contoh proposal event pameran

0
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 1 of 10

PROPOSAL PAMERAN DAN SPONSOR

KONFERENSI KE-15 CONSAL TAHUN 2012 (CONSAL XV 2012)
PENDAHULUAN
Congress of Southeast Asian Librarians (CONSAL) merupakan suatu organisasi
pustakawan se-Asia Tenggara yang didirikan di Singapura pada tahun 1970 sebagai tindak lanjut
dari tumbuhnya identitas diri di negara-negara di kawasan tersebut, terutama didorong oleh
terbentuknya ASEAN. Saat ini CONSAL terdiri dari 10 negara anggota yang mencakup
perpustakaan nasional serta asosiasi/ikatan perpustakaan dan pustakawan dari Brunei
Darussalam, Kamboja, Indonesia, Laos, Malaysia, Myanmar, Filipina, Singapura, Thailand dan
Vietnam.

Konferensi Consal ke-15 (CONSAL XV) diselenggarakan di Discovery Kartika Plaza Hotel
Kuta, Bali pada tanggal 28 s/d 31 Mei 2012, diharapkan hadir 800 (delapan ratus) orang
peserta terdiri dari Pengelola Perpustakaan, Pakar Informasi, Pustakawan, Akademis,
Pustakawan Sekolah, Pengamat Perpustakaan, Pustakawan Guru, Pustakawan Publik,
Mahasiswa.

Pada saat yang bersamaan dengan kegiatan Konferensi Consal ke-15 akan di adakan
pameran yang akan diikuti oleh Penerbit Dalam dan Luar Negeri, Perpustakaan Dalam dan Luar
Negeri, serta perusahaan yang bergerak di bidang Sarana Edukasi, dan hasil produk lainnya
(dalam dan luar negeri), dan menjadi agenda para bibliofil : Pecinta dan Penggiat Literasi, serta
berkumpulnya Pustakawan se-Asia Tenggara dan pemerhati di bidang perpustakaan.

Mengingat besarnya manfaat acara ini, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara menjadi

Peserta Pameran dan juga menjadi Sponsor/Donatur acara Konferensi Consal ke-15.

Sebagai bahan informasi, bersama ini kami sampaikan Proposal Pameran dan Sponsor
Konferensi Consal ke-15 tahun 2012, beserta Kontra Prestasi bagi Sponsor/Donatur.

TEMA
National Heritage : Preservation and Dissemination
TUJUAN
Tujuan umum penyelenggaraan Pameran Konferensi Consal ke-15 adalah :

1. Sebagai sarana berkomunikasi dan berinteraksi langsung antara masyarakat dengan

penggiat industri yang terkait dengan perpustakaan dan para pustakawan.
2. Sebagai ajang promosi dan penjualan bagi pelaku industri dibidang Perpustakaan, sarana
pendidikan, dan industri pendukung lainnya.
3. Sebagai tempat berkumpulnya para komunitas pecinta, dan pemerhati perpustakaan.
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 2 of 10

PROFIL PAMERAN KONFERENSI CONSAL KE-15 TAHUN 2012

Nama Kegiatan : Pameran Konferensi Consal XV 2012
Tanggal Pelaksanaan : 28 Mei 31 Mei 2012
Tempat Pelaksanaan : Discovery Kartika Plaza Hotel, Kuta, Bali
Waktu Kegiatan : Pk. 10.00 21.00 WIT
Penyelenggara Kegiatan : Panitia CONSAL XV 2012

TARGET PENGUNJUNG PAMERAN

1. Peserta delegasi Konfenrensi CONSAL ke-15
2. Pustakawan

3. Pelaku Bisnis
4. Profesional
5. Budayawan, Ilmuwan
6. Mahasiswa
7. Pelajar
8. LSM
9. Kedutaan

PESERTA STAN PAMERAN

Perpustakaan
Penerbit / Distributor / Importir Buku
Lembaga Pendidikan
Lembaga Pemerintahan
Penyedia Sarana Perpustakaan dan Pendidikan
Industri terkait Perpustakaan
Industri Digital
Produk lain yang mendukung CONSAL XV 2012 dalam dan luar negeri

ACARA / PROGRAM PAMERAN

pembukaan pameran
pengenalan produk
penutupan

PROMOSI DAN PUBLIKASI

Promosi dan Publikasi Pameran Konferensi Consal ke-15 akan dilakukan melalui :
Media Cetak : Surat Kabar
Media Elektronik : Radio dan TV, Website dan Media Online
Sosial Media : Mailing list, Email blast, Facebook, Twitter
Outdoor promotion : Flyer, Spanduk, Baliho, umbul-umbul

15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 3 of 10

FASILITAS PESERTA PAMERAN

Ruangan tempat penyelenggaran Pameran Konferensi Consal ke-15 akan dibagi dalam berbagai
ukuran stan. Para peserta dapat mengembangkan stan yang dipilih dengan desain khusus
ataupun stan standar. Fasilitas yang disediakan oleh panitia untuk setiap stan standar adalah
sebagai berikut :

1. Partisi standar : partisi warna putih dengan rangka alumunium

2. Lettering Name Company : nama perusahaan dari Styrofoam putih dengan huruf standar
3. Meja 1 buah
4. Kursi 2 buah
5. MCB 2 Ampere (440 watt) dan stop kontak 1 buah
6. Lampu TL 40 watt 1 buah
7. Karpet dalam stan
8. Rak Buku 3 susun
9. ID Card Peserta sebanyak 2 buah
10. Pemuatan profil perusahaan dalam Buku Panduan Consal XV 2012

SYARAT DAN KETENTUAN PENDAFTARAN PESERTA STAN

1. Peserta yang telah menyetujui nomor stannya wajib mengisi formulir pendaftaran dan
mengembalikannya kepada panitia .
2. Peserta yang belum mendaftar, dapat mendaftar ke sekretariat panitia Pameran Consal
jika masih ada stan yang tersedia.
3. Kepesertaan stan dinyatakan sah apabila peserta telah membayar uang sewa stan sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan panitia.
4. Stan dan perlengkapan lainnya tidak dapat dipindahtangankan atau dialihkan kepada
pihak lain.

HARGA STAN
1. (3 x 2,5) meter = Rp. 10,000,000 atau $ 1,500

SYARAT DAN KETENTUAN PAMBAYARAN STAN

1. Harga stan yang ditetapkan panitia tidak termasuk PPn dan pajak lainnya.
2. Peserta yang telah mendaftar dan memilih stan wajib membayar uang muka sewa stan
sebesar 50% dari total biaya sewa stan paling lambat dua minggu setelah pendaftaran.
3. Peserta yang tidak melakukan pembayaran uang muka sewa stan sampai batas waktu
yang ditentukan , panitia berhak mengalihkan stan yang dipilih ke peserta atau pihak lain.
4. Pelunasan stan dilakukan paling lambat tanggal 30 April 2012.
5. Apabila pada batas waktu yang ditentukan peserta belum melakukan pembayaran
pelunasan stan, maka panitia berhak membatalkan kepesertaannya dan uang muka sewa
stan yang telah dibayarkan kepada pihak panitia tidak dapat dikembalikan.
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 4 of 10
6. Pembayaran sewa stan dapat dilakukan secara tunai atau transfer ke rekening :
a. Untuk pembayaran dalam mata uang Rupiah
Bank Name: Bank BRI Cabang Jakarta Krekot
Account No: 0261-01-000811-30-8
Owners Name: Panitia CONSAL

b. Untuk pembayaran dalam mata uang US Dollar

Bank Name: BRI Bank Jakarta Krekot Branch
Account No: 0261-02-000071-30-2 (Bank Swift Code: BRINIDJA)
Owners Name: Committee Consal

Bukti transfer di faks ke Panitia Consal XV seperti tertera pada formulir pendaftaran peserta
pameran
Pembayaran dengan cheque atau bilyet giro dianggap sah apabila cheque atau bilyet giro telah

dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo.

PEMBATALAN KEPESERTAAN
1. Panitia penyelenggara berhak membatalkan keikutsertaan peserta stan apabila peserta
tidak melakukan pembayaran uang muka dan atau pelunasan sewa stan sesuai dengan
batas waktu yang telah ditetapkan oleh panitia.
2. Peserta yang membatalkan atau mengundurkan diri setelah tanggal 30 April 2012, biaya
yang telah dibayarkan ke penyelenggara tidak dapat dikembalikan.
3. Dalam keadaan darurat (force majeur) yang dapat mempengaruhi jalannya pelaksanaan
pameran atau mengakibatkan tertundanya pelaksanaan pameran, seperti bencana alam,
pemogokan, huru hara, perubahan mata uang oleh pemerintah yang berpengaruh
terhadap barang dan jasa, serta peraturan lainnya di luar kemampuan panitia, maka tidak
ada pihak yang berhak atas ganti rugi.

KEAMANAN DAN TATA TERTIB

1. Peserta stan diharapkan ikut berperan serta dalam mengamankan barang-barang dan
menjaga kebersihan di stan masing-masing, meskipun penyelenggara sudah
mempekerjakan petugas keamanan dan petugas kebersihan. Demi pengamanan barangbarang yang
dipamerkan, petugas stan diharapkan hadir 30 (tiga puluh) menit sebelum
Pameran Consal 2012 dibuka untuk umum.
2. Peserta stan mendapat tanda pengenal sebanyak 2 (dua) buah per stan. Peserta wajib
menggunakan tanda pengenal tersebut selama bertugas di stan.
3. Tanda pengenal pameran tidak dapat dipergunakan di tempat lain.
4. Peserta tidak diperkenankan memamerkan produk dan materi lainnya yang bertentangan
dengan undang-undang dan peraturan pemerintah yang berlaku di Republik Indonesia.
5. Peserta tidak diperkenankan mengambil tempat atau ruangan lebih dari batas-batas yang
sudah ditetapkan.
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 5 of 10
6. Peserta tidak diperkenankan memasang spanduk, banner, poster, plotter dan alat-alat

promosi lainnya di luar batas stannya, kecuali di tempat-tempat yang telah disepakati
dengan panitia.
7. Peserta tidak diperkenankan menempel alat-alat promosi berupa poster, stiker, sampul
buku, dan sebagainya di luar partisi.
8. Peserta tidak diperkenankan memasang peralatan sound system dan audio visual atau
peralatan elektronik lainnya yang suaranya dapat menimbulkan gangguan dan rasa
kurang nyaman bagi peserta lain dan pengunjung.
9. Panitia tidak bertanggung jawab atas terjadinya pencurian, kehilangan, kebakaran dan
kerusakan yang timbul dalam suatu kecelakaan yang diakibatkan oleh kelalaian peserta.
10. Peserta tidak diperkenankan mengalihkan stannya kepada pihak lain tanpa persetujuan
panitia.
11. Apabila peserta ingin mengadakan acara, harap berkoordinasi dengan panitia.

15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 6 of 10
DENAH LOKASI PAMERAN

15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 7 of 10
KONTRA PRESTASI
SPONSOR KONFERENSI CONSAL XV TAHUN 2012

Dalam rangka kegiatan Konferensi Congress of Southeast Asian Librarians (CONSAL) ke-15 tahun
2012 ,
yang akan dilaksanakan di Kuta Bali pada tanggal 28 hingga 31 mei 2012, berdasarkan Proposal
terlampir, memberikan kesempatan para sponsor untuk ikut berpartisipasi membantu dana
penyelenggaraan dengan Kontra Prestasi sebagai berikut :

No.
Nilai Kontra Prestasi
1
Gold Package
Rp. 100.000.000,
Pencantuman logo di setiap spanduk, umbulumbul, backdrop.
Satu unit stan pamera berukuran 2,5m x 4,5m
Presentasi produk selama 25 menit pada sesi II.
Seminar kit, Buku panduan, dan 2 (dua) orang
peserta konferensi.
2
Silver Package
Rp. 75.000.000,
Pencantuman logo pada backdrop
Satu unit stan pamera berukuran 3m x 2,5m
Presentasi produk selama 25 menit pada sesi III.
Buku panduan, dan 1 (satu) orang peserta
konferensi.
3
Bronze Package
Rp. 50.000.000,
Satu unit stan pameran berukuran 3m x 2,5m
Presentasi produk selama 25 menit pada sesi IV.
4 Hubungi panitia
Sponsorship dalam bentuk lain berupa Seminar Kit,
pencetakan Buku Panduan, Prosiding, pulpen, blok
Note, cindera mata, dll.

15
th

CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 8 of 10
KONTAK PERSON KOMISI PAMERAN

1. Robinson Rusdi
Email : robinsonrusdi@yahoo.co.id
Mobile : 08111805350
2. Lily Suarni (for International Exhibitors)
Email : lily_suarny@yahoo.com
Mobile : +628128668716
3. Lies Suliestyowati (for International Exhibitors)
Email : suliestyowati_w@hotmail.com
Mobile : +628568726499
4. Sri Sumekar (for International Exhibitors)
Email : sri_sumekar@pnri.go.id
mobile : +628174878657
5. Sudirwan Hamid
Mobile : 0811768810

KONTAK PERSON KOMISI PENDANAAN DAN SPONSOR

1. Lilik Soelistyowati
Email: lilik_soelistyowati@pnri.go.id
Mobile: 0811810757
2. Suprihati (for International Sponsors)
Email : suprihati_sudj2@yahoo.com
Mobile : +62811893121
3. Siti Mardiyah
Mobile : 08128019741
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 9 of 10

FORMULIR PENDAFTARAN PAMERAN

Konferensi CONSAL XV 2012

Nama Lembaga/Perusahaan : ..
Alamat : ..
Kota dan Kode Pos : ..
Propinsi : ..
Negara : ..
No. Telepon Kantor : ..
No. Faksimili : ..
Nama Penanggungjawab : ..
Nomor Ponsel : ..
Alamat Email : ..
Dengan menandatangani formulir ini, saya atas nama lembaga/perusahaan menyatakan setuju untuk
menjadi PESERTA PAMERAN pada Konferensi ke-15 CONSAL tahun 2012 (CONSAL XV 2012) yang
diselenggarakan pada tanggal 28 Mei 2012 sampai dengan 31 Mei 2012 di Hotel Discovery Kartika
Plaza,
Bali.

Nomor Booth : ..
Ukuran Booth : ..
Harga : ..
Nama Produk Dipamerkan : ..

.. , . 20..
Penanggungjawab,

(Tandatangan, Stempel, dan Nama Lengkap)

Catatan :
Harga Booth ukuran of 3 x 2.5 meter adalah Rp. 10,000,000 atau USD 1,500
Mohon kirimkan form isian ini kepada tim Komisi Pameran CONSAL XV via Faksimili 021-3101472
up. Lily Suarny atau 021-3488812 up. Sri Sumekar)
15
th
CONSAL Meeting and General Conference 2012 | Exhibition and Sponsorhsip Proposal | Page 10 of 10
FORMULIR APLIKASI SPONSOR
Konferensi CONSAL XV 2012

Nama Lembaga/Perusahaan : ..
Alamat : ..
Kota dan Kode Pos : ..
Propinsi : ..
Negara : ..
Telepon Kantor : ..
Faksimili : ..
Nama Penanggungjawab : ..
Nomor Ponsel : ..
Alamat Email : ..
Dengan menandatangani formulir ini, saya atas nama lembaga/perusahaan menyatakan setuju untuk
menjadi SPONSOR pada Konferensi ke-15 CONSAL tahun 2012 (CONSAL XV 2012) yang
diselenggarakan
pada tanggal 28 Mei 2012 sampai dengan 31 Mei 2012 di Hotel Discovery Kartika Plaza, Bali.

Paket Sponsor : GOLD / SILVER / BRONZE

Harga Paket : Rp
Nama Produk : ..

.. , 2012.
Penanggungjawab,

(Tandatangan, Stempel, dan Nama Lengkap)

Catatan :
Mohon kirimkan form isian ini kepada tim Komisi Pendanaan dan Sponsor CONSAL XV via
Faksimili 021-3488812 up. Suprihati atau 021-3148540 up. Lilik Soelistyowati