1.

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Tajuk tugasan: a) Encik Razi adalah seorang penolong pegawai tadbir yang dipertanggungjawabkan mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan tanggungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut.

b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu diawasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.

2.0

JAWAPAN SOALAN A

2.1 Pendahuluan Berdasarkan kepada situasi yang diberikan, Encik Razi adalah seorang Penolong Pegawai Tadbir yang telah dipertanggungjawabkan untuk mengawal kunci-kunci keselamatan pejabatnya. Sebagai seorang penolong pengawai tadbir di jabatannya,Encik Razi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tesendiri dalam melancarkan pengurusan di organisasinya. Selain daripada tugas asasinya,Encik Razi juga boleh menerima tugas sampingan yang lain seperti menjaga kunci-kunci keselamatan dijabatannya supaya berada dalam keadaan baik dan selamat. Didalam menguruskan hal ehwal kunci keselamatan dijabatanya, Encik Razi mempunyai tanggungjawab dan peraturan-peraturan yang perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut supaya berada dalam keadaan baik dan selamat. Bagi mengetahui tugas dan tanggungjawab serta peraturan-peraturan dalam menjaga kunci-kunci keselamatan tersebut , Encik Razi perlulah merujuk kepada buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Jemaah Menteri. Buku Arahan Keselamatan ini dikeluarkan bagi memberitahu mengenai peraturan-peraturan kawalan keselamatan perlindungan untuk Ketua-Ketua Jabatan di semua

kementerian, Jabatan, Badan Berkanun dan Agensi Kerajaan di peringkat Persekutuan dan Negeri. Arahan keselamatan yang dikeluarkan adalah menetapkan darjah-darjah keselamatan yang sama mengikut prinsip-prinsip tertentu untuk dilaksanakan oleh semua Jabatan Kerajaan bagi mengawal rahsi-rahsia Negara dengan berkesan. Setiap penjawat awam yang diamanahkan dengan pekara terperingkat dikehendaki
2

mematuhi

peruntukan-peruntukan

yang

terkandung

dalam

buku

Arahan

keselamatan supaya ianya menjadi suatu amalan biasa bagi menguruskan perkaraperkara rasmi yang juga perlu diberi perlindungan keselamatan.

2.2 Kawalan Kunci Keselamatan. Kunci Keselamatan adalah di antara perkara-perkara yang menjadi benteng pertama di dalam pertahanan keselamatan perlindungan. Sistem kawalan yang baik akan menghasilkan keadaan yang selamat dan kondusif. Keadaan yang selamat akan menghasilkan suasana kerja yang harmoni seteruskan dapatmeningkatkan kualiti dalam perkhidmatan. Didalam sesebuah organisasi, pengawai keselamatan jabatan dipertanggungjawabkan ke atas semua perkara berkaitan kunci dan anak kunci termasuk kunci keselamatan. Beliau bertangungjawab menguruskan kunci keselamatan dengan sebaiknya daripada berlaku sebarang kehilangan,kecurian, unsure sebotaj ataupon daripada sebarang jenayah.Pengawai bertanggungjawab juga perlu menyelenggarakan sebuah buku daftar, mengemaskini dan membuat audit. Ini bertujuan supaya sebarang pergerakan kunci-kunci keselamatan dapat di rekodkan dan pemantauan keselamatan dapat di lakukan. Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau kunci-kunci keselamatan

bertanggungjawab terhadap kunci tersebut. Oleh sebab itu, Encik Razi sebagai Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggungjawabkan untuk mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan adalah menjadi tanggungjawabnya untuk memberi kawalan yang rapi terhadap kunci-kunci keselamatan tersebut serta mengeluarkan arahan-arahan keselamatan berkaitan dengannya.
3

Perkara yang perlu diketahui oleh Encik Razi dalam mengawal kunci-kunci keselamatan tersebut telah dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 129 iaitu penyimpanan anak kunci. Perkara yang perlu diketahui Encik Razi adalah seperti berikut: i) Berdasarkan kepada Arahan Perbendaharaan 129 (i) menyatakan bahawa pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan selamat dan menggunakan anak kunci itu dengan sepatutnya. Pegawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib. ii) Berdasarkan kepada Arahan Perbendaharaan 129 (ii) menyatakan bahawa jika seseorang pemegang anak kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kuncinya hendaklah diambil oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang kedua-duanya bukan pemegang anak kunci yang satu lagi. iii) Berdasarkan kepada Arahan perbendaharaan 129 (iii) menyatakan bahawa kedua-dua pegawai ini, bersama dengan pemegang anak kunci yang seorang lagi itu, mestilah menyemak kandungan peti besi itu dan melaporkan kepada Akauntan Negara atau Pegawai kewangan Negeri. Sementara menantikan kuasa, pegawai yang lebih kanan antara dua orang pegawai yang mengambil alih itu hendaklah menjalankan tugas pemegang anak kunci pegawai yang tidak dapat menjalankan tugasnya itu.

2.3 Peraturan-peraturan kawalan kunci keselamatan. Sebagai seorang pegawai kerajaan yang diamanahkan untuk menjaga keselamatan kunci-kunci keselamatan, adalah menjadi kepastian oleh Encik Razi untuk mengikuti Sembilan peraturan-peraturan dalam mengawal keselamatan kuncikunci tersebut. Ini dijelaskan dalam buku Arahan Keselamatan tersebut menyatakan bahawa semua jabatan hendaklah mematuhi peraturan peraturan berikut untuk menentukan kunci-kunci keselamatan adalah dalam keadaan terkawal setiap masa. Peraturan-peraturan yang perlu diikuti oleh Encik Razi adalah seperti yang dinyatakan dalam peranggan berikut. Pertama, Pegawai Keselamatan Jabatan hendaklah dipertanggungjawabkan ke atas semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci keselamatan. Beliau dikehendaki menyelenggara sebuah buku daftar kunci serta mengemaskininya dan membuat audit ke atas kunci-kunci tersebut. Peraturan ini menunjukkan bahawa perlunya Encik Razi merekod penggunaan kunci-kunci keselamatan bagi memastikan keselamatan kunci tersebut terjamin. Rasionalnya mewujudkan sebuah buku daftar kunci ini dengan merekod, mengemaskini dan membuat audit ke atas kunci-kunci tersebut mampu mengenalpasti penggunaan kunci-kunci tersebut dan sekiranya berlaku kehilangan kunci tersebut, pihak yang bertanggugjawab dapat mengenal pasti tempat dan masa kunci tersebut hilang dan mengetahui rekod pegerakan kunci tersebut sebelum mengesahkan kunci tersebut hilang. Kedua, tiap-tiap penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci

jabatan ataupun kunci-kunci keselamatan adalah juga bertanggungjawab ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut. Peraturan ini menjelaskan bahawa Encik Razi

perlu

bertanggungjawab

sepenuhnya

ke

atas

keselamatan

semua

kunci

keselamatan yang diperolehinya. Oleh itu, Encik Razi perlulah mengetahui cara-cara mengawal keselamatan kunci-kunci tersebut dengan merujuk kepada peraturanperaturan yang telah ditetapkan dalam Arahan Keselamatan dan menjadikannya sebagai panduan dalam memastikan perkara buruk yang boleh terjadi pada kuncikunci keselamatan tersebut tidak berlaku. Ketiga, sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua anak-anak kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua. Peraturan ini menjelaskan perlunya Encik Razi mencari atau menyediakan sebuah peti keselamatan bagi tujuan menyimpan semua kunci-kunci keselamatan yang tidak digunakan serta anak kunci pendua bagi setiap kunci-kunci keselamatan yang ada. Ini bagi memastikan kunci-kunci keselamatan tersebut tidak diletakkan dimerata-rata tempat akibat kecuaian dan tidak mudah diperolehi oleh orang lain serta keselamatannya terjamin. Disamping itu juga, Encik Razi perlulah bertanggugjawab mengawal keselamatan terhadap peti keselamatan tersebut bagi megelakkan kecurian atau pencerobohan. Keempat, anak kunci keselamatan tidak boleh dilabel atau ditandakan dengan nama dan alamat penggunanya atau alamat tempat di mana peti keselamatan disimpan. Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkaikan dengan anak kunci lain seperti anak kunci persendirian. Peraturan ini jelas menyatakan bahawa Encik Razi tidak boleh melabel atau menanda kunci-kunci keselamatan yang diamanahkan kepadanya dengan nama dan alamatnya atau alamat tempat kunci tersebut digunakan. Rasionalnya tindakan ini tidak boleh dilakukan kerana sekiranya berlaku kehilangan atau perkara yang tidak diingini, ianya dapat mengelakkan keingin seseorang untuk menyimpan atau menggunakan kunci tersebut bagi kepentingan
6

sendiri atau sebagainya. Oleh hal yang demikian, keselamatan bagi tempat penyimpan maklumat, dokumen atau bahan rasmi kerajaan atau sebagainya tidak lagi terjamin. Selain itu, larangan untuk Encik Razi tidak boleh merangkai kunci keselamatan dengan kunci-kunci lain yang tidak berkaitan seperti anak kunci pesendiriannya adalah satu usaha tindakan mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan yang baik. Rasionalnya adalah kerana kunci keselamatan akan mudah terdedah kepada faktor-faktor kehilangan kerana kerap kali dibawa ke merata-rata tempat. Contoh kunci persendirian adalah seperti kunci kereta, kunci rumah dan lainlain yang mana kita ketahui ianya selalunya diletakkan ditempat yang lebih terdedah dan senang diperolehi. Oleh sebab itu, tahap keselamatan kunci tersebut adalah kurang terjamin. Kelima, anak kunci pendua tambahan tidak sekali-kali dibuat tanpa kebenaran. Peraturan ini menjelaskan bahawa Encik Razi tidak boleh

mempenduakan kunci-kunci keselamatan bagi tujuan penambahan anak kunci sesuka hati melainkan mendapat kebenaran daripada Ketua Jabatan. Rasionalnya adalah bagi menghadkan kepada resiko kehilangan kunci dan kunci tersebut mudah diperolehi oleh orang lain. Keenam, satu sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh juga diwujudkan di jabatan-jabatan tertentu. Penerangan lanjut berkenaan dengan perkara ini , Encik Razi bolehlah dapatinya daripada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Ketujuh, anak kunci pendua bagi peti-peti besi serta bilik-bilik kebal hendaklah disimpan mengikut peruntukan Arahan Perbendaharaan 135 dengan syarat pemegang-pemegang anak kunci di Jabatan-jabatan Persekutuan di Kuala Lumpur dan Petaling Jaya dikehendaki menyimpannya dengan Ketua Pegawai Keselamatan

Kerajaan kecuali

jika peraturan lain telah dibuat dengan persetujuan beliau.

Berdasarkan peruntukan Arahan Perbendaharaan 135, penyimpanan anak kunci ganti hendaklah di simpan seperti berikut :

Jenis anak kunci Anak kunci perbendaharaan

Tempat simpan Di dalam peti besi utama Ketua Pegawai Polis yang tinggal dalam negeri itu

Anak kunci perbendaharaan kecil

Di

dalam

peti

besi

utama

Perbendaharaan Negeri Anak kunci kepunyaan pejabat-pejabat Di lain dalam peti besi utama

Perbendaharaan atau Perbendaharaan Kecil Tempatan

Kelapan, bagi penjawat-penjawat awam yang menggunakan

peti-peti

keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakantindakan seperti berikut: i) Menukar nombor tatakira tiap-tiap setahun sekali atau apabila seseorang yang mengetahuinya telah bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau apabila disyaki nombornya telah dikompromi. ii) Nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan

dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan

ke dalam sampul surat hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam sampul surat lagi. Nombor tatakira itu

hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk simpanan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengannya. Lain-lain rekod berkenaan dengan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat. Rasional perlaksanaan peraturan ini adalah bagi memastikan keselamatan peti-peti keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira terjamin. Kesembilan, semua penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerahkan balik semua anak kunci di dalam simpanannya. Peraturan ini menjelaskan bahawa Encik Razi tidak boleh mengambil atau menyimpan kunci-kunci keselamatan yang ada padanya setelah dia bertukar atau meninggalkan perkhidmatan ditempat beliau berkerja sebelum ini. Rasionalnya adalah bagi membolehkan kunci-kunci keselamatan tersebut boleh diserahkan kepada pegawai lain yang menggantikan pegawai yang berpindah. Dengan ini keselamatan kunci tersebut masih lagi terjamin dan dapat diuruskan dengan baik.

2.4 Kehilangan Anak Kunci Keselamatan Sekiranya Encik Razi kehilangan anak kunci keselamatan yang diamanahkan kepadanya, beliau hendaklah melaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Laporan tersebut hendaklah mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan.

Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak diganti kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ketangan orang yang tidak dibenarkan. Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada balai polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah itu telah berlaku.

2.5 Rumusan Secara keseluruhannya, dapatlah dirumuskan bahawa tugas dan

tanggungjawab Encik Razi sebagai penjawat awam yang diamanahkan oleh Ketua Jabatannya mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan adalah besar

tanggungjawabnya. Encik Razi perlu mengetahui tugas, tanggungjawab dan peraturan-peraturan dalam mengawal keselamatan kunci keselamatan tersebut. Di sini dapatlah saya rumuskan serba sedikit mengenai tugas, tanggungjawab dan peraturan yang diikuti oleh Encik Razi. Tugas dan tanggungjawab Encik Razi dalam mengurus kunci-kunci keselamatan adalah beliau mestilah memastikan kunci-kunci keselamatan yang diamanahkan kepadanya diberi kawalan yang rapi dan mengeluarkan arahan-arahan keselamatan yang berkaitan dengannya. Encik Razi mestilah bertanggjungjawab sepenuhnya dalam menjaga atau mengawal kuncikunci keselamatan tersebut daripada sebarang ancaman yang merbahayakan.

10

Manakala bagi peraturan-peraturan yang perlu diketahui dan diikuti oleh Encik Razi adalah seperti berikut: i. Pegawai Keselamatan Jabatan bertanggungjwb pada kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci keselamatan dan dikehendaki menyelenggara sebuah buku daftar kunci serta mengemaskini dan membuat audit ke atas kuncikunci tersebut. ii. Semua penjawat awam yg diamanahkan dengan kunci-kunci

jabatan/keselamatan bertangungjawab ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut. iii. Sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua anak kunci yg tidak dipakai termasuk kunci pendua. iv. Anak kunci keselamatan tidak boleh dilabel/ ditanda dengan nama dan alamat pengguna/ tempat peti keselamatan disimpan. Ia juga tidak boleh di rangkaikan dengan kunci lain seperti kunci persendirian v. vi. Anak kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran Sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh diwujudkan di jabatanjabatan tertentu. Penerangan hal ini boleh didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan vii. Anak kunci pendua bagi peti besi serta bilik kebal hendaklah disimpan mengikut Arahan Perbendaharaan 135 dengan syarat pemegang-pemegang kunci di jabatan-jabatan persekutuan di KL dan PJ menyimpannya dengan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan kecuali jika peraturan lain telah dipersetujui oleh beliau viii. Penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yg dipasang

dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut;

11

 Tukar nombor tatakira setahun sekali atau bila orang yang mengetahuinya telah bertukar/tinggalkan perkhidmatan/disyaki

nombornya telah dikompromi Nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas dimasukkan ditulis di luar sampul dan dimasukkan ke dlm satu sampul lagi. Dan hantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan.

ix.

Penjawat

yang

bertukar/meninggalkan

perkhidmatan

hendaklah

menyerahkan semua kunci di dalam simpanannya. Bagi kes sekiranya berlaku kehilangan anak kunci hendaklah melaporkan

segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Laporan tersebut hendaklah mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Pejabat atau peti keselamatan itu

hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak diganti kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ketanggan orang yang tidak dibenarkan. Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada balai polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah itu telah berlaku.
12

3.0 JAWAPAN SOALAN B

3.1 Pendahuluan Dalam memastikan segala kawalan keselamatan rahsia-rahsia Negara

terjamin, kawalan mesin-mesin penyalin juga perlu diberi kawalan sewajarnya. Ini kerana fungsi mesin-mesin penyalin ini adalah untuk menyalin atau mengeluarkan segala dokumen-dokumen terperingkat. Sekiranya dokumen-dokumen terperingkat ini terdedah boleh mendatangkan keburukan kepada kerajaan atau negara. Oleh sebab itu, semua jabatan yang dibekalkan dengan mesin-mesin penyalin termasuk mesin pendua atau fotostat hendaklah sentiasa mengawasi penggunaan mesin-mesin tersebut terutamanya sekali apabila mengeluarkan dokumen-dokumen terperingkat. Beberapa peraturan arahan keselamatan perlulah diketahui dan diikuti bagi memastikan keselamatan penggunaan terhadap mesinmesin penyalin ini terjamin. Di dalam situasi Encik Razi sebagai orang yang dipertanggungjawabkan dalam mengawal mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat hendaklah mengetahui peraturan-peraturan kawalannya. Encik Razi perlulah merujuk kepada buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Jemaah Menteri dalam mengawal mesin-mesin penyalin tersebut.

13

3.2 Peraturan Kawalan Mesin-mesin Penyalin Dalam mengawasi mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat, terdapat beberapa peraturan-peraturan yang perlu diketahui dan diikuti. Peraturan-peraturan ini perlu diikuti bagi mengawal penyalah gunaan mesin-mesin penyalin yang boleh mendatangkankeburukan kepada kerajaan atau Negara. Di dalam buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Jemaah Menteri menyatakan terdapat enam peraturan yang perlu dipatuhi dalam kawalan mesinmesin penyalin. Peraturannya adalah seperti yang dinyatakan dalamperenggan berikut. Pertama, Ketua Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai untuk bertanggungjawab bagi mengawasi mesin-mesin penyalin. Sebuah buku daftar hendaklah diwujudkan untuk penggunaanya. Di dalam situasi yang diberikan, Encik Razi adalah seorang pegawai yang telah dipertanggungjawabkan mengawasi mesinmesin penyalin di bahagian mengurus dokumen terperingkat di pejabatnya. Sebagai orang yang dipertanggujawabkan untuk megawasi mesin-mesin tersebut, Encik Razi hendaklah mewujudkan satu buku daftar penggunaan mesin-mesin penyalin. Rasionalnya mewujudkan buku tersebut adlah untuk merekod penggunaan mesinmesin tersebut supaya ianya digunakan dengan betul. Kedua, semua mesin-mesin penyalin hendaklah disimpan di mana boleh di bilik-bilik yang berkunci. Rasionalnya tindakan meletakkan mesin-mesin penyalin ini di dalam bilik yang boleh dikunci adalah bertujuan untuk mengawal penggunaan mesin-mesin penyalin secara terkawal disamping memastikan dokumen-dokumen terperingkat yang dikeluarkan tidak terdedah kepada luar. Di samping itu juga,

14

keselamatan mesin-mesin penyalin yang terdapat di pejabat sebarang kecurian atau sebagai.

terjamin daripada

Ketiga, kakitangan yang dibenar ekses kepada perkara-perkara teperingkat sahaja yang boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen-dokumen terperigkat. Rasionalnya tindakkan ini mampu membendung penyalahgunaan mesin penyalin dan kebocoran perkara-perkara terperingkat. Keempat, jumlah salinan yang dibuat ialah jumlah salinan yang diluluskan sahaja dan semua salinan yang rosak perlu dibinasakan. Rasiaonal tindakan ini adalah untuk memastikan dokumen-dokumen terperingkat yang dibuat salinan tidak diketahui oleh orang ramai. Kelima, semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat untuk menentukan semua salinan dokumen terperingkat adalah dibuat mengikut peraturan. Oleh sebab itu, adalah menjadi tanggungjawab pegawai yang mengawasi mesin-mesin penyalin ini menyediakan buku daftar bagi merkodkan penggunaannya. Keenam, semua penyelewengan atau penyalahgunaan mesin-mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan. Rasionalnya tindakan ini bagi memastikan satu tindakan yang sewajarnya dapat diambil oleh Ketua Jabatan dalam menjaga keselamatan rahsia-rahsia kerajaan atau Negara. Dengan ini keselamatan rahsia-rahsia ini akan lebih terjamin.

15

3.3 Rumusan Secara keseluruhannya, dapatlah dirumuskan bahawa terdapat enam peraturan dalam mengawasi mesin-mesin penyalin iaitu:i. Ketua Jabatan melantik seorang pegawaibagi mengawasi mesin dan buku daftar perlu diwujudkan. ii. iii. iv. Disimpan dalam bilik yang berkunci. Kakitangan yang dibenarkan ekses sahaja untuk membuat salinan. Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan dan salinan yang rosak perlu dibinasakan. v. Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut peraturan. vi. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan.

16

4.0 RUMUSAN KESELURUHAN

Berdasarkan kepada situasi yang dinyatakan dalam tugasan individu yang diberikan, saya dapat merumuskan secara keseluruhan bahawa Encik Razi sebagai Penolong Pegawai Tadbir ( gred N27) yang telah diberi tanggungjawab oleh ketua jabatannya mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan dan mengawasi mesinmesin penyalin yang melibatkan dokumen terperingkat mempunyai tanggugjawab dan peranan yang besar dan berat. Ini kerana beliau mestilah memastikan segala dokumen, maklumat dan bahan rasmi yang mengandungi rahsia-rahsia kerajaan yang terdapat dalam perkara-perkara terperingkat terjamin keselamatannya supaya ianya tidak diperolehi oleh individu yang tidak bertangjawab dan berkepentingan terhadap perkara tersebut. Sebagai contoh di dalam mengawal kunci-kunci keselamatan, beliau secara automatiknya bertanggugjawab sepenuhnya ke atas keselamatan kunci-kunci tersebut. Sekiranya hilang, beliau boleh dikenakan tindakan tatatertib. Oleh sebab itu, dalam mengurus pengawalan kunci-kunci keselamatan dan mengawasi mesin-mesin penyalin beliau harus mengetahui dan mengikuti Arahan Keselamatan yang telah ditetapkan supaya perkara-perkara yang tidak diingini berlaku.

17

TAFSIRAN Dalam tugasan ini terdapat beberapa tafsiran yang digunakan. Tafsiran yang digunakan adalah seperti berikut untuk makluman anda:Kunci-kunci keselamatan kunci yang boleh membuka peti keselamatan atau bilik-bilik di mana perkara terperingkat disimpan Anak kunci keselamatan anak kunci yang boleh membuka peti keselamatan atau bilik-bilik di mana perkara terperingkat disimpan Mesin-mesin penyalin - termasuk mesin pendua atau fotostat Bahan rasmi termasuk apa-apa kelengkapan, ciptaan atau benda yang digunakan untuk urusan rasmi Perkara terperingkat perkara rasmi yang terperingkat yang mesti diberi pelindungan untuk kepentingan keselamatan Dokumen terperingkat dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi pelindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan Maklumat terperingkat maklumat rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan Jabatan termasuk sebuah kementerian, jabatan seseorang menteri, jabatan kerajaan, badan berkanun, kerajaan tempatan dan agensi kerajaan Ketua Jabatan Termasuk ketua setiausaha kepada kementerian, ketua jabatan, ketua kepada sesuatu perkhidmatan, ketua badan berkanun, ketua pejabat kerajaan

18

tempatan, ketua yayasan, ketua cawangan kecil sesebuah jabatan atau ketua agensi kerajaan. Pegawai keselamatan kerajaan termasuk pegawai yang dilantik sebagai pegawai keselamatan kerajaan atau mana-mana pegawai yang berkhidmat sebagai pegawai keselamatan kerajaan atau pegawai yang menjalankan tugas sebagai pegawai keselamatan kerajaan

19

RUJUKAN

Buku Arahan Keselamatan keluaran Jemaah Menteri Malaysia Lembaga Penyelidik Undang-Undang (2009). Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran. Petaling Jaya: International Law Book Services. Nota Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia Modul Umum/Kursus kumpulan 1 (2011). Arahan Keselamatan. Kuantan: Unit Latihan dan Kemajuan Staf JPN Pahang. http://www.nre.gov.my/Malay/PusatInformasi/Info%20PTK/Bab%20Arahan%20Kesel amatan.pdf www.townplan.gov.my/.../arahan%20keselamatan http://www.scribd.com/doc/50249781/1/KAWALAN-KUNCI-KESELAMATAN http://www.scribd.com/doc/50249781/3/KAWALAN-MESIN-PENYALIN http://www.scribd.com/doc/56393599/KAWALAN-KUNCI-KESELAMATAN

20

LAMPIRAN

21