Quality Control Project (QCP)

Tema Risalah :
“Menurunkan Lead Time Proses
Monitoring Pemuatan Gula”
 QCP PROFILE

Nama Group : QCP LOGITEK (Logistik & IT)

Tema Sekarang : “Menurunkan Lead Time
Proses Monitoring Pemuatan Gula” M. Al Widham Evan T

Periode : 2 Jan 19 – 16 Aug 17

Company : PT. Sentra Usahatama Jaya (HO)

Anas Maschuri
Ecky Muti

Fauzi Nurlela
 SCHEDULE KEGIATAN QCP 2019
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug
PDCA NO LANGKAH KEGIATAN P/A 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planning
1 MENENTUKAN TEMA
Actual
Planning
2 MENETAPKAN TARGET
Actual
Planning
PLAN 3 ANALISA KONDISI YANG ADA
Actual
Planning
4 ANALISA SEBAB AKIBAT
Actual
Planning
5 MERENCANAKAN PENANGGULANGAN
Actual
Planning
DO 6 MELAKSANAKAN PENANGGULANGAN
Actual
Planning
CHECK 7 EVALUASI HASIL
Actual
Planning
ACTION 8 STANDARISASI
Actual
 P D C A
STEP 1
MENENTUKAN TEMA
Lead Time Proses Monitoring

DARI DATA TERSEBUT, MAKA GROUP KAMI SEPAKAT MENGAMBIL

TEMA :

Monitoring Delivery Melakukan proses monitoring pemuatan sesuai schedule yang ada
Melakukan proses rekap shedule delivery yang belum berhasil dibuat
Reporting Delivery dokumennya dan rekap aktual pemuatan
Proses monitoring dan penyampaian informasi ke pihak terkait mengenai
Monitoring Schedule kendala schedule (belum bisa dibuatkan dok. pemuatannya)
 P D C A
STEP 2
ANALISA KONDISI YANG ADA

Flow Proses Scheduling & Monitoring Pemuatan Gula

Monitoring Area Improvement
Pembuatan
Input Schedule Monitoring Reporting
Kirim Dokumentasi Pemuatan
from Customer Schedule Pemuatan
Schedule Pemuatan Gula
Pemuatan Gula
(MO & PO)

No. Faktor Proses Temuan Pengaruh Foto/Gambar PIC

Sulitnya memonitoring progres truk

Monitoring Update pemuatan truk tidak
1Methode yang loading berdasarkan jadwal yang
Delivery dapat terpantau secara optimal Muti
ada

Customer tidak terinformasikan

Monitoring Apabila ada truk yang belum datang di
2Methode apabila delivery akan delay Anas &
Delivery hari H, tidak dapat langsung diketahui
(Customer Complain) Fauzi
 P D C A
STEP 2
ANALISA KONDISI YANG ADA

No. Faktor Proses Temuan Pengaruh Foto/Gambar PIC

Schedule yang tidak termuat Customer tidak terinformasikan

Monitoring
3Methode tidak dapat termonitoring apabila delivery akan delay Anas
Delivery
langsung (Customer Complain)

Delivery Schedule vs Actual

Progress Total Delivery per
Monitoring belum bisa di bandingkan, dan
4Machine hari tidak dapat dipantau/ Muti
Delivery progress total pemuatan belum
diketahui secara real time
terlihat

Tidak mengetahui Dokumen

Outstandin Administrasi dokumen kurang
5Machine MO/ PO yang belum Ella
g Dokumen terkontrol
terpakai/ outstanding
 P D C A
STEP 3
MENENTUKAN TARGET

Berdasarkan kaidah SMART :

Menurunkan Lead Time Proses
Target Penurunan Lead Time Monitoring Spesific Monitoring Delivery/ Pemuatan
Delivery (Mnt)
35
Gula
31
Menurunkan Lead Time Proses
Measurable
30
52%
52 %
Lead Time (Mnt)

25

20
15 Dapat dicapai dengan
Achievable
15

10
pengembangan/ improve di
5 system
0
Kemampuan tim memadai
Reasonable
Before Target

untuk mencapai target

Target Timebound 2 Jan 2019 - 20 Aug 2019

menurunkan
Lead Time
sebanyak
52%
 P D C A
STEP 4
ANALISA SEBAB AKIBAT

Methode

Jadwal Loading
2
Truk Loading
Karena tidak ada informasi 1
langsung mengenai pemuatan Truk yang belum
Schedule yang tidak termuat datang di hari H,
tidak dapat langsung tidak dapat langsung
diketahui diketahui
Schedule yang tidak
termuat baru dapat
Sulit monitor progres truk yang
diketahui esok hari saat
loading berdasarkan jadwal
dibuat analisa antara
Schedule dan Pemuatan

Proses
Monitoring
Delivery FG
Lama

Kesulitan mengetahui
Dokumen MO/ PO yang
belum terpakai/ Menggunakan metode
tertinggal rekap harian

Belum ada alat bantu 3

Administrasi dokumen yang dapat melihat
perubahan secara real
pemuatan kurang terkontrol time

4
Progress delivery ke customer
tidak dapat diketahui secara

Machine Methode
real time/ segera
 P D C A
STEP 5 MERENCANAKAN
PENANGGULANGAN

Apa Perbaikannya Bagaimana How

No. Problem Why Gambar/ Keterangan PIC When Where
(What) Caranya (How) Much

Truk yang belum Membuat sistem yang Pembuatan

Truk yang belum datang
datang dapat dapat menampilkan aplikasi Anas/ Mar'19 - Head
1 di hari loading, tidak -
diketahui secara real progres pemuatan truk Monitoring Ecky Apr'19 Office
dapat langsung diketahui
time per customer Pemuatan Truk

Dibuatkan tampilan
Apabila terdapat
outstanding Pembuatan
Schedule yang tidak schedule yang tidak Anas/
dokumentasi aplikasi Mar'19 - Head
2 termuat tidak ada termuat dapat Fauzi / -
pengiriman untuk Monitoring Apr'19 Office
informasi langsung diinformasikan ke Ecky
customer yang belum Pemuatan Truk
customer
terkirim

Belum ada alat bantu Dibuatkan tampilan di Pembuatan

yang dapat melihat Total delivery per sistem yang aplikasi progres Head
3 Fauzi May'19 -
perubahan secara real hari dapat termonitor mengetahui progress total pemuatan Office
time pemuatan gula di WH gula
 P D C A
STEP 5 MERENCANAKAN
PENANGGULANGAN

Bagaimana Caranya How

No. Problem Why Apa Perbaikannya (What) Gambar/ Keterangan PIC When Where
(How) Much

Pembuatan aplikasi
Administrasi Agar tidak terjadi Dibuatkan tampilan PO/
yang menampilkan
dokumen outstanding MO yang outstanding
outstanding Anas/ Head
4 pemuatan MO/PO yang tidak beserta informasi nama May'19 -
dokumentasi Fauzi Office
kurang terpantau atau customer dan tanggal
pengiriman dan
terkontrol terlewatkan loading yang seharusnya
schedule
 P D C A
STEP 6 MELAKSANAKAN
PENANGGULANGAN

How
No. Faktor Sebelum Perbaikan Setelah Perbaikan When Where Who Hasil
Much
Operasional Logistik dapat
Anas/ memantau dan mem-follow up
Apabila ada truk yang belum Shedule delivery yang truknya - ke pihak transporter untuk
Ecky
datang di hari H, tidak dapat belum datang atau yang telah segera mendatangkan truk untuk
1Methode langsung diketahui termuat dapat diketahui real time Mar'19 - Apr'19Head Office pemuatan
Anas/
Schedule delivery untuk customer Shedule delivery yang truknya Fauzi / -
yang tidak termuat tidak dapat belum datang atau yang telah Ecky Customer dapat diinfokan
2Methode termonitoring langsung termuat dapat diketahui real time Mar'19 - Apr'19Head Office apabila terjadi delay delivery
Total Schedule yang dibuat PO/ Total pemuatan dan schedule
Delivery Schedule vs Actual belum MO-nya dan actual pemuatan dapat Fauzi - dapat dimonitor day by day dan
3Machine bisa di bandingkan real time dimonitor May'19 Head Office real time

Anas/
-
Outstanding PO/ MO yang belum Fauzi Tidak ada schedule yang
Administrasi outstanding pemuatan terkirim dapat segera difollow up ke terlewat untuk pemuatan ke
4Machine (MO/PO) kurang terlihat transporter untuk segera di eksekusi May'19 Head Office customer
 P D C A
STEP 6 MELAKSANAKAN
PENANGGULANGAN
Tampilan Aplikasi Monitoring
 P D C A
STEP 7
EVALUASI HASIL

Penurunan Lead Time Monitoring Delivery (Mnt)

35
31
30
Target Tercapai
25
(Turun 23 menit)
Lead Time (Mnt)

144 %
20
15
15

10 8

0
Before Target After

Function Before After

Monitoring Outstanding Moving
Dalam Aplikasi juga
ditambahkan fitur Monitoring Stock All WH
baru:
Input Schedule Delivery
Credit Limit (Hold Create MO)
Mengunduh data di oracle &
Dapat terlihat summary per WH tujuan
mengolahnya
Mengunduh data di oracle &
Dapat terlihat summary per WH
mengolahnya (per WH)
Input di Excel Input di system Web
Mengunduh data di Oracle Input per Customer
 P D C A
STEP 7 EVALUASI HASIL
(QCDSMPE)

Aspek Sebelum Sesudah Benefit

Truk yang tidak termuat tidak Truk yang tidak termuat (delay delivery) dapat Customer dapat terinformasikan segera
Quality terinformasikan diinformasikan ke customer lebih dahulu apabila terdapat informasi truk belum termuat

Terdapat biaya telp ke supplier untuk

Data truk (pemuatan ke customer) dapat dilihat Memudahkan proses kerja dan menurunkan
Cost mengkonfirmasi data truk yang akan
langsung di Aplikasi Web biaya untuk konfirmasi data truk
loading di hari H

Proses monitoring pemuatan truk rata-rata

Delivery 31 Menit
Proses monitoring pemuatan truk rata-rata 8 Menit Waktu proses lebih cepat 23 Menit

Safety
Morale

Monitoring truk memerlukan effort yang Monitoring truk lebih mudah karena hanya melihat
Productivity cukup besar di aplikasi web
Proses monitoring lebih mudah

Environment
 P D C A
STEP 8
STANDARISASI PROSES
TERIMA KASIH
NEXT PROJECT
Aplikasi dengan system barcode / QR Code untuk input :
1. Pendaftaran by Scan (tidak manual)
2. SPPB
3. Pemotongan Stock
4. Pembuatan Surat Jalan