USULAN SUPPLIER SELECTION DENGAN ANALITYCAL HIERARCHY PROCESS

DAN PENERAPAN SISTIM INFORMASI DENGAN KONSEP

VENDOR MANAGED INVENTORY PADA PT. ABC

Dadang Surjasa1), Pudji Astuti1), Hario Nugroho2)

1)
Dosen Teknik Industri Universitas Trisakti
2)
Alumni Teknik Industri Universitas Trisakti
d_surjasa@yahoo.com, pudji_agus@yahoo.com, har_nug@yahoo.com

ABSTRAK : PT. ABC merupakan perusahaan milik negara yang bergerak dalam bidang industri kimia. Dalam melaksakan
kegiatan operasionalnya PT. ABC mendapatkan pasokan bahan baku dari para suplier. Pemilihan suplier oleh PT. ABC
adalah salah satu aspek penting yang menjamin kelancaran operasional perusahaaan sehingga tujuan dari penelitian ini
adalah memilih suplier terbaik dengan menggunakan Metode AHP (Analytical Hierarchy Process) dengan
mempertimbangkan kriteria harga, kualitas, waktu pengiriman, ketepatan jumlah serta kriteria costumer care. Penelitian ini
juga menghitung peramalan kebutuhan agar supplier terpilih dapat mengelola persediaannya dengan tepat. Selain itu juga
dibuat suatu sistem informasi dengan konsep vendor managed inventory agar PT. ABC dapat berhubungan secara real time
dengan suplier terpilih.
Data penelitian untuk Metode AHP ini didapatkan dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada para pengambil keputusan di
PT. ABC yang menangani pemilihan suplier. Selain itu data didapatkan pula dari hasil wawancara dan dari data sekunder
perusahaan. Data untuk peramalan kebutuhan didapat dari data kebutuhan barang untuk tahun 2004 dan tahun 2005.
Hasil perhitungan bobot kriteria pemilihan supplier menunjukkan bahwa nilai kriteria harga adalah 25,16%, kualitas adalah
23,64%, waktu pengiriman adalah 22,97%, ketepatan jumlah adalah 17,16% serta kriteria costumer care adalah 10,6 %.
Suplier terpilih adalah PT. M1 dengan dengan nilai prioritas adalah 0,477. Hasil perhitungan peramalan kebutuhan
menghasilkan metode terbaik yaitu metode regresi linear yang digunakan untuk peramalan kebutuhan barang selama tahun
2006.
Dalam penelitian ini dihasilkan juga suatu sistem informasi Vendor Managed Inventory, diharapkan dengan sistim informasi
ini proses pengadaan bahan baku antara supplier dan PT. ABC dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

Kata Kunci : Supplier Selection, Analitycal Hierarchy Process, Vendor Managed Inventory

1. PENDAHULUAN
Berikut diperlihatkan secara ringkas hal-hal yang berhubungan dengan latar belakang penelitian, pokok masalah,
tujuan penelitian dan batasan penelitian.

1.1 Latar Belakang

Sejak repelita pertama pemerintah telah menggalakkan pembangunan di segala sektor terutama di bidang pertanian
yang pada waktu itu menjadi prioritas pembangunan. Hal ini ditindaklanjuti dengan usaha peningkatan produksi
pertanian menuju swasembada pangan. Usaha ini dilakukan baik secara intensifikasi maupun ekstensifikasi. Salah
satu upaya untuk mendukung program intensifikasi ini adalah dengan pemberian pupuk. Dengan program ini,
pemerintah berusaha agar kebutuhan pupuk di Indonesia dapat terpenuhi. Pada waktu itu, kebutuhan pupuk urea
hanya dipasok dari Pabrik PUSRI I, yang ternyata tidak mencukupi. Karena itu, pemerintah berusaha membangun
pabrik pupuk baru guna mencukupi kebutuhan pupuk ini.

Pada bulan Juli 1976, pembangunan pabrik pupuk di Jawa Barat dimulai dengan kontraktor utama Kellog Overseas
Corporation dan subkontraktor Toyo Engineering Corporation yang berasal dari Jepang. Pada tanggal 7 November
1978, pembangunan proyek PT. ABC telah selesai dan telah beroperasi dengan kapasitas sebesar : 1725 ton/hari (
570000 ton/tahun ) produk Urea, 1000 ton/hari ( 330000 ton/tahun ) produk NH3 serta 30 ton/hari ( 9900 ton/tahun
) hasil sampingan NH3

Dalam pelaksanaan proses operasinya PT. ABC memerlukan peran serta dari suplier. Suplier di sini berperan
sebagai pemasok untuk kebutuhan bahan baku operasional perusahaan maupun sebagai pemasok bahan/barang
operasional kantor. Dalam hal pemilihan suplier PT. ABC harus berhati-hati karena pemilihan suplier yang salah
akan mengakibatkan terganggunya kegiatan produksi dan operasional perusahaan.

Dalam hal mencari dan memilih pemasok yang potensial tersebut, harus ditentukan oleh orang-orang yang
berkepentingan dalam pengambilan keputusan tersebut. Sehingga pihak-pihak pengambil keputusan harus
memiliki pengalaman yang baik dalam melakukan penilaian pada pemasok (vendor/ supplier) terhadap bahan
baku/ produk yang dihasilkannya. Dalam hal ini metode yang diusulkan untuk digunakan dalam hal pemilihan
supplier adalah Metode Analytical Hierarchy Process (AHP).

Kuantitas barang maupun ketepatan waktu pengiriman dari para suplier ke PT. ABC sangat menentukan baik
terhadap operasional maupun terhadap tingkat persediaan PT. ABC. Untuk masalah ini PT. ABC menentukan
kuantitas kebutuhannya satu tahun ke depan dengan menggunakan peramalan (forecasting).

-1-
I.2. Pokok Permasalahan
Masalah yang dihadapi perusahaan adalah mengenai pemilihan supplier, agar supplier yang telah dipilih mampu
melaksanakan kewajibannya menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Saat ini prosedur pemilihan supplier dalam hal pengadaan barang menggunakan sistem lelang. Prosedur ini tidak
efisien karena untuk mengadakan suatu jenis barang untuk kebutuhan suatu periode tertentu harus melakukan
lelang terlebih dahulu. Karena itu diperlukan satu cara lain untuk mendapatkan suplier yang dibutuhkan saat
kebutuhan barang perlu diadakan.

Dengan telah terpilihnya supplier untuk pengadaan suatu barang maka permasalahan selanjutnya adalah kapan
waktu yang tepat dari supplier terpilih untuk mengirim barang tersebut ke PT. ABC. Ketepatan waktu pengiriman
ini akan sangat mempengaruhi pengelolaan inventory, baik itu inventory PT. ABC maupun inventory supplier
terpilih.

1. 3 Tujuan Penelitian
Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk :
1. Menentukan suplier potensial untuk pengadaan barang dengan menggunakan metode AHP.
2. Menentukan tingkat kebutuhan untuk jangka waktu satu tahun mendatang (tahun 2006) dengan menggunakan
forecasting (peramalan) agar supplier terpilih dan PT. ABC dapat mengelola inventorynya dengan tepat.
3. Membuat sistem informasi Vendor Managed Inventory (VMI).

1. 4 Pembatasan Penelitian
Beberapa hal yang dibatasi dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Penelitian dilakukan di PT. ABC pada bulan Januari 2006.
2. Pengukuran dilakukan di bagian Biro Pengadaan Barang.
3. Data perusahaan yang digunakan adalah data kebutuhan akan suatu bahan dalam jangka waktu dua tahun
(tahun 2004 dan tahun 2005).
4. Meramalkan tingkat kebutuhan untuk satu tahun ke depan (tahun 2006) untuk jenis barang potensial yang
dibutuhkan.

2. SISTIMATIKA PENELITIAN
Gambar-gambar berikut adalah sistimatika dan perhitungan metode AHP yang dipergunakan dalam penelitian ini

-2-
Gambar 1. Sistimatika Penelitian

-3-
Gambar 2. Skema Perhitungan Metode AHP

-4-
3. PEMILIHAN SUPLIER SAAT INI
Prosedur pemilihan supplier/ rekanan dalam pengadaan barang/jasa di PT. ABC pada dasarnya menggunakan
mekanisme pelelangan. Bermula dari Biro Material selaku pengguna barang/jasa tersebut. Biro ini mengajukan
PPEPH (Permintaan Pembelian Evaluasi Penawaran Harga) dan OE (Owner Estimate) ke Biro Pengadaan. PPEPH
dan OE adalah perkiraan besarnya kebutuhan akan barang/jasa yang akan digunakan oleh Biro Material pada suatu
periode waktu tertentu. Dalam PPEPH dan OE ini dicantumkan juga anggaran biayanya.

Berikut ini adalah gambar dari alur pengadaan barang di PT. ABC :

Gambar 3. Alur Kerja Biro Pengadaan Barang

Setelah Biro Pengadaan menerima permintaan pengadaan barang dari Biro Material, Biro Material akan
mengelompokkan anggaran yang mungkin dikeluarkan untuk pengadaan barang tersebut. Bila jumlah uang yang
akan digunakan kurang dari Rp. 25 juta, maka pengadaan barang akan mengikuti prosedur PM-PK-PGD-04.

Bila nilai uang yang akan digunakan lebih dari Rp. 25 juta dan lebih dari dua milyar rupiah akan dilihat apakah
barang tersebut merupakan barang khusus atau bukan. Apabila merupakan barang khusus maka dilihat apakah
sumber barang tersebut banyak atau tunggal. Apabila sumber barang tunggal maka pengadaan barang tersebut
menggunakan prosedur penunjukkan langsung. Apabila sumber barang tersebut banyak maka pengadaan barang
tersebut menggunakan prosedur pemilihan langsung. Apabila barang yang diminta bukan merupakan barang khusus
maka pengadaan barang tersebut mengikuti prosedur lelang terbatas dan lelang umum. Demikian seterusnya seperti
dalam gambar.

4. USULAN PEMILIHAN SUPLIER

Untuk usulan ini, diajukan metode AHP dengan cara menentukan kriteria-kriteria dan sub-kriterianya. Berikut ini
adalah beberapa kriteria dan subkriteria dalam hal pemilihan supplier :

1. Kriteria Harga (H)

Yang termasuk subkriteria pada kriteria harga adalah :
• Kepantasan harga dengan kualitas barang yang dihasilkan (H1)
• Kemampuan untuk memberikan potongan harga (diskon) pada pemesanan dalam jumlah tertentu (H2)

-5-
2. Kriteria Kualitas (Q)
Yang termasuk dalam kriteria ini adalah :
• Kesesuaian barang dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan (Q1)
• Penyediaan barang tanpa cacat (Q2)
• Kemampuan memberikan kualitas yang konsisten (Q3)

3. Kriteria Ketepatan Pengiriman (D)

Yang termasuk dalam kriteria ini adalah :
• Kemampuan untuk mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang telah disepakati (D1)
• Kemampuan dalam hal penanganan sistem transportasi (D2)

4. Kriteria Ketepatan Jumlah (J)

Yang termasuk dalam kriteria ini adalah :
• Ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam pengiriman (J1)
• Kesesuaian isi kemasan (J2)

5. Kritria Customer Care (C)

Yang termasuk dalam kriteria ini adalah :
• Kemudahan untuk dihubungi (C1)
• Kemampuan untuk memberikan informasi secara jelas dan mudah untuk dimengerti (C2)
• Kecepatan dalam hal menanggapi permintaan pelanggan (C3)
• Cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan (C4)

Ditentukan pula beberapa supplier/rekanan yang terpilih untuk bersedia memasok barang yang dibutuhkan oleh PT.
ABC. Berdasarkan jenis barang yang akan diadakan yaitu jenis barang alat/peralatan/suku cadang mekanikal,
elektrikal/listrik serta berdasarkan data yang sudah ada pada PT. ABC maka ditentukan 3 (tiga) perusahaan yaitu :
PT. M1, PT. M2 dan PT. M3

Berikut ini gambar dari struktur hirarki tujuan proses pemilihan supplier/rekanan potensial untuk contoh diatas:

-6-
 Gambar 4. Struktur Hirarki Tujuan Proses Pemilihan Supplier Potensial

Dari hasil perhitungan maka diperoleh nilai prioritas untuk setiap calon suplier adalah :
1. PT. M1 = 0.477
2. PT. M2 = 0.316
3. PT. M3 = 0.207

5. PENGOLAHAN DATA PERAMALAN KEBUTUHAN

Setelah dilakukan pengumpulan data kebutuhan kemudian dilakukan analisa pola data dan dicari metode peramalan
yang paling sesuai. Metode yang dicoba pada penelitian ini ada empat yaitu : Metode Regresi yang terbagi atas
Metode Regresi Linear dan Metode Regresi Kuadratis. Metode Perataan (Average) yang terbagi atas Metode Single
Moving Average dan Metode Double Moving Average. Metode Pemulusan (Smoothimg) yang terbagi atas Metode
Single Exponential Smoothing, Metode Double Exponential Smoothing (Metode Linear Brown) serta Metode
Exponential Smoothing dengan Musiman.

5.1 Pengumpulan Data

Data yang digunakan untuk peramalan kebutuhan adalah data tahun 2004 dan tahun 2005 untuk kebutuhan jenis
barang alat/peralatan/suku cadang mekanikal, elektrikal/listrik (KODE : 3.00.04-3.00.05/3.a.2). Data kebutuhan
sepanjang tahun 2004 dan tahun 2005 adalah sebagai berikut :

Tabel 1. Kebutuhan (3.00.04-3.00.05) Tahun 2004 dan 2005

2004 Kebutuhan 2005 Kebutuhan
Januari 509 Januari 493
Februari 453 Februari 579
Maret 514 Maret 491
April 486 April 512

-7-
 Mei 549 Mei 482
Juni 561 Juni 566
Juli 573 Juli 538
Agustus 530 Agustus 475
Sepember 547 Sepember 594
Oktober 463 Oktober 567
November 483 November 515
Desember 519 Desember 521

5.2 Plot dan Hasil Perhitungan

Berdasarkan data kebutuhan untuk tahun tahun 2004 dan tahun 2005 didapatkan plot data sebagai berikut :

Data Kebutuhan Tahun 2004 - 2005

700
600
500
400
item

300
200
100
0
Jan
Feb

Jun

Jan
Feb

Jun
Jul

Jul
Oct

Oct
May

Nov
Dec

May

Nov
Dec
Mar

Mar
Sep

Sep
Aug

Aug
Apr

Apr
2004 2005

Gambar 5 . Plot Data Kebutuhan Tahun 2004 dan Tahun 2005

Dengan mencoba semua metode peramalan yang digunakan pada penelitian ini, terakhir diperoleh bahwa metode
Regresi Linear adalah metode yang paling sesuai karena memiliki nilai kesalahan yang paling kecil. Dengan hasil
peramalan (Y') diperlihatkan pada tabel berikut :

Tabel 2. Peramalan Dengan Metode Regresi Linear

Bulan Y' Bulan Y' Bulan Y'
January '06 509 May '06 513 Sept. '06 518
February '06 510 June '06 515 Oct. '06 519
March '06 511 July '06 516 Nov. '06 520
April '06 512 August '06 517 Dec. '06 522

6. SISTEM INFORMASI VENDOR MANAGED INVENTORY

Vendor Managed Inventory (VMI) adalah salah satu dari bentuk partnering yang bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi inventory dalam supply chain. Kesuksesan VMI dimulai oleh perusahaan Amerika yaitu Campbel Soup dan
Johnson & Johnson, juga oleh perusahaan Eropa, Barilla yang merupakan perusahaan pasta terkemuka di Eropa.

Dalam VMI, supplier dapat mengetahui jumlah konsumsi pemakaian barang yang diproduksi oleh suatu perusahaan
manufaktur untuk suatu jangka waktu periode tertentu. Jumlah kebutuhan suatu perusahaan manufaktur dapat
diketahui melalui suatu sistem terintegrasi antara perusahaan manufaktur dan suppiler yang bersangkutan.

Perusahaan manufaktur harus memiliki perkiraan akan kebutuhan pasokan barang untuk suatu jangka waktu tertentu.
Perkiraan pasokan barang dibutuhkan oleh supplier agar mereka dapat mengelola inventory akan barang tersebut.
Supplier juga dapat memperkirakan kapan suatu barang harus diproduksi serta kapan barang tersebut dikirim ke
perusahaan manufaktur.

Manfaat dari VMI adalah keuntungan bagi supplier tersebut dalam mengelola inventory dengan cara memperkirakan
kapan suatu barang harus diproduksi dan/ atau disiapkan. Dengan adanya perkiraan ini, supplier tidak perlu

-8-
mengelola inventory barang tersebut terlalu lama. Dalam sistem VMI ini, supplier dan perusahaan manufaktur
menggunakan suatu sistem informasi yang memuat segala jenis informasi baik yang dibutuhkan supplier maupun
perusahaan manufaktur.

Berikut ini adalah gambaran dari sistem informasi dalam VMI

Gambar 6. Sistem Informasi VMI

Dari sistem informasi ini supplier dapat mengetahui perkiraan kebutuhan barang dari data perkiraan kebutuhan yang
dimasukkan datanya ke dalam server oleh perusahaan manufaktur. Sistem ini juga dapat difungsikan apabila
perusahaan manufaktur ingin memesan barang ke supplier, serta untuk mengecek apakah barang yang dikirim
supplier telah masuk ke dalam gudang manufaktur dilihat dari data kedatangan barang.

Penjelasan mengenai usulan sistem vendor managed inventory pada PT. ABC ini secara sederhana digambarkan
dalam gambar flowchart berikut

Gambar 7. Flowchart usulan sistem informasi vendor manged inventory

Dari hasil penelitian ini, berikut diperlihatkan beberapa tampilan menu sistem informasi vendor manged inventory
PT. ABC yang diperoleh.

-9-
Gambar 8. Tampilan Halaman Utama Program

Gambar 9. Menu Utama Gudang

-10-
 Gambar 10. Menu Perubahan Inventory

7. KESIMPULAN
Dari hasil pengolahan data dan dari hasil analisa yang dilakukan, penelitian ini memberikan kesimpulan sebagai
berikut:
1. Berdasarkan perhitungan data Metode Analytical Hierarchy Process diperoleh kriteria terbaik adalah kriteria
harga dengan bobot 0,256. Diikuti oleh kriteria waktu pengiriman (0,236); kriteria kualitas (0,230); kriteria
ketepatan jumlah (0,172); kriteria costumer care (0,106). Setelah dilakukan terhadap subkriteria dan alternatif
didapatkan bahwa untuk nilai prioritas global (PT. M1) lebih baik dibandingkan dua pilihan lainnya, (PT. M2)
dan (PT. M3). PT. M1 unggul di subkriteria kemampuan memberikan harga yang sesuai dengan kualitas
produk yang dihasilkan (H1) dengan bobot 0,506; kemampuan memberikan diskon pada pemesanan dalam
jumlah tertentu (H2) dengan bobot 0,456; kesesuaian produk dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan (Q1)
dengan bobot 0,430; kemampuan memberikan kualitas yang konsisten (Q3) dengan bobot 0,393; kemampuan
dalam mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang disepakati (D1) dengan bobot 0,510 ; ketepatan dan
kesesuaian jumlah dalam pengiriman (J1) dengan bobot 0,643; kesesuaian isi kemasan (J2) dengan bobot
0,529; kemudahan untuk dihubungi (C1) dengan bobot 0,514; kemampuan untuk memberikan informasi yang
jelas dan mudah dimengerti (C2) dengan bobot 0,525 ; kecepatan menanggapi permintaan pelanggan (C3)
dengan bobot 0,434; cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan (C4) dengan 0,507. Sehingga
dapat disimpulkan supplier terpilih untuk pengadaan barang 3.00.04 (spare part) adalah PT. M1.

2. Berdasarkan perhitungan diperoleh metode peramalan terbaik yaitu Metode Regresi Linear karena mempunyai
nilai Mean Square Error terkecil (1399). Hasil peramalan untuk barang 3.00.04 adalah sebagai berikut : Januari
2006 (509), Februari 2006 (510), Maret 2006 (511), April 2006 (512), Mei 2006 (513), Juni 2006 (515), Juli
2006 (516), Agustus 2006 (517), September 2006 (518), Oktober 2006 (519), November 2006 (520) dan
Desember 2006 (522).

3. Dari hasil perancangan Sistem Informasi Vendor Managed Inventory dapat disimpulkan bahwa antara PT.
ABC dan supplier mempunyai otoritas masing-masing dalam mengakses data dan informasi yang terdapat di
dalam Sistem Informasi ini. Bagian pengadaan barang PT. ABC hanya mempunyai otoritas untuk memasukkan
hasil peramalan untuk suatu jenis produk serta dapat mengecek ketersediaan barang di gudang PT. ABC.
Bagian gudang mempunyai otoritas untuk memasukan data jumlah barang tersedia serta memasukan data
kedatangan barang pesanan ke dalam gudang. Pihak supplier mempunyai otoritas untuk melihat data
peramalan PT. ABC, data inventory PT. ABC, serta memberikan respon terhadap pemesanan barang yang di
masukkan ke dalam sistem oleh pihak pengadaan barang PT. ABC.

-11-
DAFTAR PUSTAKA

Donald J Bowersox. 2002. Manajemen Logistik. Jilid 1 Cetakan Keempat. PT Bumi Aksara. Jakarta.
Donald J Bowersox. 2004. Manajemen Logistik. Jilid 2 Cetakan Keempat. PT Bumi Aksara. Jakarta.
Douglas M. Lambert. Developing and Implementing Supply Chain Partnership. The International Journal of Logistic
Management.
E. H. Macniece. 1960. Production Forecasting, Planning, and Control. Third Edition. John Wlley & Sons. USA
Enterprise Integration Group. RFP Development and Vendor Selection (www.eignc.com). Akses Sepetember 2005.
Jefrrey Jackson. Effectively Implementing Vendor Managed Inventory (www.ism.com). Akses Januari 2006.
Kadarsah Suryadi dan Ali Ramdhani. 1998. Sistem Pendukung Keputusan. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung.
Matt Walker. Vendor Managed Inventory in The Retail Supply Chain ( www.edm1.com). Akses Januari 2006.
R. Eko Indrajit dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.
Jakarta.
Saaty, Thomas L. 1988. Decision Making for Leaders. RWS Publication. USA.
Untung Sus Andriyanto dan Abdul Basith. 1992. Metode dan Aplikasi Peramalan. Cetakan Ketiga. Erlangga. Jakarta.

-12-