Studi Kasus

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8-2

Copley Manufacturing Company
Anggota Kelompok VI:
Bayu Mahendra L.S.P.

(F1314024)

Dony Pratomo

(F1314033)

Novianti Safira

(F1314064)

A. Kondisi
Copley Manufacturing Company tela memulai perencanaan formal tingkat
korporat pada tahun 1981. Sistem perencanaannya dimodifikasi pada tahun
1982 dan 1983. Eksekutif perusahaan meninjau pengalaman dari ketiga
tahun tersebut untuk melihat pelajaran yang dapat diambil yang akan
mengarah pada sistem perencanaan yang lebih baik.hampir sepanjang
sejarahnya, perusahaan tersebut terutama merupakan produsen alat-alat
pemotong dengan lini yang luas serta komponen dan perlengkapan terkait,
dan pada tahun 1983 Divisi Alat Pemotong adalah divisi terbesar. Beberapa
dari divisi perusahaan tersebut tumbuh dari akuisisi, lainnya berasal dari
produk oleh departemen riset korporat. Divisi-divisi tersebut memiliki otonimi
yang cukup besar. Volume penjualan di tahun 1983 adalah sebesar $700juta,
laba bersihnyaa $42juta, dan memiliki 17.000 karyawan.
Pengenalan Perencanaan
Usaha perencanaan ditingkat korporat adalah perkembangan

dari

pekerjaan yang merupakan inisiatif dari Russel A.Wilde pada pertengahan

tahun 1977. Usaha Wilde ditingkat korporat sebenarnya dimulai sebagai
pencarian

perusahaan-perusahaan

yang

akan

diakuisisi

berdasarkan

pertanyaan kunci dari manajemen puncak, yaitu Bagaimana sebaiknya

perusahaan

melakukan

diversifikasi?

Dalam

enam

bulan

Wilde

berargumentasi bahwa pertanyaan penting yang seharusnya ditanyakan

adalah Apakah tujuan perusahaan? dan Apa potensi perusahaan?
Prediksi 10 tahun ke depan mengindikasikan bahwa banyak dari pasar
Copley telah mapan, labanya benar-benar sensitif terhadap pergerakan
siklus, dan sejumlah kas dapat diharapkan di tahun-tahun mendatang.
Usaha Tahun 1981 John Albert, wakil presiden Copley, membentuk komite
perencanaan

koporat

pada

bulan

Februari

1981

untuk

memandu

perpindahan ke arah perencanaan formal reguler. Komite ini terdiri dari wakil

1 | Page

Studi Kasus

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8-2

presiden riset, kontroler, ekonom korporat, Albert, dan Sagan (direktur

pengembangan korporat).
Dua pertanyaan utama yang dibahas dalam pertemuan komite perencanaan
korporat:
1. Dengan proses apa sebaiknya perencanaan yang diformalisasi ditanamkan
ke hidup di Copley?
2. Apa cita-cita korporat yang sesuai dengan Copley?
Kunjungan oleh Grup korporat
Komite perencanaan korporat melakukan serangkaian kunjungan ke divisidivisi untuk memperkenalkan konsep dari aktivitas perencanaan formal. Pada
kunjungan ini dalam pertemuannya albert menjelaskan pentingnya usaha
perencanaan dan sagan menjelaskan rinciannya. Kemudian divisi-divisi
diminta untuk menghasilkan rencana lima tahun per 1 Oktober 1981.
Kontroler menjelaskan data-data keuangan yang akan diserahkan dalam
rencana lima tahun dalam bentuk memorandum tanggal 19 juli 1981.
Pertemuan Tinjauan Perencanaan
Pertemuan-pertemuan untuk meninjau rencana divisional diadakan di bulan
November & Desember. Komite perencanaan selalu hadir begitu juga
divisi yang sedang ditinjau. Selain itu anggota-anggota dari komite eksekutif
kadang kala hadir. Divisi-divisi bebas untuk membawa siapa pun yang
mereka inginkan ke tinjauan perencanaan mereka. Perwakilan dari divisi
selain yang sedang ditinjau di hari tersebut tidak diundang untuk hadir.
Pertemuan Respon terhadap Perencanaan
Rencana-rencana divisional pada umumnya dilihat sebagai ekstrapolasi
optimistis dari tren operasi. Beberapa anggota manajemen mengkritik usaha
tersebut sebagai permainan angka. Yang lainnya mengatakan bahwa hasil ini
merupakan langkah pertama yang diperlukan. Hampir semuanya menyetujui
bahwa rencana-rencana tersebut telah sangat berguna dalam menyediakan
informasi yang akan membantu manajemen puncak dalam memahami
berbagai aktivitas bisnis dari korporasi dengan lebih baik.
Perubahan Organisasional Tahun 1982
Pada tahun 1982 sejumlah perubahan organisasional

mempengaruhi

perencanaan secara signifikan. Pengangkatan Albert menjadi presiden di

bulan Maret. Dua fungsi staf korporat dibuat, satu untuk pemasaran dan satu
lagi untuk riset/pengembangan. Tanggung jawab operasi didelegasikan lebih
lanjut: Divisi Internasional akan melapor ke wakil presiden eksekutif. Divisi
alat pemotong telah dibagi berdasarkan lini produk menjadi dua divisi yang
terpisah. Dua wakil presiden group diangkat, masing-masing bertangung

2 | Page

Studi Kasus

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8-2

jawab untuk tiga divisi, dengan empat divisi sisanya melapor langsung
kepada Tyler.
Awal dari Aktivitas Perencanaan Tahun 1982
Sagan merekomendasikan peningkatan tekanan pada konsep strategis.
Siklus perencanaan formal dipisah menjadi tiga fase : fase pengembangan
strategi,

fase

kuantitatif,

dan

fase

tindakan.Rencana

strategis

divisi

dipresentasikan ke manajemen korporat oleh masing-masing divisi dalam

suatu

pertemuan

tinjauan

tinjauan

dan

kemudian

dievaluasi

dalam

pertemuan respons yang dilaksanakan pada hari yang sama.

Perkembangan Lebih Lanjut di Tahun 1982
Beberapa perkembangan akan menghalangi kemajuan usaha perencanaan di
tahun

1982.

Laporan tahunan menyatakan bahwa prospek penjualan dan laba tertinggi

adalah tahun 1982 tetapi industri alat-alat mesin akan menderita dari kondisi
pasar yang mengalami depresi. Penjualan turun 1,6% dari tahun 1981, laba
per saham turun 35,8%.
Situasi di Tahun 1983
Copley Company pulih secara keuangan di tahun 1983 dengan peningkatan
sebesar 6,2 % dlam penjualan bersih dan keuntungan 58 sen dalam laba per
saham. Mengurangi waktu yang dihabiskan pada angka-angka supaya
memberikan

lebih

banyak

waktu

kepada

manajer

divisional

untuk

pertimbangan strategis.
Mengubah tinjauan manajer, presentasi di depan komite perencanaan
digantikan dengan dua pertemuan yaitu pra-pertemuan dan pertemuan
selama tiga jam dimana manajer divisi dan stafnya mempresentasikan
rencana mereka ke anggota Komite Eksekutif lainnya dan ke anggota pilihan
dari staf korporat.
Perkembangan Terakhir
Pada awal tahun Charlie sagan keluar dari perusahaan dan Tyler menjelaskan
perkembangan terakhir Copley kemudian dia juga memberikan pendapatnya
dalam suatu wawancara dan memberikan kesimpulannya bahwa ada
kecenderungan

yang

besar

dalam

bisnis

amerika

untuk

mengelola,

merencanakan, menyusun staf, dan mengorganisasi secara berlebihan, yang

merupakan penyumbang utama terhadap penurunan kemampuan kami
untuk bersaing di pasar dunia. Biaya tetap kami untuk staf dan manajemen
sering kali lebih merupakan faktor yang lebih besar dibandingkan dengan
tenaga kerja pabrik yang membuat kami menjadi tidak kompetitif.
3 | Page

Studi Kasus

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8-2

B. Pertanyaan
1. Bagaimana Anda menilai usaha perencanaan formal di Copley Company?
2. Apa yang Anda prediksikan akan terjadi dalam hal perencanaan formal di
Copley?
3. Bagaimana Anda akan menangani perencanaan formal di Copley?
C. Jawaban atas Kasus:
1. pada awal proses perencanaan formal Copley Company yang merupakan
inisiatif dari Russel A. Wilde dengan perencanaan di tingkat korporat pada
pertengahan tahun 1977 terlalu banyak aktivitas dan memakan waktu.
Hal ini mungkin karena belum diputuskan apa tujuan perusahaan secara
pasti. Kondisi ini menyebabkan perubahan strategi dalam kurun waktu tiga
tahun secara berturut-turut yang pada akhirnya mengganggu konsentrasi
pencapaian kemajuan yang diinginkan. Proses perencanaan Copley juga
banyak menggunakan kertas dan informasi tertulis daripada diskusi dan
analisis.
Komite perencanaan korporat yang dibentuk tahun 1981 seharusnya
dapat segera menjawab pertanyaan utama yang dibahas, terutama untuk
peentuan cita-cita korporat Copley Company.
Perencanaan formal tahun 1981:
Belum ada tujuan perusahaan didefinisikan secara jelas.
Kepemimpinanyang tidak konsisten yang membuat

perencanaan

formal selalu berubah.

Jangka waktu respons komite perencanaan atas rencana yang diajukan

divisi terlalu lama.

Rentang perencanaan 10 tahun terlalu jauh.
Perencanaan formal tahun 1982:
Belum ada perkembangan penentuan tujuan korporat secara jelas.
Manajer divisi membuat perencanaan hanya untuk memenuhi
persyaratan yang ditetapkan oleh staf perencanaan dan gagal untuk

berkomitmen terhadap rencana tersebut.

Perubahan organisasional yang mempengaruhi perencanaan secara

signifikan, yaitu penambahan fungsi staf dan pemisahan divisi.

Namun, ada peningkatan pada tahun ini, yaitu pembagian siklus
perencanaan formal menjadi 3 fase. Hal ini membantu mengarahkan
langkah sistematis yang

ditempuh perusahaan.

Presentasi

rencana

strategis oleh divisi dan respons komite perencanaan dilakukan dalam

satu waktu.
Tahun 1983:
Ada peningkatan dalam perrencanaan formal, yaitu :
Manajer divisi diminta untuk mempresentasikan strategi dari masingmasing kelompok produk hanya dalam suatu laporan setebal dua

4 | Page

Studi Kasus

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN 8-2

lembar atau kurang dan rencana keuangan lima tahunan setebal 1

lembar.
Perubahan proses tinjauan.
2. Menurut kelompok kami terdapat dua prediksi yang akan terjadi dalah hal
perencanaan formal Copley:
Prediksi 1 :
Dengan proses perencanaan formal yang dilaui. Maka perencanaan formal
ini dapat diterapkan oleh perusahaan. Divisi divisi dalam perusahaan
akan

dapat

menerapkan

setiap

strategi

yang

tercantum

dalam

perencanaan formal karna dalam proses pembuatannya juga melihat

kodisi riil setiap divisi. Dengan perencanaan formal ini juga telah
memprediksi kejadian-kejadian dimasa depan. Sehingga kegiatan dalam
korporat dapat dijalankan dengan baik asal tidak ada kejadian yang terlalu
mengguncang dunia industry yang dijalani perusahaan. Dan jika ada
kejadian tersebut maka dapat dilakukan revisi perencanaan sehingga
strategi dengan riil tidak terlalu berbeda jauh.
Prediksi 2:
Jika tujuan korporat Copley Company belum dipastikan secara jelas, maka
pergantian perencanaan formal mungkin akan terus terjadi. Hal ini tentu
berimbas pada terganggunya kegiatan perusahaan karena penyesuaian
yang harus dilakukan atas perencanaan yang baru ditetapkan. Jika
demikian, maka tidak menutup kemungkinan laba perusahaan juga akan
terusik.
Asumsi lain bahwa ada kecenderungan yang besar dalam bisnis Amerika
untuk mengelola, merencanakan, menyusun staf, dan mengorganisasi
secara berlebihan merupakan penyumbang utama terhadap penurunan
kemampuan perusahaan untuk bersaing di pasar dunia. Biaya tetap
perusahaan untuk staf dan manajemen sering kali lebih merupakan faktor
yang lebih besar dibandingkan dengan tenaga kerja pabrik yang membuat
perusahaan menjadi tidak kompetitif.
3. Untuk menangani perencanaan formal di Copley, yang pertama harus
dilakukan adalah menetapkan tujuan korporat. Kemudian dilanjutkan
dengan penerapan tiga fase, yaitu fase pengembangan strategi, fase
kuantitatif, dan fase tindakan. Penanganan berdasarkan pada proses
perencanaan strategis dapat digunakan

5 | Page