QCP

LESS PAPER

FIT GROUP
RISALAH
Kertas merupakan salah satu komoditi yang dibutuhkan oleh banyak orang.
Penggunaan kertas bahan bakunya sebagian besar dari kayu hasil tebangan pohon di
hutan. Hal ini akan berdampak adanya penebangan pohon secara masif yang akan
berpengaruh kepada lingkungan hidup. Oleh karena hal tersebut maka kami berinisiatif
untuk mengurangi pemakaian kertas.

Salah satu tujuan pengurangan pemakaian kertas adalah untuk mendukung gerakan
peduli terhadap lingkungan. Untuk mendukung gerakan ini, maka kami melakukan
pengurangan pemakaian kertas dengan cara merubah metode penyimpanan dokumen
dari bentuk hardcopy menjadi softcopy. Metode ini kami terapkan untuk penyimpanan
dokumen Sales Voucher.
Area Kerja Accounting Head Office
MFP UNIT HARDCOPY SOFTCOPY
STRUKTUR ORGANISASI Fasilitator

Rusdi Heryanto
2006 - Now
NAMA CIRCLE : ILHAM
PEMBENTUKAN : Juni 2019
WAKTU PERTEMUAN : 08:30 – 17:00 WIB
Circle Leader
JUMLAH PERTEMUAN : 3 KALI
Ecky Danafialy
PERIODE KEGIATAN : Juni – Sep 2019
2017 - Now

Tema Leader Notulen

Rio Filindo
Lintang Ellen Olivia
2012- Now 2013 - Now

Member

Dewi Eko Iriyanto Ubay M.

Dimas Gondo
2011 - Now
2011 - Now 2010-
2014 Now
- Now
 DEMOGRAPHY MEMBER
DEMOGRAFI ANGGOTA SEBELUM QCP

Masa Nilai Pre Test Nilai

No Nama
Kerja 8 Steps 7 Tools Rata2
1 Eko Iriyanto 8 90 85 87,5
2 Dewi 8 40 40 40
3 Lintang Saraswati 7 40 30 35
4 Ellen Olivia 6 80 80 80
5 Dimas Gondo 5 35 35 35

8 STEPS / 7 TOOLS

INDIKASI KRITERIA

INDEX (%)

Tahu Nama Menyebut dengan benar

0-10

Tahu Bentuk Bisa Menggambarkan

11-30
AKTIVITAS CIRCLE
No Aktivitas
Jun'19 Jul'19 Aug'19
1 Menentukan Tema

2 Analisa Kondisi Yang Ada

3 Penetapan Target

4 Analisa Sebab dan Akibat

5 Rencana Penanggulangan

6 Penanggulangan

PLAN
7 Evaluasi Hasil
ACTUAL
PARETO
Category Nomor Cases # of Rupiah Cumulative
Persentase jumlah pemakaian print dan copy departemen
Case 1 fico, rata-rata 15.129 lembar/bulan selama 3 bulan (Mei - 1.437.255 51,62%
Document Jul 2019)
Hardcopy Case 2 Penggunaan kertas /bulan 30 Rim (@Rim = Rp 42.000,-) 1.260.000 96,87%
Case 3 Kebutuhan space untuk simpan dokumen besar 87.285 100,00%
2.784.540

Dari data diatas tema yang ditentukan oleh

Group FIT adalah:

Mengurangi Pemakaian Kertas

Untuk Copy Surat Jalan Sebesar
13% Di Accounting Head Office
Analisa Kondisi Yang Ada
 ANALISA KONDISI YANG ADA
Pengamatan terhadap filing dokumen
Kondisi Aktual
● Admin accounting menerima dokumen
untuk di copy dan filing ke dalam
bindex.
● Admin accounting membuka dokumen
yang akan di copy dan merapihkan
kembali dokumen asli dan hasil copy-
nya ke dalam bindex.
● Admin accounting meng-copy faktur
pajak, surat jalan dan kelengkapannya
per-hari rata-rata sebanyak 250 lembar.
● Untuk mencari dokumen yang
dibutuhkan user, membutuhkan waktu 5
menit jika dokumen masih ada di filing
HO
Kondisi Ideal
● Admin accoounting menerima dokumen
untuk di scan dan di filing ke dalam folder.
● Admin accounting membuka dokumen
yang akan di scan dan merapihkan
kembali dokumen asli.
● Admin accounting melakukan scan faktur
pajak, surat jalan dan kelengkapannya.
● Untuk pencarian dokumen yang
dibutuhkan user, membutuhkan waktu 1
menit.
ANALISA KONDISI YANG ADA
DAMPAK TERHADAP QCDSMPE
ASPEK KONDISI SEBELUM

Filling dokumen berbentuk hardcopy

Q UALITY

Biaya print dan copy sebanyak 15.129 lembar sebesar Rp 1.437.255

C OST

Waktu filling yang diperlukan lebih lama

D ELIVERY

Bindex dan kertas dapat melukai pengguna

S AFETY

Pengguna akan menghabiskan banyak waktu untuk filling dan pencarian dokumen

M ORALE
 PENETAPAN TARGET

13%

Spesifik Measurable Achievable Reasonable Timephase

Menurunkan Target dapat Berdasarkan Pencarian file lebih Waktu
pemakaian terukur dari 15.129 kesadaran atas mudah, cepat, serta pengerjaan target
kertas lembar per-bulan ke pemakaian menurunkan resiko Agustus 2019
13.128 lembar per- kertas yang kerusakan file
bulan semakin
meningkat
ANALISA SEBAB AKIBAT
2019
Proses Problem Root Caused Factor Month Quantity
May-19 17.747
Fotocopy File Surat Pemakaian kertas rata-rata Filing dalam bentuk
Metode Jun-19 11.278
Jalan sebanyak 15.129 lembar/bulan hardcopy
Jul-19 16.363
Total 45.388
Average 15.129
 RENCANA PENANGGULANGAN
Masalah Alternatif Solusi (H1) Biaya Estimasi (H1)

● Pemakaian kertas rata- Mengganti metode Estimasi ± Rp. 0

rata sebanyak 15.129 penyimpanan file dari
lembar /bulan hardcopy menjadi
softcopy

WHO + WHERE + WHEN ALASAN

PENANGGULANGAN
EVALUASI

ILUSTRASI AFTER QCP

EVALUASI HASIL
EVALUASI TERHADAP QCDSMPE
ASPEK KONDISI SEBELUM KONDISI SESUDAH

Filling dokumen berbentuk hardcopy Filling dokumen berbentuk softcopy

QUALITY

Biaya print dan copy sebanyak 15.129 lembar Biaya print dan copy menjadi sebanyak 11.683
sebesar Rp 1.437.255 lembar sebesar Rp 1.109.885
COST

Waktu filling yang diperlukan lebih lama Mempercepat filling dokumen

DELIVERY

Bindex dan kertas dapat melukai pengguna Mengurangi resiko penyebab kecelakaan kerja
SAFETY

Pengguna akan menghabiskan banyak waktu untuk Pengguna lebih cepat mencari dan menyimpan
TINDAK LANJUT & GUIDANCE

NO FAKTOR GUIDANCE

1 METODE Filing Sales Voucher dilakukan dalam bentuk softcopy

USER GUIDANCE
Thank you