TUGAS KEPESERTAAN MICE

Nama : Anastacia Esti P. NPM : 2905612648

SASARAN MICE (BESERTA CONTOH JAWABAN) A. TIDAK MENGALAMI KERUGIAN (UNTUNG) Jenis pertemuan / persidangan apa yang akan

diselenggarakan ? (CJ : Persidangan penjualan dan pemasaran (sales and marketing meetings))

Bilamana diselenggarakan ? (CJ : Acara akan diselenggarakan pada tanggal 16 sampai dengan 18 Oktober 2008)

Dimana diselenggarakan ? (CJ : Acara akan diselenggarakan di Balai Sidang Jakarta )

Berapa dana yang dibutuhkan ? Berapa biaya yang akan dikenakan kepada setiap peserta yang akan ikut serta? (CJ : Biaya yang akan dikenakan kepada setiap peserta adalah Rp. 500.000,-/individu)

B. PESERTA

Siapa partisipan yang akan terlibat ?

Berapa jumlah peserta? Apakah ada dan siapa saja pejabat yang akan hadir dalam konvensi sebagai partisipan ?

Apakah peserta yang datang dapat berasal dari kalangan umum atau hanya tamu undangan ?

Apakah ada perusahaan atau korporasi yang akan tergabung dalam peserta konvensi ?

Berapa jumlah dan apa saja perusahaan atau korporasi yang akan terlibat sebagai peserta konvensi ?

C. PEMBICARA Berapa jumlah pembicara yang akan dihadirkan dalam acara ? Berasal dari mana pembicara yang akan hadir dalam acara ? Bilamana dan dimana akan diadakan briefing bagi para pembicara ? Apa saja yang akan disampaikan pada saat briefing ? (CJ : Yang pertama adalah informasi penting tentang tanggal event, waktu, tempat dan cara menuju lokasi, rincian perjalanan dan akomodasi, fee yang disepakati, pengeluaranpengeluaran yang ditanggung, rehearsal (gladi bersih). Kedua, penerangan ringkas mengenai sesi-sesi, rundown lengkap dari sesi-sesi. ...) D. PROMOSI Metode promosi apa yang akan digunakan ? (CJ : Promosi akan dilaksanakan dengan 2 metode, yaitu iklan dan hubungan masyarakat)

Media periklanan apa yang akan digunakan sebagai sarana promosi ? (CJ : Media periklanan yang akan digunakan adalah surat kabar, majalah, radio, televisi, direct mail dan brosur, website)

Surat kabar dan majalah apa saja yang akan digunakan sebagai sarana periklanan ? (CJ : Kompas, Media Indonesia, The Jakarta Post, Tempo, Sindo)

E. PUBLIKASI F. PEMASARAN G. PELAYANAN

Bagaimana proses pre-registrated nya ? (CJ : Registrasi akan dibagi menjadi 2 tahap, yaitu tahap pendataan dan tahap pelaksanaan. Pada tahap pendataan peserta harus sudah mendapatkan informasi tentang konvensi sesuai dengan biaya yang telah dibayarkan, baik fasilitas maupun materi konvensi yang akan diterima. Kedua, peserta yang sudah terdaftar akan dikirimi surat konfirmasi atau letter of acceptance(LOA). Ketiga, peserta akan dikirimi informasiinformasi lain tentang hal-hal yang harus dilakukan sehubungan dengan keikutsertaannya.

Bagaimana proses re-registration nya? (CJ : Pertama, peserta harus menunjukkan LOA kepada petugas registrasi. Kedua, petugas registrasi mencocokkan dengan participant data yang sudah disiapkan oleh pihak sekretariat. Ketiga, setelah cocok, peserta yang bersangkutan berhak mendapatkan perlengkapan konvensi (congress kit). Keempat,

setelah semuanya beres, yang bersangkutan resmi menjadi peserta konvensi) Bagaimana proses on site registration ? (CJ : On site registration akan dilakukan apabila calon peserta belum mendaftarkan diri sebelumnya. Calon peserta tersebut harus melakukan pendaftaran baru. Setelah menyelesaikan halhal tersebut sesuai prosedur, peserta resmi menjadi peserta konvensi)

Bilamana dan bagaimana pemesanan tiket dan bantuan reconfirm tiket bagi para peserta akan dilaksanakan? (CJ : Tiket akan dipesan sesuai dengan jumlah peserta yang telah mendaftarkan dirinya. Tiket akan dipesan melalui Garuda Indonesia Airlines pada tanggal 9 Oktober 2008 (7 hari sebelum acara). 3 hari sebelum acara, panitia akan melakukan reconfirm tiket bagi para peserta yang akan ikut serta dengan menghubungi contact number yang telah diberikan oleh masing-masing peserta)

Bagaimana transportasi dari dan ke airport bagi para peserta ? (CJ : Transportasi dari dan ke airport bagi para peserta akan dilakukan oleh petugas transportasi dari pihak hotel tempat peserta akan menginap. Apabila pihak hotel berhalangan, panitia akan menyewa kendaraan dari perusahaan car rental berikut driver)

Bagaimana akomodasi bagi peserta ? (CJ : Peserta akan menginap di Hotel Sultan, dengan jumlah kamar yang telah di-booking adalah 200 kamar)

Bagaimana penyediaan konsumsi bagi para peserta?

(CJ : Untuk hari pertama dan hari ketiga, peserta akan mendapat breakfast,lunch, dan dinner dari hotel dengan menu yang telah disediakan berikut live performance. Untuk hari kedua (hari-H), breakfast tetap disediakan oleh pihak hotel, kecuali lunch dan dinner akan dilaksanakan di tempat acara) Bagaimana check in dan check out ? Bagaimana penyediaan dan penandatanganan sertifikat bagi peserta ? Apa saja perlengkapan tambahan yang harus disediakan untuk kemudahan dan kelancaran kegiatan peserta atau staf ? (CJ : Perlengkapan tambahan yang diperlukan adalah kotak P3K, selotip, penggaris, gunting, pembersih, ...)