengeluaran buat donor darah? Sm uda nge list barang apa aja buat donor darah?
Ky speaker dll. Kl misalnya duitnya cukup boleh kok buat souvenir dll, tp coba diperhatiin jg slny nnt siapa tau di acara kalian
yg lain ada pengeluaran tak terduga tp kl misalnya kalian yakin yasudah bikin saja hehe.
SEMANGAT YAAAAAAAAAAAAAA!