PERENCANAAN SISTEM DATABASE GUDANG SEBAGAI

PENUNJANG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI

ADMINISTRASI GUDANG

Disusun Oleh:
JUORO LARASTOMO
PPCP 70

Mentor:
FARID NUR AIDY
MKHC PROYEK PEMBANGUNAN JALAN TOL BALIKPAPAN-
SAMARINDA SEKSI 2,3, DAN 4

DEPARTEMEN SIPIL UMUM 3

PT WIJAYA KARYA (Persero) Tbk
2016

i
 HALAMAN PERSETUJUAN MAKALAH

PERENCANAAN SISTEM DATABASE GUDANG SEBAGAI

PENUNJANG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI
ADMINISTRASI GUDANG

Makalah ini diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pelatihan

Calon Pegawai PT Wijaya Karya (Persero) Tbk. Angkatan 70

Disetujui oleh, Diajukan oleh,

Mentor Penulis

Farid Nur Aidy Juoro Larastomo

ii
 HALAMAN PENGESAHAN
MAKALAH AKHIR

PERENCANAAN SISTEM DATABASE GUDANG SEBAGAI

PENUNJANG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI
ADMINISTRASI GUDANG

Disusun oleh:

Juoro Larastomo

Telah dipresentasikan dan diuji oleh dalam presentasi akhir

Program Pelatihan Calon Pegawai PT Wijaya KArya (Persero) Tbk.

Pada tanggal 17 April 2017

Tim Penguji:

Penguji 1 Penguji 2 Penguji 3

( ) ( ) ( )

Mentor:

FARID NUR AIDY

DEPARTEMEN SIPIL UMUM 3

PT WIJAYA KARYA (Persero) Tbk
2016

iii
 PERENCANAAN SISTEM DATABASE GUDANG SEBAGAI
PENUNJANG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI
ADMINISTRASI GUDANG

ABSTRAK

Administrasi gudang secara manual menemui kendala yang

signifikan pada proyek dengan perputaran atau arus material tinggi.
Waktu pengerjaannya pun terhitung lama karena menggunakan
tulisan tangan. Perusahaan terutama fungsi keuangan menuntut
personil gudang untuk dapat segera menyetorkan laporannya. Hal ini
sulit terlaksana karena sistem manual memakan banyak waktu untuk
pengerjaannya. Selain itu, tingkat resiko kerusakan dan kehilangan
berkas lebih tinggi pada proyek-proyek besar yang memiliki
perputaran material tinggi. Berkas salinan dari gudang yang
menggunakan kertas karbon juga rentan pudar tulisannya.
Sistem Administrasi secara komputerisai diharapkan mampu
mengatasi kendala dari sistem manual. Sistem tersebut adalah sistem
database. Berdasarkan analisis biaya, mutu, dan waktu sistem
database lebih unggul dibandingkan sistem manual. Biaya yang lebih
murah dan dapat menghasilkan laporan gudang yang lebih cepat dan
berkualitas merupakan kelebihan sistem database. Resiko kehilangan
berkas dapat teratasi dengan sistem database karena menggunakan
internal storage dan dapat disimpan sebagai pdf. Sistem database
diharapkan mampu melayani permintaan dari fungsi keuangan yang
mendesak penyelesaian administrasi gudang engan cepat.

iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, nikmat, dan ridho-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah ini yang berjudul Perencanaan Sistem Database Gudang
sebagai Penunjang Efektivitas dan Efisiensi Administrasi Gudang. Makalah ini
sebagai sebagai salah satu syarat mengakhiri masa OJT dan penilaian akhir untuk
menjadi Pegawai Organik PT. Wijaya Karya (Persero), Tbk. Sholawat dan salam
selalu penulis persembahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW yang telah
menyampaikan kabar gembira kepada seluruh umat manusia, yaitu agama Islam.

Penulisan skripsi ini dapat berjalan lancar karena bantuan dan dukungan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Allah SWT yang tiada henti melimpahkan nikmat-Nya sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Jumiyatin, Bapak Umar Rohmadi dan Herbudi Masgumelar yang
selalu berdoa dan mendukungku disegala situasi.
3. Bapak I Ketut Suarbawa selaku MP Proyek Pembangunan Jalan Tol
Balikpapan-Samarinda dan segenap jajaran manajemen proyek.
4. Bapak Farid Nur Aidy selaku MKHC Proyek Pembangunan Jalan Tol
Balikpapan-Samarinda dan sekaligus mentor yang dengan sabar
membimbing dan memberikan dorongan.
5. Bapak Taufik Mutaqin selaku DMP area Seksi 3 dan 4 yang selalu
meluangkan waktunya.
6. Bapak Randy Meivishar selaku MK Seksi 3 yang tidak bosan memberikan
arahan.
7. Segenap Tim Proyek Pembangunan Jalan Tol Balikpapan-Samarinda
Seksi 2,3,dan 4.
8. M. Agus Zaini yang selalu meluangkan waktunya.
9. Handi Yuniar yang selalu membantu penulis dalam menyelesaikan
makalah dan dalam berbagai hal serta membagikan ilmunya.
10. Gembong, Habib dan segenap teman seperjuangan PPCP Angkatan 70.
11. Saudara-saudaraku NOCAZTA SMA N 2 Yogyakarta yang telah
menempa jiwa dan ragaku.
12. Keluarga besar Urban Cagak Ting yang selalu memberi kegembiraan dan
meluangkan waktunya untuk.
13. Keluarga besar Purna Paskibraka Indonesia yang dulu berjuang bersama
untuk mengibarkan sang Merah Putih.
14. Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis menyelesaikan penulisan skripsi ini.

v
 Penulis menyadari bahwa tidak ada yang sempurna sehingga penulis
memahami bahwa kalah ini masih terdapat berbagai kekurangan dan keterbatasan.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun
dari semua pihak sebagai evaluasi. Penulis berharap semoga makalah ini
memberikan manfaat PT Wijaya Karya (Persero) Tbk.

Smarinda, 10 Maret 2017

Penulis

vi
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.. i

HALAMAN PERSETUJUAN ...... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

ABSTRAK..... iv

KATA PENGANTAR .. v

DAFTAR ISI . vii

DAFTAR TABEL . ix

DAFTAR GAMBAR x

DAFTAR LAMPIRAN.. xi

BAB I PENDAHULUAN . 1
1.1.Latar Belakang .. 1
1.2.Rumusan Masalah ..... 3
1.3.Tujuan Penulisan ... 3
1.4.Batasan Makalah ... 3
1.5.Manfaat Penulisan.. 3
1.6.Sistematika Penelitian 4
BAB II. Tinjauan Pustaka ..... 5
2.1.Prosedur Sistem Manajemen Wika Terkait... 5

2.2.Sistem dan Informasi... .. 6

BAB III. METODE KERJA DAN PEMBAHASAN....10

3.1.Kerangka Kerja..10

3.2.Pandangan Umum..11

3.3.Sistem Administrasi Gudang Manual12

3.4.Sistem Database Gudang...13

vii
 3.5.Perbandingan Administrasi Gudang Manual dengan Sistem Database

Gudang berdasarkan Analisis Biaya, Mutu dan Waktu. 22

BAB IV.MANAJEMEN RESIKO. 27

4.1.Kajian Analisis Resiko... 27
4.2.Identifikasi Resiko.. 30
BAB V. PENUTUP ... 32
5.1.Kesimpulan 32
5.2.Saran .. 33
DAFTAR PUSTAKA 34

LAMPIRAN .. 35

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Diagram Alir Sistem Database Gudang14

Tabel 3.2 Analisis Biaya Administrasi Gudang Manual.... 23

Tabel 3.3 Analisis Biaya Sistem Database Gudang... 24

Tabel 4.1 Tabel Analisis Resiko.... 29

Tabel 4.2 Tabel Kriteria Probabilitas..... 29

Tabel 4.3 Tabel Daftar Resiko dan Analisa Resiko .. 30

Tabel 4.6 Rencana Tindak Lanjut Resik 31

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Kerangka Kerja...10

Gambar 3.2 Jendela Login..15

Gambar 3.3 Menu Utama Komersial&Keuangan...16

Gambar 3.4 Daftar Barang Komersial&Keuangan.16

Gambar 3.5 Menu Utama Gudang..17

Gambar 3.6 Input BAPB Gudang...18

Gambar 3.7 Form BAPB Gudang...18

Gambar 3.8 Input BPM Gudang.19

Gambar 3.9 Form BPM Gudang.19

Gambar 3.10 Daftar APG Gudang..20

Gambar 3.11 Form APG Gudang....21

Gambar 3.12 Daftar APG Komersial&Keuangan...21

Gambar 3.13 Form APG Komersial&Keuangan.22

x
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Prosedur Sistem Manajemen Wika Terkait.33

xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

PT Wijaya Karya (WIKA) merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha

Milik Negara (BUMN) terkemuka di bidang konstruksi. WIKA telah

menetapkan visi tahun 2020 untuk menjadi salah satu perusahaan EPC

(Engineering, Procurement and Construction) dan investasi terintegrasi terbaik

di Asia Tenggara. Visi tersebut dapat tercapai dengan kinerja yang optimal dari

semua fungsi.

Salah satu pendukung tercapainya visi WIKA adalah dengan adanya

administrasi yang tertib dan lengkap. Karena kinerja perusahaan bersumber

pada laporan dari tiap fungsi. Laporan yang informatif sangat dibutuhkan untuk

menggambarkan dengan jelas kinerja perusahaan. Laporan yang dikeluarkan

harus dilengkapi berkas-berkas pendukung sehingga dapat memperkuat dan

menjelaskan kondisi sebenarnya. Oleh karena itu, administrasi yang tertib dan

lengkap merupakan bagian penting yang harus mendapat perhatian lebih.

Keuangan dan administrasi umum merupakan salah satu fungsi di PT

Wijaya Karya. Fungsi keuangan dan administrasi umum sangat dituntut untuk

mengelola administrasi dengan baik. Berdasarkan pengamatan selama di

proyek, di bagian keuangan, administrasi yang paling banyak menyita waktu

dan tenaga adalah berkas-berkas dari fungsi gudang. Berita Acara Penerimaan

Barang (BAPB), Bukti Pemakaian Material (BPM) dan Administrasi

1
Persediaan Gudang (APG) seringkali terlambat diserahkan ke bagian keuangan.

Hal tersebut terjadi karena selama ini administrasi gudang dibuat secara manual

dengan tulisan tangan. Keterbatasn personil gudang dan banyaknya perputaran

material di gudang menjadikan administrasi gudang kurang mampu

mengimbanginya.

Keterlambatan administrasi gudang berdampak pada tidak akuratnya data

persediaan material di gudang. Data persediaan dari gudang merupakan dasar

yang untuk melakukan monitoring persediaan material dan penilaian material.

Apabila APG terlambat diserahkan, maka berdampak pada ketidakakuratan

nilai persediaan dan tidak termonitornya persediaan material. Nilai Persediaan

yang tidak akurat akan mempengaruhi neraca perusahaan menjadi tidak

informatif sehingga rentan menjadi temuan saat diaudit. Sedangkan persediaan

yang tidak termonitor menyebabkan terganggunya peramalan kebutuhan

material proyek.

Mempertimbangkan perputaran material yang tinggi, tuntutan ketertiban

administrasi dan laporan keuangan yang akurat menuntut fungsi gudang untuk

bergerak cepat melengkapi administrasinya. Kendala tersebut menjadikan

administrasi gudang secara manual kurang efektif dan efisien. Tuntutan tersebut

sebenarnya dapat diatasi dengan sistem administrasi gudang secara

komputerisasi sehingga proses pemberkasan menjadi lebih cepat dan mudah.

Hal tersebut menjadi motivasi penulis untuk membuat suatu rancangan sistem

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses administrasi di gudang yang

dituangkan dalam makalah ini.

2
1.2.Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini

adalah sebagai berikut:

a. Bagaimana pelaksanaan proses administrasi gudang secara manual? Apa

kendala yang muncul?

b. Bagaimana cara kerja sistem administrasi gudang secara komputerisasi?

c. Bagaimana perbandingan administrasi gudang manual dan terkomputerisasi

berdasarkan proses dan analisis biaya, mutu, waktu?

1.3.Tujuan Penulisan

Tujuan dilakukanya penulisan makalah ini untuk memberikan gambaran

sistem administrasi gudang secara komputerisasi yang terintegrasi dengan

fungsi keuangan dan komersial. Sehingga menjadi pertimbangan untuk

meningkatkan efektivitas, efisiensi dan kualitas administrasi gudang.

1.4.Batasan Makalah

Makalah ini terbatas ruang lingkupnya pada administrasi gudang di Proyek

Pembangunan Jalan Tol Balikpapan-Samarinda Seksi 2,3, dan 4. Selain itu,

Berkas-berkas yang dibahas dalam makalah ini terbatas pada BAPB, BPM, dan

APG.

1.5.Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan memiliki manfaat untuk membuat

administrasi gudang menjadi lebih efektif, efisien dan berkualitas sehingga

mampu mempersingkat waktu pemberkasan, menekan biaya cetak form, adanya

backup berkas jika terjadi kehilangan dan data yang tersedia terhindar dari bias.

3
1.6.Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut.

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan,

batasan, manfaat, dan sistematika penulisan.

BAB II: TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang literature yang digunakan dan menjadi dasar teori dalam

makalah ini.

BAB III: PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang penjabaran dari rumusan masalah dan inti dari makalah.

BAB IV: ANALISIS MANAJEMEN RESIKO

Bab ini berisi tentang analisis resiko yang dijabarkan dengan tabel beserta

klasifikasi dan probabilitas tingkat resiko yang mungkin terjadi serta rencana

tindak lanjut secara proaktif dan reaktif terhadap resiko yang telah dianalisis.

BAB V: PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari makalah dan saran yang diperlukan.

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Prosedur Sistem Manajemen Wika Terkait

Prosedur Sistem Manajemen Wika yang terkait dengan makalah ini adalah

prosedur WIKA-KON-PM-06.01 tentang Penerimaan, Penanganan Material di

pembahasan mengenai Fungsi Gudang Material, yang berisi sebagai berikut.

Fungsi Gudang Material

a. Memeriksa kesesuaian surat jalan yang diterima dari pengirim material

dan melampirkan salinannya atau tembusannya pada BAPB yang

bersangkutan.

b. Menerima material, bahan baku, atau komponen jadi dari pihak

pengirim barang yang telah lulus QA, yang selanjutnya diikuti

membuat BAPB guna memastikan jumlah/volumenya, sesuai dengan

prosedur yang dilakukan oleh fungsi gudang.

c. Mengisi APG dan memberitahu QA untuk menerima barang.

d. Menerima material yang telah lolos pemeriksaan QC dan menyimpan

pada tempat yang telah ditentukan.

e. Menetapkan tempat/cara penyimpanan material menurut jenis dan

ketentuan penyimpanannya dengan memberikan identifikasi (kode)

pada tempat-tempat penyimpanan material tersebut.

f. Membuat BAPB rangkap 4 (empat) dan diserahkan kepada Supplier,

Pengadaan, Akuntansi, Gudang. BAPB bisa dibuat parsial (sesuai surat

5
 jalan) atau kolektif (meliputi beberapa surat jalan), namun tetap harus

memperhatikan prinsip control mampu telusur terhadap

SPM/SPPB/Kontrak dan sebagainya.

g. Mengeluarkan material sesuai SPM.

h. Memasukkan data BAPB ke APG (masuk).

i. Membuat BPM rangkap 3 untuk Akuntansi, Produksi/Pelaksana, Arsip

Gudang dan membukukannya dalam APG (keluar).

j. Membuat rekap APG mingguan rangkap 4 dan mendistribusikan

kepada Akuntansi, Produksi, Komersial, Arsip Gudang.

k. Mendampingi pihak ekstern dalam pelaksanaan stock opname.

2.2.Sistem dan Informasi

Sistem merupakan unsur-unsur yang saling berhubungan satu dengan

lainnya dan memiliki tujuan tertentu. Sistem terdiri dari beberapa subsistem

yang masing-masing memiliki fungsi khusus yang saling mendukung untuk

mencapai tujuan yang sama. Pernyataan ini didukung oleh Hall (2001) yang

menyatakan bahwa sebuah sistem merupakan kumpulan dari dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang

bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.

Jogiyanto (2000) dalam bukunya menyebutkan bahwa Informasi akan

memiliki nilai ekonomis apabila informasi tersebut dapat mendukung

keputusan dalam pengalokasian semua sumber daya yang dimiliki oleh

perusahaan. Informasi dapat dibagi kedalam beberapa artian sebagai berikut:

6
 a. Informasi merupakan suatu data yang diolah

b. Informasi merupakan sesuatu yang memberi manfaat bagi yang

menerimanya.

c. Informasi menggambarkan suatu kejadian-kejadian berdasarkan fakta.

d. Informasi merupakan acuan dalam pengambilan keputusan.

Informasi dikatakan berguna apabila sesuai dengan kenyataan, tepat waktu,

bebas dari kesalahan atau memiliki tingkat kesalahan yang kecil, lengkap

sehingga mampu menggambarkan keseluruhan dari peristiwa, dan to the point

sehingga menghindari ambiguitas dan bias. Hal ini sejalan dengan Hall (2001)

yang menyatakan bahwa informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai

berikut:

a. Relevan

Informasi yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan sehingga

informasi dapat mendukung keputusan manajer atau tugas admin

administrasi.

b. Tepat waktu

Umur informasi merupakan faktor krusial. Informasi harus up to date

dan tidak melebihi periode kebutuhan.

c. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan sehingga keputusan yang diambil

tepat sasaran. Namun, kadang keakuratan dari informasi sering

dikesampingkan untuk mengejar deadline. Oleh karena itu, agar

7
 informasi yang disajikan berguna harus ada suatu system yang mampu

menyeimbangkan antara keakuratan informasi dengan ketepatan waktu.

d. Lengkap

Informasi yang diberikan harus didukung dengan bukti-bukti yang

lengkap.

e. Rangkuman

Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Informasi yang bertele-tele seringkali membingungkan sehingga dapat

menyebabkan salah pengertian.

Tahapan Sistem Informasi

Istiningsih (2009) menjelaskan bahwa setiap sistem memiliki tahapan,

mulai dari input, proses, dan output. Peneliti menambahkan manfaat dan

dampak, yang semua tahapan tersebut akan dijabarkan sebagai berikut:

a. Input Sistem

Masukan sistem adalah data yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan

dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintanance input

adalah data yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

Signal input adalah data yang diproses untuk mendapatkan output.

b. Output Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari data yang diolah dan diklasifikan

menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan

untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.

c. Proses Sistem

8
 Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran.

d. Manfaat

Keuntungan yang didapat baik oleh pengguna maupun developer sistem

tersebut atas penerapan sistem tersebut. Manfaat sistem harus dapat

dirasakan oleh semua penggunanya. Manfaat sistem diharapkan dapat

memunculkan kepercayaan (trust) antara developer dan user sistem.

e. Dampak (Impact)

Perubahan yang dirasakan user atas penerapan sistem. Dampak dari

sistem ini diharapkan mampu membuat sistem-sistem yang ada kearah

lebih baik.

9
 BAB III

METODE KERJA DAN PEMBAHASAN

3.1. Kerangka Kerja

Kerangka kerja digunakan sebagai alur berpikir dan bertindak dalam

pembuatan makalah ini untuk mencapai sasaran atau tujuan. Kerangka kerja

dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut.

Mulai

Identifikasi Masalah

Studi Literatur

Pengumpulan Data

Perencanaan Sistem

Simulasi Sistem

Analisis Resiko

Kesimpulan dan Saran

Selesai

Gambar 3.1
Kerangka Kerja

10
3.2.Pandangan Umum

Proyek Pembangunan Jalan Tol Balikpapan-Samarinda merupakan salah

satu proyek mega yang peroleh PT Wijaya Karya (Persero) Tbk. Proyek ini

bahkan menjadi proyek terbesar Departemen Sipil Umum 3 dengan nilai

mencapai 6,5 triliun rupiah. Proyek ini terbagi menjadi tiga seksi, yaitu Seksi

2,3, dan 4 dengan satu kantor induk. Panjang area proyek adalah 65,7 km

dengan waktu pengerjaan 26 bulan.

Besaran nilai kontrak, panjang area dan waktu pengerjaan yang singkat

menuntut PT Wijaya Karya untuk bergerak cepat. Kondisi ini menyebabkan

padatnya pekerjaan lapangan sehingga arus material menjadi tinggi. Fungsi

yang berkaitan erat dengan arus material adalah Gudang. Arus material yang

tinggi menuntut Fungsi Gudang bekerja keras dan cepat untuk menangani

keluar masuknya material. Selain itu, gudang juga dituntut melengkapi

administrasinya secepat mungkin sehingga material/persediaan di gudang dapat

dimonitor oleh bagian Komersial dan Keuangan.

Selama ini, administrasi gudang dilakukan secara manual atau tulis

tangan. Dengan tingginya arus material yang terjadi di Proyek Pembangunan

Jalan Tol Balikpapan-Samarinda, probabilitas resiko keterlambatan berkas

administrasi gudang meningkat. Apabila tidak segera dilakukan tindak lanjut,

resiko tersebut sangat mungkin terjadi bahkan semakin parah. Tindak lanjut

yang dilakukan harus tepat sehingga menunjang efisiensi dan efektifitas

administrasi gudang.

11
3.3.Sistem Administrasi Gudang Manual

Administrasi gudang secara manual telah berjalan lama di PT Wijaya

Karya. Form BAPB, BPM dan APG selama ini diisi secara manual dengan

tulisan tangan. Hal ini tidak menjadi kendala apabila perputaran material di

gudang masih dalam taraf normal. Fungsi Gudang masih memiliki waktu yang

cukup untuk melengkapi administrasinya. Sistem administrasi gudang manual

terbilang praktis karena dapat dilakukan oleh siapa saja dengan syarat

pengarsipan administrasi harus benar-benar dijaga agar tidak terjadi kehilangan

atau kerusakan berkas.

Namun, lain halnya dengan kondisi proyek di tempat penulis. Proyek

Pembangunan Tol Balikpapan-Samarinda dituntut selesai cepat. Kondisi

tersebut menyebabkan tingginya arus material karena pekerjaan di lapangan

berjalan cepat. Hal ini membuat sistem administrasi gudang manual menemui

kendala. Terbatasnya personil gudang dan padatnya aktivitas di gudang

menuntut fungsi gudang untuk bekerja keras dalam melengkapi

administrasinya. Dampak signifikan dari cepatnya arus material dapat dilihat

dari banyaknya form BAPB dan BPM serta terlambatnya pelaporan APG dari

seksi ke kantor induk.

Dampak lainnya adalah terbengkalainya administrasi gudang. Probabilitas

kehilangan berkas semakin besar. Ditambah lagi kondisi di kantor induk yang

menghimpun berkas-berkas gudang dari 4 (empat) seksi. Selain itu, tulisan

tangan dalam administrasi gudang manual seringkali sulit terbaca terutama pada

form salinannya.

12
 Di antara dampak-dampak tersebut, dampak paling buruk adalah

keterlambatan pelaporan APG ke bagian keuangan. Keterlambatan tersebut

mengakibatkan tidak akuratnya perhitungan persediaan oleh bagian keuangan.

Sedngkan prosedur yang ada, yaitu WIKA-KON-PM-06-01, menyatakan

bahwa fungsi gudang harus membuat laporan APG mingguan belum dapat

berjalan. Hal ini menjadi tuntutan mutlak bagi fungsi gudang untuk bekerja

cepat dalam menyelesaikan administrasinya.

3.4.Sistem Database Gudang

Sistem Database Gudang adalah sistem administrasi gudang secara

komputerisasi. Sistem ini menjadi terobosan yang penulis usulkan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari administrasi gudang. Monitoring

BAPB, BPM, dan APG dapat dilakukan kapan saja. Sistem Database Gudang

dapat diakses oleh 2 (dua) user, Komersial&Keuangan dan Gudang. Sistem

Database Gudang merupakan sistem offline dengan pertimbangan sulitnya

akses jaringan internet di beberapa seksi Proyek Pembangunan Jalan Tol

Balikpapan-Samarinda.

Sistem ini diharapkan mampu menunjang efektifitas dan efisiensi

administrasi gudang. Output dari sistem ini adalah Form BAPB, BPM, dan

APG. Form APG dalam sistem ini terbagi menjadi 2 (dua) berdasarkan user

yang mengaksesnya. Form APG yang dapat diakses oleh user Gudang sama

seperti form APG biasa, terbatas sampai volume dan saldo volumenya.

Sedangkan form APG yang dapat diakses user Komersial&Keuangan

13
 menyajikan informasi harga dan saldo persediaan. Informasi tersebut

diproyeksikan menjadi sarana bagi fungsi Keuangan untuk menyusun APK.

Sistem database gudang ini juga memfasilitasi komersial untuk mengonversi

satuan batang ke kilogram pada material besi.

Tabel 3.1
Diagram Alir Sistem Database Gudang

No Uraian Kegiatan KOM KEU GDG Ket.

- Menyediakan data
material bagi fungsi
Input material awal dan harga gudang
1. - Harga material
material besar yg telah ditentukan
tidak bisa diakses
oleh fungsi gudang
Saat ada barang
datang dan telah
2. Input BAPB lolos pemeriksaan
QA
Material
baru- Melengkapi
3. Cetak Form BAPB belum tandatangan
terinput otorisasi

Input material yang belum ada dan Material Material yg datang

4. sudah belum terdaftar di
harga sesuai SPB terinput input material awal

Saat ada pemakaian

barang dan disertai
4. Input BPM form SPM yg telah
ditandatangani Pelut

Melengkapi
5. Cetak Form BPM tandatangan
otorisasi
Mengedarkan ke
fungsi Produksi,
7. Cetak APG Akuntansi,
Komersial dan Arsip
gudang
- Komersial:
Monitoring
persediaan
8. Mencetak APG beserta harganya - Keuangan:membuat
Laporan APK dan
Jurnal
Keterangan:
KOM : Komersial GDG : Gudang
KEU : Keuangan

14
Alur Kerja Sistem

Halaman Utama dari Sistem Database Gudang adalah jendela login.

Terdapat dua user yang dapat mengakses sistem ini, yaitu

Komersial&Keuangan dan Gudang. Setiap user diproteksi menggunakan

username dan password untuk memberikan sekat akses fungsi di antara kedua

user.

Gambar 3.2
Jendela Login

Pengoperasian sistem ini dimulai oleh fungsi komersial untuk menginput

material-material yang diadakan. Material default yang ada di Sistem Database

Gudang adalah Besi. Input material dilakukan dengan masuk ke menu manage

barang.

15
 Gambar 3.3
Menu Utama Komersial&Keuangan

Gambar 3.4
Daftar Barang Komersial&Keuangan

Setelah terbuka jendela seperti di atas, fungsi komersial dapat menambah

ataupun menghapus barang/material. Untuk menambah item material, tekan icon

Tambah Barang Baru. Fungsi Komersial memiliki peranan penting dalam

16
pengisian material di sistem ini karena fungsi komersial yang memegang RAB

material yang diperlukan dan berperan sebagai cost control.

Langkah selanjutnya setelah input material selesai oleh bagian komersial,

fungsi gudang dapat segera mengoperasikan sistem ini. Pertama yang harus

dilakukan oleh fungsi gudang adalah login menggunakan username dan

password khusus gudang. Selanjutnya adalah menginput barang datang dan

barang keluar sesuai aktifitas perputaran material di gudang.

Jendela tampilan menu utama untuk user gudang terbatas pada Barang

Masuk dan Barang Keluar. Tampilan untuk user Gudang adalah sebagai

berikut.

Gambar 3.5
Menu Utama Gudang

Ketika material datang dan diterima di Gudang setelah ada pemeriksaan dari

QA, Admin Gudang harus menginput BAPB dengan cara memilih menu

Barang Masuk. Data yang diinput dalam menu ini sama dengan data pada form

BAPB manual. Tampilannya adalah sebagai berikut.

17
 Gambar 3.6
Input BAPB Gudang

Setelah BAPB diinput, data tersebut akan masuk ke dalam database BAPB.

Form BAPB akan muncul dan diharapkan segera diprint-out dan dilengkapi

tanda tangan otorisasinya. Form BAPB terinput yang dihasilkan site mini adalah

sebagai berikut.

Gambar 3.7
Form BAPB Gudang

18
 Ketika ada aktivitas pemakaian material, gudang menginput data-data

material yang keluar dalam input BPM. Kembali ke menu utama, admin Gudang

memilih Barang Keluar. Tampilan jendela input BPM sebagai berikut.

Gambar 3.8
Input BPM Gudang

Gambar 3.9
Form BPM Gudang

19
 Sama dengan input BAPB, data-data yang diinput ke BPM sama dengan

data dalam form BPM manual. Setelahnya akan muncul form BPM seperti di

bawah ini dan diharapkan segera diprint-out untuk dilengkapi tanda tangan

otorisasinya.

BAPB dan BPM yang sudah diinput dalam sistem ini dapat langsung ter-

record dan dapat dimonitor oleh gudang, komersial dan keuangan. Setelah print-

out bertanda tangan lengkap telah masuk ke bagian Komersial dan Keuangan,

Komersial dapat segera menginput harga material (jika proses input harga diawal

terkendala) untuk data bagian keuangan dalam membuat jurnal persediaan. Data-

data input BAPB dan BPM secara otomatis masuk ke form APG seperti gambar

berikut.

Gambar 3.10
Daftar APG Gudang

20
 Gambar 3.11
Form APG Gudang

Gambar 3.12
Daftar APG Komersial&Keuangan

21
 Gambar 3.13
Form APG Komersial&Keuangan

3.5.Perbandingan Administrasi Gudang Manual dengan Sistem Database

Gudang berdasarkan Analisis Biaya, Mutu dan Waktu

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, Administrasi gudang manual tidak

menemui kendala berarti. Namun, semakin tinggi arus perputaran material

maka kendala administrasi gudang manual semakin terasa. Oleh karenanya,

diperlukan inovasi untuk menghadapi kendala tersebut. Inovasi yang digagas

penulis adalah Sistem Database Gudang seperti yang telah dijelaskan di bagian

sebelumnya. Perbandingan antara dua metode administrasi gudang tersebut

diperlukan untuk mengkaji kemampuan masing-masing metode. Analisis yang

digunakan adalah analisis biaya, mutu dan waktu.

Perbandingan kedua metode berdasarkan biaya yang ditimbulkan dapat

dilihat pada tabel berikut.

22
 Tabel 3.2
Analisis Biaya Administrasi Gudang Manual
No Analisis Biaya Administrasi Gudang Manual Keterangan
Form BAPB 4
1 Biaya Cetak 50 eksemplar Rp 57.500
rangkap
Biaya 1 eks= Rp 57.500 : 50
= Rp 1.150

Form BPM 3
2 Biaya cetak 50 eksemplar Rp 52.000
rangkap
Biaya 1 eks=Rp 52.000
=Rp 1.040

Total Biaya cetak 1 eks

Biaya total=Rp 1.150 + 1.040
BAPB dan BPM
=Rp 2.190

Asumsikan aktivitas
gudang menghasilkan
Biaya Total=Rp 2.190x5000
BAPB dan BPM
@5000 eks
=Rp 10.950.000

Gaji Staf Gudang =Rp 2.750.000x2

Diperkirakan
Gaji Personil =Rp 5.500.000
3 membutuhkan 2 orang
Gudang Gaji Harian =Rp 70.000x26
gudang dan 1 org harian
=Rp 1.820.000
Total =Rp 7.320.000
=Rp 87.840.000 disetahunkan

Total Biaya = Rp 10.950.000+87.840.000

= Rp 98.790.000

23
 Tabel 3.3
Analisis Biaya Sistem Database Gudang

No Analisis Biaya Administrasi Gudang Manual Keterangan

Form BAPB 4
1 Harga 1 Rim Kertas HVS= Rp 36.000
rangkap
2 lbr HVS dapat
Harga 2 lbr Kertas HVS = Rp 36.000:250
menjadi 4 lbr BAPB
= Rp 144
Harga tinta =Rp 85.000 1 btl tinta
1 btl tinta bisa
Biaya Tinta print 2 lbr =Rp 85.000 : 3000x2 digunakan untuk 3000-
4000 lembar
=Rp 56
Biaya Total =Rp 144+56 1 eksemplar BAPB
=Rp 200

Form BPM 3
2 Harga 1 Rim Kertas HVS= Rp 36.000 3 lbr BPM membutuh-
rangkap
Harga 2 lbr Kertas HVS = Rp 36.000:500x1,5 kan 1,5 lembar HVS
= Rp 108
1 btl tinta bisa
Biaya Tinta print 2 lbr =Rp 85.000 : 3000 x 1,5 digunakan untuk 3000-
4000 lembar
=Rp 43

Biaya Total =Rp 108+43 1 eksemplar BPM

=Rp 151

Asumsikan aktivitas
Biaya =Rp (200+151)x5000
gudang menghasilkan
BAPB dan BPM
=Rp 1.755.000
@5000 eks

3 Fasilitas Harga Laptop =Rp 8.000.000 Core i 5

Harga Printer =Rp 2.410.000 EPSON L360

Gaji Staf Gudang =Rp 2.750.000 Diperkirakan

Gaji Personil
4 Gaji Harian =Rp 70.000x26 membutuhkan 1 orang
Gudang
=Rp 1.820.000 gudang dan 1 org harian
Total =Rp 4.570.000
=Rp 54.840.000 disetahunkan

Total Biaya = Rp 1.755.000 + 8.000.000+ 2.410.000 +54.840.000

= 67.005.000

24
 Berdasarkan tabel analisis biaya tersebut dapat dilihat bahwa sitem database

gudang lebih efisien dibandingkan administrasi gudang secara manual. Hal ini

dibuktikan dengan efisiensi biaya sebesar Rp 31.785.000,00 selama setahun.

Dengan penerapan Sistem Database Gudang, proyek dapat mengalokasikan

biaya tersebut untuk pos-pos yang lainnya.

Analisis berikutnya berdasarkan mutu. Administrasi gudang manual lebih

rentan berbagai resiko mengenai mutu. Pertama, berkas-berkas gudang semua

tertulis pada media kertas yang rentan terhadap kerusakan. Lembar rangkap

BAPB dan BPM dibuat menggunakan kertas karbon yang memiliki resiko

pudar sehingga sulit terbaca. Selain itu, kadang admin gudang kurang jelas

dalam menulis data-data BAPB dan BPM sehingga sulit dibaca. Hal-hal

tersebut mengurangi mutu dari administrasi gudang secara manual.

Sedangkan sistem database gudang, data-data administrasi gudang

tersimpan dalam database sistem dan dapat disimpan dalam format pdf sehingga

resiko kerusakan dan hilang kecil. File pdf yang dihasilkan dapat menjadi back

up. Tulisan yang dihasilkan sudah jelas mudah terbaca karena terkomputerisasi.

Berkas-berkas gudang tetap mampu telusur walaupun terjadi kehilangan berkas

print-out karena data-datanya terekam di database.

Perbandingan terakhir berdasarkan analisis waktu. Kedua sistem

administrasi sudah jelas memiliki perbedaan pada lamanya waktu

pengerjaannya. Administrasi gudang manual harus menuliskan data dalam form

satu persatu. Sedangkan pada sistem database gudang, form BAPB dan BPM

terhubung dengan APG sehingga penyusunan APG secara otomatis bersamaan

25
dengan data BAPB dan BPM yang diinput. Hal tersebut diharapkan mampu

menertibkan administrasi gudang agar melaporkan APG sesuai prosedur, yaitu

setiap minggu. Pelaporan APG bahkan dapat dilakukan setiap hari oleh fungsi

gudang sehingga bagian Keuangan dapat membuku persediaan setiap tanggal

terjadinya arus keluar masuk barang atau material.

26
 BAB IV

MANAJEMEN RESIKO

4.1 Kajian Analisis Resiko

Resiko menurut prosedur WIKA adalah kemungkinan terjadinya peristiwa

yang akan membawa dampak merugikan. Dampak tersebut dapat menghambat

tujuan yang telah dirumuskan. Sedangkan manajemen reiko adalah proses

manajemen, pengorganisasian, dan budaya WIKA untuk mencegah atau mengatasi

resiko yang telah perkirakan dalam analisis resiko.

Analisis resiko, dalam prosedur WIKA-SMR-PM-01.01. Nomor Rev: 02

PT. Wijaya Karya (Persero), Tbk tentang sistem manajemen resiko, adalah proses

mengenali resiko yang mungkin akan terjadi dan menentukan tingkat resiko beserta

prioritas resiko. Proses analisis risiko terdiri dari identifikasi resiko untuk

menganalisis besarnya dampak yang ditimbulkan dan besarnya probabilitas

terjadinya resiko serta perlakuan yang akan diberikan.

Manajemen resiko memiliki tujuan untuk membangun dan memelihara

kerangka kerja mengintegrasikannya dengan tata kelola WIKA untuk mencapai key

performance indicators perusahaan. Manajemen resiko akan membantu WIKA

untuk:

a. Membuat rencana yang tepat guna dengan menganalisa berbagai

alternatif pilihan yang lebih luas

b. Mencapai tujuan dan target utama perusahaan dengan memfokuskan

pada hasil

27
 c. Mengurangi ketergantungan pada crisis management

d. Meningkatkan kepercayaan dalam pengambilan keputusan dengan

menggunakan pendekatan yang terstruktur

Tahap-tahap dalam manajemen resiko, yaitu:

a. Proses awal, yang terdiri dari:

Membangun lingkungan internal

Menyusun Konteks

b. Proses inti, yang terdiri dari:

Melakukan analisis resiko

Memberi tanggapan dan perlakuan atas resiko

c. Proses penunjang, yang terdiri dari:

Melakukan review resiko

Mengaudit

Komunikasi

Konsultasi

Menyusun Dokumen

Mengevaluasi SMR

Suatu resiko diukur dari besaran yang namanya level resiko. Level resiko

merupakan tinggi rendahnya resiko yang diukur berdasarkan dua hal berikut.

1. Tingkat dampak yang ditimbulkan bila suatu resiko terjadi.

2. Tingkat probabilitas terjadinya resiko.

28
 Tabel 4.1
Tabel Analisa Resiko
Akibat / Consequence
Matriks Analisa Resiko Ringan Sedang Berat Malapetaka
1 2 3 4
Kecil 1 1 R 2 R 3 M 4 E
Probability

Sedang 2 2 R 4 M 6 T 8 E
Besar 3 3 M 6 T 9 E 12 E
Sangat Besar 4 4 T 8 T 12 E 16 E

Tabel 4.2
Kriteria Probabilitas
1 2 3 4
Kecil Sedang Besar Sangat Besar
Probabilitas Resiko

Terjadi Sekali Terjadi Setiap 6 Terjadi Setiap Terjadi Setiap

Setahun Bulan 3 Bulan Bulan
Ada Hampir
Kemungkinan Mungkin
Kemungkinan Dipastikan
Kecil Terjadi Terjadi
Tidak Terjadi akan Terjadi
Terjadi Setahun Terjadi Setiap 3 Terjadi Setiap Terjadi Setiap
Sekali Bulan Enam Bulan Bulan

29
4.2 Identifikasi Resiko
Tabel 4.3
Tabel Daftar Resiko dan Analisa Resiko
NILAI
ANALISIS EVALUASI
RESIKO
NO AREA KATEGORI RESIKO PENYEBAB AKIBAT PRI PRI PRIO
SEBELUM PROBABI
AKIBAT SCORE ORIT ORIT RITAS
RTL LITAS
AS 1 AS 2 3

Gudang, Sistem
Tidak adanya
Keuangan, Terhambatnya Administrasi
Sarana/Fasi sarana untuk
1 Komersial administrasi Gudang tidak Kualitatif 2 Sedang 4 Berat 8 2 2
litas pengoperasian
gudang berjalan
administrasi

Input
Pengenalan Administrasi
Gudang, Ketidaktahuan Peralihan dari
Sistem Gudang
2 Keuangan, cara system manual ke Kualitatif 2 Besar 4 Berat 8 3 3
Informasi terhambat atau
Komersial pengoperasian komputerisasi
baru terjadi salah
input

30
 Tabel 4.4
Tabel Rencana Tindak Lanjut Resiko

Rencana Tindak Lanjut Proaktif Rencana Tindak Lanjut Reaktif (Apabila Resiko Terjadi) Penanggungjawab
Sumber Batas Waktu
Tingkat Tingkat Daya Untuk dalam
No Kontrol Sisa Kontrol Sisa Responsible Accountable
Efektifitas RTL Biaya Efektifitas RTL Biaya Melakukan Melakukan RTL
Existing Resiko Existing Resiko Person Person
Kontrol Kontrol RTL Proaktif Proaktif

Kebijakan Tim
Form Membuat
pengadaan Keuangan,
Pengadaan Tidak BAPB, administrasi Tidak
1 fasilitas Baik Rp. 7.000.000 Baik 0 Proyek 1 bulan Tim MP
laptop Berat BPM, gudang secara Berat
peralatan Komersial
APG manual
kantor Proyek

Tata cara
Tata cara Menjelaskan Tidak Melakukan Tidak Tim
2 Baik 0 pengope Baik 0 Proyek 1 bulan MP
pengoperasian pengoperasian Berat pendampingan Berat Keuangan
rasian

31
 BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Sistem administrasi gudang yang berjalan hingga saat ini masih dilakukan secara

manual. Berkas-berkas gudang dibuat dengan tulisan tangan. Sistem tersebut menemui

kendala pada proyek-proyek yang memiliki arus material tinggi. Resiko yang terjadi

adalah keterlambatan berkas dan laporan gudang (APG) sehingga prosedur yang ada

tidak berjalan, kehilangan berkas dan biaya yang tergolong besar untuk mencetak form

yang dibutuhkan. Berdasarkan kendala dan resiko yang berdampak negatif tersebut,

penulis merancang administrasi gudang dengan sistem database. Sistem database

gudang memiliki keuanggulan berdasarkan analisis biaya, mutu dan waktu. Efektivitas

dan efisiensi administrasi gudang diharapkan meningkat derastis dengan adanya sistem

ini.

Sistem Data Base Gudang diharapkan mampu mempercepat proses administrasi

gudang sehingga prosedur yang ada dapat dijalankan. Selain itu, mutu atau kualitas

pelaporan gudang mampu ditingkatkan sehingga tidak menghambat fungsi keuangan

dan komersial dalam melakukan tugasnya serta monitoring BAPB, BPM dan APG

dapat berjalan.

32
5.2. Saran

Saran yang penulis berkaitan dengan Sistem Database Gudang adalah sebagai

berikut.

1. Evaluasi berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja Sistem Database

Gudang sehingga dapat dilakukan maintenance program untuk menjadikan

sistem ini dapat diterapkan dan berjalan baik di berbagai kondisi proyek.

2. Merubah Sistem Database Gudang menjadi sistem online dan ditambahkan

model sistem database induk sehingga efektifitas dan efisiensi sistem pada

proyek dengan model Induk-Seksi dapat meningkat dengan adanya monitor

dari induk terhadap gudang di seksi-seksi.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Istiningsih. 2009. Pengertian Sistem Dan Analis Sistem. Jurnal Universitas

Gunadarma.

Hall, James A, alih bahasa Amir Abadi Jusuf. 2005. Sistem Informasi Akuntansi.

Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto. 2000. Pengantar Pengetahuan Pasar Modal Edisi I. Yogyakarta: UPP AMP

YKPN.

Prosedur Sistem Manajemen Resiko No. Dok: WIKA-SMR-PM-01.01. No. Rev: 02.

PT. Wijaya Karya (Persero), Tbk.

Prosedur Penerimaan, Penanganan Material, Pengemasan dan Penyerahan Produk

No. Dok: WIKA-KON-PM-06.01. No. Rev: 03 (Amd 01). PT. Wijaya Karya

(Persero), Tbk.

34