Anda di halaman 1dari 12

TIME SCHEDULE ACARA

Tempat:
Hari/Tanggal:
Pukul:
(dapat diubah sesuai dengan rencana yang akan dibuat)
FASE KEGIATAN
MEETING I Membuat desain event
Surat menyurat
Narasi proposal sponsor
Budgeting, pembayaran DP, purchasing (tawar menawar harga)
P P Kontak artis, tempat, dll.
E E Desain materi promo yang urgen untuk promosi awal, proposal sponsor
R R Desain dekorasi
E & S Layout ruang
N I Cetak sebagian materi yang urgen untuk sponsor dan promosi awal
C A Rundown
A P Database sponsor & ticket box
N A Data pers
A N Menentukan sasaran publikasi
A Kontak media kerja sama
N
Penyebaran pamflet, brosur
Memenuhi permintaan tim marketing
Cetak proposal sponsor
Penyebaran penawaran ticket box
MEETING II

Desain materi promo tambahan

O
P
E
R Roadshow promosi
A Call database & pengiriman kerja sama sponsor, ticket box
S Follow up ticket box, media
I
O
N
A
L
MEETING III Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll.
R Pembuatan checklist perlengkapan acara
U Ketentuan ketentuan acara lomba/pameran
N Undangan press release
N Roadshow promosi
I
N
G Follow up sponsor, media
Mulai cek ticket box
II
Follow up sponsor, media
MEETING IV MOU
R Mempersiapkan acara press release
U Roadshow promosi
N
N
I Penyebaran materi promosi
N
G Laporan penjualan tiket
Deadline promosi materi promo yang berhubungan dengan sponsor
III Press release
Deal sponsor, media
Persiapan perlengkapan acara
MEETING V Koordinasi bujet
R Roadshow promosi
U
N Penyebaran materi promosi
N
I
N Laporan penjualan tiket
G Deadline promosi materi promo yang berhubungan dengan sponsor
Press release
IV Deal sponsor, media

MEETING VI Pencarian tim freelance untuk hari H


R Roadshow promosi
U
N
N Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll
I
N
G Deadline promosi materail promo yang berhubungan dengan sponsor
Press release
V Laporan penjualan tiket harian
Roadshow promosi
MEETING VII Pengiriman agenda kota dan undangan liputan pers
R
U
N
N Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll
I Crosscheck dengan marketing tentang sponsor dan materi sponsor
N
G Deadline promosi materi promo lain yang berhubungan dengan sponsor
Press release
VI Laporan penjualan tiket harian
Crosscheck dengan creator tentang sponsor dan materi sponsor
GLADI BERSIH Seluruh tim melakukan check ulang apakah ada persiapan yang terlewatkan
Antisipasi permasalahan
H Checklist sheet hari H
A
R
I
_ Membawa rundown, cek transportasi, akomodasi, venue artis
H

Jumpa pers
Evaluasi
WAKTU/DURASI NAMA/DIVISI
H -8 minggu ALL THE TEAM
(1 minggu) Manajemen

Creator

Marketing

Manajemen

H -7 minggu
(2 minggu)
Creator

Markerting

H -5 minggu Manajemen
(1 minggu)

Creator

Markerting
H -4 minggu Manajemen
(1 minggu)

Creator

Markerting

Manajemen
H -3 minggu
(1 minggu)

Creator

Markerting

H -2 minggu Manajemen
(1 minggu)

Creator

Markerting

H -1 minggu Manajemen
(1 minggu)

Creator

Marketing

H -1 Semua tim inti dan freelance


(1 hari)
Panitia tiba di lokasi event Manager event
3 jam sebelum acara Keuangan
Perlengkapan & dekorasi
Penerima Tamu
Host artist
Konsumsi
Security
Manajer stage
Manajer stand & sponsor
Media relations
Umum

All the team


TIME SCHEDULE Event ABC
Venue : Plaza
15 Desember 2006
10.00 - 12.00 Wib
Jumlah Tim Inti: 4 orang: Sofie,Ditta,Rahma,Rangga
FASE KEGIATAN
MEETING I Membuat desain event & narasi proposal sponsor
Surat-menyurat: kerja sama Tabloid Bunda, Kosmonita, Giga, sekolah SMP, SD
P P Surat menyurat: Ratih Sang
E E Budgeting, pembayaran DP, purchasing (tawar menawar harga)
R R Kontak artis, tempat, dll.
E & S Desain proposal sponsor, brosur, undangan, tabloid, spanduk, backdrop
N I Desain dekorasi
C A Layout ruang
A P Cetak proposal sponsor dan brosur 1
N A Rundown
A N Database sponsor & ticket box
A Data pers
N Data kelompok pengajian dan organisasi wanita
Kontak media kerja sama

LIBUR LEBARAN

Pengiriman surat kerja sama tabloid Bunda, Kosmonita, Giga, sekolah SMP & SD
Pengiriman surat permohonan pengisi acara
Check venue, kontrak venue, media kerja sama, pengisi acara
MEETING II Buat checklist hari H
Siapkan tulisan tulisan yang dibutuhkan saat hari H (lihat checklist hari H)
O
P Cetakan jadi: proposal sponsor, brosur 1, pamflet 1
E
R
A
S Roadshow promosi
I Pengiriman kerja sama sponsor, ticket box
O Follow up ticket box, media kerja sama
N
A
L

MEETING III
R Pemesanan konsumsi
U MOU ticket box, media
N Undangan press release
N
I Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk jalan
N
G Follow up sponsor, media
II

MEETING IV Pembuatan MOU sponsor


R Mempersiapkan acara press release
U
N
N
I Penyebaran material promosi
N
G Laporan penjualan tiket
Deadline promosi material promo yang berhubungan dengan sponsor
III Press release
Deal sponsor, media
Persiapan perlengkapan acara
MEETING V Koordinasi budget
R Roadshow promosi
U
N Penyebaran material promosi
N
I
N Laporan penjualan tiket
G Deadline promosi material promo yang berhubungan dengan sponsor
Press release
IV Deal sponsor, media

MEETING VI Pencarian tim freelance untuk hari H


R Kontrak freelance
U
N Cetak brosur dan pamflet
N Penyebaran leaflet, pamflet, pemasangan spanduk, dll
I
N
G Deadline promosi material promo yang berhubungan dengan sponsor
u
V Laporan penjualan tiket harian

MEETING VII Pengiriman agenda kota dan undangan liputan pers


R Meng-copy seluruh kebutuhan di checklist pada hari H
U
N
N
I Crosscheck dengan marketing tentang sponsor dan material sponsor
N
G Deadline promosi material promo lain yang berhubungan dengan sponsor
Checlist material promo (lihat formulir publikasi dan material promo)
Press release
VI Laporan penjualan tiket harian
Crosscheck dengan creator tentang sponsor dan material sponsor
GLADI BERSIH Seluruh tim melakukan check ulang apakah ada persiapan yang terlewatkan
Antisipasi permasalahan
Pembahasan job description secara detail
H Checklist sheet hari H
A
R
I
_
H

Evaluasi
NAMA/DIVISI WAKTU/DURASI
ALL THE TEAM 10 - 17 Oktober 2006
Operasional (1 minggu)
Rh, Rg

Creator
Sf

Marketing
Sf, Dt

17 Okt - 1 Nov 2006


(2 minggu)
Operasional 1 Nov - 8 Nov 2006
Rh, Rg (1 minggu)

Creator

Markerting

Operasional 8 Nov - 15 Nov 2006


Rh, Rg (1 minggu)

Creator

Markerting
Operasional 15 Nov - 22 Nov 2006
Rh, Rg (1 minggu)

Creator

Markerting

Operasional 22 Nov - 29 Nov 2006


Rh, Rg H - 3 minggu
(1 minggu)

Creator

Markerting

Operasional 29 Nov - 13 Des 06


Rh, Rg (1 minggu)

Creator

Markerting

Operasional 14 Des - 21 Des


Rh, Rg (1 minggu)

Creator

Marketing

Semua tim inti dan freelance 14 Des 2006


(1 hari)

Manajer event: Sf 15 Des 2006


Keuangan: Sm
Perlengkapan & dekorasi: Pt
Penerima Tamu:Li Sk Nn Panitia tiba di lokasi
Host artis: In 3 jam sebelum acara
Host anak: Nn dimulai
Konsumsi: Ev
Manajer stage: Pt & Dt
Stand & sponsor: Dt
Media relations: Rh
Foto; Ys
Umum: Rg
All the team