PROPOSAL PAMERAN DAN SPONSOR

KONFERENSI KE-15 CONSAL TAHUN 2012 (CONSAL XV 2012)

PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Congress of Southeast Asian Librarians (CONSAL) merupakan suatu organisasi pustakawan
se-Asia Tenggara yang didirikan di Singapura pada tahun 1970 sebagai tindak lanjut dari tumbuhnya
identitas diri di negara-negara di kawasan tersebut, terutama didorong oleh terbentuknya ASEAN.
Saat ini CONSAL terdiri dari 10 negara anggota yang mencakupkan perpustakaan nasional serta
asosiasi/ikatan perpustakaan dan pustakawan dari Brunei Darussalam, Kamboja, Indonesia, Laos,
Malaysia, Myanmar, Filipina, Singapura, Thailand dan Vietnam.

Konferensi Consal ke-15 (CONSAL XV) diselenggarakan di Discovery Kartika Plaza Hotel Kuta,
Bali pada tanggal 28 s/d 31 Mei 2012, diharapkan hadir 800 (delapan ratus) orang peserta terdiri dari
Pengelola Perpustakaan, Pakar Informasi, Pustakawan, Akademis, Pustakawan Sekolah, Pengamat
Perpustakaan, Pustakawan Guru, Pustakawan Publik, Mahasiswa.

Pada saat yang bersamaan dengan kegiatan Konferensi Consal ke-15 akan di adakan
pameran yang akan diikuti oleh Penerbit Dalam dan Luar Negeri, Perpustakaan Dalam dan Luar
Negeri, serta perusahaan yang bergerak di bidang Sara Edukasi, dan hasil produk lainnya (dalam dan
luar negri), dan menjadi agenda para bibliofil : Pecinta dan Penggiat Literasi, serta berkumpulnya
Pustakawan se-Asia Tenggara dan pemerhati di bidang perpustakaan.

Mengingat besarnya manfaat acara ini, kami mengundang Bapak/Ibu?Saudara menjadi

Peserta Pameran dan juga menjadi Sponsor/ Donatur acara Konferensi Consal ke-15.

Sebagai bahan informasi, bersama ini kami sampaikan Proposal Pameran dan Sponsor
Konferensi Consal ke-15 tahun 2012, beserta Kontra Prestasi bagi Sponsor/Donatur.

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa konsep Event (Waktu dan Tanggal, Tema Event, Penjelasakn konsep, Target
Participant)?
b. Bagaimana venue Event (Venue Capacity, lokasi, aksesibilitas)?
c. Apa rencana Kegiatan (Program dan Rundown Acara)?

Tema
National Heritage : Preservation and Dissemination

Tujuan
Tujuan umum penyelenggaraan Pameraan Konferensi Consal ke-15 adalah :
1. Sebagai sarana berkomunikasi dan berinteraksi langsung antara masyarakat dengan
penggiat industri yang terkait dengan perpustakaan dan para pustakawan
2. Sebagai ajang promosi dan penjualan bagi pelaku industri di bidang Perpustakaan,
sarana pendidikan, dan industri pendukung lainnya.
3. Sebagai tempat berkumpulnya para komunitas pecinta, dan pemerhati
perpustakaan
PROFIL PAMERAN KONFERENSI CONSAL KE-15 TAHUN 2012
Nama Kegiatan : Pameran Konferensi Consal XV 2012
Tanggal Pelaksanaan : 28 Mei – 31 Mei 2012
Tempat Pelaksanaan : Discovery Kartika Plaza Hotel, Kuta, Bali
Waktu Kegiatan : Pk. 10.00-21.00 WIT
Penyelenggara Kegiatan : Panitia Consal XV 2012

TARGET PENGUNJUNG PAMERAN

1. Peserta delegasi Konferensi Consal ke-15

2. Pustakawan
3. Pelaku Bisnis
4. ProfesionaI
5. Budayawan, Ilmuwan
6. Mahasiswa
7. Pelajar
8. LSM
9. Kedutaan

PESERTA STAN PAMERAN

- Perpustakaan
- Penerbit / Distributor / Importir Buku
- Lembaga Pendidikan
- Lembaga Pemerintahan
- Penyedia Sarana Perpustakaan dan Pendidikan
- Industri terkait Perpustakaan
- Industri Digital
- Produk lain yang mendukung CONSAL XV 2012 dalam luar negri

ACARA / PROGRAM PAMERAN

- Pembukaan pameran
- Pengenalan Produk
- Pentupan

PROMOSI DAN PUBLIKASI

Promosi dan Publikasi Pameran Konferensi Consal ke-15 akan dilakukan melalui :
- Media Cetak : Surat Kabar
- Media Elektronik : Radio dan TV, Website dan Media Online
- Sosial Media : Mailing list, Email blast, Facebook, Twitter
- Outdoor Promotion : Flyer, Spanduk, Baliho, umbul-umbul
FASILITAS PESERTA PAMERAN
Ruangan tempat penyelenggaran Pameran Konferensi Consal ke-15 akan dibagikan dalam berbagai
ukuran stan. Para peserta dapat mengembangkan stan yang di pilih dengan desain khusus ataupun
stan standar. Fasilitas yang disediakan oleh panitia untuk setiap stan standar adalah sebagai berikut :

1. Partisi standar : partisi warna putih dengan rangka aluminium

2. Lettering Company : nama perusahaan dari Styrofoam putih dengan huruf standar
3. Meja 1 buah
4. Kursi 2 buah
5. MCB 2 Ampere (440 watt) dan stop kontak 1 buah
6. Lampu TL 40 watt 1 buah
7. Karpet dalam stan
8. Rak buku 3 susun
9. ID Card Peserta sebanyak 2 buah
10. Pemuatan profil perusahaan dalam Buku Panduan Consal XV 2012

SYARAT DAN KETENTUAN PENDAFTARAN PESERTA STAN

1. Peserta yang telah menyetujui nomor stannya wajib mengisi formulir pendaftaran dan
mengembalikannya kepada panitia.
2. Peserta yang belum mendaftar, dapat mendaftar ke sekretariat panitia Pameran Consal jika
masih ada stan yang tersedia.
3. Kepersertaan stan dinyatakan sah apabila peserta telah membayar uang sewa stan sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan panitia.
4. Stan dan perlengkapan lainnya tidak dapat dipindahtangankan atau dialihkan kepada pihak
lain.

HARGA STAN
1. (3X2,5) Meter = RP. 10,000,000 atau $ 1,500

SYARAT DAN KETENTUAN PEMBAYARAN STAN

1. Harga stan yang ditetapkan panitia tidak termasuk PPn dan pajak lainnya.
2. Peserta yang telah mendaftar dan memilih stan wajib membayar uang muka sewa stan
sebesar 50% dari total biaya sewa stan paling lambat dua minggu setelah pendaftaran
3. Peserta yang tidak melakukan pembayaran uang muka sewa stan sampai batas waktu
Yang ditentukan , panitia berhak mengalihkan stan yang dipilih ke peserta atau pihak lain.
Pelunasan stan dilakukan paling lambat tanggal 30 April 2012.
4. Apabila pada batas waktu yang ditentukan peserta belum melakukan pembayaran
5. pelunasan stan, maka panitia berhak membatalkan kepesertaannya dan uang muka sewa
stan yang telah dibayarkan kepada pihak panitia tidak dapat dikembalikan.
 6. Pembayaran sewa stan dapat dilakukan secara tunai atau transfer ke rekening :
a) Untuk pembayaran dalam mata uang Rupiah
Bank Name: Bank BRI Cabang Jakarta Krekot
Account No: 0216-01-000811-30-8
Owner’s Name: Panitia CONSAL

b) Untuk pembayaran dalam mata uang US Dollar

Bank Name: BRI Bank Jakarta Krekot Branch
Account No: 0261-02-000071-30-2 (Bank Swift Code: BRINIDJA)
Owner’s Name: Committee Consal

Bukti transfer di faks ke panitia Consal XV seperti tertera pada formulir pendaftaran peserta
pameran

Pembayaran dengan cheque atau bilyet giro dianggap sah apabila cheque atau bilyet giro telah
dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo.

PEMBATALAN KEPESERTAAN

1. Panitia penyelenggara berhak membatalkan keikutsertaan peserta stan apabila peserta tidak
melakukan pembayaran uang muka dan atau pelunasan sewa stan sesuai dengan batas
waktu yang telah ditetapkan oleh panitia.

2. Peserta yang membatalkan atau mengundurkan diri setelah tanggal 30 April 2012, biaya
yang telah dibayarkan ke penyelenggara tidak dapat dikembalikan.

3. Dalam keadaan darurat (force majeur) yang dapat mempengaruhi jalannya pelaksanaan
(pameran atau mengakibatkan tertundanya pelaksanaan pameran, seperti bencana alam,
pemogokan, huru hara, perubahan mata uang oleh pemerintah yang berpengaruh terhadap
barang dan jasa, serta peraturan lainnya di luar kemampuan panitia, maka tidak ada pihak
yang berhak atas ganti rugi
KEAMANAN DAN TATA TERTIB

1. Peserta stan diharapkan ikut berperan serta dalam mengamankan barang-barang dan
menjaga kebersihan di stan masing-masing, meskipun penyelenggara sudah mempekerjakan
petugas keamanan dan petugas kebersihan. Demi pengamanan barang-barang yang
dipamerkan, petugas stan diharapkan hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum Pameran Consal
2012 dibuka untuk umum,
2. Peserta stan mendapat tanda pengenal sebanyak 2 (dua) buah per stan. Peserta wajib
menggunakan tanda pengenal tersebut selama bertugas di stan.
3. Tanda pengenal pameran tidak dapat dipergunakan di tempat ain.
4. Peserta tidak diperkenankan memamerkan produk dan materi lainnya yang bertentangan
dengan undang-undang dan peraturan pemerintah yang berlaku di Republik Indonesia.
5. Peserta tidak diperkenankan mengambil tempat atau ruangan lebih dari batas-batas yang
sudah ditetapkan.
6. Peserta tidak diperkenankan memasang spanduk, banner, poster, plotter dan alat-alat
promosi lainnya di luar batas stannya, kecuali di tempat-tempat yang telah disepakati
dengan panitia.
7. Peserta tidak diperkenankan menempel alat-alat promosi berupa poster, stiker, sampul
buku, dan sebagainya di luar partisi.
8. Peserta tidak diperkenankan memasang peralatan sound system dan audio visual atau
peralatan elektronik lainnya yang suaranya dapat menimbulkan gangguan dan rasa kurang
nyaman bagi peserta lain dan pengunjung.
9. Panitia tidak bertanggung jawab atas terjadinya pencurian, kehilangan, kebakaran dan
kerusakan yang timbul dalam suatu kecelakaan yang diakibatkan oleh kelalaian peserta.
10. Peserta tidak diperkenankan mengalihkan stannya kepada pihak lain tanpa persetujuan
panitia.
11. Apabila peserta ingin mengadakan acara, harap berkoordinasi dengan panitia.
DENAH LOKASI PAMERAN
 KONTRAK PRESTASI
SPONSOR KONFERENSI CONSAL XV TAHUN 2012

Dalam rangka kegiatan Konferensi Congress of Southeast Asian Librariars (CONSAL) ke-15 tahun
2012, yang akan dilaksanakan di Kuta Bali pada tanggal 28 hingga 31 mei 2012, berdasarkan Proposal
terlampir, memberikan” kesempatan para sponsor untuk Ikut berpartsipasi membantu dana
penyelenggaraan dengan Kontra Prestasi sebagai berikut:

NO. Nilai Kontra Prestasi

1.  Pencantuman logo disetiap spanduk, umbul-umbul,
backdrop.
Gold Package  Satu unit stan pameran berukuran 2,5m x 4,5m
Rp. 100.000.000.-  Presentasi produk selama 25 menit pada sesi II.
 Seminar kit, Buku panduan, dan 2 ( dua) orang
peserta konferensi.
2.  Pencantuman logo pada backdrop
 Satu unit stan pamera berukuran 3m x 2,5m
Silver Package  Presentasi produk selama 25 menit pada sesi III
Rp. 75.000.000.-  Buku panduan, dan 1 (satu) orang peserta
konferensi
3. Bronize Package  Satu unit stan pameran berukuran 3m x 2,5m
Rp.50.000.000,-  Presentasi produk selama 25 menit pada sesi IV
4. Sponsorship dalam bentuk lain berupa Seminar Kit,
Hubungi panitia pencetakan buku panduan, Prosiding, pulpen, blok Note,
cindera mata, dll.
KONTAK PERSON KOMISI PAMERAN

1. Robinson Rusdi
Email : robinsonrusdi@yahoo.co.id
Mobile : 08111805350

2. Lily Suarni (for International Exhibitors)

Email : lily_suarny@yahoo.com
Mobile : +628128668761

3. Lies Suliestyowati (for International Exhibitors)

Email : suliestyowati_w@hotmail.com
Mobile : +628568726499

4. Sri Sukamekar (for International Exhibitors)

Email : sri_sukamekar@pnri.go.id
Mobile : +628174878657

5. Sudirwan Hamid
Mobile : 0811768810

KONTAK PERSON KOMISI PENDANAAN DAN SPONSOR

1. Lilik soelistyowati
Email : lilik_soliestyowati@pnri.go.id
Mobile : 0811810757

2. Suprihati (for International Sponsors)

Email : suprihati_sudj2@yahoo.com
Mobile : +62811893121

3. Siti Mardiyah
Mobile : 08128019741
VENUE KONFERENSI KE-15 CONSAL TAHUN 2012 (CONSAL XV 2012)